Trong thế giới kinh doanh hiện đại, tối ưu hóa quy trình làm việc không chỉ là một xu hướng mà còn là yếu tố sống còn để duy trì sự cạnh tranh. Một trong những khái niệm được nhắc đến nhiều nhất là Workflow. Vậy Workflow là gì và làm thế nào để áp dụng phương pháp này vào doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng Langmaster tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Tìm hiểu xem Workflow là gì?

Workflow hay luồng công việc là một quy trình tuần hoàn với hướng đi rõ ràng, không giới hạn các nhiệm vụ. Trong đó, "Work" có nghĩa là công việc, còn "flow" biểu thị dòng chảy.

Một quy trình rõ ràng sẽ giúp mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò của mình và làm việc theo đúng tiến độ đã đề ra. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, thời gian và ngân sách để tập trung vào việc nâng cao chất lượng tổng thể.

2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Workflow?

Doanh nghiệp nên áp dụng Workflow vì nó mang lại nhiều lợi ích thiết thực, từ việc nâng cao hiệu suất làm việc đến cải thiện khả năng quản lý tổ chức và tối ưu hóa quy trình hoạt động. Dưới đây là một số lý do cụ thể:

• Tăng hiệu suất công việc: Khi mọi người đều nắm rõ nhiệm vụ của mình và thời hạn hoàn thành, thời gian lãng phí do chờ đợi hay xử lý sự cố sẽ giảm đi đáng kể. Một quy trình làm việc hiệu quả không chỉ giúp công việc vận hành trơn tru mà còn hạn chế các điểm nghẽn trong quá trình thực hiện.
• Giảm thiểu sai sót: Một luồng công việc rõ ràng sẽ giúp tổ chức chuẩn hóa từng bước thực hiện, giảm thiểu nguy cơ sai sót do nhầm lẫn hoặc thiếu thông tin. Điều này đặc biệt cần thiết trong các lĩnh vực như tài chính, y tế và sản xuất, nơi độ chính xác và tính nhất quán là yếu tố then chốt.
• Theo dõi và quản lý dễ dàng: Thông qua từng giai đoạn trong quy trình, doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt và theo dõi tiến độ công việc. Việc này sẽ giúp nhà quản lý và nhân viên có cái nhìn tổng quan hơn đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và bám sát với mục tiêu đề ra.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Việc chuẩn hóa quy trình giúp mọi bước đều được thực hiện đồng nhất và tuân theo các tiêu chuẩn chất lượng cao, từ đó cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
• Tối ưu chi phí và nguồn lực: Quy trình làm việc được thiết kế khoa học, loại bỏ những hoạt động không cần thiết và tối ưu hóa từng công đoạn. Nhờ vậy, thời gian hoàn thành công việc được rút ngắn, đồng thời giảm đáng kể các chi phí vận hành kinh doanh.

Đọc thêm:

Quản lý nhân sự là gì? Nhiệm vụ & quy trình quản lý nhân sự hiệu quả

3. Các loại sơ đồ Workflow

Trong quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc, việc sử dụng các loại sơ đồ Workflow là một giải pháp hiệu quả giúp minh họa và phân tích luồng công việc một cách trực quan. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về từng loại sơ đồ để lựa chọn công cụ phù hợp nhất cho tổ chức của bạn.

3.1. Lưu đồ ANSI

Lưu đồ ANSI sử dụng các biểu tượng tiêu chuẩn do Viện Tiêu Chuẩn Quốc Gia Hoa Kỳ (ANSI) thiết lập, nhằm minh họa chi tiết từng bước trong một quy trình. Loại sơ đồ này đảm bảo tính thống nhất, dễ đọc và thuận tiện cho việc phân tích các luồng công việc phức tạp.

3.2. Sơ đồ hoạt động UML

Dựa trên phương pháp hướng đối tượng, sơ đồ hoạt động UML sử dụng đồ thị kết hợp với ngôn ngữ thống nhất để mô tả thứ tự các bước trong một quy trình. Sơ đồ này đặc biệt hữu ích trong việc biểu diễn các luồng công việc có tính tương tác cao giữa các thành phần hoặc hệ thống.

3.3. Sơ đồ BPMN

BPMN (Business Process Model and Notation) là loại sơ đồ sử dụng các ký hiệu tiêu chuẩn để mô tả và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ. Với tính trực quan và dễ hiểu, BPMN không chỉ hỗ trợ các chuyên gia mà còn giúp những người không chuyên dễ dàng nắm bắt và tham gia vào việc tối ưu hóa quy trình.

3.4. Sơ đồ SIPOC

Sơ đồ SIPOC cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình làm việc từ đầu đến cuối. Nó bao gồm các yếu tố chính: nhà cung cấp (Supplier), đầu vào (Input), quy trình (Process), đầu ra (Output), và khách hàng (Customer). Công cụ này giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các mối liên kết trong quy trình, từ nguồn cung cấp đến sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng.

Đọc thêm:

Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

4. Tổng hợp 5 lý thuyết cải tiến quy trình công việc hiệu quả 

Lý thuyết về cải thiện quy trình làm việc bắt nguồn từ những năm 1980, dựa trên nghiên cứu của W. Edwards Deming và Joseph M. Juran. Là những chuyên gia hàng đầu về quản lý và chất lượng, họ đã đặt nền móng cho việc ứng dụng quy trình tối ưu trong kinh doanh. Đến nay, những lý thuyết này vẫn được áp dụng hiệu quả, nổi bật là:

• Six Sigma: Tập trung loại bỏ lỗi sai ở giai đoạn cuối của quy trình sản xuất, yêu cầu nhân viên có khả năng phân tích và quan sát xuất sắc.
• Quản lý chất lượng: Nâng cấp sản phẩm bằng cách kiểm soát chất lượng trong mọi khâu, từ môi trường làm việc đến tương tác với khách hàng.
• Tái cấu trúc kinh doanh: Sử dụng thuật toán để phân tích và cải tổ quy trình hoạt động, giúp doanh nghiệp đổi mới ở các cấp độ khác nhau.
• Lean Systems: Hướng tới sự tinh gọn và hiệu quả, giúp doanh nghiệp tăng tính cạnh tranh và ứng phó tốt với biến động.
• Lý thuyết ràng buộc: Tập trung tối ưu hóa các điểm yếu trong hệ thống để tăng hiệu suất tổng thể.

Những phương pháp này tiếp tục định hình cách doanh nghiệp vận hành và nâng cao giá trị trong thời đại hiện đại.

5. Tổng hợp 7 bước xây dựng Business Workflow cơ bản

Workflow là quy trình làm việc được thiết kế nhằm tối ưu hóa để nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là một số các bước thiết lập quy trình cơ bản thường, bao gồm:

Bước 1: Xác định được nguồn dữ liệu ban đầu

Để xây dựng một luồng công việc hiệu quả, bước đầu tiên bạn cần xác định và thu thập các cơ sở dữ liệu liên quan. Đây là nền tảng giúp bạn thiết lập quy trình một cách chính xác và toàn diện, đồng thời đảm bảo hiệu suất cao cũng như chất lượng công việc.

Dữ liệu này có thể bao gồm thông tin, tài liệu, hồ sơ hoặc dữ liệu số đến từ nhiều nguồn khác nhau. Bạn cần xác định rõ các nguồn dữ liệu cần thiết ở từng bước của quy trình. Chúng thường được chia thành hai nhóm chính:

• Nguồn dữ liệu nội bộ: Gồm các thông tin do tổ chức sở hữu, như dữ liệu nhân sự, kho hàng, thông tin dự án, hay hoạt động kinh doanh.
• Nguồn dữ liệu bên ngoài: Là các thông tin thu thập từ thị trường hoặc các yếu tố bên ngoài như xu hướng kinh tế, biến động xã hội, và nhiều yếu tố khác.

Bước 2: Liệt kê chi tiết nhiệm vụ cần làm

Dựa vào việc xác định nguồn dữ liệu, bước tiếp theo là lập danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện. Đối với những Workflow phức tạp, doanh nghiệp nên trình bày thông tin bằng cách sử dụng biểu đồ hoặc bảng biểu. Các mô hình này có thể được phác thảo trên giấy, gửi qua email hoặc thiết lập dưới dạng kỹ thuật số.

Bước 3: Giao nhiệm vụ rõ ràng và phân công trách nhiệm

Với bảng phân công nhiệm vụ chi tiết, người quản lý có thể dễ dàng xác định ai sẽ chịu trách nhiệm cho mỗi công việc và ủy quyền cho những nhân sự phù hợp. Các nhiệm vụ sẽ được chuyển giao một cách tự động, không cần chờ phê duyệt, giúp tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, điều này yêu cầu mỗi thành viên phải hoàn thành công việc của mình một cách chính xác và đúng hạn.

Bước 4: Thiết kế sơ đồ và lưu đồ quy trình làm việc

Tùy vào đặc điểm và yêu cầu của từng ngành nghề, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp thiết kế quy trình làm việc phù hợp. Sử dụng sơ đồ quy trình giúp người xem dễ dàng hình dung các bước công việc và theo dõi các luồng công việc theo thời gian thực.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang ưu tiên sử dụng các công cụ phần mềm để xây dựng quy trình làm việc (Workflow). Các phần mềm này không chỉ linh hoạt trong việc thiết kế quy trình mà còn hỗ trợ doanh nghiệp truyền tải thông tin nhanh chóng và trực tiếp đến nhân viên, mà không giới hạn số lượng cần triển khai.

Bước 5: Kiểm tra hiệu quả của quy trình công việc

Kiểm tra mức độ hiệu quả là bước quan trọng giúp ban lãnh đạo đánh giá khả năng hoạt động của quy trình công việc mới. Để đảm bảo tính chính xác, giai đoạn này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ từ tất cả các thành viên trong đội ngũ. Chạy thử một chương trình sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện ra những điểm dư thừa và tinh chỉnh lại các bước quan trọng, từ đó hoàn thiện quy trình làm việc.

Bước 6: Hướng dẫn các thành viên áp dụng quy trình mới

Để đảm bảo quy trình mới được áp dụng đúng cách, doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo và cung cấp hướng dẫn chi tiết về Workflow. Điều này không chỉ giúp đội ngũ hiểu rõ cách thức làm việc mới mà còn tạo sự thống nhất trong công việc. Bên cạnh đó, người quản lý cần chia sẻ rõ ràng mục tiêu và tiêu chí xây dựng quy trình, giúp nhân viên hiểu và tuân thủ chính sách chung của tổ chức.

Bước 7: Triển khai quy trình mới

Cuối cùng, trước khi chính thức áp dụng quy trình mới, doanh nghiệp nên thực hiện thử nghiệm các luồng công việc để kiểm tra và đảm bảo không có sai sót. Trong giai đoạn này, hãy chọn một nhóm nhỏ làm tiên phong để áp dụng quy trình trong một khoảng thời gian nhất định. Việc này sẽ giúp thu thập những phản hồi thực tế và có cơ sở để điều chỉnh quy trình sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.

6. Các phần mềm Workflow phổ biến hiện nay

Sau khi đã hiểu về Workflow và các bước cơ bản để xây dựng sơ đồ làm việc, bạn có thể thắc mắc. Dưới đây là danh sách các ứng dụng và phần mềm hàng đầu giúp bạn xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, bao gồm:

• Phần mềm FastWork Workflow: FastWork Workflow mang đến các tính năng cần thiết để thiết lập quy trình làm việc phù hợp cho từng vị trí, bộ phận, và phòng ban. Với hệ thống tự động hóa thông minh, mọi nhiệm vụ được giao cho nhân viên sẽ được xử lý một cách nhanh chóng và chính xác.
• Phần mềm Base Workflow: Base Workflow hỗ trợ người dùng hiểu sâu hơn về cách thức hoạt động của quy trình công việc (Workflow). Từ đó, bạn có thể dễ dàng tạo sơ đồ nhiệm vụ tối ưu cho từng cá nhân hoặc phòng ban. Việc tự động hóa quy trình trên hệ thống giúp công việc trở nên hiệu quả hơn.
• Ứng dụng Workflow trên iPhone/iPad: Ứng dụng Workflow dành cho iPhone và iPad được tích hợp sẵn, cung cấp bản miễn phí tiện lợi cho người dùng. Nhờ tính năng tự động hóa, bạn có thể lên kế hoạch công việc mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào.
• Phần mềm Microsoft Project: Microsoft Project hỗ trợ người dùng xây dựng kế hoạch làm việc chuyên nghiệp với các tính năng hiện đại. Bạn có thể dễ dàng tạo sơ đồ tư duy hoặc thiết kế Workflow trực quan, logic để phục vụ cho các buổi thuyết trình. Phần mềm có thể cài đặt trên cả máy tính và thiết bị di động, giúp bạn làm việc linh hoạt hơn.
• Phần mềm Microsoft Excel: Microsoft Excel, một công cụ quen thuộc, cho phép bạn thiết kế Workflow đơn giản thông qua tính năng tạo bảng biểu chuyên nghiệp. Quy trình công việc được sắp xếp rõ ràng, có hệ thống, giúp bạn theo dõi và quản lý nhiệm vụ một cách dễ dàng và hiệu quả.

Trong bài viết trên, chúng tôi đã cung cấp cho bạn về “Workflow là gì?”. Hy vọng với những chia sẻ trên của Langmaster sẽ giúp bạn hiểu rõ về phương pháp này và cách ứng dụng nó vào doanh nghiệp của bạn.