HƯỚNG DẪN XIN GIẤY XÁC NHẬN HẠNH KIỂM TRONG HỒ SƠ XIN VIỆC CHI TIẾT

Khi chuẩn bị hồ sơ xin việc, chắc hẳn bạn đã từng băn khoăn về sự cần thiết và thủ tục lấy giấy xác nhận hạnh kiểm trong hồ sơ xin việc? Đây là giấy tờ quan trọng, phản ánh đạo đức và lối sống của ứng viên trong quá khứ.

Đừng lo lắng! Cùng Langmaster Careers khám phá toàn bộ quy trình, mẫu đơn mới nhất và giải đáp các thắc mắc liên quan để bạn hoàn thiện hồ sơ một cách nhanh chóng, chuẩn xác nhất!

1. Giấy xác nhận hạnh kiểm dùng để làm gì?

Giấy xác nhận hạnh kiểm là một văn bản thường được sử dụng trong thực tiễn hành chính và tuyển dụng, dù tên gọi này hiện chưa được quy định chính thức trong hệ thống pháp luật. Đây là văn bản do Công an cấp xã/phường/thị trấn tại nơi cư trú cấp, nhằm xác nhận về nhân thân và mức độ tuân thủ pháp luật của một công dân tại địa bàn đó.

Loại giấy tờ này mang lại nhiều giá trị, cụ thể là:

• Chứng minh đạo đức và lối sống: Giá trị cốt lõi của giấy xác nhận hạnh kiểm là chứng thực cá nhân không vi phạm pháp luật, không có tiền án, tiền sự và có hạnh kiểm tốt trong thời gian sinh sống tại địa phương.
• Tiêu chí đánh giá trong tuyển dụng: Nhiều doanh nghiệp và tổ chức, nhất là với các vị trí yêu cầu sự minh bạch và tin cậy cao như giáo viên, nhân viên tài chính hoặc quản lý, thường yêu cầu bổ sung giấy này. Đây là cơ sở để họ đánh giá phẩm chất và sự phù hợp về mặt đạo đức của ứng viên trước khi tiến hành ký kết hợp đồng.
• Phục vụ thủ tục quốc tế: Bên cạnh tuyển dụng, giấy xác nhận hạnh kiểm còn là một thành phần hồ sơ cần thiết để hoàn thiện các thủ tục liên quan đến du học, định cư hoặc xuất khẩu lao động tại nhiều quốc gia.

Giấy xác nhận hạnh kiểm vì thế trở thành bằng chứng quan trọng, giúp cá nhân tạo dựng sự tin tưởng và mở rộng cơ hội trong sự nghiệp cũng như cuộc sống.

2. Giấy xác nhận hạnh kiểm xin việc làm có bắt buộc nộp không?

Đây là mối bận tâm hàng đầu của ứng viên khi chuẩn bị hồ sơ: liệu giấy xác nhận hạnh kiểm có phải là giấy tờ không thể thiếu theo quy định pháp luật hay không?

Theo Khoản 2, Điều 16 Bộ luật Lao động 2019, khi giao kết hợp đồng lao động, người lao động có nghĩa vụ cung cấp thông tin trung thực về:

• Các thông tin cá nhân cơ bản (họ tên, ngày sinh, nơi cư trú, trình độ chuyên môn).
• Xác nhận tình trạng sức khỏe.
• Vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.

Từ quy định trên, có thể khẳng định:

Giấy xác nhận hạnh kiểm không nằm trong danh mục các giấy tờ bắt buộc phải có theo quy định chung của Bộ luật Lao động.

Tuy nhiên, giấy xác nhận hạnh kiểm sẽ trở thành bắt buộc khi:

1. Có yêu cầu từ nhà tuyển dụng: Nếu người sử dụng lao động, dựa trên tính chất công việc hoặc chính sách nội bộ, yêu cầu ứng viên cung cấp loại giấy tờ này, thì người lao động cần phải bổ sung để hoàn tất thủ tục ứng tuyển.
2. Tính chất công việc đặc thù: Các vị trí công việc đặc biệt nhạy cảm, đòi hỏi sự trung thực tuyệt đối và lý lịch trong sạch (như làm việc với trẻ em, quản lý tài chính cấp cao, hoặc các vị trí liên quan đến an ninh) thường yêu cầu giấy xác nhận hạnh kiểm hoặc thậm chí là Phiếu Lý lịch tư pháp.

Ứng viên cần lưu ý đọc kỹ thông báo tuyển dụng hoặc chủ động hỏi bộ phận tuyển dụng để nắm rõ yêu cầu cụ thể, giúp quá trình chuẩn bị hồ sơ diễn ra suôn sẻ nhất.

>>> XEM THÊM: CÁCH VIẾT HỒ SƠ XIN VIỆC SƠ YẾU LÝ LỊCH CHUẨN, CHI TIẾT

3. Hướng dẫn chi tiết thủ tục xin giấy xác nhận hạnh kiểm

Sau khi xác định được sự cần thiết của giấy xác nhận hạnh kiểm, việc nắm rõ quy trình và thủ tục là điều kiện tiên quyết để ứng viên có thể hoàn tất hồ sơ một cách nhanh chóng, tránh mất thời gian.

3.1. Xin giấy xác nhận hạnh kiểm ở đâu?

Vì Giấy xác nhận hạnh kiểm không phải là thủ tục được chuẩn hóa bằng văn bản luật, cơ quan có thẩm quyền cấp phát chủ yếu là cơ quan quản lý nhân hộ khẩu tại địa phương.

Cụ thể, bạn có thể xin giấy xác nhận hạnh kiểm tại Công an cấp xã/phường/thị trấn nơi bạn đang:

• Thường trú (theo Sổ hộ khẩu hoặc thông tin cư trú trên hệ thống).
• Hoặc Tạm trú (nếu bạn đã đăng ký tạm trú).

Thủ tục cơ bản để xin xác nhận:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Gồm có Đơn xin xác nhận hạnh kiểm (theo mẫu của địa phương hoặc mẫu tham khảo) và bản sao kèm bản gốc để đối chiếu của Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân còn hiệu lực.
2. Nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp tại trụ sở Công an cấp xã/phường/thị trấn.
3. Xác minh và trả kết quả: Cơ quan Công an sẽ tiến hành xác minh thông tin về việc chấp hành pháp luật của bạn trong thời gian cư trú tại địa phương, sau đó đóng dấu và ký xác nhận.

Lưu ý: Vì quy trình có thể khác nhau giữa các địa phương, bạn nên liên hệ trước với cơ quan Công an cấp xã nơi mình cư trú để hỏi rõ về mẫu đơn và các giấy tờ cần thiết đi kèm.

3.2. Mẫu đơn xin xác nhận hạnh kiểm mới nhất và hướng dẫn cách ghi

Đơn xin giấy xác nhận hạnh kiểm là văn bản pháp lý mà cá nhân gửi đến cơ quan có thẩm quyền để đề nghị xác nhận về nhân thân. Dù mẫu đơn có thể thay đổi tùy thuộc vào từng địa phương, các nội dung cốt lõi sau cần được đảm bảo chính xác:

Hướng dẫn cách ghi chi tiết:

• Kính gửi: Ghi rõ tên cơ quan Công an Phường/Xã nơi bạn đang nộp đơn (Ví dụ: Kính gửi: Công an Phường X, Quận Y, Thành phố Z).
• Thông tin cá nhân: Điền đầy đủ, chính xác các thông tin như Họ tên, Ngày tháng năm sinh, Giới tính, Quê quán, Dân tộc. Thông tin này cần trùng khớp với giấy tờ tùy thân.
• Địa chỉ cư trú: Ghi rõ địa chỉ Thường trú và Tạm trú (nếu có) để cơ quan công an dễ dàng xác minh.
• Lý do xin xác nhận: Trình bày rõ ràng mục đích (Ví dụ: Để bổ sung hồ sơ xin việc làm).
• Phần cam kết: Cá nhân làm đơn thường cần cam kết về việc không vi phạm pháp luật, không có tiền án, tiền sự trong suốt quá trình sinh sống tại địa phương.
• Ký và ghi rõ họ tên: Người làm đơn cần ký tên và ghi rõ họ tên ở cuối đơn để hoàn tất thủ tục.

Mẫu Đơn xin xác nhận hạnh kiểm (Tham Khảo)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN XIN XÁC NHẬN HẠNH KIỂM

Kính gửi: Công an Phường/Xã: ..............................................................................

Tỉnh/Thành phố: ...........................................................................................................

Tôi tên là: .........................................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: .................................... Giới tính: .....................................

Nơi sinh: ...........................................................................................................................

Dân tộc: ............................................. Tôn giáo: ..........................................................

Quê quán: ........................................................................................................................

Địa chỉ thường trú: .......................................................................................................

Địa chỉ tạm trú (nếu có): ............................................................................................. 

Số Căn cước công dân/CMND/Hộ chiếu: ............................................................

Cấp ngày: ............................................. Tại: ....................................................................

Tôi làm đơn này kính đề nghị Công an Phường/Xã [Tên Phường/Xã] xác nhận về hạnh kiểm của tôi. Trong suốt quá trình sinh sống, học tập và làm việc từ trước đến nay, bản thân tôi cam đoan không vi phạm pháp luật, không có tiền án, tiền sự, và chấp hành tốt các quy định của địa phương.

Lý do xin xác nhận: [Ghi rõ mục đích, ví dụ: Để bổ sung hồ sơ xin việc làm]

Xin trân trọng cảm ơn!

................., ngày......tháng.......năm.......

>>> XEM THÊM: TRÌNH ĐỘ VĂN HÓA LÀ GÌ? CÁCH GHI TRÌNH ĐỘ CHUẨN TRONG SƠ YẾU LÝ LỊCH

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc chuẩn chỉnh, bao gồm cả giấy xác nhận hạnh kiểm, thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đề cao sự phát triển cá nhân và liên tục học hỏi, Học tiếng Anh Langmaster chính là nơi bạn thuộc về.

Tại hệ sinh thái của HBR Holdings, Langmaster luôn coi trọng và đầu tư vào nguồn nhân lực. Chúng tôi tin rằng, đầu tư vào bản thân là khoản đầu tư có lãi nhất. Khi gia nhập đội ngũ Langmaster, bạn sẽ được trải nghiệm một môi trường làm việc năng động và nhận được những đặc quyền phát triển hiếm có:

• Văn hóa học tập trọn đời (Learning Culture): Bạn được tài trợ 100% để tham gia các khóa đào tạo nội bộ chuyên sâu về tư duy, kỹ năng mềm, Sales – Marketing và các kiến thức quản trị doanh nghiệp. Trung bình, mỗi nhân viên được học hơn 10 khóa/năm.
• Cơ hội phát triển vượt giới hạn: Chúng tôi tạo điều kiện để bạn tham gia các công việc thử thách, cùng đội nhóm giải quyết vấn đề thực tế, từ đó nhanh chóng trở thành các Leader trẻ, quản lý cấp cao trong tương lai.
• Môi trường chuyên nghiệp, kết nối: Làm việc cùng đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm (IELTS 7.0+), các chuyên gia hàng đầu trong ngành giáo dục và marketing, giúp bạn nâng cao năng lực chuyên môn không ngừng.

Chúng tôi cam kết xây dựng chính sách lương và khen thưởng xứng đáng, đảm bảo mọi nỗ lực và đóng góp của bạn đều được đền đáp.

LANGMASTER TRẢI THẢM ĐỎ, ĐÓN NHÂN TÀI! HÃY GIA NHẬP ĐỘI NGŨ CHUYÊN NGHIỆP CỦA CHÚNG TÔI NGAY HÔM NAY!

4. Giải đáp các thắc mắc liên quan đến giấy xác nhận hạnh kiểm trong hồ sơ xin việc

Việc chuẩn bị giấy xác nhận hạnh kiểm thường gây ra nhiều băn khoăn về tính pháp lý và các thủ tục thay thế. Dưới đây là giải đáp cho những câu hỏi thường gặp nhất.

4.1 Có được dùng Lý lịch tư pháp thay giấy xác nhận hạnh kiểm không?

Giấy xác nhận hạnh kiểm và Phiếu Lý lịch tư pháp là hai loại giấy tờ có sự khác biệt rõ rệt về cơ quan cấp và phạm vi xác nhận.

Giấy xác nhận hạnh kiểm do Công an cấp xã/phường cấp, xác nhận về hạnh kiểm và sự tuân thủ pháp luật tại địa phương cư trú. Trong khi đó, Phiếu Lý lịch tư pháp có tính pháp lý cao hơn vì được quy định chặt chẽ bằng luật, do Sở Tư pháp cấp, xác nhận về án tích và các lệnh cấm đảm nhiệm chức vụ.

Về việc thay thế:

Trong trường hợp Công an cấp xã từ chối cấp Giấy xác nhận hạnh kiểm, hoặc để tăng cường tính minh bạch, Phiếu Lý lịch tư pháp hoàn toàn có thể được sử dụng để thay thế và có giá trị pháp lý cao hơn trong hồ sơ xin việc. 

Phiếu này có giá trị chứng minh cá nhân không có án tích, bao quát cả yêu cầu về đạo đức và sự tuân thủ pháp luật. Vì vậy, bạn nên thỏa thuận với nhà tuyển dụng về việc nộp Phiếu Lý lịch tư pháp để hoàn thiện hồ sơ.

>>> XEM THÊM: GHI ĐIỂM TRONG 5s VỚI MẪU GIỚI THIỆU BẢN THÂN TRONG CV ẤN TƯỢNG

4.2 Nếu Công an xã nơi cư trú từ chối cấp Giấy xác nhận hạnh kiểm cần làm gì?

Thực tế, việc Công an cấp xã/phường từ chối cấp xác nhận hạnh kiểm có thể xảy ra do nhiều lý do. Nếu rơi vào tình huống này, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Kiểm tra lý do từ chối: Nếu lý do liên quan đến các vi phạm pháp luật trong quá khứ, hãy xác định liệu vi phạm đó đã được xóa án tích hay chưa.
• Thỏa thuận sử dụng Lý lịch tư pháp: Đây là giải pháp thực tế và hiệu quả nhất. Bạn nên trao đổi với nhà tuyển dụng để đề xuất sử dụng Phiếu Lý lịch tư pháp để thay thế. Phiếu Lý lịch tư pháp là giấy tờ có tính pháp lý cao, giúp nhà tuyển dụng có căn cứ tin cậy hơn.

4.3 Ai có thẩm quyền chứng thực các giấy tờ trong hồ sơ xin việc?

Hồ sơ xin việc thường yêu cầu nộp bản sao có chứng thực các giấy tờ như Căn cước công dân, bằng cấp, chứng chỉ. Theo quy định, bạn có thể thực hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính tại các cơ quan sau:

• Phòng Tư pháp: Thuộc Ủy ban nhân dân các đơn vị hành chính quản lý cấp trên cấp xã (ví dụ: cấp quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh/thành phố trung ương).
• Ủy ban nhân dân cấp xã: Bao gồm xã, phường, thị trấn.
• Công chứng viên: Tại các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng).

Giấy xác nhận hạnh kiểm trong hồ sơ xin việc là một chi tiết nhỏ nhưng có thể quyết định sự chuyên nghiệp và uy tín của bạn trong mắt nhà tuyển dụng. Việc nắm vững thủ tục, địa điểm xin xác nhận, cũng như các giải pháp thay thế bằng Lý lịch tư pháp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ luôn hoàn chỉnh nhất.

Langmaster Careers hy vọng rằng qua bài viết hướng dẫn chi tiết từ A đến Z này, bạn đã có thêm kiến thức vững vàng để tự tin chinh phục mọi yêu cầu hồ sơ và nắm bắt cơ hội nghề nghiệp mà mình mong muốn!