Báo cáo công việc là một phần quan trọng không thể thiếu khi bạn bước chân vào môi trường công sở. Tuy nhiên, để viết được một mẫu báo cáo chuẩn, đúng trọng tâm không hẳn là điều đơn giản với nhiều người. Cùng tìm hiểu cách viết báo cáo công việc chi tiết theo từng giai đoạn thời gian qua nội dung bài viết sau nhé!
1. Báo cáo công việc là gì?
Báo cáo công việc có thể hiểu đơn giản là trình bày tóm tắt tất cả những nhiệm vụ mà người viết báo cáo đã thực hiện theo ngày/tuần/tháng/năm. Nội dung của báo cáo xoay quanh những thông tin chi tiết về dự án, kế hoạch đã đề ra, tiến độ và kết quả thực hiện, nhận xét đánh giá, các phương án giải quyết khó khăn,...
Báo cáo công việc là cách để các nhà quản lý, lãnh đạo theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên để từ đó đưa ra những điều chỉnh cần thiết giúp đạt được mục tiêu đã đặt ra. Tùy theo quy định, mỗi công ty, tổ chức sẽ yêu cầu nhân viên của mình nộp bản báo cáo công việc theo ngày, tuần hoặc tháng để làm căn cứ giám sát.
2. Mục đích của báo cáo công việc
Việc lập báo cáo công việc theo thời gian có vai trò rất lớn đối với cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Cụ thể:
- Phản ánh năng lực của từng nhân viên, thể hiện tinh thần trách nhiệm cũng như mức độ đóng góp của mỗi cá nhân để hoàn thành nhiệm vụ.
- Người viết báo cáo cũng có thể tự đánh giá khả năng và nhìn lại những cống hiến của bản thân đối với công ty, doanh nghiệp.
- Qua bản báo cáo, người viết có thể đứng ở góc độ khách quan nhìn nhận những thiếu sót, hạn chế còn tồn tại. Từ đó đưa ra hướng sửa đổi, cải thiện nhằm đáp ứng tốt hơn cho các công việc, dự án được giao sắp tới.
- Giúp ban lãnh đạo, trưởng bộ phận, ban ngành quản lý trong doanh nghiệp theo dõi, giám sát và kịp thời nắm bắt, quản lý được hiệu suất và tiến độ công việc theo từng giai đoạn, đảm bảo hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn.
- Hỗ trợ đội ngũ quản lý cấp cao của doanh nghiệp phân bổ, điều động và phân chia công việc phù hợp với năng lực của từng nhân viên.
- Dựa vào báo cáo tổng quan hiệu suất làm việc của từng cá nhân, nhóm, bộ phận nào đó trong công ty, ban lãnh đạo sẽ đưa ra đánh giá, chế độ thưởng – phạt rõ ràng để mỗi người lấy đó làm gương và tự điều chỉnh.
3. Nội dung báo cáo công việc gồm những gì?
Báo cáo công việc cần thể hiện tính chuyên nghiệp với đầy đủ các nội dung sau:
- Tên công ty, doanh nghiệp mà người lập báo cáo đang làm việc.
- Các thông tin cơ bản của người viết báo cáo như: Họ tên, địa chỉ, chức vụ, phòng ban, vị trí đang công tác.
- Thời gian cụ thể (ngày, giờ) bắt đầu viết báo cáo.
- Nội dung nhiệm vụ được giao và mức độ hoàn thành.
- Các công việc chưa hoàn thành kèm lý do, khó khăn (nếu có) khi thực hiện.
- Ý kiến, nguyện vọng của cá nhân người viết báo cáo hay bộ phận, ban ngành muốn gửi đến công ty, doanh nghiệp.
4. Các bước viết báo cáo công việc cơ bản
Sau đây là hướng dẫn các bước viết một báo cáo công việc hoàn chỉnh:
4.1 Xác định đối tượng đọc báo cáo
Ở bước đầu tiên, người viết báo cáo cần xác định rõ đối tượng đọc, xem báo cáo công việc của mình là ai. Đó có thể là trưởng phòng đương chức, giám đốc nhân sự, giám đốc kinh doanh hoặc những vị trí lãnh đạo cấp cao hơn. Việc này giúp bạn định hướng về bố cục, nội dung, ngôn từ và sử dụng thông tin phù hợp.
4.2 Xác định những thông tin cần có trong báo cáo
Mẫu báo cáo công việc không thể thiếu phần liệt kê các nhiệm vụ, đầu việc đã thực hiện, thời gian hoàn thành cũng như những đánh giá, nhận xét khách quan. Bạn có thể chèn thêm số liệu, hình ảnh, bảng biểu,… để truyền tải nội dung chi tiết hơn.
4.3 Đánh giá khách quan kết quả công việc
Ngoài việc đọc báo cáo để đánh giá tiến độ, khả năng làm việc của bạn, cấp trên còn có thể kiểm tra lại lần nữa để xác thực các thông tin bạn cung cấp. Do đó, bạn cần đưa ra những nhận xét, đánh giá khách quan nhất về những gì bản thân đã và chưa làm được. Từ đó đưa ra hướng khắc phục và xử lý tốt hơn cho lần sau.
Để đánh giá kết quả công việc một cách hợp lý, bạn có thể thử trả lời những câu hỏi sau:
- Mức độ hoàn thành công việc đạt bao nhiêu %?
- Công việc được giao có hoàn thành đúng tiến độ hay không?
- Qua dự án lần này bản thân có thêm được kinh nghiệm, kỹ năng gì?
- Còn hạn chế nào cần khắc phục?
4.4 Phân tích nguyên nhân và hướng khắc phục
Trong quá trình làm việc, bạn sẽ khó tránh phải những sai lầm, thiếu sót nhưng nếu quyết tâm tìm cách giải quyết thì bạn vẫn có thể tiến bộ và phát triển hơn nữa. Điều mà hầu hết nhà quản trị quan tâm là kết quả nên bạn cần tìm hiểu nguyên nhân và hướng khắc phục tốt nhất cho vấn đề. Nếu thành công thì đây chắc chắn sẽ là một bước đệm giúp bạn khẳng định được năng lực và đạt được sự thăng tiến.
4.5 Đề xuất giải pháp
Những đề xuất, giải pháp trong báo cáo của bạn không cần quá cao siêu nhưng phải bám sát tình hình thực tế và có tính khả thi. Bạn cũng cần xem xét đến các khía cạnh khác như vấn đề nguồn lực, tài chính hay có sự hỗ trợ từ bên ngoài hay không để xác định phương án đưa ra có thực sự hiệu quả và tốt nhất hay chưa.
4.6 Chỉnh sửa báo cáo hoàn chỉnh
Cuối cùng, trước khi gửi báo cáo công việc lên trưởng bộ phận hay ban lãnh đạo công ty, hãy chắc chắn bạn đã xem lại kỹ lưỡng và chỉnh sửa những lỗi sai để có bản cuối cùng hoàn thiện và chỉn chu nhất. Điều này giúp bạn tránh phạm phải sai lầm đáng tiếc cũng như tạo được hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt cấp trên.
5. Cách viết báo công việc theo ngày, tuần, tháng, năm
5.1 Cách viết báo cáo công việc hằng ngày
Để viết mẫu báo cáo công việc hằng ngày hoàn chỉnh với đầy đủ thông tin và đáp ứng yêu cầu của cấp trên nhất, bạn cần phải chú ý đến các yếu tố sau:
a. Về mặt nội dung:
- Cần đảm bảo ghi lại đầy đủ những công việc đã thực hiện trong ngày, kèm theo mô tả cụ thể và đánh giá, ý kiến cá nhân.
- Cần phải thể hiện được rõ năng lực và tiến độ làm việc của cá nhân sau mỗi ngày để nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi.
b. Về mặt hình thức:
- Có thể dùng mẫu báo cáo công việc viết tay hoặc làm mẫu báo cáo công việc bằng Word/Excel, thể hiện đầy đủ nội dung, bố cục rõ ràng, thông tin chính xác và không có lỗi chính tả hay lỗi định dạng văn bản.
- Trong bản báo cáo tiến độ công việc hằng ngày, bạn cần đảm bảo có các danh mục như tên công ty, chức vụ, phòng ban,...
5.2 Cách viết báo cáo công việc theo tuần, theo tháng
Một số công việc được giao cho nhân viên với thời gian hoàn thành tính theo tuần hoặc tháng. Nhìn chung, báo cáo công việc hằng tuần hoặc tháng có bố cục và nội dung tương tự như báo cáo công việc hằng ngày. Tuy nhiên, điểm khác là khối lượng công việc, kết quả tổng hợp theo thời gian sẽ nhiều và rõ ràng hơn.
Báo cáo công việc hằng tuần, tháng có yêu cầu về tính chi tiết cao hơn. Nghĩa là bạn phải thể hiện rõ tiến độ hoàn thành công việc chung của tập thể, kết quả cụ thể của từng thành viên. Người quản lý muốn nắm được mục tiêu báo cáo đưa ra là gì, đạt được bao nhiêu phần trăm, định hướng cho công việc sắp tới như thế nào,...
Các thông tin cơ bản cần có trong báo cáo hằng tuần hoặc tháng cũng giống như báo cáo hằng ngày, bao gồm:
- Tên công ty, tổ chức bạn đang làm việc
- Tên người báo cáo, phòng ban
- Nội dung công việc của bạn và các thành viên khác trong tổ, nhóm
- Kết quả thực hiện trong tuần, tháng
- Một số ý kiến đề xuất, góp ý hoặc khó khăn đang gặp phải
5.3 Cách viết báo cáo công việc năm
Báo cáo công việc năm được xem là loại báo cáo quan trọng nhất vì nó đóng vai trò tổng kết lại toàn bộ những công việc đã làm được trong suốt một năm của từng cá nhân, tập thể. Người lập báo cáo cần có cái nhìn tổng thể và bao quát về những thành công và cả những việc thực hiện chưa tốt hay chưa được thực hiện.
Báo cáo cuối năm là cơ sở để đánh giá cá nhân, phòng ban có thành tích tốt và có chế độ khen thưởng xứng đáng. Do đó người làm báo cáo cần có sự tỉ mỉ và trình bày những thông tin cần thiết và đảm bảo tính chính xác. Một số thông tin không thể thiếu trong cách viết báo cáo công việc là:
- Tên công ty, tổ chức
- Tên người báo cáo, phòng ban
- Các công việc đã hoàn thành, đạt được những thành tích nào và chưa thực hiện tốt công việc nào
- Chi tiết các công việc quan trọng đã xử lý và đạt kết quả trong năm
- Nhận xét, đánh giá của bản thân
6. Những lưu ý khi viết báo cáo công việc
Trong quá trình viết báo cáo, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây:
6.1 Xác định cụ thể đối tượng đọc báo cáo
Bạn cần biết rõ ai sẽ là người đọc báo cáo để có cách trình bày, cung cấp thông tin sao cho phù hợp nhất. Bạn có thể hỏi trực tiếp cấp trên xem họ cần những thông tin nào trong báo cáo, họ là người nhận cuối cùng hay sẽ nộp lên cho cấp cao hơn.
Hãy nhớ rằng báo cáo của bạn có thể không chỉ được gửi trực tiếp lên cho sếp, mà có khả năng còn được chuyển đến nhiều phòng ban khác nữa. Do đó, bạn cần phải biết người đọc báo cáo gồm những ai để có thể chọn lọc thông tin hợp lý.
6.2 Thu thập và sắp xếp thông tin hợp lý
Phần chính của bản báo cáo sẽ xoay quanh các thông tin về công việc, tiến độ hoàn thành, kết quả cụ thể,... Do đó, hãy dành thời gian thu thập các dữ liệu tài chính, số liệu quan trọng để viết báo cáo chi tiết hơn. Bạn cũng cần chú ý cách sắp xếp từ ngữ, thông tin đảm bảo logic để ai đọc báo cáo cũng có thể hiểu được.
6.3 Trình bày rõ ràng, ngắn gọn
Nội dung bản báo cáo của bạn cần tóm tắt được những nhiệm vụ đã thực hiện theo từng mốc thời gian, đồng thời đưa ra đánh giá ngắn gọn kết quả công việc đã làm. Tất cả cần phải được trình bày sao cho thật dễ hiểu, rõ ràng và súc tích với đầy đủ các thông tin cần thiết, giúp người đọc báo cáo nắm được toàn bộ tình hình.
6.4 Chú ý ngôn ngữ trình bày
Bản báo cáo công việc đôi khi không chỉ nộp lên cho cấp trên mà còn được dùng làm tài liệu trao đổi tiến độ công việc với đối tác, khách hàng. Do đó, nếu có thể bạn nên sử dụng từ ngữ phổ thông, dễ hiểu thay vì các thuật ngữ chuyên ngành. Ngoài ra, bạn cũng nên tránh dùng các từ hoa mỹ, khoa trương khi viết báo cáo.
6.5 Đảm bảo tính thời sự
Mẫu báo cáo công việc, đặc biệt trong lĩnh vực tài chính cần phải đảm bảo tính thời sự để giúp đưa ra quyết định, xử lý tình huống một cách hiệu quả. Nếu bạn nộp báo cáo chậm trễ, rất có thể hậu quả gây ra là hiệu quả kinh doanh và lợi ích tập thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Do đó, hãy cố gắng viết và nộp báo cáo đúng hạn nhé!
6.6 Bổ sung số liệu cần thiết
Việc đưa ra các số liệu, dẫn chứng sẽ giúp bản báo cáo của bạn trở nên đáng tin cậy và thuyết phục hơn, đặc biệt là đối với các mẫu báo cáo tài chính. Lưu ý bạn phải chắc chắn số liệu mình cung cấp là chính xác, khớp với thực tế. Với các sự kiện, bạn nên trích dẫn nguồn đầy đủ từ bài báo, phỏng vấn hay nghiên cứu, tài liệu tham khảo để giúp bài báo cáo của mình mang tính khách quan hơn.
6.7 Kiểm tra kỹ trước khi gửi
Trước khi gửi báo cáo cho cấp trên, bạn hãy check một lần nữa để đảm bảo hình thức trình bày đúng tiêu chuẩn, từ ngữ rõ ràng, mạch lạc. Nếu có thời gian, hãy nhờ đồng nghiệp hiệu đính bản báo cáo của bạn để chắc chắn không có lỗi chính tả hay lỗi trình bày. “Cẩn tắc vô áy náy”, việc rà soát lỗi, kiểm tra nội dung báo cáo trước khi nộp sẽ giúp bạn tránh được phiền toái hay hiểu lầm không đáng có.
7. Những lỗi thường gặp khi viết báo cáo công việc
7.1 Sai chính tả
Đây là một trong những lỗi thường gặp nhất đối với những người viết báo cáo. Bạn nên chú ý soát lại lỗi chính tả và sửa lại kịp thời vì chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể khiến người đọc đánh giá bạn là một người thiếu sự cẩn thận và chuyên nghiệp.
7.2 Lỗi định dạng
Lỗi định dạng thường xuất hiện trong các báo cáo có sử dụng các loại bảng biểu, sơ đồ, biểu đồ,... Bạn nên thống nhất một kiểu chữ, canh lề phù hợp, cũng như làm nổi bật các đầu mục và cách dòng sao cho dễ nhìn. Ngoài ra, việc viết hoa các chữ cái đầu dòng, đánh số thứ tự,... cũng cần phải được chú ý.
7.3 Quá nhiều thông tin không cần thiết
Bạn không nên trình bày bản báo cáo với quá nhiều thông tin thừa, lặp đi lặp lại mà không có điểm nổi bật. Hãy cố gắng chắt lọc các thông tin chính, quan trọng nhất để giúp người đọc nắm được vấn đề một cách nhanh chóng. Việc quá “tham” thông tin sẽ dễ khiến bản báo cáo của bạn trở nên lan man, dài dòng không cần thiết.
7.4 Nội dung thiếu chính xác
Đây là lỗi cực kỳ nghiêm trọng bạn tuyệt đối phải tránh trong quá trình viết báo cáo. Nhiều người cố lấp đầy các chỗ trống trong bản báo cáo để đủ độ dài bằng cách “bịa” thông tin thay vì sử dụng các loại biểu đồ, bảng biểu trực quan hóa số liệu.
Một bản báo cáo có nội dung sai lệch, thiếu chính xác hay mô tả công việc không đúng thực tế sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường như thất thoát ngân sách, chậm trễ tiến độ hoàn thành dự án,... ảnh hưởng đến cả một tập thể, tổ chức.
7.5 Chứa quá nhiều dữ liệu, thông số
Một bản báo cáo chứa quá nhiều dữ liệu, thông số,… chắc chắn sẽ khiến người đọc cảm thấy nhàm chán, thậm chí bỏ dở giữa chừng. Bạn nên ưu tiên chèn vào báo cáo những con số trọng tâm, thể hiện trực quan nhất kết quả công việc của mình.
7.6 Viết báo cáo quá ngắn
Cần tránh trình bày báo cáo dài dòng, lan man, nhưng nếu viết báo cáo quá ngắn, thiếu quá nhiều thông tin thì cũng không ổn. Bạn hãy cố gắng đưa các thông tin trọng tâm, nội dung quan trọng về công việc với độ dài vừa phải. Việc viết báo cáo qua loa, đại khái, không chỉn chu cũng là một biểu hiện của sự thiếu chuyên nghiệp.
Trên đây là bài hướng dẫn cách viết báo cáo công việc cụ thể của Tiếng Anh giao tiếp Langmaster dành cho những ai muốn cải thiện kỹ năng viết báo cáo của mình. Hy vọng những chia sẻ trong bài viết hữu ích và giúp các bạn có thể lập mẫu báo cáo công việc đúng yêu cầu và phản ánh hiệu quả quá trình làm việc nhé!
