Từ lâu "khung năng lực" đã trở thành một công cụ quan trọng giúp các tổ chức phát triển nguồn nhân lực và tối ưu quy trình tuyển dụng. Vậy khung năng lực là gì và làm thế nào để xây dựng một hệ thống năng lực nhân sự hiệu quả? Hãy cùng Langmaster tìm hiểu chi tiết về phương pháp này cũng như các bước thiết lập phù hợp cho từng vị trí trong bài viết dưới đây.

1. Khung năng lực là gì?

Khung năng lực (Competency Framework) là hệ thống xây dựng trên những tiêu chí cụ thể về kỹ năng, kiến thức và đặc điểm mà mỗi cá nhân cần có để hoàn thành tốt các công việc trong tổ chức. Công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp định hình các yêu cầu năng lực cho từng vị trí, từ đó tối ưu hóa quá trình tuyển dụng và phát triển nhân sự.

2. Vai trò của khung năng lực là gì trong quản lý nhân sự ?

Khung năng lực không chỉ là một công cụ quản lý thông thường, mà nó còn là "vũ khí bí mật" giúp doanh nghiệp chinh phục thị trường nhờ vào đội ngũ nhân sự vững vàng. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng vượt trội mà phương pháp này mang lại, bao gồm:

2.1. Định hướng chiến lược nhân sự

Với khung năng lực nhân sự được thiết kế rõ ràng, doanh nghiệp có thể dễ dàng định hướng nhân viên phát triển theo những mục tiêu chiến lược. Đây cũng là công cụ hữu hiệu để doanh nghiệp tạo sự thống nhất trong việc phát triển nhân lực, từ đó đảm bảo mọi thành viên đều hướng tới một mục tiêu chung.

2.2. Hỗ trợ công tác tuyển dụng và đào tạo

Nhờ khung năng lực, nhà tuyển dụng có thể tìm ra ứng viên có năng lực sát với yêu cầu công việc giúp quá trình chọn lọc và đào tạo diễn ra hiệu quả hơn. Đồng thời giảm thiểu rủi ro tuyển sai người và tối ưu hóa nguồn lực đầu tư cho đào tạo.

2.3. Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

Hệ thống này còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thiết lập các tiêu chí đánh giá nhân sự công bằng và khách quan. Nhờ đó, sự công nhận và phát triển của họ sẽ dựa vào mức độ hoàn thành của các yêu cầu công việc cụ thể chứ không phải theo cảm tính.

2.4. Phát triển và giữ chân nhân tài

Một khung năng lực được xây dựng bài bản không chỉ là một công cụ đánh giá năng lực mà còn là “bản đồ sự nghiệp” giúp đội ngũ nhân sự định hướng con đường phát triển của mình. Nhờ đó, nhân viên có thể nhận diện rõ những kỹ năng cần mà bản thân cần trau dồi để nâng cao cơ hội thăng tiến và đóng góp hiệu quả hơn cho sự phát triển chung của công ty.

Đọc thêm:
Chi tiết quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả

3. Cấu trúc của một bộ khung năng lực là gì?

Việc xây dựng khung năng lực cần phải phù hợp với từng nhân viên trong công ty, vì mỗi cá nhân sẽ có một cấu trúc khung năng lực riêng. Tuy nhiên, hầu hết các công ty có thể áp dụng một cấu trúc cơ bản với bốn thành phần chính như sau:

3.1. Năng lực chuyên môn (Technical Competencies)

Kỹ năng chuyên môn là "trái tim" của khung năng lực, bao gồm các kỹ năng và kiến thức chuyên môn mà nhân viên phải có để hoàn thành tốt các công việc đặc thù. Ví dụ, một nhân viên IT cần có kỹ năng lập trình và quản lý hệ thống, trong khi một chuyên viên marketing cần có khả năng nghiên cứu thị trường và sáng tạo nội dung.

3.2. Năng lực cốt lõi (Behavioral Competencies)

Đây chính là những năng lực nền tảng mà mọi nhân viên trong tổ chức cần phải có, bất kể vị trí hay cấp bậc công việc nào trong tổ chức để xây dựng lên một nền tảng vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp. Các năng lực cốt lõi thường bao gồm khả năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp hiệu quả, cũng như tư duy giải quyết vấn đề.

3.3. Năng lực quản lý / lãnh đạo (Role specific competencies)

Với vai trò là một nhà quản lý hoặc lãnh đạo, bạn cần nhận thức rõ ràng trách nhiệm và vai trò của mình lớn hơn rất nhiều so với những nhân viên dưới quyền. Do đó, bạn cần trang bị cho mình một số kỹ năng thiết yếu như tổ chức, lập kế hoạch và hoạch định. Bên cạnh đó, các kỹ năng giám sát và đánh giá cũng rất quan trọng để bạn có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.

3.4. Năng lực hành vi (Behavioral capacity)

Năng lực hành vi chính là thước đo phản ánh thái độ và cách ứng xử của mỗi cá nhân trong công việc. Những phẩm chất như khả năng tự chủ, tinh thần trách nhiệm, hay sự linh hoạt không chỉ giúp cá nhân nổi bật mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ hợp tác hiệu quả với đồng nghiệp, góp phần tích cực vào sự thành công chung của tổ chức.

Đọc thêm: 

Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

4. Hướng dẫn xây dựng khung năng lực phù hợp và hiệu quả

Việc xây dựng một khung năng lực toàn diện đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, từ phòng nhân sự đến các nhà quản lý cấp cao và cả những nhân viên trực tiếp tham gia. Dưới đây là các bước quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển một khung năng lực hiệu quả:

Bước 1: Xác định mục đích rõ ràng

Trước khi tiến hành xây dựng khung năng lực, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu và mục đích của quá trình này là gì? Ví dụ: Mục tiêu có thể bao gồm việc tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, nâng cao chất lượng đào tạo hoặc thiết lập các tiêu chuẩn về hiệu suất công việc...

Việc làm rõ những điều này giúp doanh nghiệp có được cái nhìn toàn diện, đồng thời định hình rõ những kết quả mà họ mong muốn đạt được từ việc xây dựng khung năng lực.

Bước 2: Chuẩn hóa hệ thống cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Để xây dựng khung năng lực nhanh chóng và hiệu quả, nhà quản lý cần ưu tiên chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và phân định rõ chức năng cũng như nhiệm vụ của từng vị trí. Dưới đây là các bước quan trọng giúp tiêu chuẩn hóa doanh nghiệp:

• Thiết kế công việc một cách khách quan, không phụ thuộc vào khả năng hiện tại của người đảm nhận vị trí đó.
• Đưa ra tên gọi thống nhất cho các công việc có cùng tiêu chí về kết quả đầu ra, tạo sự đồng nhất trong toàn bộ tổ chức.
• Xác định rõ yêu cầu về kết quả và các năng lực cần thiết cho từng chức danh, đảm bảo tiêu chuẩn đánh giá của mỗi vị trí được minh bạch.

Bước 3: Xây dựng một bộ khung năng lực chung

Bước tiếp theo là xây dựng một khung năng lực chung cho tổ chức, đây được coi là phần quan trọng nhất trong quá trình thiết lập hệ thống. Sau khi xác định rõ mục tiêu và chuẩn hóa các chức năng trong doanh nghiệp, tổ chức cần tập trung vào các năng lực chung, bao gồm kiến thức, kỹ năng và thái độ. Việc xây dựng khung năng lực có thể được thực hiện theo hai cách:

• Dựa trên quy trình quản lý nhân sự của công ty, doanh nghiệp có thể tự phát triển một khung năng lực phù hợp với nhu cầu của mình.
• Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng các mẫu khung năng lực có sẵn để tiết kiệm chi phí, tuy nhiên, cần đảm bảo mẫu này phù hợp với đặc thù của tổ chức.

Bước 4: Thiết lập một khung năng lực chung

Sau khi hoàn thiện hệ thống năng lực chung, doanh nghiệp cần tiến hành xác định các mức độ năng lực cho từng vị trí công việc. Quá trình này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về những yêu cầu cần thiết đối với nhân viên, từ đó hướng dẫn họ đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.

Bước 5: Tiến hành đánh giá

Sau khi hoàn thiện khung năng lực, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá nhân viên dựa trên các tiêu chí đã được xác định. Quá trình này không chỉ giúp xác định xem nhân viên có đạt được mức năng lực yêu cầu hay không, mà còn giúp phát hiện những khoảng trống trong kỹ năng của họ.

Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển phù hợp. Hơn nữa, đánh giá nên được thực hiện một cách liên tục và định kỳ để đảm bảo rằng nhân viên luôn phát triển và nâng cao kỹ năng, phù hợp với chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.

Đọc thêm:

Onboard là gì? Tất tần tật về quy trình Onboarding nhân viên mới

5. Một số mẫu khung năng lực phổ biến mà doanh nghiệp có thể tham khảo

Tùy vào đặc thù ngành nghề và mục tiêu chiến lược, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn các mẫu khung năng lực khác nhau để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Dưới đây là một số mẫu khung năng lực phổ biến:

5.1. Khung năng lực cho vị trí nhân viên kinh doanh

5.2. Khung năng lực cho vị trí lãnh đạo, quản lý

Qua bài viết trên, chúng tôi đã giúp bạn giải đáp câu hỏi “khung năng lực là gì?”. Hy vọng qua những chia sẻ này của Langmaster sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về phương pháp này và xây dựng hệ thống khung phù hợp cho tổ chức của mình.