[GIẢI ĐÁP] LÀM HỒ SƠ XIN VIỆC CÓ CẦN VỀ QUÊ KHÔNG?

Bạn đang băn khoăn không biết làm hồ sơ xin việc có cần về quê không? Hay có thể thực hiện ngay tại nơi tạm trú để kịp tiến độ ứng tuyển? Đừng để khoảng cách địa lý trở thành rào cản ngăn bạn chạm tay đến công việc mơ ước!

Cùng Langmaster Careers khám phá ngay những quy định pháp lý mới nhất và hướng dẫn chi tiết cách hoàn thiện hồ sơ xin việc nhanh chóng, giúp bạn tự tin chinh phục nhà tuyển dụng ngay hôm nay!

1. Làm hồ sơ xin việc có cần về quê không? 

Trong bối cảnh thị trường lao động năng động như hiện nay, việc di chuyển giữa các tỉnh thành để tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp trở nên vô cùng phổ biến. Một trong những câu hỏi khiến nhiều ứng viên đau đầu chính là thủ tục hành chính khi chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển.

Theo các quy định hiện hành, bạn hoàn toàn có thể trút bỏ gánh nặng về khoảng cách địa lý bởi pháp luật đã tạo điều kiện tối đa cho người lao động thực hiện các thủ tục này tại nơi cư trú thực tế.

1.1. Giải đáp thắc mắc về nơi chứng thực hồ sơ

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực chữ ký và bản sao từ bản chính không còn phụ thuộc vào nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của người yêu cầu. Điều này đồng nghĩa với việc bạn không nhất thiết phải lặn lội về quê chỉ để xin một dấu xác nhận trên sơ yếu lý lịch hay các giấy tờ cá nhân khác.

Thay vì tốn thời gian và chi phí đi lại, bạn có thể lựa chọn một trong các địa điểm sau để hoàn thiện hồ sơ ứng tuyển:

• Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc phường nơi bạn đang sinh sống và làm việc thực tế.
• Phòng Tư pháp thuộc cấp Quận hoặc Huyện tại địa phương hiện tại.
• Các văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng đã được cấp phép hoạt động trên toàn quốc.

Đặc biệt, cơ quan thực hiện chứng thực không có quyền yêu cầu ứng viên phải xuất trình giấy xác nhận tạm trú hay sổ tạm trú. 

Bạn chỉ cần mang theo bản gốc của Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để cán bộ có thẩm quyền đối chiếu và xác minh danh tính trước khi đóng dấu.

1.2. Những loại giấy tờ có thể chứng thực tại nơi tạm trú

Việc nắm rõ danh mục các loại giấy tờ được phép chứng thực tại nơi tạm trú sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị. 

Hầu hết các thành phần quan trọng trong một bộ hồ sơ xin việc tiêu chuẩn đều có thể thực hiện xác nhận nhanh chóng tại địa phương bạn đang ở.

Các loại giấy tờ phổ biến bao gồm:

• Sơ yếu lý lịch tự thuật: Đây là thủ tục chứng thực chữ ký, người khai lý lịch sẽ thực hiện việc ký tên trực tiếp trước mặt cán bộ tư pháp hoặc công chứng viên. Sau khi kiểm tra tính hợp pháp, kết quả thường được trả ngay trong ngày hoặc vào ngày làm việc kế tiếp.
• Bản sao các giấy tờ tùy thân: Bạn có thể yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính cho Căn cước công dân, Hộ chiếu hay các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn. Lưu ý rằng các bản sao này thường được nhà tuyển dụng ưu tiên khi có thời hạn chứng thực trong vòng 6 tháng gần nhất.
• Đơn xin việc và các cam kết cá nhân: Tương tự như sơ yếu lý lịch, các văn bản này sẽ được chứng thực chữ ký nếu nội dung không vi phạm đạo đức xã hội hoặc các quy định pháp luật.

>>> XEM THÊM: CÁCH VIẾT HỒ SƠ XIN VIỆC SƠ YẾU LÝ LỊCH CHUẨN, CHI TIẾT

2. Quy trình làm hồ sơ xin việc tại nơi tạm trú nhanh chóng

Để quá trình chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm thời gian, ứng viên cần nắm vững quy trình làm việc với các cơ quan chức năng. 

Việc hiểu rõ nơi cần đến và những việc cần làm giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có, từ đó đẩy nhanh tiến độ nộp hồ sơ vào doanh nghiệp mơ ước.

2.1. Lựa chọn địa điểm chứng thực tối ưu cho ứng viên

Dù pháp luật quy định nhiều cơ quan có thẩm quyền tương đương, nhưng thực tế mỗi nơi lại có đặc thù về thời gian chờ đợi và quy trình tiếp nhận khác nhau. 

Tùy vào tính chất cấp bách của hồ sơ ứng tuyển, bạn có thể cân nhắc lựa chọn địa điểm phù hợp để tối ưu hóa công việc.

Dưới đây là kinh nghiệm giúp bạn lựa chọn nơi xác nhận hồ sơ hiệu quả nhất:

• Bộ phận một cửa tại UBND cấp xã hoặc phường: Đây là lựa chọn phổ biến và có mức phí thấp nhất. Sau khi thực hiện sáp nhập các đơn vị hành chính, các trụ sở UBND thường được đầu tư hiện đại hơn để xử lý khối lượng hồ sơ lớn. Bạn nên ưu tiên đi vào đầu giờ sáng để tránh việc phải xếp hàng lâu.
• Văn phòng công chứng tư nhân: Nếu bạn đang cần hoàn thiện hồ sơ gấp để kịp hạn nộp của nhà tuyển dụng, đây là phương án tối ưu. Các văn phòng này làm việc linh hoạt, giúp bạn nhận kết quả gần như ngay lập tức mà không phụ thuộc vào giờ hành chính cứng nhắc.
• Các tổ chức hành nghề công chứng chuyên nghiệp: Đây là nơi xử lý tốt các hồ sơ có yếu tố chuyên sâu. Nếu bộ hồ sơ của bạn bao gồm các chứng chỉ đào tạo quốc tế cần dịch thuật và xác nhận chữ ký người dịch, đây sẽ là điểm đến đảm bảo tính pháp lý cao nhất.

Việc xác định đúng nhu cầu và đặc điểm của từng cơ quan sẽ giúp bạn chủ động hơn, không còn lo lắng về việc chậm trễ tiến độ làm hồ sơ xin việc tại nơi tạm trú.

2.2. Các bước thực hiện chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch

Chứng thực chữ ký là thủ tục quan trọng nhất đối với bản sơ yếu lý lịch tự thuật trong hồ sơ ứng tuyển. Quy trình này không nhằm xác nhận nội dung bên trong đúng hay sai mà tập trung vào việc khẳng định chữ ký trong văn bản chính là của người yêu cầu. 

Để hoàn tất thủ tục này một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và giấy tờ tùy thân 

Trước khi đến cơ quan có thẩm quyền, bạn cần chuẩn bị sẵn các loại giấy tờ cốt lõi:

• Bản chính của các giấy tờ xác định danh tính như Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
• Sơ yếu lý lịch đã được điền đầy đủ, chính xác các thông tin cá nhân và nhân thân. Lưu ý quan trọng là bạn tuyệt đối không được ký tên vào mục "Người khai ký tên" trước khi gặp cán bộ chứng thực.

Bước 2: Xuất trình hồ sơ và kiểm tra tính minh mẫn 

Tại trụ sở UBND hoặc Văn phòng công chứng, bạn sẽ trình bày yêu cầu và xuất trình các giấy tờ đã chuẩn bị.

Cán bộ tư pháp hoặc công chứng viên sẽ tiến hành đối chiếu ảnh và thông tin trên giấy tờ tùy thân với người đang đứng trước mặt.

Đồng thời, người thực hiện chứng thực sẽ đánh giá cảm quan về trạng thái tinh thần của ứng viên. 

Bạn cần đảm bảo bản thân đang trong trạng thái minh mẫn, nhận thức tốt và hoàn toàn làm chủ được hành vi của mình. Nếu cán bộ phát hiện người yêu cầu có dấu hiệu không tỉnh táo hoặc bị ép buộc, yêu cầu chứng thực sẽ bị từ chối ngay lập tức.

Bước 3: Thực hiện ký tên và đóng dấu xác nhận 

Sau khi các thông tin đã khớp, cán bộ sẽ yêu cầu bạn thực hiện ký tên:

• Bạn ký trực tiếp vào sơ yếu lý lịch trước sự chứng kiến của người thực hiện chứng thực.
• Cán bộ sẽ ghi lời chứng theo mẫu quy định của pháp luật, ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

Cuối cùng, thông tin của bạn sẽ được ghi vào sổ chứng thực để lưu trữ. Thông thường, quy trình này diễn ra rất nhanh và bạn có thể nhận lại hồ sơ ngay sau khi hoàn tất thủ tục.

>>> XEM THÊM: Hồ sơ xin việc cần những gì? Tất cả những điều bạn cần biết

2.3. Lệ phí chứng thực hồ sơ ứng tuyển hiện nay

Nắm rõ mức phí giúp bạn chủ động hơn khi đến các cơ quan công quyền. Theo quy định hiện hành năm 2025, mức phí chứng thực được niêm yết công khai và rất hợp lý đối với người lao động.

Các khoản phí cơ bản bạn cần chuẩn bị bao gồm:

• Phí chứng thực chữ ký: Áp dụng cho sơ yếu lý lịch và đơn xin việc. Mức thu là 10.000 VNĐ/trường hợp (một trường hợp bao gồm một hoặc nhiều chữ ký trên cùng một văn bản).
• Phí chứng thực bản sao: Áp dụng cho sao y CCCD, bằng cấp. Mức phí là 2.000 VNĐ/trang cho 2 trang đầu. Từ trang thứ 3 trở đi là 1.000 VNĐ/trang, tối đa không quá 200.000 VNĐ/bản.
• Phí dịch vụ công chứng tư: Nếu làm tại văn phòng công chứng vào ngày nghỉ hoặc ngoài giờ, bạn có thể trả thêm phí dịch vụ theo thỏa thuận nhưng không quá cao so với khung quy định.

3. Những lưu ý quan trọng để hồ sơ xin việc luôn hợp lệ

Một bộ hồ sơ xin việc dù đầy đủ thông tin nhưng nếu thiếu đi tính pháp lý sẽ rất dễ bị nhà tuyển dụng loại bỏ ngay từ vòng sơ loại. Để đảm bảo mọi giấy tờ đều hợp lệ, bạn cần đặc biệt lưu ý đến thời hạn và các quy định về năng lực hành vi dân sự.

3.1. Thời điểm công chứng và tính pháp lý của ngày tháng năm

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều yêu cầu hồ sơ ứng tuyển phải được chứng thực trong vòng 6 tháng gần nhất. Việc sử dụng giấy tờ quá cũ không chỉ khiến hồ sơ bị từ chối mà còn làm giảm sự chuyên nghiệp của bạn.

Các quy tắc về thời gian bạn cần ghi nhớ:

• Ưu tiên thực hiện chứng thực trong khoảng từ 3 đến 6 tháng trước khi nộp hồ sơ để đảm bảo thông tin nhân thân vẫn còn tính cập nhật.
• Ngày, tháng, năm trên lời chứng của cán bộ phải hoàn toàn chính xác, trùng khớp với thời điểm bạn ký tên thực tế.
• Mọi thông tin trong sơ yếu lý lịch phải được điền đầy đủ trước khi thực hiện chứng thực chữ ký, tránh việc để trống các mục quan trọng.

3.2. Điều kiện về năng lực hành vi dân sự khi yêu cầu công chứng.

Để đảm bảo tính chịu trách nhiệm trước pháp luật, người đi làm hồ sơ xin việc phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về năng lực hành vi theo Bộ luật Dân sự 2015.

Cụ thể, bạn cần lưu ý:

• Người yêu cầu chứng thực phải từ đủ 18 tuổi trở lên và ở trạng thái tinh thần minh mẫn.
• Cán bộ tư pháp sẽ kiểm tra trực tiếp khả năng nhận thức và làm chủ hành vi của bạn tại thời điểm ký.
• Các trường hợp bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự sẽ không được phép tự mình thực hiện các thủ tục chứng thực này.

3.3. Các trường hợp hồ sơ bị từ chối chứng thực cần tránh.

Để không mất thời gian đi lại nhiều lần, bạn nên chủ động kiểm tra hồ sơ để tránh rơi vào các trường hợp bị cơ quan chức năng từ chối.

Các lỗi phổ biến bao gồm:

• Thông tin sai sự thật: Nội dung trong sơ yếu lý lịch không trùng khớp với thực tế hoặc có dấu hiệu gian lận.
• Thiếu giấy tờ gốc: Không xuất trình được bản chính CCCD/Hộ chiếu hợp lệ để đối chiếu.
• Giấy tờ không đạt chuẩn: Bản viết tay bị mờ, chữ quá xấu không đọc được hoặc giấy tờ có dấu hiệu bị tẩy xóa, sửa chữa trái phép.
• Hết hạn sử dụng: Giấy tờ tùy thân dùng để đối chiếu đã hết hạn hoặc bị hư hỏng nặng (mất góc, nhòe ảnh).

>>> XEM THÊM: CÁCH VIẾT BÌA HỒ SƠ XIN VIỆC “CHUẨN – ĐẸP – GHI ĐIỂM” NHÀ TUYỂN DỤNG

4. Bí quyết giúp bộ hồ sơ xin việc ghi điểm với nhà tuyển dụng

Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý, hình thức và cách trình bày hồ sơ đóng vai trò quyết định ấn tượng đầu tiên của bạn. Một bộ hồ sơ chỉn chu thể hiện năng lực và cho thấy thái độ tôn trọng của bạn đối với cơ hội nghề nghiệp.

4.1. Cách chuẩn bị các thành phần trong hồ sơ ứng tuyển chuyên nghiệp

Để tạo sự khác biệt giữa hàng trăm ứng viên, bạn nên chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất trong các loại giấy tờ sau:

• Đơn xin việc: Thay vì dùng mẫu có sẵn khô khan, bạn nên viết tay hoặc đánh máy một bản riêng, tập trung vào việc giải quyết bài toán của doanh nghiệp và lý do bạn là mảnh ghép phù hợp nhất.
• Sơ yếu lý lịch khoa học (CV): Trình bày ngắn gọn, tập trung vào kết quả công việc (con số, thành tích) thay vì chỉ liệt kê nhiệm vụ. Đảm bảo bố cục thoáng đãng, dễ đọc trên cả máy tính và điện thoại.
• Giấy khám sức khỏe: Nên chọn khám tại các bệnh viện uy tín và đảm bảo giấy tờ sạch sẽ, không bị nhàu nát.
• Ảnh thẻ: Sử dụng ảnh chụp nghiêm túc, trang phục lịch sự và thần thái tự tin. Đây chính là "gương mặt đại diện" đầu tiên tiếp xúc với nhà tuyển dụng.

4.2. Tầm quan trọng của tính trung thực trong sơ yếu lý lịch.

Tính chính trực là một trong những giá trị cốt lõi hàng đầu mà các doanh nghiệp hiện đại tìm kiếm. Việc kê khai thông tin chính xác không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là nền tảng để xây dựng sự nghiệp bền vững.

• Xây dựng lòng tin: Thông tin về bằng cấp, kinh nghiệm và kỹ năng cần được kê khai trung thực. Nhà tuyển dụng có rất nhiều cách để xác minh (Reference check), vì vậy bất kỳ sự gian lận nào cũng có thể khiến bạn mất cơ hội vĩnh viễn.
• Tự tin khi phỏng vấn: Khi bạn viết đúng những gì mình có, bạn sẽ rất tự tin khi trả lời các câu hỏi chuyên sâu từ phía hội đồng tuyển dụng.
• Đánh giá đúng năng lực: Sự trung thực giúp doanh nghiệp sắp xếp bạn vào đúng vị trí phù hợp nhất với khả năng, giúp bạn phát triển lộ trình sự nghiệp một cách thuận lợi.

Hy vọng những giải đáp trên đã giúp bạn gạt bỏ nỗi lo về việc làm hồ sơ xin việc có cần về quê không và tự tin hơn trong quá trình chuẩn bị hành trang sự nghiệp. Việc nắm vững các quy định pháp lý và chuẩn bị một bộ hồ sơ chỉn chu chính là chìa khóa đầu tiên mở ra cánh cửa thành công tại các doanh nghiệp lớn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc không chỉ dừng lại ở một công việc chuyên môn mà còn là nơi để bứt phá giới hạn bản thân, hãy gia nhập đội ngũ của chúng tôi. Học tiếng Anh Langmaster (thuộc hệ sinh thái HBR Holdings) luôn trải thảm đỏ đón nhân tài với văn hóa học tập trọn đời đặc sắc:

• Cơ hội học hỏi và được đào tạo bài bản các kiến thức chuyên sâu, hiện đại nhất về tư duy, kỹ năng quản trị, Sales và Marketing.
• Làm việc trực tiếp cùng các chuyên gia dày dạn kinh nghiệm như TS. Lê Thẩm Dương, TS. Alok Bharadwaj, Ths. Phạm Thu Thủy.
• Văn hóa học tập là "đặc sản" với mức tài trợ đào tạo nội bộ lên đến 100%, giúp nhân sự nâng cao năng lực và chuyển hóa cuộc đời.
• Chính sách lương thưởng xứng đáng, lộ trình thăng tiến rõ ràng để mỗi thành viên đều trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình.
• Môi trường năng động, chuyên nghiệp, nơi kỷ luật là sức mạnh và sự chính trực luôn được đặt lên hàng đầu.

HÃY CÙNG LANGMASTER CAREERS BỨT PHÁ CON ĐƯỜNG PHÁT TRIỂN SỰ NGHIỆP NGAY HÔM NAY! ỨNG TUYỂN NGAY TẠI LANGMASTER CAREERS!