THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THEO NGHỊ ĐỊNH 30/2020/NĐ-CP

Một văn bản hành chính đúng chuẩn cần đáp ứng những yêu cầu nào về bố cục, khổ giấy, căn lề, cỡ chữ và cách trình bày? Nếu thường xuyên phải soạn thảo văn bản, bạn cần nắm rõ các quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP để hạn chế sai sót khi trình ký và phát hành. Cùng Langmaster Careers tìm hiểu chi tiết thể thức, kỹ thuật trình bày và kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính đúng quy định.

1. Thể thức văn bản hành chính là gì?

Thể thức văn bản hành chính là tập hợp các thành phần cấu thành một văn bản và cách thể hiện các thành phần đó theo quy định. Theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản gồm các thành phần chính áp dụng cho các loại văn bản và những thành phần bổ sung được sử dụng trong từng trường hợp cụ thể. 

Đối với văn bản hành chính, khoản 2 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định 9 thành phần chính:

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
3. Số, ký hiệu của văn bản.
4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
6. Nội dung văn bản.
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
9. Nơi nhận. 

Ngoài các thành phần chính trên, văn bản có thể có thêm phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, ký hiệu người soạn thảo, số lượng bản phát hành và thông tin liên hệ của cơ quan, tổ chức tùy từng trường hợp. 

Cần phân biệt thể thức văn bản với kỹ thuật trình bày văn bản. Thể thức tập trung vào các thành phần cấu thành văn bản, còn kỹ thuật trình bày liên quan đến khổ giấy, kiểu trình bày, định lề, phông chữ, cỡ chữ, vị trí các thành phần và số trang. Nội dung này được quy định tại Điều 9 và Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. 

Nắm được sự khác biệt này sẽ giúp người soạn thảo tránh nhầm lẫn giữa việc “văn bản có đủ thành phần” và việc “các thành phần được trình bày đúng quy định”.

2. Các thành phần thể thức văn bản hành chính

Theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính gồm 9 thành phần thể thức chính. Tùy từng loại văn bản, một số thành phần bổ sung có thể được sử dụng để phục vụ yêu cầu quản lý và phát hành văn bản. 

2.1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ

Quốc hiệu là dòng chữ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”, được đặt ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên.

Ngay bên dưới là Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Hai thành phần này tạo nên phần nhận diện đầu tiên của văn bản hành chính và cần được trình bày đúng vị trí, kiểu chữ, cỡ chữ theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được đặt ở phía dưới bên trái trang đầu, thể hiện đúng tên chính thức của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành.

Tùy trường hợp, phần này có thể gồm tên cơ quan chủ quản trực tiếp và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Khi trình bày cần bảo đảm đúng tên gọi, vị trí và định dạng theo quy định.

2.3. Số, ký hiệu của văn bản

Số, ký hiệu giúp quản lý, đăng ký và tra cứu văn bản trong hệ thống văn thư.

Số văn bản được đánh theo thứ tự đăng ký tại cơ quan, tổ chức. Ký hiệu được xác định theo loại văn bản và cơ quan, tổ chức hoặc chức danh có thẩm quyền ban hành. Vì vậy, khi soạn thảo cần kiểm tra đúng quy tắc ghi số và ký hiệu thay vì tự đặt theo cách riêng của người soạn thảo.

2.4. Địa danh và thời gian ban hành

Địa danh và thời gian ban hành cho biết văn bản được ban hành ở đâu và vào thời điểm nào.

Phần ngày, tháng, năm được ghi bằng chữ số Ả Rập. Cách ghi cụ thể phải tuân theo quy định về địa danh, ngày tháng năm ban hành tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

2.5. Tên loại và trích yếu nội dung

Tên loại giúp xác định văn bản thuộc hình thức nào, chẳng hạn quyết định, thông báo, báo cáo, tờ trình, công văn.

Đối với văn bản có tên loại, tên loại được trình bày cùng trích yếu nội dung nhằm giúp người đọc nhanh chóng nhận biết chủ đề chính của văn bản.

Riêng một số loại văn bản như công văn, cách trình bày có điểm khác: công văn không ghi tên loại, thay vào đó là phần trích yếu được trình bày theo quy định.

2.6. Nội dung văn bản

Đây là phần truyền đạt toàn bộ thông tin, yêu cầu, quyết định hoặc nội dung cần triển khai của văn bản.

Khi soạn thảo, nội dung nên được tổ chức theo trình tự logic, câu chữ rõ ràng và phù hợp với mục đích của văn bản. Người soạn thảo cần tránh viết dài dòng, sử dụng từ ngữ không thống nhất hoặc đưa thông tin không phục vụ trực tiếp cho nội dung cần truyền đạt.

2.7. Chức vụ, họ tên và chữ ký

Phần này xác định người có thẩm quyền ký ban hành văn bản.

Văn bản cần thể hiện chức vụ và họ tên người ký theo quy định. Trường hợp người có thẩm quyền ký với tư cách thay mặt, ký thay hoặc theo quyền hạn thì cách thể hiện cũng phải tuân theo quy định tương ứng.

2.8. Dấu và chữ ký số

Đối với văn bản giấy, dấu của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

Đối với văn bản điện tử, chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức được sử dụng theo quy định. Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã quy định cả thể thức và kỹ thuật trình bày đối với văn bản điện tử.

2.9. Nơi nhận

Nơi nhận cho biết các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được nhận văn bản để thực hiện, phối hợp, biết hoặc lưu.

Thông tin nơi nhận cần được xác định phù hợp với mục đích phát hành. Việc ghi đúng nơi nhận giúp văn bản được chuyển đến đúng đối tượng và thuận tiện cho công tác theo dõi, lưu trữ.

Nhìn tổng thể, 9 thành phần trên tạo thành khung thể thức cơ bản của văn bản hành chính. Tuy nhiên, có đầy đủ thành phần mới là bước đầu; người soạn thảo còn cần tuân thủ các quy định về khổ giấy, định lề, phông chữ, cỡ chữ, vị trí trình bày và cách đánh số trang để văn bản hoàn chỉnh về cả thể thức và kỹ thuật trình bày.

3. Quy định về trình bày văn bản hành chính

Theo Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí các thành phần thể thức và cách đánh số trang. Các yêu cầu này được quy định chi tiết tại Phụ lục I của Nghị định. 

3.1. Khổ giấy và chiều trình bày

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, kích thước 210 mm × 297 mm.

Thông thường, văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung có bảng, biểu có kích thước phù hợp hơn với chiều ngang và không tách thành phụ lục riêng, văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.  

3.2. Định lề trang

Theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, khoảng cách từ nội dung văn bản đến mép giấy được quy định trong các khoảng sau:

Việc định lề đúng giúp các thành phần trên trang được bố trí thống nhất và tạo khoảng trống phù hợp cho quá trình đóng quyển, lưu trữ văn bản.

3.3. Phông chữ và bộ mã ký tự

Văn bản hành chính sử dụng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu chữ đen. 

Đây là quy định chung về phông chữ. Riêng cỡ chữ và kiểu chữ sẽ được xác định theo từng thành phần cụ thể của văn bản, chẳng hạn Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên loại, nội dung, nơi nhận và các thành phần khác.

3.4. Cỡ chữ và kiểu chữ

Không có một cỡ chữ duy nhất áp dụng cho toàn bộ văn bản. Cỡ chữ và kiểu chữ được quy định riêng cho từng thành phần thể thức.

Chẳng hạn, theo Phụ lục I, Quốc hiệu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm. Tiêu ngữ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.  

Đối với phần nội dung, người soạn thảo cần đối chiếu quy định tương ứng trong Phụ lục I thay vì áp dụng một cỡ chữ giống nhau cho toàn bộ văn bản.

Vì vậy, khi soạn thảo văn bản hành chính, việc kiểm tra cỡ chữ cần được thực hiện theo từng thành phần, đặc biệt với các phần dễ nhầm như tên loại, trích yếu, nội dung và nơi nhận.

3.5. Cách đánh số trang

Số trang văn bản được đánh bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ số 1. Số trang sử dụng cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và được canh giữa theo chiều ngang ở phần lề trên của văn bản.

Riêng trang thứ nhất không hiển thị số trang. 

Như vậy, khi kiểm tra một văn bản hành chính trước khi trình ký hoặc phát hành, người soạn thảo nên rà lại cả khổ giấy, lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và số trang. Đây là những yêu cầu về kỹ thuật trình bày được quy định riêng bên cạnh các thành phần thể thức của văn bản.

4. Sơ đồ bố trí các thành phần trong văn bản hành chính

Theo Mục IV Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, vị trí các thành phần thể thức trong văn bản hành chính được bố trí theo từng khu vực trên trang giấy. Việc phân chia này giúp người soạn thảo xác định thành phần nào đặt ở đâu, tránh tình trạng văn bản đủ nội dung nhưng sai vị trí trình bày.  

Có thể hình dung bố cục văn bản theo các khu vực sau:

Cách phân chia các ô trên được quy định trong sơ đồ bố trí tại Phụ lục I.

Cách hình dung bố cục trên một trang văn bản

Có thể hình dung theo trình tự từ trên xuống dưới:

Phía trên bên trái:
Tên cơ quan, tổ chức ban hành → Số, ký hiệu.

Phía trên bên phải:
Quốc hiệu, Tiêu ngữ → Địa danh và thời gian ban hành.

Khu vực trung tâm:
Tên loại, trích yếu hoặc trích yếu công văn → Nội dung văn bản.

Khu vực cuối nội dung:
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền → Dấu hoặc chữ ký số.

Phần cuối trang:
Nơi nhận và các thành phần bổ sung nếu văn bản có sử dụng.

Không phải văn bản nào cũng có đầy đủ tất cả các ô. Các thành phần từ 10 đến 14 là những thành phần bổ sung hoặc áp dụng trong trường hợp cụ thể, trong khi 9 thành phần chính được quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Khi soạn thảo văn bản hành chính, việc xác định đúng vị trí ngay từ đầu giúp người soạn thảo dễ kiểm tra thể thức trước khi trình ký. Đây cũng là cách hạn chế những lỗi thường gặp như đặt sai Quốc hiệu, nhầm vị trí số ký hiệu, trình bày sai phần ký hoặc thiếu nơi nhận.

Đặc biệt, vị trí trình bày là một nội dung riêng trong kỹ thuật trình bày văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, bên cạnh các yêu cầu về khổ giấy, định lề, phông chữ, cỡ chữ và số trang.

5. Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính

Soạn thảo văn bản hành chính không dừng ở việc trình bày đúng thể thức. Người soạn thảo cần xác định đúng mục đích, đối tượng tiếp nhận và cách sắp xếp thông tin để văn bản rõ ý, đúng trọng tâm và dễ thực hiện.

5.1. Xác định mục đích và loại văn bản

Trước khi bắt đầu soạn thảo, cần xác định văn bản được lập để thông báo, hướng dẫn, đề nghị, báo cáo, quyết định hay truyền đạt một nội dung cụ thể.

Mục đích sẽ quyết định loại văn bản và cách triển khai nội dung. Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp tránh tình trạng nội dung phù hợp nhưng hình thức văn bản lại không đúng với yêu cầu sử dụng.

5.2. Xác định đối tượng và nội dung cần truyền đạt

Người soạn thảo cần biết văn bản được gửi đến ai, bộ phận nào và người nhận cần thực hiện hoặc nắm được điều gì.

Từ đó, lựa chọn những thông tin thực sự cần thiết, chẳng hạn:

• Nội dung cần thông báo.
• Yêu cầu cần thực hiện.
• Thời gian áp dụng.
• Đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm.
• Các thông tin liên quan cần phối hợp.

Cách xác định này giúp văn bản đi thẳng vào vấn đề và hạn chế đưa quá nhiều thông tin không cần thiết.

5.3. Xây dựng bố cục và sắp xếp thông tin

Sau khi xác định nội dung, cần sắp xếp thông tin theo một trình tự hợp lý. Những nội dung quan trọng nên được đưa lên trước, sau đó mới đến phần giải thích, yêu cầu hoặc hướng dẫn thực hiện.

Với văn bản có nhiều nội dung, có thể chia thành phần, mục, khoản, điểm để người đọc dễ theo dõi. Các ý có cùng tính chất nên được nhóm lại thay vì trình bày rời rạc.

Một bố cục rõ ràng cũng giúp người soạn thảo dễ kiểm tra xem văn bản đã đầy đủ thông tin cần thiết hay chưa.

5.4. Sử dụng ngôn ngữ hành chính rõ ràng

Ngôn ngữ trong văn bản hành chính cần chính xác, ngắn gọn và thống nhất. Người soạn thảo nên hạn chế cách diễn đạt mơ hồ, cảm tính hoặc có thể hiểu theo nhiều cách.

Khi đưa ra yêu cầu, nên thể hiện rõ:

• Ai thực hiện.
• Thực hiện việc gì.
• Thời điểm nào.
• Thực hiện như thế nào, nếu cần hướng dẫn cụ thể.

Đồng thời, cần thống nhất cách sử dụng thuật ngữ, tên đơn vị, chức danh và các mốc thời gian trong toàn bộ văn bản.

5.5. Kiểm tra thể thức trước khi phát hành

Sau khi hoàn thành nội dung, cần kiểm tra lại cả nội dung và thể thức trước khi trình ký hoặc phát hành.

Có thể rà theo checklist:

• Đúng loại và tên văn bản.
• Đủ các thành phần thể thức.
• Đúng khổ giấy và định lề.
• Đúng phông, cỡ và kiểu chữ.
• Đúng số, ký hiệu, địa danh và thời gian.
• Đúng thông tin người ký và nơi nhận.
• Không có lỗi chính tả, lỗi số liệu hoặc sai tên riêng.

Bước kiểm tra cuối cùng giúp hạn chế việc phải chỉnh sửa văn bản sau khi đã trình ký, đồng thời bảo đảm văn bản đáp ứng cả yêu cầu về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định.

Xem thêm: 20+ mẫu CV nhân viên văn phòng và kỹ năng cần có

6. Những lỗi thường gặp khi trình bày văn bản hành chính

Một văn bản có nội dung chính xác nhưng trình bày sai thể thức vẫn có thể phải chỉnh sửa trước khi trình ký hoặc phát hành. Những lỗi dưới đây thường xuất hiện khi soạn thảo văn bản hành chính:

• Sai khổ giấy hoặc định lề: Không thiết lập đúng khổ A4 và khoảng cách các lề theo quy định.
• Dùng sai phông chữ: Sử dụng font không đúng quy định hoặc không thống nhất trong cùng văn bản.
• Sai cỡ và kiểu chữ: Áp dụng một cỡ chữ cho tất cả thành phần thay vì đối chiếu quy định riêng.
• Thiếu thành phần thể thức: Bỏ sót số, ký hiệu, địa danh, thời gian, nơi nhận hoặc thành phần cần thiết khác.
• Trình bày sai Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Sai vị trí, kiểu chữ hoặc cỡ chữ.
• Ghi sai số và ký hiệu: Không tuân thủ cách ghi và đăng ký số văn bản của cơ quan.
• Sai tên loại hoặc trích yếu: Nội dung trích yếu không phản ánh đúng chủ đề hoặc trình bày không đúng quy cách.
• Sai vị trí chữ ký, dấu: Đặt chữ ký hoặc dấu không đúng khu vực quy định.
• Đánh số trang không đúng: Hiển thị số ở trang đầu hoặc đặt sai vị trí.
• Lỗi chính tả và số liệu: Sai tên riêng, chức danh, ngày tháng hoặc số liệu trong nội dung.

Để hạn chế sai sót, người soạn thảo nên kiểm tra văn bản theo checklist thể thức và kỹ thuật trình bày trước khi trình ký. Việc rà từng thành phần từ khổ giấy, định lề đến chữ ký, dấu và nơi nhận sẽ giúp phát hiện lỗi sớm hơn thay vì chỉ kiểm tra nội dung.

Tham khảo thêm: Mẫu biên bản cuộc họp kèm cách viết chi tiết

7. Câu hỏi thường gặp về thể thức văn bản hành chính

7.1. Văn bản hành chính sử dụng khổ giấy nào?

Theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, có kích thước 210 mm × 297 mm.

Thông thường, văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung có bảng, biểu rộng và phù hợp với chiều ngang, có thể trình bày theo chiều rộng theo quy định.

7.2. Văn bản hành chính dùng font chữ gì?

Văn bản hành chính sử dụng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu chữ đen.

Cỡ chữ và kiểu chữ không áp dụng giống nhau cho toàn bộ văn bản mà được quy định cụ thể theo từng thành phần thể thức.

7.3. Lề văn bản hành chính được đặt bao nhiêu?

Theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, lề trang được đặt trong các khoảng sau:

Khi soạn thảo trên Word, người thực hiện nên thiết lập lề trước khi định dạng các thành phần khác để hạn chế phải chỉnh sửa bố cục về sau.

7.4. Văn bản hành chính có bắt buộc phải có Quốc hiệu và Tiêu ngữ không?

Quốc hiệu và Tiêu ngữ là một trong 9 thành phần thể thức chính của văn bản hành chính theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa văn bản hành chính và các loại văn bản khác. Không nên áp dụng yêu cầu về Quốc hiệu và Tiêu ngữ một cách máy móc cho mọi tài liệu được tạo ra trong doanh nghiệp hoặc cơ quan.

7.5. Thể thức văn bản hành chính được quy định ở đâu?

Căn cứ pháp lý quan trọng là Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

Trong đó:

• Điều 8: Quy định về thể thức văn bản.
• Điều 9: Quy định về kỹ thuật trình bày văn bản.
• Phụ lục I: Quy định chi tiết về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Vì vậy, khi soạn thảo văn bản hành chính, người thực hiện nên đối chiếu trực tiếp Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Phụ lục I thay vì chỉ dựa vào các mẫu văn bản có sẵn. Điều này giúp hạn chế tình trạng mẫu cũ hoặc mẫu không phù hợp được sử dụng lại.

Nắm rõ thể thức văn bản hành chính giúp người soạn thảo hạn chế sai sót từ những chi tiết như khổ giấy, định lề, phông chữ, số ký hiệu đến cách bố trí chữ ký và nơi nhận. Quan trọng hơn, kỹ năng soạn thảo tốt còn giúp văn bản truyền đạt thông tin rõ ràng, chính xác và đúng mục đích.

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người soạn thảo cần đồng thời chú ý đến thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình hoàn thiện văn bản trước khi phát hành. Vì vậy, thay vì chỉ dựa vào một mẫu có sẵn, bạn nên hình thành thói quen kiểm tra văn bản theo checklist để phát hiện lỗi trước khi trình ký.

Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường nơi có cơ hội rèn luyện kỹ năng chuyên môn qua công việc thực tế, được đào tạo và phát triển theo lộ trình rõ ràng, hãy tham khảo các vị trí đang tuyển tại Langmaster Careers. Môi trường đề cao tinh thần chủ động, học hỏi và khả năng nâng cao năng lực trong quá trình làm việc.

Khám phá cơ hội nghề nghiệp tại Langmaster Careers và tìm vị trí phù hợp với định hướng phát triển của bạn.