4+ MẪU BIÊN BẢN TÀI SẢN, CÔNG CỤ THÔNG DỤNG KÈM HƯỚNG DẪN CHI TIẾT

Khi nhân sự nghỉ việc, chuyển bộ phận hoặc thay đổi người phụ trách, bàn giao tài sản là bước cần được thực hiện rõ ràng để tránh thất thoát và tranh chấp trách nhiệm. Vậy một biên bản bàn giao tài sản cần có những nội dung nào, nên lập ra sao và doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu nào? 

Bài viết dưới đây Langmaster Careers tổng hợp 4+ mẫu biên bản bàn giao tài sản, công cụ thông dụng kèm hướng dẫn chi tiết để bạn dễ áp dụng.

1. Biên bản bàn giao tài sản là gì?  

Biên bản bàn giao tài sản là văn bản ghi nhận việc chuyển giao tài sản từ bên giao sang bên nhận, trong đó xác định rõ tài sản được bàn giao, số lượng, tình trạng, giá trị và trách nhiệm quản lý sau khi bàn giao.

Trong thực tế doanh nghiệp, biên bản thường được lập khi nhân viên nhận tài sản để làm việc, nghỉ việc, chuyển bộ phận hoặc thay đổi người phụ trách tài sản. Các mẫu bạn cung cấp đều thể hiện những thông tin cốt lõi như bên giao, bên nhận, danh mục tài sản và phần xác nhận của các bên. 

Một biên bản đầy đủ giúp doanh nghiệp có căn cứ đối chiếu khi cần kiểm kê hoặc xác định trách nhiệm quản lý tài sản. Chẳng hạn, mẫu bàn giao tài sản khi nghỉ việc có riêng phần lý do bàn giao, danh sách tài sản, số lượng, đơn giá, thành tiền và chữ ký của bên bàn giao,  

Khi nào cần lập biên bản bàn giao tài sản?

Doanh nghiệp có thể lập biên bản trong những trường hợp phổ biến như:

• Nhân viên nhận tài sản: Laptop, điện thoại, màn hình, thiết bị làm việc hoặc công cụ được cấp.
• Nhân viên nghỉ việc: Hoàn trả tài sản và chuyển trách nhiệm quản lý cho doanh nghiệp hoặc người được chỉ định.
• Chuyển bộ phận hoặc vị trí: Tài sản được chuyển sang người phụ trách mới.
• Điều chuyển tài sản: Tài sản được chuyển giữa các phòng ban hoặc địa điểm.
• Thay đổi người quản lý: Ghi nhận thời điểm và trách nhiệm quản lý của người tiếp nhận.

Tùy mục đích bàn giao, doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu phù hợp thay vì sử dụng một biểu mẫu cho mọi trường hợp.

Xem thêm: Cách xin nghỉ việc trong thời gian thử việc đúng luật lao động 2026

2. 4+ mẫu biên bản bàn giao tài sản thông dụng

Tùy vào mục đích và đối tượng bàn giao, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu biên bản khác nhau. Các mẫu dưới đây tập trung vào những trường hợp phổ biến như bàn giao tài sản nói chung, bàn giao khi nghỉ việc, bàn giao theo danh sách và bàn giao có xác nhận tình trạng tài sản.

2.1. Mẫu biên bản bàn giao tài sản tổng quát

Đây là mẫu phù hợp khi doanh nghiệp cần ghi nhận một lần bàn giao tài sản giữa bên giao và bên nhận. Mẫu gồm thông tin hai bên, lý do bàn giao, bảng thống kê tài sản và phần xác nhận trách nhiệm quản lý sau khi hoàn tất.

Bảng tài sản có thể ghi tên tài sản, đơn vị, số lượng, tình trạng, thành tiền và chữ ký nhận. Cuối biên bản, bên giao xác nhận tài sản đã được bàn giao đầy đủ và bên nhận chịu trách nhiệm quản lý từ thời điểm được xác định trong biên bản. bien-ban-giao-nhan-tai-san_1209…

Phù hợp với: Bàn giao tài sản giữa nhân viên, bộ phận hoặc người phụ trách trong doanh nghiệp.

TẢI NGAY MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN TỔNG QUÁT TẠI ĐÂY! 

2.2. Mẫu biên bản bàn giao tài sản khi nghỉ việc

Khi nhân viên nghỉ việc, biên bản cần làm rõ những tài sản đã nhận, tài sản hoàn trả và trách nhiệm bàn giao trước khi kết thúc công việc.

Mẫu này có phần riêng để ghi lý do bàn giao tài sản sau khi nghỉ việc, thông tin bên bàn giao, bên nhận và bảng tài sản gồm đơn vị tính, đơn giá, khối lượng, thành tiền và tổng giá trị tài sản. Cuối biên bản là chữ ký của hai bên để xác nhận việc bàn giao. mau-bien-ban-ban-giao-tai-san-k…

Phù hợp với: Nhân viên nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng hoặc chuyển sang vị trí không còn phụ trách tài sản của doanh nghiệp.

TẢI NGAY MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN KHI NGHỈ VIỆC TẠI ĐÂY! 

2.3. Mẫu biên bản bàn giao tài sản theo danh sách

Mẫu này phù hợp với trường hợp có nhiều tài sản hoặc nhiều người tham gia bàn giao. Nội dung được tổ chức theo dạng cuộc họp, gồm bên giao, bên nhận, chủ tọa và thư ký.

Phần quan trọng nhất là bảng thống kê tài sản bàn giao, trong đó có các trường: số thứ tự, tên tài sản, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và ghi chú. Mẫu cũng có phần tổng giá trị tài sản và xác định người chịu trách nhiệm quản lý từ thời điểm bàn giao.

Phù hợp với: Bàn giao số lượng lớn tài sản, điều chuyển tài sản giữa các bộ phận hoặc bàn giao có nhiều người cùng tham gia.

TẢI NGAY MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN THEO DANH SÁCH TẠI ĐÂY! 

2.4. Mẫu biên bản bàn giao tài sản có xác nhận tình trạng

Với những tài sản có giá trị hoặc cần theo dõi tình trạng sử dụng, việc ghi nhận tình trạng ngay tại thời điểm bàn giao giúp các bên có căn cứ đối chiếu về sau.

Mẫu này có bảng tài sản với trường tình trạng và chữ ký nhận, đồng thời có nội dung bên giao cam kết tài sản được bàn giao đầy đủ, đúng số lượng và chất lượng. Biên bản cũng xác định thời điểm bên nhận bắt đầu chịu trách nhiệm quản lý tài sản. bien-ban-giao-nhan-tai-san

Phù hợp với: Laptop, điện thoại, máy móc, thiết bị văn phòng hoặc các tài sản cần ghi nhận tình trạng trước khi chuyển giao.

TẢI NGAY MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN CÓ XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG TẠI ĐÂY! 

3. Nội dung cần có trong biên bản bàn giao tài sản

Một biên bản bàn giao tài sản cần thể hiện đủ thông tin để xác định ai bàn giao, ai tiếp nhận, bàn giao những gì và trách nhiệm được chuyển giao từ thời điểm nào. Dựa trên các mẫu bạn cung cấp, những nội dung dưới đây là các trường thông tin cốt lõi thường được sử dụng: 

3.1. Thông tin bên giao và bên nhận

Biên bản cần ghi rõ thông tin của bên giao và bên nhận để xác định chủ thể tham gia bàn giao.

Thông tin thường gồm:

• Họ và tên.
• Chức danh.
• Bộ phận.
• Địa chỉ hoặc thông tin liên hệ nếu biểu mẫu yêu cầu.

Với mẫu bàn giao khi nghỉ việc, thông tin bên bàn giao và bên nhận được ghi khá chi tiết, bao gồm họ tên, ngày sinh, giới tính, bộ phận, chức vụ và địa chỉ.

3.2. Thời gian, địa điểm và lý do bàn giao

Biên bản nên ghi rõ ngày lập, địa điểm thực hiện và lý do bàn giao để xác định bối cảnh của việc chuyển giao tài sản.

Các mẫu bạn cung cấp đều có phần ngày tháng và địa điểm. Với trường hợp nghỉ việc, biểu mẫu ghi riêng lý do bàn giao tài sản sau khi nghỉ việc.

3.3. Danh mục và số lượng tài sản

Đây là phần quan trọng nhất của biên bản vì cần xác định chính xác tài sản nào được bàn giao và số lượng bao nhiêu.

Bảng kê có thể gồm:

• STT.
• Tên tài sản.
• Đơn vị tính.
• Số lượng.
• Đơn giá.
• Thành tiền.
• Ghi chú.

Các trường này được thể hiện trong mẫu bàn giao theo danh sách bạn cung cấp.

3.4. Tình trạng và giá trị tài sản

Ngoài số lượng, nên ghi nhận tình trạng thực tế của tài sản tại thời điểm bàn giao, đặc biệt với các thiết bị có thời gian sử dụng dài như máy tính, điện thoại, máy in hoặc thiết bị văn phòng.

Một số mẫu có trường tình trạng trong bảng tài sản, đồng thời ghi nhận giá trị tài sản thông qua đơn giá, thành tiền và tổng giá trị. bien-ban-giao-nhan-tai-san

Việc ghi rõ tình trạng giúp các bên có căn cứ đối chiếu khi tài sản được thu hồi, điều chuyển hoặc bàn giao cho người khác.

3.5. Trách nhiệm quản lý sau bàn giao

Biên bản nên xác định rõ từ thời điểm nào tài sản thuộc trách nhiệm quản lý của bên nhận.

Trong mẫu tổng quát, nội dung bàn giao xác định từ một thời điểm cụ thể, số tài sản sẽ do bên nhận chịu trách nhiệm quản lý. 

Với doanh nghiệp có nhiều tài sản, thông tin này đặc biệt hữu ích khi cần kiểm kê hoặc xác định người đang trực tiếp quản lý từng thiết bị.

3.6. Chữ ký xác nhận của các bên

Sau khi kiểm tra danh mục và tình trạng tài sản, các bên cần ký xác nhận để ghi nhận việc bàn giao. Tùy trường hợp, biên bản có thể có chữ ký của:

• Bên giao.
• Bên nhận.
• Người làm chứng.
• Chủ tọa hoặc thư ký nếu bàn giao theo hình thức cuộc họp.

Các mẫu bạn cung cấp đều có phần chữ ký để xác nhận ở cuối biên bản.

Một biên bản càng ghi rõ tài sản, tình trạng, thời điểm chuyển giao và người chịu trách nhiệm, doanh nghiệp càng dễ đối chiếu khi quản lý tài sản về sau.

4. Quy trình bàn giao tài sản trong doanh nghiệp

Bàn giao tài sản không nên dừng ở việc lập một biên bản và ký xác nhận. Doanh nghiệp cần kiểm tra tài sản thực tế, đối chiếu thông tin, xác nhận người tiếp nhận rồi lưu lại hồ sơ để thuận tiện cho việc quản lý sau này.

4.1. Kiểm kê tài sản đang quản lý

Trước khi bàn giao, bên giao cần rà soát toàn bộ tài sản đang trực tiếp quản lý theo danh sách hoặc hồ sơ tài sản của doanh nghiệp.

Có thể kiểm tra theo:

• Tên và mã tài sản.
• Số lượng thực tế.
• Phụ kiện đi kèm.
• Người đang quản lý.
• Vị trí sử dụng.

Với thiết bị văn phòng như laptop, điện thoại hoặc màn hình, nên kiểm tra từng thiết bị thay vì chỉ đối chiếu số lượng trên sổ theo dõi.

4.2. Đối chiếu số lượng và tình trạng

Sau khi kiểm kê, cần đối chiếu tài sản thực tế với danh sách quản lý để xác định có thiếu, thừa hoặc sai lệch thông tin hay không.

Đồng thời, kiểm tra tình trạng của từng tài sản. Những vấn đề như hư hỏng, thiếu phụ kiện hoặc dấu hiệu xuống cấp nên được ghi nhận trước khi bên nhận ký xác nhận.

4.3. Lập biên bản và danh sách tài sản

Khi thông tin đã được kiểm tra, doanh nghiệp lập biên bản với đầy đủ thông tin về bên giao, bên nhận, thời gian, địa điểm và lý do bàn giao.

Danh sách tài sản nên thể hiện rõ tên tài sản, số lượng, tình trạng và các thông tin cần thiết khác. Các mẫu bạn cung cấp đều sử dụng bảng thống kê tài sản để ghi nhận nội dung bàn giao.

4.4. Kiểm tra và xác nhận bàn giao

Bên nhận cần kiểm tra thực tế tài sản trước khi ký. Nếu có sai lệch về số lượng, tình trạng hoặc phụ kiện, các bên nên xác nhận lại và ghi rõ vào biên bản.

Bước này giúp tránh tình trạng đã ký bàn giao nhưng sau đó mới phát hiện tài sản bị thiếu hoặc không đúng tình trạng ban đầu.

4.5. Ký biên bản và lưu hồ sơ

Sau khi hai bên thống nhất về danh sách và tình trạng tài sản, bên giao và bên nhận ký xác nhận. Tùy quy trình nội bộ, doanh nghiệp có thể bổ sung chữ ký của người làm chứng, quản lý hoặc các bên liên quan.

Các mẫu bạn cung cấp đều có phần chữ ký ở cuối biên bản; một số mẫu còn quy định số lượng bản được lập và trách nhiệm lưu giữ của từng bên.  

Sau khi hoàn tất, biên bản nên được lưu cùng hồ sơ tài sản hoặc hồ sơ nhân sự để có thể tra cứu khi kiểm kê, điều chuyển hoặc thu hồi tài sản sau này.

Bài viết liên quan: Tải mẫu đơn xin nghỉ việc mới nhất và hướng dẫn cách viết chuẩn

5. Quản lý tài sản sau khi bàn giao

Bàn giao xong không có nghĩa là quy trình quản lý tài sản đã kết thúc. Doanh nghiệp cần tiếp tục cập nhật người chịu trách nhiệm, tình trạng và lịch sử sử dụng để có thể kiểm kê, điều chuyển hoặc thu hồi tài sản khi cần.

Một số nội dung nên được duy trì sau mỗi lần bàn giao gồm:

• Cập nhật người quản lý: Ghi nhận nhân viên hoặc bộ phận đang trực tiếp sử dụng tài sản.
• Cập nhật sổ theo dõi tài sản: Ghi nhận thời điểm bàn giao, người nhận và tình trạng tài sản.
• Theo dõi tình trạng sử dụng: Cập nhật khi tài sản hư hỏng, sửa chữa hoặc thay đổi hiện trạng.
• Kiểm kê định kỳ: Đối chiếu tài sản thực tế với danh sách quản lý để phát hiện chênh lệch.
• Cập nhật khi điều chuyển: Mỗi lần tài sản chuyển sang người hoặc bộ phận khác nên có thông tin bàn giao tương ứng.
• Thu hồi khi nhân viên nghỉ việc: Đối chiếu tài sản được cấp với biên bản ban đầu trước khi hoàn tất thủ tục nghỉ việc.

Đặc biệt với thiết bị văn phòng như máy tính, điện thoại, màn hình hoặc thiết bị chuyên dụng, doanh nghiệp nên quản lý theo từng tài sản thay vì chỉ theo dõi tổng số lượng. Việc này giúp xác định rõ tài sản đang ở đâu, ai đang sử dụng và tình trạng hiện tại ra sao.

Một hệ thống quản lý tốt nên tạo được mối liên kết giữa biên bản bàn giao, sổ theo dõi tài sản và hồ sơ nhân sự. Khi nhân viên thay đổi vị trí hoặc nghỉ việc, bộ phận phụ trách có thể nhanh chóng kiểm tra lịch sử tài sản và xác định những hạng mục cần thu hồi hoặc bàn giao lại.

6. Những lưu ý khi lập biên bản bàn giao tài sản

Một biên bản bàn giao chỉ có giá trị quản lý khi thông tin được ghi đầy đủ, rõ ràng và khớp với tài sản thực tế. Trước khi ký, bên giao và bên nhận nên kiểm tra lại các nội dung quan trọng sau:

• Ghi đúng thông tin hai bên: Họ tên, chức vụ, bộ phận và thông tin liên quan.
• Kiểm tra tài sản thực tế: Đối chiếu tên, mã tài sản, số lượng và phụ kiện đi kèm.
• Ghi rõ tình trạng: Nêu cụ thể tình trạng tài sản tại thời điểm bàn giao.
• Xác định trách nhiệm: Ghi rõ thời điểm bên nhận bắt đầu quản lý tài sản.
• Không bỏ trống thông tin quan trọng: Đặc biệt là danh mục, số lượng và tình trạng tài sản.
• Ký xác nhận đầy đủ: Các bên tham gia cần ký, ghi rõ họ tên theo biểu mẫu.
• Lưu đủ các bản: Mỗi bên giữ một bản hoặc thực hiện theo quy định lưu trữ của doanh nghiệp.

Đặc biệt, với tài sản có giá trị hoặc thiết bị thường xuyên được luân chuyển như laptop, điện thoại, máy tính, màn hình, nên ghi rõ tình trạng và phụ kiện tại thời điểm bàn giao. Đây là căn cứ quan trọng để đối chiếu khi tài sản được thu hồi hoặc tiếp tục bàn giao cho người khác.

Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp nên lưu biên bản cùng sổ theo dõi tài sản và hồ sơ liên quan. Cách này giúp việc kiểm kê, điều chuyển và thu hồi tài sản về sau được thực hiện thuận lợi hơn.

7. Câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao tài sản

7.1. Biên bản bàn giao tài sản có bắt buộc theo một mẫu cố định không?

Không nhất thiết. Doanh nghiệp có thể xây dựng biểu mẫu phù hợp với mục đích và loại tài sản cần bàn giao.

Một biên bản nên có đầy đủ thông tin về bên giao, bên nhận, thời gian, danh mục tài sản, số lượng, tình trạng và chữ ký xác nhận. Các mẫu bạn cung cấp cũng được thiết kế khác nhau tùy trường hợp sử dụng.

7.2. Nhân viên nghỉ việc có cần lập biên bản bàn giao tài sản không?

Nên lập nếu nhân viên đang quản lý hoặc sử dụng tài sản của doanh nghiệp.

Biên bản giúp ghi nhận những tài sản đã được hoàn trả, tình trạng tại thời điểm bàn giao và người tiếp nhận sau khi nhân viên nghỉ việc. Mẫu dành cho trường hợp nghỉ việc trong file cũng có riêng phần lý do bàn giao và bảng kê tài sản.

7.3. Ai là người ký biên bản bàn giao tài sản?

Thông thường, bên giao và bên nhận là hai chủ thể ký xác nhận chính.

Tùy quy trình của doanh nghiệp, có thể bổ sung người làm chứng, quản lý, chủ tọa hoặc thư ký. Một trong các mẫu bạn cung cấp có cả phần chữ ký của bên giao, bên nhận, thư ký và chủ tọa cuộc họp.

7.4. Biên bản bàn giao tài sản cần lưu bao lâu?

Các file mẫu bạn cung cấp không quy định thời hạn lưu biên bản cụ thể. Vì vậy, không nên đưa ra một khoảng thời gian cố định nếu chưa xác định quy định lưu trữ áp dụng cho loại hồ sơ và tài sản của doanh nghiệp.

Về thực tế quản lý, doanh nghiệp nên lưu biên bản cùng hồ sơ tài sản để có thể đối chiếu khi kiểm kê, điều chuyển hoặc thu hồi tài sản.

7.5. Có thể dùng một mẫu cho mọi loại tài sản không?

Có thể sử dụng một mẫu chung nếu biểu mẫu đáp ứng đủ thông tin cần thiết. Tuy nhiên, với những tài sản có đặc điểm khác nhau, doanh nghiệp nên điều chỉnh nội dung để việc quản lý thuận tiện hơn.

Ví dụ, khi bàn giao laptop hoặc điện thoại, nên bổ sung mã tài sản, tình trạng thiết bị và phụ kiện đi kèm. Với tài sản có giá trị lớn, có thể cần thêm thông tin về giá trị, hiện trạng hoặc trách nhiệm quản lý.

Vì vậy, một mẫu chung có thể làm khung, nhưng nội dung nên được điều chỉnh theo loại tài sản và mục đích bàn giao.

Một biên bản bàn giao tài sản rõ ràng giúp doanh nghiệp xác định chính xác tài sản nào đã được chuyển giao, tình trạng tại thời điểm bàn giao và ai chịu trách nhiệm quản lý sau đó. Khi kết hợp biên bản với quy trình kiểm kê và sổ theo dõi tài sản, doanh nghiệp sẽ dễ kiểm soát việc cấp phát, điều chuyển và thu hồi thiết bị hơn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc chuyên nghiệp, rõ ràng về trách nhiệm và đề cao tính chủ động trong công việc, hãy tham khảo các cơ hội nghề nghiệp tại Langmaster Careers. Đây là môi trường chú trọng đào tạo, khuyến khích nhân sự học hỏi qua công việc thực tế và tạo điều kiện để mỗi cá nhân phát triển năng lực theo lộ trình nghề nghiệp.

Khám phá các vị trí đang tuyển tại Langmaster Careers và tìm cơ hội phù hợp với định hướng của bạn.