Viết đơn xin nghỉ việc tưởng đơn giản nhưng lại là bước quan trọng quyết định việc bạn rời công ty có diễn ra suôn sẻ và đúng quy định hay không. Một lá đơn rõ ràng, đúng chuẩn sẽ giúp bạn đảm bảo quyền lợi và giữ được mối quan hệ tốt với doanh nghiệp. Trong bài viết này, Langmaster Careers sẽ cung cấp cho bạn mẫu đơn xin nghỉ việc mới nhất, hướng dẫn cách viết chi tiết cùng những lưu ý cần thiết để nghỉ việc thuận lợi.
1. Đơn xin nghỉ việc là gì? Quy định của Luật Lao động về việc nộp đơn xin nghỉ
1.1. Khái niệm đơn xin nghỉ việc
Đơn xin nghỉ việc (thôi việc) là văn bản hành chính chính thức do người lao động gửi tới người sử dụng lao động nhằm thông báo nguyện vọng chấm dứt hợp đồng lao động trước hoặc đúng hạn.
Đây là bước pháp lý quan trọng nhằm xác nhận sự tự nguyện chấm dứt quan hệ lao động và là căn cứ để công ty thực hiện các thủ tục thanh toán lương, trợ cấp và chốt sổ bảo hiểm xã hội.
1.2. Quy định của Luật Lao động 2019 về việc nộp đơn xin nghỉ
Để bảo vệ quyền lợi cá nhân và tránh các rủi ro pháp lý (như bồi thường chi phí đào tạo hay vi phạm hợp đồng), bạn cần nắm rõ các quy định tại Bộ luật Lao động 2019:
Thời hạn báo trước:
- Đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng phải báo trước ít nhất 45 ngày.
- Đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn (từ 12 - 36 tháng): Phải báo trước ít nhất 30 ngày.
- Đối với hợp đồng lao động dưới 12 tháng: Phải báo trước ít nhất 03 ngày làm việc.
Nghĩa vụ khi nghỉ việc:
- Phải bàn giao công việc và tài sản theo quy định công ty.
- Nếu nghỉ trái pháp luật (không báo trước đủ thời gian): Người lao động không được nhận trợ cấp thôi việc và phải bồi thường nửa tháng tiền lương cùng tiền lương tương ứng với những ngày không báo trước.
Hình thức thông báo: Mặc dù luật cho phép thông báo bằng lời nói hoặc văn bản, nhưng để đảm bảo tính pháp lý và tránh tranh chấp, việc sử dụng đơn xin nghỉ việc bằng văn bản (có xác nhận của các bên) luôn là lựa chọn tối ưu nhất.
Các trường hợp không cần báo trước: Theo Điều 35 Luật Lao động 2019, người lao động có quyền nghỉ việc ngay không cần báo trước nếu: không được bố trí đúng công việc/địa điểm đã thỏa thuận; không được trả đủ lương; bị ngược đãi, cưỡng bức lao động; lao động nữ mang thai phải nghỉ theo chỉ định của bác sĩ…
>>> Xem thêm: 5 MẪU ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP CÔNG TY THÔNG DỤNG CHO DÂN VĂN PHÒNG
2. [TẢI MIỄN PHÍ] Trọn bộ mẫu đơn xin nghỉ việc mới nhất
2.1. Mẫu đơn xin nghỉ việc đơn giản nhất
2.2. Mẫu đơn xin nghỉ việc đầy đủ
2.3. Mẫu đơn xin nghỉ việc của Giáo viên
2.4. Mẫu đơn xin nghỉ việc vì lý do gia đình
2.5. Mẫu đơn xin nghỉ việc vì lý do cá nhân
2.6. Mẫu đơn xin nghỉ việc hưởng chế độ thai sản
2.7. Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh
Subject: Resignation Letter - [Your Full Name]
Dear Mr./Ms. [Manager's Last Name],
Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as [Your Job Title] at [Company Name]. My last day of employment will be [Your Last Working Day, e.g., May 20th, 2026].
I have decided to pursue a new opportunity that aligns more closely with my long-term career goals.
I want to thank you for the opportunity to work at [Company Name] for the past [Number] years/months. I have truly enjoyed my time here and appreciate the professional development and support I’ve received.
During my final weeks, I am fully committed to ensuring a smooth transition. I will complete my outstanding tasks and assist in handing over my responsibilities to my successor.
I wish you and the company nothing but the best for the future. I hope to stay in touch as I move forward in my career.
Sincerely,
[Your Signature]
>>> Xem thêm: MẪU ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC TIẾNG ANH CHUẨN & CÁCH VIẾT CHUYÊN NGHIỆP
2.8. Mẫu đơn xin nghỉ việc qua Email
Tiêu đề: Đơn xin nghỉ việc - [Họ và tên của bạn] - [Chức vụ]
Kính gửi Anh/Chị [Tên Quản lý] và Phòng Hành chính Nhân sự,
Em viết email này để chính thức thông báo về việc xin thôi việc tại vị trí [Chức vụ hiện tại] của công ty [Tên công ty]. Theo quy định về thời gian báo trước trong hợp đồng, ngày làm việc cuối cùng của em sẽ là ngày [Ngày làm việc cuối cùng].
Đây là một quyết định khó khăn vì em đã có khoảng thời gian làm việc rất tuyệt vời và học hỏi được nhiều điều từ Anh/Chị cũng như các đồng nghiệp. Tuy nhiên, vì [Lý do ngắn gọn: thay đổi định hướng cá nhân/việc gia đình], em quyết định tạm dừng công việc tại đây.
Trong thời gian báo trước, em sẽ tập trung hoàn thiện các đầu việc còn dang dở và tiến hành bàn giao chi tiết cho người kế nhiệm (đã được đính kèm bản kế hoạch bàn giao sơ bộ trong tệp dưới đây).
Em xin chân thành cảm ơn Anh/Chị và Quý công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Kính chúc công ty ngày càng phát triển vững mạnh.
Trân trọng,
[Họ và tên của bạn]
[Số điện thoại liên hệ]
3. Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp
3.1. Bước 1: Thông tin tiêu đề và Kính gửi
- Tiêu đề: Nên viết chữ in hoa, căn giữa: ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC.
- Kính gửi: Cần kính gửi Ban Giám đốc và Trưởng bộ phận trực tiếp. Nếu công ty lớn, hãy kính gửi thêm Phòng Hành chính Nhân sự. Hãy ghi chính xác chức danh và họ tên của người nhận.
Ví dụ:
Kính gửi: - Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Langmaster.
- Anh Nguyễn Văn A – Trưởng phòng Marketing.
3.2. Bước 2: Thông tin cá nhân
Ghi rõ họ tên, bộ phận làm việc, chức vụ hiện tại. Điều này giúp bộ phận nhân sự dễ dàng truy xuất hồ sơ và các hợp đồng liên quan.
Ví dụ:
- Tôi tên là: Trần Thị Thu Thảo.
- Chức vụ: Chuyên viên Nội dung (Content Creator).
- Bộ phận: Phòng Truyền thông.
3.3. Bước 3: Lý do nghỉ việc
Đừng viết quá dài dòng nhưng cũng đừng quá cụt ngủn. Hãy chọn một lý do tích cực.
Ví dụ: "Tôi quyết định tạm dừng công việc để tập trung hoàn thành khóa học Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh nhằm phục vụ cho mục tiêu dài hạn."
3.4. Bước 4: Thời gian xin nghỉ và bàn giao
- Nêu rõ ngày làm việc cuối cùng tại công ty. Ngày này phải tuân thủ đúng luật lao động hoặc thỏa thuận đã có.
- Cam kết bàn giao công việc: Ghi rõ danh sách các công việc đang dang dở, tài liệu, trang thiết bị sẽ bàn giao cho ai.
Ví dụ:
- "Thời gian xin nghỉ: Từ ngày 25/05/2026."
- "Kế hoạch bàn giao: Tôi sẽ thực hiện bàn giao lại toàn bộ tệp hồ sơ khách hàng và các tài khoản quản lý Fanpage cho chị Nguyễn Minh B trước ngày nghỉ việc chính thức."
3.5. Bước 5: Lời cảm ơn và Chúc phúc
Dành 2-3 câu để cảm ơn công ty đã tạo điều kiện cho bạn làm việc và học tập trong thời gian qua. Đây là cách tốt nhất để để lại ấn tượng đẹp.
Ví dụ: "Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty đã tạo cơ hội cho tôi được làm việc và phát triển bản thân trong môi trường chuyên nghiệp suốt 2 năm qua. Chúc công ty ngày càng thịnh vượng và đạt được nhiều thành công mới."
3.6. Bước 6: Chữ ký và ghi rõ họ tên
Đây là bước cuối cùng để xác nhận lá đơn của bạn có giá trị về mặt hành chính. Chữ ký thể hiện sự cam kết và chịu trách nhiệm với các thông tin đã nêu.
Lưu ý: Nếu gửi bản cứng, hãy ký bằng bút mực xanh hoặc đen rõ ràng. Nếu gửi qua email, bạn có thể sử dụng chữ ký điện tử hoặc đơn giản là gõ tên đầy đủ của mình dưới dòng "Trân trọng".
>>> Xem thêm: MẪU ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC KHÔNG LƯƠNG CHUẨN 2026: CÁCH VIẾT & LƯU Ý
4. Quy trình 4 bước xin nghỉ việc đúng luật
4.1. Thông báo nghỉ việc đúng thời hạn
Bước đầu tiên trong quy trình nghỉ việc là thông báo với quản lý trực tiếp. Thời gian báo trước phụ thuộc vào loại hợp đồng lao động.
Bạn nên trao đổi trực tiếp với cấp trên để thể hiện sự tôn trọng, đồng thời chuẩn bị phương án trình bày lý do hợp lý. Sau buổi trao đổi, hãy gửi email hoặc văn bản xác nhận để đảm bảo rõ ràng về mặt thông tin và tránh tranh chấp sau này.
4.2. Viết đơn xin nghỉ việc
Sau khi đã thông báo, bạn cần hoàn thiện đơn xin nghỉ việc để chính thức hóa quyết định của mình. Nội dung nên ngắn gọn, đầy đủ các ý chính như:
- Thông tin cá nhân
- Vị trí công việc
- Thời gian nghỉ dự kiến
- Lý do nghỉ việc
- Cam kết bàn giao
Bạn có thể chọn mẫu đơn xin nghỉ việc viết tay hoặc file Word tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp. Với từng trường hợp cụ thể, hãy sử dụng mẫu phù hợp như: nghỉ việc vì lý do cá nhân, chăm sóc gia đình, sức khỏe hoặc chuyển công việc.
4.3. Đợi duyệt đơn xin nghỉ việc và thanh toán hợp đồng
Sau khi nộp đơn, bộ phận quản lý và nhân sự sẽ tiến hành xét duyệt. Trong giai đoạn này, bạn vẫn làm việc bình thường cho đến ngày chính thức nghỉ.
Doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục liên quan như:
- Thanh toán lương và thưởng
- Đối soát ngày công
- Xử lý các khoản phụ cấp hoặc nghĩa vụ tài chính (nếu có)
Đây là bước quan trọng trong thủ tục nghỉ việc đúng luật, giúp đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.
4.4. Bàn giao công việc và tài sản
Trước khi rời công ty, bạn cần hoàn tất việc bàn giao công việc khi nghỉ việc cho người tiếp nhận hoặc quản lý. Nội dung bàn giao thường bao gồm:
- Tài liệu, dữ liệu liên quan đến công việc
- Tiến độ các đầu việc đang thực hiện
- Tài sản công ty như máy tính, thẻ nhân viên, thiết bị làm việc
Việc bàn giao rõ ràng giúp công việc không bị gián đoạn và hạn chế phát sinh vấn đề sau khi nghỉ. Bạn nên lập biên bản bàn giao có chữ ký xác nhận để đảm bảo tính minh bạch.
>>> Xem thêm: CÁCH XIN NGHỈ VIỆC 1 NGÀY: BÍ KÍP CHUYÊN NGHIỆP DÀNH CHO DÂN CÔNG SỞ .
5. TOP lý do xin nghỉ việc không mất lòng sếp
Xin nghỉ việc khéo léo giúp giữ mối quan hệ tốt với sếp thường tập trung vào các lý do cá nhân bất khả kháng hoặc định hướng phát triển sự nghiệp không trùng khớp, thay vì chê trách công ty. Các lý do phổ biến và chuyên nghiệp nhất bao gồm:
- Thay đổi định hướng sự nghiệp: Nhận được cơ hội phù hợp hơn với mục tiêu lâu dài. Cách nói: "Sau thời gian cân nhắc, tôi muốn tìm kiếm cơ hội trải nghiệm lĩnh vực... để phát triển kỹ năng sâu hơn".
- Nâng cao trình độ/Đi học: Tham gia các khóa học dài hạn hoặc du học mà không thể cân bằng với công việc. Cách nói: "Tôi đã đăng ký khóa học... và lịch học quá dày nên không thể tiếp tục công việc".
- Hoàn cảnh gia đình/Cá nhân: Chăm sóc người thân, sinh con, chuyển nhà xa. Sếp thường dễ dàng thông cảm với lý do này.
- Sức khỏe không đảm bảo: Căng thẳng/áp lực quá lớn, sức khỏe suy giảm cần nghỉ ngơi. Cách nói: "Áp lực công việc đã ảnh hưởng đến tinh thần/sức khỏe, tôi cần một thời gian để hồi phục".
>>> Xem thêm: 7 CÁCH “XIN NGHỈ VIỆC” KHÔN NGOAN KHIẾN SẾP KHÔNG THỂ CHỐI TỪ
6. Những lỗi cần tránh khi viết đơn xin nghỉ việc
Để giữ hình ảnh chuyên nghiệp đến phút cuối, bạn cần lưu ý kỹ các yếu tố về nội dung và trình bày. Dưới đây là những quy tắc và các lỗi sai phổ biến mà bạn cần đặc biệt quan tâm:
6.1. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và trang trọng
Khi soạn thảo đơn xin nghỉ việc, dù là bản viết tay hay file Word, việc sử dụng ngôn từ lịch sự, trang trọng là yêu cầu tiên quyết. Cho dù lý do nghỉ việc của bạn xuất phát từ mâu thuẫn cá nhân hay những trải nghiệm không mấy vui vẻ, ngôn ngữ trong đơn phải luôn giữ được sự trung tính.
Bạn không nên đưa cảm xúc cá nhân quá nhiều vào lá đơn, đặc biệt cần tránh đưa cảm xúc tiêu cực và lời lẽ thiếu tôn trọng. Sự chuyên nghiệp trong ngôn từ sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt về một nhân sự có tư duy văn minh và bản lĩnh.
6.2. Bày tỏ lời cảm ơn chân thành
Một công việc dù vui vẻ hay không cũng sẽ luôn cho bạn những bài học và kinh nghiệm quý giá. Vì vậy, bạn nên gửi lời cảm ơn tới cấp trên, đồng nghiệp về những điều bạn đã nhận được nhờ công việc và sự hỗ trợ của tổ chức trong suốt thời gian qua. Đây không chỉ là nghi thức xã giao mà còn là cách để bạn duy trì những kết nối tích cực cho mạng lưới nghề nghiệp trong tương lai. Một lời cảm ơn tinh tế sẽ mở ra những cánh cửa mới và giữ vững uy tín của bạn trong ngành.
6.3. Kiểm soát chặt chẽ lỗi chính tả và định dạng
Lỗi chính tả là dấu hiệu của sự thiếu cẩn trọng và thiếu chuyên nghiệp. Một lá đơn chi chít lỗi typo hoặc định dạng cẩu thả (font chữ không đồng nhất, căn lề lộn xộn) sẽ khiến bộ phận HR và ban lãnh đạo đánh giá thấp thái độ làm việc của bạn. Hãy luôn đọc lại lá đơn ít nhất 2 lần trước khi in hoặc gửi đi để đảm bảo sự chỉn chu tuyệt đối.
6.4. Tuyệt đối không "trút giận" vào nội dung đơn
Đơn xin thôi việc là một văn bản hành chính lưu kho, không phải là nơi để bạn "kể tội" sếp hay phàn nàn về chế độ công ty một cách hằn học. Những đóng góp hoặc bức xúc cá nhân nên được trao đổi trực tiếp và thẳng thắn trong buổi Phỏng vấn thôi việc (Exit Interview) với thái độ xây dựng, thay vì để lại những lời lẽ tiêu cực trong văn bản chính thức.
6.5. Tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn báo trước theo luật định
Vi phạm thời gian báo trước (thường là 30 hoặc 45 ngày tùy loại hợp đồng) là lỗi nghiêm trọng nhất. Điều này không chỉ khiến bạn mất đi khoản trợ cấp thôi việc xứng đáng mà còn có thể phải bồi thường cho doanh nghiệp do vi phạm hợp đồng lao động.
>>> Xem thêm: CÁCH XIN NGHỈ VIỆC TRONG THỜI GIAN THỬ VIỆC ĐÚNG LUẬT LAO ĐỘNG 2026
7. Câu hỏi thường gặp về đơn xin nghỉ việc
7.1. Nghỉ việc không báo trước có bị phạt không?
Nghỉ việc không báo trước (nghỉ ngang) trái luật sẽ bị coi là đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật và phải bồi thường cho người sử dụng lao động. Cụ thể, người lao động có thể bị giữ lại lương, phụ cấp, hoặc bị trừ các khoản chi phí đào tạo và bồi thường thêm tiền lương trong những ngày không báo trước.
7.2. Đang thử việc có cần viết đơn xin nghỉ việc không?
Theo quy định tại Điều 27 Bộ luật Lao động 2019, trong thời gian thử việc, bạn không bắt buộc phải viết đơn xin nghỉ việc hay báo trước. Tuy nhiên, để thể hiện sự chuyên nghiệp và giữ mối quan hệ tốt, bạn nên gửi email hoặc viết đơn xin nghỉ việc trước 1-3 ngày.
7.3. Gửi đơn xin nghỉ việc qua email có hợp lệ không?
Gửi đơn xin nghỉ việc qua email hoàn toàn hợp lệ và được công nhận, tương đương với đơn viết tay, miễn là email thể hiện rõ mong muốn nghỉ việc và tuân thủ thời gian báo trước. Email cần ngắn gọn, chuyên nghiệp, bao gồm lý do, ngày làm việc cuối cùng và cam kết bàn giao công việc.
7.4. Đang mang thai nghỉ việc có được hưởng chế độ thai sản không?
Đang mang thai nghỉ việc VẪN ĐƯỢC hưởng chế độ thai sản nếu đáp ứng đủ điều kiện: đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc từ đủ 6 tháng trở lên trong vòng 12 tháng trước khi sinh con. Dù nghỉ việc, bạn vẫn được hưởng đủ 6 tháng lương thai sản.
7.5. Có được nghỉ việc trước thời hạn hợp đồng không?
Người lao động CÓ QUYỀN đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động (nghỉ việc) trước thời hạn, nhưng phải báo trước theo thời gian luật định: ít nhất 45 ngày (hợp đồng không xác định thời hạn), 30 ngày (hợp đồng 12-36 tháng) hoặc 3 ngày (dưới 12 tháng). Nghỉ không báo trước hoặc trái luật có thể phải bồi thường.
7.6. Nghỉ việc không báo trước có được hưởng bảo hiểm thất nghiệp không?
Nghỉ việc không báo trước (nghỉ ngang) trái pháp luật thường KHÔNG được hưởng trợ cấp thất nghiệp. Lý do là người lao động không đáp ứng điều kiện chấm dứt hợp đồng hợp pháp.
7.7. Xin nghỉ việc có được hưởng trợ cấp thôi việc không?
Người lao động tự xin nghỉ việc được hưởng trợ cấp thôi việc nếu đã làm việc từ đủ 12 tháng trở lên, nghỉ việc đúng pháp luật (báo trước đúng hạn). Mức hưởng là 1/2 tháng lương cho mỗi năm làm việc. Nếu tự ý nghỉ việc trái pháp luật (không báo trước), người lao động không được hưởng khoản trợ cấp này.
7.8. Khi nào thì được nghỉ việc không cần báo trước?
Theo Khoản 2 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động được quyền nghỉ việc không cần báo trước trong 7 trường hợp chính:
- Không được trả đủ lương/đúng hạn
- Bị ngược đãi/cưỡng bức/quấy rối tình dục
- Không bố trí đúng công việc/địa điểm
- Lý do thai sản, sức khỏe, đủ tuổi hưu
- Thông tin không trung thực
7.9. Các khoản tiền được nhận khi nghỉ việc đúng luật?
Khi nghỉ việc đúng luật, người lao động (NLĐ) thường nhận được các khoản tiền chính bao gồm: lương chưa thanh toán, tiền phép năm chưa nghỉ hết, trợ cấp thôi việc/mất việc, và trợ cấp thất nghiệp. Công ty phải thanh toán đầy đủ các khoản này trong thời hạn 14 ngày làm việc, tối đa không quá 30 ngày trong trường hợp đặc biệt.
7.10. Xin nghỉ việc nhưng công ty không duyệt xử lý thế nào?
Khi xin nghỉ việc nhưng công ty không duyệt, bạn hoàn toàn có quyền nghỉ việc hợp pháp nếu tuân thủ thời gian báo trước theo luật định (thông thường 30 ngày với HĐLĐ xác định thời hạn, 45 ngày với HĐLĐ không xác định thời hạn). Công ty không có quyền giữ người lao động.
Tóm lại, đơn xin nghỉ việc là bước quan trọng giúp bạn kết thúc công việc một cách rõ ràng, đúng quy định và giữ được hình ảnh chuyên nghiệp. Khi chuẩn bị kỹ nội dung, lựa chọn lý do phù hợp và thực hiện đầy đủ quy trình nghỉ việc, bạn sẽ hạn chế được rủi ro và đảm bảo quyền lợi của mình. Hãy tham khảo các mẫu đơn và hướng dẫn trong bài để hoàn thiện nhanh chóng, đúng chuẩn và sẵn sàng cho những cơ hội mới phía trước.
Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc chú trọng phát triển con người, đề cao tư duy tích cực và tinh thần học hỏi không ngừng, thì Langmaster Careers chính là điểm khởi đầu lý tưởng để bạn bứt phá sự nghiệp.
Tại đây, bạn sẽ được:
- Ghi nhận xứng đáng cho nỗ lực cá nhân thông qua hệ thống chính sách rõ ràng và minh bạch
- Trang bị đầy đủ kỹ năng cần thiết để tự tin bắt đầu và phát triển trong công việc
- Làm việc với hệ thống hỗ trợ hiện đại, giúp tối ưu hiệu suất và giảm áp lực vận hành
- Nhận được sự đồng hành từ đội ngũ quản lý, sẵn sàng hỗ trợ khi bạn gặp khó khăn
- Tiếp cận các giải pháp hỗ trợ kinh doanh hiệu quả, giúp nâng cao khả năng chốt khách
- Trải nghiệm văn hoá làm việc tích cực, khuyến khích học hỏi và cải tiến mỗi ngày
- Được lắng nghe và trao quyền sáng tạo, đóng góp ý tưởng vào quá trình phát triển chung
- Có lộ trình phát triển rõ ràng, giúp bạn nhìn thấy tương lai sự nghiệp ngay từ hôm nay
Khám phá ngay các vị trí đang tuyển dụng tại Langmaster Careers và ứng tuyển hôm nay để không bỏ lỡ cơ hội trở thành một phần của đội ngũ năng động, truyền cảm hứng!
