HỒ SƠ NHẬN VIỆC GỒM NHỮNG GÌ? BỘ GIẤY TỜ ĐẦY ĐỦ

Chuẩn bị hồ sơ nhận việc đầy đủ giúp ứng viên hoàn tất thủ tục với doanh nghiệp nhanh chóng và hạn chế phải bổ sung nhiều lần. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết hồ sơ nhận việc gồm những gì, giấy tờ nào cần chứng thực hay cần lưu ý gì khi nộp cho HR. Bài viết dưới đây, Langmaster Careers sẽ giúp bạn tổng hợp các giấy tờ thường có trong hồ sơ nhận việc và cách chuẩn bị đúng, gọn, dễ kiểm tra. 

1. Hồ sơ nhận việc là gì và tại sao cần chuẩn bị chuẩn xác?

Hồ sơ nhận việc là tập hợp giấy tờ và thông tin mà người lao động cung cấp cho doanh nghiệp khi chính thức vào làm. Nếu hồ sơ xin việc chủ yếu phục vụ quá trình ứng tuyển, đánh giá năng lực và lựa chọn ứng viên thì hồ sơ nhận việc thiên về việc xác minh thông tin và hoàn thiện hồ sơ nhân sự sau tuyển dụng. 

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi:

• Hoàn thiện thông tin để ký hợp đồng lao động.
• Lập và lưu hồ sơ nhân sự.
• Xác minh bằng cấp, chuyên môn hoặc chứng chỉ nếu công việc yêu cầu.
• Thực hiện thủ tục bảo hiểm đối với người thuộc diện tham gia.
• Làm thẻ nhân viên, tài khoản lương và những thủ tục nội bộ khác.

>> Xem thêm: [TẶNG BẠN] 7+ MẪU TIN TUYỂN DỤNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ THU HÚT NHÂN TÀI

2. Danh mục giấy tờ thường có trong hồ sơ nhận việc

Tùy doanh nghiệp và vị trí công việc, yêu cầu hồ sơ nhận việc có thể khác nhau. Dưới đây là những giấy tờ thường được HR yêu cầu khi nhân viên mới làm thủ tục nhận việc:

Ứng viên nên ưu tiên checklist do HR gửi thay vì tự chuẩn bị toàn bộ giấy tờ, bởi mỗi doanh nghiệp có thể có quy định khác nhau về loại giấy tờ, số lượng bản sao và yêu cầu chứng thực.

>> Xem thêm: 5+ MẪU TIN TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN BÁN HÀNG BÙNG NỔ ĐƠN ỨNG TUYỂN

3. Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ nhận việc bị yêu cầu bổ sung

Nhiều ứng viên chỉ tập trung vào câu hỏi “hồ sơ nhận việc gồm những gì” mà bỏ qua bước rà soát trước khi nộp. Kết quả là ngày nhận việc phải đi lại nhiều lần để bổ sung giấy tờ.

Một số lỗi phổ biến cần tránh gồm:

• Cho rằng tất cả giấy tờ đều phải công chứng: Mỗi doanh nghiệp có yêu cầu khác nhau. Chỉ nên chứng thực những tài liệu HR thực sự yêu cầu.
• Dùng giấy khám sức khỏe quá cũ: Theo quy định hiện hành, giấy khám sức khỏe có giá trị 12 tháng kể từ ngày ký kết luận sức khỏe. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể đưa ra yêu cầu nội bộ về giấy được cấp gần hơn, do đó ứng viên vẫn nên kiểm tra checklist HR gửi. 
• Thông tin giữa các giấy tờ không thống nhất: Họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số căn cước hoặc trình độ cần được kiểm tra trước khi nộp.
• Thiếu chữ ký trên sơ yếu lý lịch hoặc đơn xin việc: Đặc biệt dễ xảy ra khi tải mẫu và điền trên máy.
• Viết tay bằng nhiều màu mực, tẩy xóa: Nếu phải điền hồ sơ giấy, nên dùng thống nhất mực xanh hoặc đen và viết rõ ràng. Các hướng dẫn hồ sơ tuyển dụng cũng thường khuyến nghị sử dụng một màu mực và hạn chế tẩy xóa.
• Nộp bản photo mờ, mất góc hoặc không đọc được thông tin: Đây là lỗi nhỏ nhưng khiến HR khó đối chiếu.
• Giao bản chính CCCD, bằng cấp cho doanh nghiệp giữ: Người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng và chứng chỉ của người lao động.

Đặc biệt, đừng lấy một bộ hồ sơ xin việc công nhân, hồ sơ dành cho cơ quan nhà nước hoặc checklist của một doanh nghiệp khác làm chuẩn tuyệt đối. Yêu cầu hồ sơ có thể thay đổi đáng kể theo ngành nghề, vị trí và quy trình quản trị nhân sự của từng công ty.

Nếu bạn đang trong quá trình tìm kiếm một vị trí phù hợp để bắt đầu hoặc phát triển sự nghiệp, có thể tham khảo các cơ hội tại Langmaster Careers. Bên cạnh đa dạng vị trí tuyển dụng, Langmaster chú trọng môi trường học tập liên tục, đào tạo năng lực và xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân sự.

Khám phá các vị trí đang tuyển dụng tại Langmaster Careers và lựa chọn cơ hội phù hợp với định hướng của bạn.

Chuẩn bị hồ sơ nhận việc đầy đủ, chính xác sẽ giúp bạn hoàn tất thủ tục với doanh nghiệp nhanh hơn và hạn chế phải bổ sung giấy tờ nhiều lần. Trước khi nộp, hãy kiểm tra kỹ checklist HR cung cấp, đối chiếu thông tin giữa các giấy tờ và chỉ chuẩn bị bản chứng thực khi thực sự được yêu cầu.