CHECKLIST ĐẦY ĐỦ CÁC LOẠI CHỨNG TỪ BÁN HÀNG DOANH NGHIỆP CẦN CÓ

Trong mọi hoạt động kinh doanh, chứng từ bán hàng là căn cứ quan trọng để ghi nhận giao dịch, quản lý hàng hóa, theo dõi thanh toán và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị mới thành lập hoặc nhân sự Sales, Sales Admin vẫn chưa nắm rõ chứng từ bán hàng gồm những gì và cần chuẩn bị những loại giấy tờ nào trong từng giai đoạn của quy trình bán hàng.

Bài viết dưới đây Langmaster Careers sẽ tổng hợp checklist đầy đủ các loại chứng từ bán hàng, giải thích vai trò của từng chứng từ, hướng dẫn quy trình lập hồ sơ bán hàng đúng chuẩn và chia sẻ cách quản lý chứng từ hiệu quả. Qua đó, doanh nghiệp có thể hạn chế sai sót trong quá trình giao dịch, tối ưu công tác quản lý và nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.

1. Chứng từ bán hàng là gì? 

Chứng từ bán hàng là các loại giấy tờ hoặc tài liệu điện tử được thiết lập trong quá trình giao dịch thương mại. Hệ thống văn bản này giúp ghi nhận và xác nhận các hoạt động kinh doanh.

Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi toàn bộ quy trình bán hàng khép kín. Hoạt động quản lý bao gồm từ khâu báo giá đến thanh toán hạch toán kế toán.

Theo quy định kế toán hiện hành thì hệ thống giấy tờ này là cơ sở đối chiếu hồ sơ gốc. Việc bảo đảm tính hợp pháp giúp doanh nghiệp phòng tránh tối đa các rủi ro phát sinh.

Để thiết lập một quy trình vận hành kế toán chuẩn chỉnh thì bộ hồ sơ giao dịch cơ bản thường bao gồm các loại tài liệu hành chính cốt lõi sau đây.

• Hợp đồng mua bán kinh tế và các biên bản nghiệm thu bàn giao hàng hóa chính thức giữa hai bên.
• Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử hợp pháp theo đúng quy định pháp luật.
• Phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng bàn giao trực tiếp cho bên mua nhằm theo dõi công nợ.
• Chứng từ thanh toán thực tế như phiếu thu tiền mặt hoặc các giấy báo có của ngân hàng.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp đơn vị quản lý tốt doanh thu và dòng tiền thực tế. Đây là nền tảng vững chắc để xây dựng một môi trường quản trị minh bạch chuyên nghiệp.

2. Chứng từ bán hàng gồm những gì? 

Trong một giao dịch bán hàng, doanh nghiệp thường phải chuẩn bị nhiều loại chứng từ khác nhau để ghi nhận đầy đủ quá trình từ tiếp cận khách hàng, ký kết hợp đồng, giao hàng đến thanh toán và lưu trữ hồ sơ. Mỗi loại chứng từ có vai trò riêng, được lập ở những thời điểm khác nhau và là căn cứ để các bộ phận Sales, Kế toán, Kho vận cũng như khách hàng phối hợp làm việc hiệu quả.

Tùy theo lĩnh vực kinh doanh và quy mô doanh nghiệp, bộ chứng từ bán hàng có thể được bổ sung hoặc lược bớt một số giấy tờ. Tuy nhiên, các chứng từ dưới đây được sử dụng phổ biến trong hầu hết quy trình bán hàng của doanh nghiệp.

2.1. Báo giá (Quotation) 

Báo giá (Quotation) là chứng từ thể hiện thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng trước khi hai bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng. Đây thường là tài liệu đầu tiên trong bộ chứng từ bán hàng, giúp khách hàng nắm được mức giá, điều kiện giao dịch và các chính sách đi kèm để đưa ra quyết định mua hàng.

Một mẫu báo giá chuyên nghiệp thường bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin doanh nghiệp và khách hàng.
• Tên sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Số lượng, đơn giá và tổng giá trị đơn hàng.
• Thuế GTGT (nếu có).
• Điều kiện thanh toán.
• Thời gian giao hàng.
• Thời hạn hiệu lực của báo giá.
• Thông tin liên hệ của nhân viên phụ trách.

Mặc dù báo giá không phải là chứng từ bắt buộc theo quy định của pháp luật, đây lại là tài liệu quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Báo giá giúp doanh nghiệp thống nhất các điều khoản giao dịch với khách hàng ngay từ đầu, hạn chế phát sinh tranh chấp về giá bán, phương thức thanh toán hoặc thời gian giao hàng trong các bước tiếp theo.

Ngoài ra, việc xây dựng mẫu báo giá rõ ràng, đầy đủ thông tin còn góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và tạo thiện cảm với khách hàng ngay trong giai đoạn tư vấn.

Xem thêm: Kỹ năng nắm bắt tâm lý khách hàng để xây dựng báo giá phù hợp với nhu cầu và tăng tỷ lệ chốt đơn. 

2.2. Đơn đặt hàng (Purchase Order) 

Đơn đặt hàng (Purchase Order - PO) là chứng từ thể hiện nhu cầu mua hàng của khách hàng sau khi đã xem xét và đồng ý với báo giá hoặc các điều kiện giao dịch. Đây là căn cứ để doanh nghiệp xác nhận thông tin đơn hàng, chuẩn bị hàng hóa và triển khai các bước tiếp theo như ký hợp đồng, xuất kho hoặc giao hàng.

Trong thực tế, đơn đặt hàng thường được sử dụng trong các giao dịch B2B hoặc những đơn hàng có giá trị lớn. Đối với khách hàng doanh nghiệp, Purchase Order còn là tài liệu nội bộ phục vụ quy trình phê duyệt mua sắm trước khi tiến hành thanh toán.

Một đơn đặt hàng đầy đủ thường bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin bên mua và bên bán.
• Mã hoặc số đơn đặt hàng.
• Danh sách sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Quy cách, số lượng và đơn giá.
• Tổng giá trị đơn hàng.
• Thời gian và địa điểm giao hàng.
• Phương thức thanh toán.
• Điều khoản hoặc yêu cầu đặc biệt (nếu có).
• Chữ ký hoặc xác nhận của các bên (tùy quy định).

Về mặt pháp lý, đơn đặt hàng không phải là chứng từ bắt buộc trong mọi giao dịch. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp sử dụng Purchase Order như một căn cứ để kiểm soát quy trình bán hàng, đối chiếu với hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn và chứng từ thanh toán. Điều này giúp hạn chế sai sót về số lượng, chủng loại hàng hóa cũng như các điều kiện giao dịch đã thống nhất.

Đối với doanh nghiệp có quy trình bán hàng chuyên nghiệp, việc chuẩn hóa mẫu đơn đặt hàng còn giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn, tăng hiệu quả phối hợp giữa bộ phận Sales, Kho vận và Kế toán, đồng thời nâng cao trải nghiệm của khách hàng trong suốt quá trình mua bán.

Xem thêm: Tuyển dụng & Đào tạo Sales tại Langmaster để tìm hiểu cách xây dựng quy trình bán hàng bài bản và nâng cao hiệu quả xử lý đơn hàng. 

2.3. Hợp đồng mua bán 

Hợp đồng mua bán là văn bản chính thức ghi nhận sự thỏa thuận giữa bên bán và bên mua. Văn bản thương mại này có giá trị pháp lý cao nhất để xác định trách nhiệm các bên.

Đối với các đơn hàng bán lẻ có giá trị nhỏ thì hai bên có thể giản lược bằng báo giá. Tuy nhiên những giao dịch lớn đòi hỏi bắt buộc phải ký kết văn bản này.

Việc thiết lập các điều khoản chặt chẽ giúp doanh nghiệp phòng ngừa tối đa rủi ro phát sinh tranh chấp. Để bảo đảm tính an toàn pháp lý thì một văn bản hợp đồng chuẩn cần có các nội dung sau: 

• Thông tin pháp lý chi tiết của người đại diện kèm theo mã số thuế và địa chỉ của hai bên.
• Danh mục đối tượng giao dịch cụ thể về mặt tên gọi, quy cách kỹ thuật cùng đơn giá sản phẩm.
• Thời gian và địa điểm giao nhận hàng hóa cùng phương thức thanh toán tài chính được thống nhất.
• Điều khoản quy định rõ ràng về quyền lợi, nghĩa vụ cùng chính sách bảo hành đổi trả hàng hóa.
• Cơ chế xử lý khi một trong hai phía vi phạm cam kết và phương án giải quyết tranh chấp.

Văn bản này chính là kim chỉ nam để bộ phận kho vận và kế toán phối hợp triển khai công việc. Khi hợp đồng đã ký kết thành công thì phiếu xuất kho sẽ là bước đi tiếp theo.

2.4. Phiếu xuất kho 

Phiếu xuất kho là chứng từ được lập khi doanh nghiệp thực hiện xuất hàng hóa hoặc nguyên vật liệu ra khỏi kho để bán cho khách hàng. Đây là căn cứ giúp bộ phận kho kiểm soát số lượng hàng xuất, đồng thời hỗ trợ kế toán cập nhật biến động hàng tồn kho và hạch toán theo đúng quy định.

Trong quy trình bán hàng, phiếu xuất kho thường được lập sau khi đơn hàng hoặc hợp đồng đã được xác nhận và trước khi hàng hóa được giao cho khách. Chứng từ này giúp đảm bảo việc xuất hàng đúng chủng loại, số lượng và thời điểm đã cam kết.

Một phiếu xuất kho thường bao gồm các nội dung sau:

• Tên doanh nghiệp và bộ phận lập phiếu.
• Số phiếu, ngày lập phiếu.
• Thông tin người nhận hàng hoặc đơn vị nhận hàng.
• Lý do xuất kho.
• Danh sách hàng hóa gồm tên hàng, mã hàng, đơn vị tính và số lượng.
• Chữ ký của người lập phiếu, thủ kho, người nhận hàng và các cá nhân có thẩm quyền theo quy định của doanh nghiệp.

Phiếu xuất kho có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hàng tồn kho, hạn chế thất thoát và đối chiếu với các chứng từ khác như đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, phiếu giao hàng và hóa đơn. Nếu xảy ra chênh lệch về số lượng hoặc chủng loại hàng hóa, doanh nghiệp có thể dựa trên phiếu xuất kho để xác minh nguyên nhân và xử lý kịp thời.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hoặc hệ thống ERP để tự động tạo phiếu xuất kho ngay sau khi đơn hàng được phê duyệt. Cách làm này giúp giảm sai sót khi nhập liệu, đồng bộ dữ liệu giữa bộ phận Sales, Kho vận và Kế toán, đồng thời rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng.

2.5. Phiếu giao hàng 

Phiếu giao hàng là chứng từ xác nhận doanh nghiệp đã giao hàng hóa cho khách hàng theo đúng nội dung của đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán. Chứng từ này được lập tại thời điểm bàn giao hàng và là căn cứ để các bên kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa cũng như đối chiếu khi phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp.

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa phiếu xuất kho và phiếu giao hàng. Trên thực tế, phiếu xuất kho phục vụ công tác quản lý nội bộ của doanh nghiệp, còn phiếu giao hàng được sử dụng để xác nhận việc hàng hóa đã được bàn giao cho khách hàng hoặc đơn vị vận chuyển.

Một phiếu giao hàng thường bao gồm các thông tin sau:

• Tên và thông tin của bên bán.
• Thông tin khách hàng hoặc đơn vị nhận hàng.
• Số phiếu và ngày giao hàng.
• Danh sách hàng hóa, số lượng, đơn vị tính.
• Địa điểm giao hàng.
• Thông tin người giao và người nhận.
• Chữ ký xác nhận của các bên.

Trong quy trình bán hàng, phiếu giao hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng theo thỏa thuận. Đồng thời, đây cũng là căn cứ để kế toán đối chiếu với phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng và chứng từ thanh toán nhằm đảm bảo tính chính xác của hồ sơ giao dịch.

Đối với các doanh nghiệp có hoạt động giao nhận thường xuyên, việc chuẩn hóa mẫu phiếu giao hàng và ứng dụng phần mềm quản lý sẽ giúp theo dõi trạng thái đơn hàng, hạn chế thất lạc chứng từ và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa bộ phận Sales, Kho vận và đơn vị vận chuyển.

2.6. Biên bản giao nhận hàng hóa 

Biên bản giao nhận hàng hóa là chứng từ được lập khi bên bán bàn giao hàng hóa cho bên mua nhằm xác nhận việc giao nhận đã hoàn tất theo đúng thỏa thuận. Khác với phiếu giao hàng, biên bản giao nhận có giá trị xác nhận thực tế về tình trạng, số lượng và chất lượng hàng hóa tại thời điểm bàn giao, đồng thời là căn cứ quan trọng để giải quyết khi phát sinh tranh chấp.

Không phải mọi giao dịch đều cần lập biên bản giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, đối với các đơn hàng có giá trị lớn, hàng hóa có yêu cầu kỹ thuật cao, thiết bị máy móc hoặc các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B), chứng từ này thường được các bên sử dụng để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên.

Một biên bản giao nhận hàng hóa thường bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin bên giao và bên nhận.
• Thời gian, địa điểm giao nhận.
• Căn cứ giao nhận (hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc hóa đơn).
• Danh mục hàng hóa, số lượng, quy cách và tình trạng hàng hóa.
• Kết quả kiểm tra, đối chiếu giữa hai bên.
• Ý kiến hoặc ghi chú nếu có hàng hóa thiếu, hư hỏng hoặc không đúng thỏa thuận.
• Chữ ký xác nhận của đại diện bên giao và bên nhận.

Biên bản giao nhận hàng hóa giúp doanh nghiệp chứng minh việc đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng theo hợp đồng, đồng thời là cơ sở để kế toán lưu hồ sơ, đối chiếu công nợ và thực hiện các thủ tục thanh toán. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp về số lượng, chất lượng hoặc thời điểm giao hàng, đây cũng là tài liệu có giá trị pháp lý để các bên làm căn cứ giải quyết.

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên lập biên bản ngay tại thời điểm giao nhận, kiểm tra kỹ tình trạng hàng hóa trước khi ký xác nhận và lưu trữ cùng các chứng từ liên quan như hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn và chứng từ thanh toán. Việc quản lý đầy đủ bộ hồ sơ sẽ giúp quá trình đối chiếu và kiểm tra sau này diễn ra thuận lợi hơn.

2.7. Biên bản nghiệm thu (nếu có) 

Biên bản nghiệm thu là chứng từ được lập sau khi hàng hóa, dịch vụ hoặc hạng mục công việc đã được bàn giao và bên mua tiến hành kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện. Chứng từ này xác nhận rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng và tiêu chuẩn đã thỏa thuận trong hợp đồng trước khi hai bên thực hiện các bước tiếp theo như thanh toán hoặc thanh lý hợp đồng.

Không phải mọi giao dịch bán hàng đều cần lập biên bản nghiệm thu. Chứng từ này thường được sử dụng trong các lĩnh vực như xây dựng, công nghệ thông tin, thiết bị kỹ thuật, nội thất, giáo dục, dịch vụ hoặc các hợp đồng triển khai dự án có nhiều hạng mục và tiêu chí đánh giá cụ thể.

Một biên bản nghiệm thu thường bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin bên giao và bên nhận.
• Căn cứ nghiệm thu (hợp đồng, phụ lục hợp đồng hoặc đơn đặt hàng).
• Thời gian và địa điểm nghiệm thu.
• Nội dung hàng hóa, dịch vụ hoặc hạng mục được nghiệm thu.
• Kết quả kiểm tra, đánh giá chất lượng.
• Những nội dung đạt hoặc chưa đạt (nếu có).
• Kiến nghị khắc phục hoặc yêu cầu bổ sung.
• Chữ ký xác nhận của đại diện các bên.

Biên bản nghiệm thu có ý nghĩa quan trọng trong việc xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng. Đồng thời, đây cũng là căn cứ để kế toán xuất hóa đơn, thực hiện thanh toán, quyết toán hoặc thanh lý hợp đồng theo đúng thỏa thuận giữa hai bên.

Để đảm bảo tính pháp lý, doanh nghiệp nên lập biên bản nghiệm thu ngay sau khi hoàn thành việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, đồng thời lưu trữ cùng các chứng từ liên quan như hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa, hóa đơn và chứng từ thanh toán. Việc chuẩn hóa hồ sơ sẽ giúp quá trình đối chiếu, kiểm toán hoặc giải quyết tranh chấp diễn ra thuận lợi và minh bạch hơn.

2.8. Hóa đơn GTGT/Hóa đơn điện tử 

Hóa đơn GTGT (Giá trị gia tăng) hoặc hóa đơn điện tử là chứng từ do bên bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán. Đây là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ bán hàng, đồng thời là căn cứ để doanh nghiệp kê khai doanh thu, hạch toán kế toán và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Hiện nay, theo quy định của pháp luật Việt Nam, phần lớn doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phí lưu trữ và thuận tiện trong việc tra cứu, đối chiếu dữ liệu.

Một hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn điện tử thường bao gồm các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua.
• Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.
• Ngày lập hóa đơn.
• Tên hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Thành tiền trước thuế.
• Thuế suất và số tiền thuế GTGT (nếu có).
• Tổng giá trị thanh toán.
• Chữ ký điện tử hoặc các thông tin xác thực theo quy định.

Việc lập hóa đơn đúng thời điểm và đúng nội dung có ý nghĩa quan trọng đối với cả doanh nghiệp và khách hàng. Hóa đơn là căn cứ để bên mua hạch toán chi phí, kê khai thuế (nếu đủ điều kiện), đồng thời giúp bên bán chứng minh doanh thu và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin trên hóa đơn thống nhất với các chứng từ khác như hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa. Sự đồng bộ giữa các chứng từ sẽ giúp quá trình kiểm tra, đối chiếu và quyết toán thuế diễn ra nhanh chóng, hạn chế sai sót hoặc rủi ro pháp lý.

2.9. Phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán

Phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán là nhóm chứng từ xác nhận bên mua đã hoàn tất hoặc thực hiện một phần nghĩa vụ thanh toán cho đơn hàng. Đây là căn cứ để doanh nghiệp theo dõi dòng tiền, đối chiếu công nợ và hạch toán doanh thu theo quy định của pháp luật về kế toán, thuế.

Tùy theo phương thức thanh toán, doanh nghiệp có thể sử dụng các loại chứng từ khác nhau. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu thu để xác nhận số tiền đã nhận. Trường hợp thanh toán qua ngân hàng, chứng từ có thể là ủy nhiệm chi, giấy báo Có, sao kê ngân hàng, biên lai chuyển khoản hoặc các tài liệu chứng minh giao dịch đã hoàn tất.

Một phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán thường bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin bên nộp tiền và bên nhận tiền.
• Số chứng từ, ngày lập.
• Số tiền thanh toán.
• Nội dung thanh toán.
• Phương thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản).
• Thông tin liên quan đến hợp đồng, hóa đơn hoặc đơn hàng.
• Chữ ký của các bên hoặc xác nhận giao dịch theo quy định.

Trong bộ chứng từ bán hàng, phiếu thu và chứng từ thanh toán có vai trò chứng minh giao dịch tài chính đã được thực hiện. Đây cũng là căn cứ để kế toán theo dõi công nợ, đối chiếu số liệu với hóa đơn, hợp đồng mua bán và các chứng từ liên quan, từ đó hạn chế sai lệch trong quá trình hạch toán.

Đối với các doanh nghiệp có nhiều khách hàng hoặc phát sinh giao dịch thường xuyên, việc lưu trữ đầy đủ chứng từ thanh toán theo từng đơn hàng sẽ giúp kiểm soát dòng tiền hiệu quả, hỗ trợ xử lý công nợ nhanh chóng và thuận tiện khi kiểm toán hoặc quyết toán thuế.

2.10 Biên bản đối chiếu công nợ (đối với giao dịch trả chậm) 

Biên bản đối chiếu công nợ là chứng từ được lập nhằm xác nhận số tiền mà bên mua còn phải thanh toán hoặc đã thanh toán cho bên bán tại một thời điểm nhất định. Chứng từ này thường được sử dụng trong các giao dịch trả chậm, mua bán theo hợp đồng dài hạn hoặc khi doanh nghiệp phát sinh nhiều đơn hàng với cùng một khách hàng.

Mặc dù biên bản đối chiếu công nợ không phải là chứng từ bắt buộc trong mọi giao dịch bán hàng, đây lại là tài liệu quan trọng giúp hai bên thống nhất số liệu công nợ trước khi thanh toán, quyết toán hoặc thanh lý hợp đồng. Đồng thời, chứng từ này cũng góp phần hạn chế những tranh chấp liên quan đến số tiền phải thu, thời hạn thanh toán hoặc các khoản phát sinh.

Một biên bản đối chiếu công nợ thường bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin bên bán và bên mua.
• Thời điểm đối chiếu công nợ.
• Danh sách hóa đơn, hợp đồng hoặc đơn hàng liên quan.
• Tổng giá trị giao dịch.
• Số tiền đã thanh toán.
• Số tiền còn phải thanh toán hoặc còn được hoàn trả (nếu có).
• Cam kết thanh toán của các bên.
• Chữ ký và xác nhận của đại diện doanh nghiệp.

Trong thực tế, doanh nghiệp thường lập biên bản đối chiếu công nợ theo tháng, quý hoặc trước khi kết thúc hợp đồng. Việc đối chiếu định kỳ giúp phát hiện kịp thời các sai lệch về số liệu, tránh tình trạng nợ quá hạn và hỗ trợ bộ phận kế toán quản lý công nợ hiệu quả hơn.

Để đảm bảo tính chính xác, biên bản đối chiếu công nợ nên được đối chiếu với các chứng từ liên quan như hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, phiếu thu, chứng từ chuyển khoản và các biên bản giao nhận hàng hóa. Việc lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi trong quá trình kiểm toán, quyết toán thuế cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng.

3. Bộ chứng từ bán hàng theo từng loại hình doanh nghiệp 

Mặc dù đều phục vụ hoạt động bán hàng, nhưng mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có quy trình kinh doanh và yêu cầu quản lý khác nhau. Vì vậy, bộ chứng từ bán hàng cũng có sự khác biệt tùy theo sản phẩm, dịch vụ cung cấp và phương thức giao dịch. Dưới đây là checklist các chứng từ phổ biến theo từng mô hình doanh nghiệp: 

3.1. Doanh nghiệp thương mại 

Doanh nghiệp thương mại chủ yếu thực hiện hoạt động mua và bán hàng hóa, không trực tiếp sản xuất. Vì vậy, bộ chứng từ tập trung vào việc quản lý đơn hàng, xuất kho, giao nhận và thanh toán.

Checklist chứng từ bán hàng:

• ✓ Báo giá (Quotation)
• ✓ Đơn đặt hàng (Purchase Order)
• ✓ Hợp đồng mua bán (đối với đơn hàng lớn)
• ✓ Phiếu xuất kho
• ✓ Phiếu giao hàng
• ✓ Biên bản giao nhận hàng hóa (nếu cần)
• ✓ Hóa đơn GTGT/Hóa đơn điện tử
• ✓ Phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán
• ✓ Biên bản đối chiếu công nợ (đối với khách hàng thanh toán trả chậm)

Đối với doanh nghiệp thương mại, việc đối chiếu giữa phiếu xuất kho, hóa đơn và chứng từ thanh toán cần được thực hiện thường xuyên để kiểm soát hàng tồn kho và hạn chế thất thoát.

3.2. Doanh nghiệp sản xuất 

Ngoài các chứng từ bán hàng thông thường, doanh nghiệp sản xuất còn phải quản lý quá trình sản xuất, kiểm định chất lượng và bàn giao sản phẩm trước khi giao cho khách hàng.

Checklist chứng từ bán hàng:

• ✓ Báo giá
• ✓ Đơn đặt hàng
• ✓ Hợp đồng mua bán
• ✓ Phiếu xuất kho thành phẩm
• ✓ Phiếu giao hàng
• ✓ Biên bản giao nhận hàng hóa
• ✓ Biên bản nghiệm thu (nếu có)
• ✓ Hóa đơn GTGT/Hóa đơn điện tử
• ✓ Phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán
• ✓ Biên bản đối chiếu công nợ (nếu phát sinh)

Đối với các sản phẩm có yêu cầu kỹ thuật hoặc được sản xuất theo đơn đặt hàng riêng, biên bản nghiệm thu là chứng từ quan trọng để xác nhận sản phẩm đáp ứng đúng tiêu chuẩn trước khi thanh toán.

3.3. Doanh nghiệp dịch vụ 

Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, quá trình giao dịch thường không phát sinh hoạt động xuất kho hàng hóa. Thay vào đó, bộ chứng từ tập trung vào việc xác nhận kết quả thực hiện dịch vụ và thanh toán.

Checklist chứng từ bán hàng:

• ✓ Báo giá
• ✓ Hợp đồng cung cấp dịch vụ
• ✓ Biên bản nghiệm thu hoặc biên bản xác nhận hoàn thành dịch vụ
• ✓ Hóa đơn GTGT/Hóa đơn điện tử
• ✓ Phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán
• ✓ Biên bản đối chiếu công nợ (đối với hợp đồng thanh toán theo nhiều đợt)

Trong nhiều lĩnh vực như đào tạo, tư vấn, marketing hoặc công nghệ thông tin, biên bản nghiệm thu thường là căn cứ để doanh nghiệp xuất hóa đơn và yêu cầu khách hàng thanh toán theo các điều khoản đã ký kết.

3.4. Bán hàng Online 

Bán hàng online có quy trình xử lý đơn hàng nhanh và số lượng giao dịch lớn. Vì vậy, nhiều chứng từ được số hóa và quản lý thông qua phần mềm bán hàng hoặc nền tảng thương mại điện tử.

Checklist chứng từ bán hàng:

• ✓ Báo giá (nếu có)
• ✓ Đơn đặt hàng trực tuyến
• ✓ Phiếu xuất kho
• ✓ Phiếu giao hàng
• ✓ Hóa đơn điện tử (theo quy định)
• ✓ Chứng từ thanh toán hoặc xác nhận thanh toán từ ngân hàng, ví điện tử, cổng thanh toán
• ✓ Biên bản đối chiếu công nợ (đối với khách hàng doanh nghiệp hoặc đại lý)

Đối với mô hình bán hàng online, doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng để đồng bộ dữ liệu giữa đơn hàng, kho, vận chuyển và kế toán. Điều này giúp giảm sai sót trong quá trình xử lý, đồng thời tiết kiệm thời gian đối chiếu chứng từ và quản lý doanh thu.

Xem thêm: Langmaster tuyển dụng nhân sự biết dùng AI để bứt phá sự nghiệp 

4. Quy trình lập chứng từ bán hàng đúng chuẩn 

Việc lập chứng từ bán hàng theo đúng trình tự không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý giao dịch hiệu quả mà còn đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận như Sales, Kho vận và Kế toán. Một quy trình chuẩn sẽ hạn chế sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng, đồng thời tạo đầy đủ căn cứ pháp lý khi đối chiếu, quyết toán hoặc giải quyết tranh chấp.

Dưới đây là quy trình lập chứng từ bán hàng được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

4.1. Bước 1. Tiếp nhận nhu cầu và lập báo giá

Khi nhận được yêu cầu từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ thu thập thông tin về sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng và các yêu cầu liên quan. Dựa trên những thông tin này, doanh nghiệp lập báo giá (Quotation) để khách hàng tham khảo và cân nhắc trước khi đặt hàng.

Đối với các giao dịch phức tạp, báo giá cũng có thể kèm theo các điều khoản về thanh toán, bảo hành hoặc thời gian hiệu lực nhằm tạo cơ sở cho các bước tiếp theo.

4.2. Bước 2. Xác nhận đơn hàng hoặc ký hợp đồng

Sau khi khách hàng đồng ý với báo giá, hai bên sẽ xác nhận giao dịch thông qua đơn đặt hàng (Purchase Order) hoặc hợp đồng mua bán, tùy theo giá trị và tính chất của đơn hàng.

Đây là căn cứ để doanh nghiệp triển khai sản xuất, chuẩn bị hàng hóa hoặc sắp xếp kế hoạch cung cấp dịch vụ theo đúng cam kết.

4.3. Bước 3. Xuất kho và giao hàng

Khi đơn hàng được phê duyệt, bộ phận kho sẽ lập phiếu xuất kho để xuất hàng theo đúng số lượng và chủng loại đã thống nhất. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành giao hàng cho khách và lập phiếu giao hàng hoặc biên bản giao nhận hàng hóa để xác nhận việc bàn giao.

Đối với các sản phẩm, thiết bị hoặc dịch vụ có yêu cầu kiểm tra chất lượng, doanh nghiệp có thể lập thêm biên bản nghiệm thu trước khi chuyển sang bước thanh toán.

4.4. Bước 4. Xuất hóa đơn và thực hiện thanh toán

Sau khi hoàn thành việc giao hàng hoặc nghiệm thu, doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành. Đồng thời, bộ phận kế toán thực hiện các thủ tục thu tiền và lưu trữ phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán tương ứng.

Trong trường hợp khách hàng thanh toán theo nhiều đợt hoặc mua hàng trả chậm, doanh nghiệp cần theo dõi công nợ và lập biên bản đối chiếu công nợ định kỳ để đảm bảo số liệu chính xác.

4.5. Bước 5. Lưu trữ và quản lý hồ sơ bán hàng

Sau khi giao dịch hoàn tất, toàn bộ chứng từ cần được sắp xếp và lưu trữ theo từng đơn hàng hoặc hợp đồng. Một bộ hồ sơ bán hàng đầy đủ thường bao gồm báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu (nếu có), hóa đơn và chứng từ thanh toán.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp kết hợp lưu trữ bản giấy với dữ liệu điện tử trên phần mềm quản lý để thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu và phục vụ công tác kiểm toán hoặc quyết toán thuế.

5. Những sai sót thường gặp khi lập chứng từ bán hàng 

Việc lập đầy đủ và chính xác chứng từ bán hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động kinh doanh, hạn chế rủi ro pháp lý và tạo thuận lợi trong công tác kế toán, kiểm toán. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải những sai sót trong quá trình lập và quản lý chứng từ, dẫn đến mất nhiều thời gian xử lý, thậm chí phát sinh tranh chấp với khách hàng hoặc cơ quan quản lý.

Dưới đây là những lỗi phổ biến doanh nghiệp cần lưu ý: 

5.1. Thiếu hoặc sai thông tin trên chứng từ

Một trong những lỗi thường gặp là ghi sai hoặc thiếu các thông tin quan trọng như tên doanh nghiệp, mã số thuế, thông tin khách hàng, số lượng hàng hóa, đơn giá hoặc ngày lập chứng từ.

Những sai sót này có thể khiến doanh nghiệp phải lập lại chứng từ, ảnh hưởng đến tiến độ giao dịch và gây khó khăn khi đối chiếu với các tài liệu khác như hợp đồng hoặc hóa đơn.

5.2. Lập chứng từ không đúng thời điểm

Mỗi loại chứng từ đều có thời điểm lập phù hợp trong quy trình bán hàng. Chẳng hạn, báo giá được lập trước khi khách hàng đặt hàng, phiếu xuất kho được lập khi xuất hàng, còn hóa đơn phải được lập theo đúng thời điểm quy định của pháp luật.

Việc lập chứng từ quá sớm hoặc quá muộn không chỉ làm gián đoạn quy trình xử lý đơn hàng mà còn có thể ảnh hưởng đến công tác kế toán và kê khai thuế của doanh nghiệp.

5.3. Thiếu chứng từ trong bộ hồ sơ bán hàng

Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu trữ hóa đơn mà bỏ sót các tài liệu quan trọng như đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, biên bản giao nhận hoặc chứng từ thanh toán.

Điều này khiến bộ hồ sơ bán hàng thiếu tính đồng bộ, gây khó khăn khi đối chiếu công nợ, kiểm toán hoặc giải quyết tranh chấp với khách hàng.

5.4. Lưu trữ chứng từ chưa khoa học

Chứng từ được lưu trữ rời rạc hoặc không phân loại theo từng đơn hàng sẽ khiến việc tìm kiếm, đối chiếu và kiểm tra mất nhiều thời gian. Đối với doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, điều này còn làm tăng nguy cơ thất lạc hồ sơ hoặc bỏ sót chứng từ quan trọng.

Để khắc phục, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình lưu trữ thống nhất, kết hợp giữa bản giấy và dữ liệu điện tử, đồng thời sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hoặc kế toán để đồng bộ thông tin giữa các bộ phận.

6. Cách quản lý chứng từ bán hàng hiệu quả

Quản lý chứng từ bán hàng khoa học giúp doanh nghiệp kiểm soát giao dịch, hạn chế thất lạc hồ sơ và nâng cao hiệu quả vận hành. Để tối ưu quy trình, bạn nên áp dụng một số giải pháp sau:

• Chuẩn hóa biểu mẫu chứng từ: Sử dụng thống nhất các mẫu báo giá, hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn và các chứng từ liên quan để giảm sai sót khi lập hồ sơ.
• Ứng dụng phần mềm quản lý: Kết nối dữ liệu giữa Sales, Kho vận và Kế toán thông qua phần mềm bán hàng hoặc ERP để tự động hóa quy trình và dễ dàng tra cứu chứng từ.
• Lưu trữ hồ sơ khoa học: Phân loại chứng từ theo từng khách hàng hoặc đơn hàng, đồng thời kết hợp lưu trữ bản giấy và bản điện tử để thuận tiện đối chiếu khi cần.
• Đối chiếu chứng từ định kỳ: Thường xuyên kiểm tra sự thống nhất giữa hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất kho và chứng từ thanh toán để kịp thời phát hiện, xử lý sai sót.

Áp dụng đồng bộ các giải pháp trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chứng từ bán hàng chuyên nghiệp, giảm rủi ro trong quá trình vận hành và nâng cao hiệu quả quản trị.

7. FAQ

7.1. Chứng từ bán hàng có bắt buộc không?

Có. Tùy theo từng loại giao dịch và quy định pháp luật, doanh nghiệp cần lập các chứng từ bán hàng phù hợp để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Một số chứng từ như hóa đơn điện tử là bắt buộc trong nhiều trường hợp, trong khi báo giá, đơn đặt hàng hay biên bản giao nhận sẽ được sử dụng tùy theo quy trình và thỏa thuận giữa các bên.

7.2. Hóa đơn có phải chứng từ bán hàng không?

Có. Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn điện tử là một trong những chứng từ bán hàng quan trọng nhất, dùng để ghi nhận việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, hóa đơn không thể thay thế toàn bộ các chứng từ khác như hợp đồng, phiếu xuất kho hay chứng từ thanh toán, vì mỗi loại giấy tờ đều có chức năng riêng trong quy trình bán hàng. 

7.3. Thiếu phiếu giao hàng có sao không?

Đối với nhiều doanh nghiệp, phiếu giao hàng là căn cứ xác nhận hàng hóa đã được bàn giao cho khách hàng. Nếu thiếu chứng từ này, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi đối chiếu đơn hàng hoặc giải quyết tranh chấp liên quan đến việc giao nhận. Vì vậy, bạn nên lưu trữ đầy đủ phiếu giao hàng hoặc biên bản giao nhận hàng hóa trong mỗi giao dịch.

7.4. Chứng từ bán hàng lưu bao lâu?

Theo quy định của Luật Kế toán 2015, phần lớn chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm hoặc 10 năm, tùy từng loại tài liệu và mục đích sử dụng. Đối với các chứng từ bán hàng liên quan đến kế toán, thuế hoặc công nợ, doanh nghiệp nên tuân thủ đúng thời hạn lưu trữ theo quy định hiện hành và xây dựng quy trình quản lý hồ sơ khoa học.

7.5. Có thể dùng chứng từ điện tử không?

Có. Hiện nay, nhiều loại chứng từ như hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử hoặc chứng từ thanh toán điện tử đã được pháp luật công nhận khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định. Việc số hóa chứng từ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu trữ, dễ dàng tra cứu và nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ.

7.6. Chứng từ bán hàng và chứng từ kế toán khác nhau thế nào?

Chứng từ bán hàng là nhóm giấy tờ phục vụ quá trình bán hàng, bao gồm báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn và các chứng từ thanh toán. Trong khi đó, chứng từ kế toán có phạm vi rộng hơn, bao gồm toàn bộ tài liệu dùng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của doanh nghiệp.

Nói cách khác, nhiều chứng từ bán hàng cũng đồng thời là chứng từ kế toán, nhưng không phải mọi chứng từ kế toán đều liên quan đến hoạt động bán hàng.

Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quá trình giao dịch mà còn là cơ sở để hạch toán kế toán, quản lý công nợ và tuân thủ các quy định của pháp luật. Mỗi loại chứng từ đều có vai trò riêng trong từng giai đoạn của quy trình bán hàng, vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống biểu mẫu thống nhất và quy trình lưu trữ khoa học để hạn chế sai sót trong quá trình vận hành.

Đối với người làm Sales, việc hiểu rõ quy trình lập và quản lý chứng từ cũng là một kỹ năng quan trọng, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng và phối hợp hiệu quả với các bộ phận Kho vận, Kế toán.

Nếu bạn mong muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh, được đào tạo bài bản từ quy trình bán hàng, kỹ năng tư vấn đến nghiệp vụ xử lý đơn hàng thực tế, hãy xem chương trình Tuyển dụng & Đào tạo Sales tại Langmaster. Đây là môi trường giúp nhân sự mới nhanh chóng làm quen với công việc và tạo nền tảng để phát triển lên các vị trí như Chuyên viên Tư vấn Giáo dục, Nhân viên Kinh doanh, Trưởng nhóm Kinh doanh hoặc Sales Manager.

👉 Xem thêm: Các vị trí Sales đang tuyển tại Langmaster