MULTITASKING LÀ GÌ? CÁCH XỬ LÝ NHIỀU CÔNG VIỆC MÀ KHÔNG GIẢM HIỆU SUẤT

Multitasking thường được xem là khả năng xử lý nhiều việc cùng lúc, nhưng trên thực tế, cách làm này không phải lúc nào cũng giúp bạn làm việc nhanh hơn. Nếu liên tục chuyển sự chú ý giữa nhiều nhiệm vụ, hiệu suất và chất lượng công việc có thể bị ảnh hưởng. 

Bài viết dưới đây Langmaster Careers sẽ giúp bạn hiểu rõ Multitasking là gì, khi nào nên áp dụng và cách xử lý nhiều công việc mà vẫn duy trì sự tập trung, hạn chế quá tải. 

1. Multitasking là gì?

Multitasking là cách làm việc trong đó một người xử lý nhiều nhiệm vụ trong cùng một khoảng thời gian. Trong môi trường công việc, điều này thường xuất hiện khi bạn vừa làm nhiệm vụ chính, vừa phản hồi tin nhắn, email hoặc chuyển liên tục giữa nhiều đầu việc.

1.1. Khái niệm Multitasking trong môi trường làm việc 

Multitasking có thể hiểu là làm nhiều việc cùng lúc hoặc xử lý nhiều nhiệm vụ gần như đồng thời. Tuy nhiên, với những công việc đòi hỏi suy nghĩ và tập trung cao, chúng ta thường không thực sự xử lý tất cả cùng một lúc mà liên tục chuyển sự chú ý từ việc này sang việc khác.

Vì vậy, Multitasking không nên được hiểu đơn giản là “làm càng nhiều việc càng tốt”. Hiệu quả của cách làm này còn phụ thuộc vào mức độ phức tạp của từng nhiệm vụ và khả năng sắp xếp công việc.

1.2. Ví dụ thực tế về làm nhiều việc cùng lúc 

Multitasking xuất hiện khá phổ biến trong môi trường công sở, chẳng hạn:

• Vừa tham gia họp vừa trả lời email.
• Viết báo cáo nhưng liên tục kiểm tra tin nhắn công việc.
• Vừa gọi điện cho khách hàng vừa cập nhật thông tin vào hệ thống.
• Theo dõi nhiều nhóm trao đổi trong khi đang xử lý một nhiệm vụ khác.
• Nghe một nội dung đơn giản trong lúc thực hiện công việc mang tính lặp lại.

Không phải trường hợp nào cũng gây ảnh hưởng tiêu cực. Nếu một nhiệm vụ gần như tự động hoặc không cần nhiều sự tập trung, việc kết hợp có thể giúp tận dụng thời gian tốt hơn. Ngược lại, nếu cả hai việc đều cần tư duy sâu, khả năng sai sót và mất tập trung thường cao hơn.

1.3. Phân biệt Multitasking và Task Switching

Multitasking thường bị nhầm với Task Switching, tức là chuyển đổi liên tục giữa các công việc. Hai khái niệm này có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau.

Trong thực tế, nhiều trường hợp được gọi là Multitasking lại gần với Task Switching hơn. Khi liên tục chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, bạn phải mất thêm thời gian để lấy lại mạch suy nghĩ và xác định mình đang làm đến đâu.

Vì vậy, điều quan trọng không phải là cố làm nhiều việc cùng lúc, mà là nhận biết nhiệm vụ nào có thể kết hợp và nhiệm vụ nào cần tập trung riêng biệt.

2. Multitasking có thực sự giúp tăng hiệu suất công việc 

Multitasking có thể giúp xử lý công việc linh hoạt hơn trong một số tình huống, nhưng không đồng nghĩa với việc làm càng nhiều việc cùng lúc thì hiệu suất càng cao. Hiệu quả phụ thuộc vào tính chất nhiệm vụ, mức độ tập trung cần thiết và tần suất bạn phải chuyển sự chú ý giữa các công việc.

2.1. Tác động tích cực khi áp dụng đúng cách 

Khi các nhiệm vụ tương đối đơn giản, quen thuộc hoặc không cùng đòi hỏi mức độ tập trung cao, Multitasking có thể mang lại một số lợi ích:

• Tận dụng thời gian chờ để giải quyết những việc nhỏ thay vì để công việc tồn đọng.
• Xử lý linh hoạt các yêu cầu phát sinh trong quá trình làm việc.
• Kết hợp những nhiệm vụ đơn giản, có tính lặp lại để sử dụng thời gian hợp lý hơn.
• Thích nghi tốt hơn với những vị trí thường xuyên phải theo dõi và phối hợp nhiều đầu việc.

Ví dụ, một nhân viên có thể tranh thủ kiểm tra lịch làm việc trong lúc chờ hệ thống xuất báo cáo. Hai nhiệm vụ không cùng yêu cầu sự tập trung cao nên việc kết hợp ít gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc chính.

Điểm quan trọng là Multitasking chỉ phát huy lợi ích khi bạn lựa chọn đúng những nhiệm vụ có thể kết hợp, thay vì cố xử lý đồng thời mọi công việc.

2.2. Những tác hại tiềm ẩn của thói quen đa nhiệm 

Multitasking dễ phản tác dụng khi nhiều nhiệm vụ cùng yêu cầu tư duy, ghi nhớ và xử lý thông tin. Việc liên tục phân tán sự chú ý có thể dẫn đến:

• Khó duy trì sự tập trung trong thời gian dài.
• Dễ bỏ sót thông tin hoặc mắc lỗi khi thực hiện.
• Mất nhiều thời gian để quay lại mạch công việc đang dang dở.
• Chất lượng kết quả có thể giảm khi sự chú ý bị chia nhỏ.
• Khó xác định công việc nào cần ưu tiên hoàn thành trước.
• Dễ rơi vào trạng thái bận rộn liên tục nhưng số nhiệm vụ thực sự hoàn thành không tương xứng.

Chẳng hạn, khi đang phân tích số liệu mà liên tục dừng lại để trả lời tin nhắn, bạn có thể phải kiểm tra lại dữ liệu nhiều lần để nhớ mình đã xử lý đến đâu. Thời gian tưởng như tiết kiệm được từ việc “tranh thủ” trả lời tin nhắn có thể bị mất ở quá trình lấy lại sự tập trung.

2.3. Giải mã hiện tượng càng Multitasking càng tốn thời gian 

Một nguyên nhân khiến Multitasking có thể làm công việc kéo dài là bạn đang thực hiện Task Switching – chuyển đổi giữa các nhiệm vụ – quá thường xuyên.

Hãy hình dung bạn đang viết một báo cáo và nhận được tin nhắn cần xử lý. Quá trình có thể diễn ra như sau:

Viết báo cáo → dừng lại → đọc tin nhắn → tìm thông tin để phản hồi → trả lời → quay lại báo cáo → nhớ lại nội dung đang xử lý → tiếp tục viết.

Nếu quá trình này chỉ xảy ra một lần, ảnh hưởng có thể không đáng kể. Nhưng khi lặp lại nhiều lần trong ngày, mỗi lần chuyển đổi đều làm gián đoạn mạch công việc và khiến bạn phải tái định hướng sự chú ý.

Do đó, vấn đề không nằm ở số lượng công việc bạn đang phụ trách, mà ở cách bạn xử lý chúng. Thay vì liên tục chuyển qua lại giữa nhiều nhiệm vụ, hãy xác định việc nào có thể kết hợp và việc nào cần một khoảng thời gian tập trung riêng. Điều này đặc biệt quan trọng với các nhiệm vụ như phân tích dữ liệu, lập kế hoạch, viết báo cáo hoặc xử lý thông tin cần độ chính xác cao.

3. Thời điểm nên và không nên áp dụng Multitasking 

Multitasking không phù hợp với mọi loại công việc. Thay vì cố gắng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc, bạn nên dựa vào mức độ phức tạp, yêu cầu tập trung và khả năng xảy ra sai sót để quyết định nên kết hợp hay tập trung vào từng việc. 

3.1. Các nhóm công việc có thể kết hợp xử lý 

Multitasking phù hợp hơn khi ít nhất một trong các nhiệm vụ mang tính đơn giản, quen thuộc hoặc không đòi hỏi nhiều sự tập trung. Một số trường hợp có thể cân nhắc kết hợp gồm:

• Thực hiện một công việc quen thuộc trong lúc chờ hệ thống xử lý dữ liệu hoặc tải tệp.
• Nghe podcast, bản tin hoặc nội dung không cần ghi nhớ sâu trong khi di chuyển.
• Kiểm tra lịch làm việc trong thời gian chờ bắt đầu cuộc họp.
• Thực hiện các thao tác hành chính đơn giản trong lúc theo dõi một quy trình tự động.
• Kết hợp một hoạt động gần như đã thành thói quen với một nhiệm vụ đơn giản khác.

Trước khi kết hợp hai công việc, bạn có thể tự hỏi: “Cả hai việc này có cùng yêu cầu mình phải tập trung cao độ không?” Nếu câu trả lời là có, xử lý lần lượt thường là lựa chọn phù hợp hơn.

3.2. Những nhiệm vụ bắt buộc tập trung đơn nhiệm 

Single-tasking (đơn nhiệm) là cách tập trung vào một công việc tại một thời điểm. Cách làm này nên được ưu tiên với những nhiệm vụ cần tư duy sâu, độ chính xác cao hoặc có hậu quả đáng kể nếu xảy ra sai sót.

Các công việc nên hạn chế Multitasking gồm:

• Phân tích số liệu và đưa ra kết luận.
• Viết hoặc kiểm tra báo cáo quan trọng.
• Xây dựng kế hoạch, chiến lược.
• Học kiến thức hoặc kỹ năng mới.
• Viết nội dung cần nghiên cứu và tư duy chuyên sâu.
• Kiểm tra hợp đồng, hồ sơ, số liệu hoặc tài liệu quan trọng.
• Trao đổi với khách hàng, ứng viên hoặc đối tác về vấn đề phức tạp.
• Thực hiện công việc yêu cầu độ chính xác và khả năng kiểm soát rủi ro cao.

Ví dụ, nếu đang kiểm tra số liệu cho báo cáo tài chính, việc vừa xử lý bảng tính vừa liên tục phản hồi tin nhắn có thể khiến bạn bỏ sót dữ liệu. Trong trường hợp này, dành riêng một khoảng thời gian để hoàn thành việc kiểm tra sẽ phù hợp hơn.

3.3. Tín hiệu cảnh báo Multitasking đang phản tác dụng 

Không phải lúc nào bạn cũng nhận ra Multitasking đang làm giảm hiệu suất. Cảm giác liên tục xử lý công việc đôi khi khiến bạn thấy mình rất bận, trong khi số lượng đầu việc thực sự hoàn thành lại không nhiều.

Một số dấu hiệu cần chú ý:

• Làm nhiều việc nhưng cuối ngày vẫn còn nhiều nhiệm vụ dang dở.
• Thường xuyên phải đọc lại tài liệu hoặc nhớ lại mình đang làm đến đâu.
• Dễ quên yêu cầu, bỏ sót thông tin hoặc mắc những lỗi nhỏ.
• Mất nhiều thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ hơn dự kiến.
• Liên tục chuyển công việc mỗi khi có email hoặc tin nhắn mới.
• Khó tập trung vào một nhiệm vụ trong khoảng thời gian đủ dài.
• Cảm thấy quá tải dù khối lượng công việc không tăng đáng kể.
• Chất lượng công việc giảm khi phải xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.

Khi xuất hiện nhiều dấu hiệu trên, giải pháp không phải là cố gắng Multitasking nhanh hơn. Bạn nên xem lại thứ tự ưu tiên, giảm số lần chuyển đổi giữa các nhiệm vụ và dành những khoảng thời gian tập trung riêng cho công việc quan trọng.

4. Bí quyết xử lý nhiều việc cùng lúc hiệu quả nhất 

Xử lý nhiều công việc hiệu quả không có nghĩa là cố gắng thực hiện tất cả cùng một lúc. Điều quan trọng hơn là biết việc nào cần ưu tiên, việc nào có thể gom nhóm và khi nào cần tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ. Bạn có thể áp dụng các cách sau để kiểm soát khối lượng công việc tốt hơn.

4.1. Lập danh sách công việc cần hoàn thành 

Khi có nhiều đầu việc, hãy đưa toàn bộ nhiệm vụ ra khỏi trí nhớ và tập hợp chúng vào một danh sách. Với mỗi công việc, nên xác định tối thiểu:

• Nội dung cần thực hiện.
• Kết quả cần hoàn thành.
• Thời hạn.
• Mức độ quan trọng.
• Người cần phối hợp nếu có.

Sau khi nhìn thấy toàn bộ khối lượng công việc, bạn sẽ dễ xác định thứ tự xử lý hơn thay vì liên tục chuyển sang nhiệm vụ vừa phát sinh.

4.2. Phân loại theo mô hình ưu tiên Eisenhower 

Ma trận Eisenhower giúp phân loại công việc dựa trên hai yếu tố: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Từ đó, các nhiệm vụ được chia thành bốn nhóm:

Ví dụ, báo cáo cần gửi cho quản lý vào cuối ngày nên được ưu tiên hơn việc sắp xếp lại thư mục tài liệu không có thời hạn cụ thể.

Tuy nhiên, Eisenhower chỉ hỗ trợ xác định thứ tự ưu tiên. Với những công việc có thời hạn hoặc mức độ ảnh hưởng chưa rõ, bạn vẫn nên trao đổi với quản lý thay vì tự quyết định trì hoãn.

Xem thêm: 9+ kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong công việc, cuộc sống 

4.3. Gom nhóm các nhiệm vụ có tính chất tương đồng 

Thay vì liên tục chuyển giữa email, báo cáo, cuộc gọi và dữ liệu, hãy gom những công việc có tính chất giống nhau để xử lý trong cùng một khoảng thời gian.

Chẳng hạn:

• Dành một số khung giờ nhất định để kiểm tra và trả lời email.
• Gom các cuộc gọi cần thực hiện vào cùng một khoảng thời gian.
• Xử lý các công việc nhập liệu cùng lúc.
• Review các tài liệu tương tự theo một phiên làm việc.

Cách này giúp giảm số lần phải thay đổi cách tư duy và công cụ làm việc, từ đó duy trì mạch tập trung tốt hơn.

4.4. Quản lý thời gian tập trung với phương pháp Pomodoro 

Nếu thường xuyên bị gián đoạn khi làm việc, bạn có thể áp dụng phương pháp Pomodoro để chia thời gian thành các phiên tập trung xen kẽ với khoảng nghỉ ngắn. Cách phổ biến là tập trung khoảng 25 phút, nghỉ 5 phút và có khoảng nghỉ dài hơn sau một số phiên.

Bạn không nhất thiết phải áp dụng cứng nhắc mốc 25 phút. Với công việc cần tư duy sâu, có thể lựa chọn khoảng tập trung dài hơn sao cho phù hợp với khả năng và tính chất nhiệm vụ.

Điểm quan trọng là trong một phiên tập trung, hãy ưu tiên một nhiệm vụ chính và hạn chế chuyển sang công việc khác chỉ vì có thông báo mới xuất hiện.

4.5. Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng xung quanh 

Một trong những nguyên nhân khiến bạn chuyển đổi công việc liên tục là các yếu tố gây gián đoạn. Để duy trì sự tập trung, có thể:

• Tắt những thông báo không cần xử lý ngay.
• Đóng các tab trình duyệt không liên quan.
• Quy định khung giờ kiểm tra email và tin nhắn.
• Để điện thoại ngoài tầm mắt khi thực hiện công việc quan trọng.
• Thông báo với đồng nghiệp khi cần một khoảng thời gian tập trung.

Không phải mọi tin nhắn đều có thể chờ. Với các kênh dành cho vấn đề khẩn cấp, bạn vẫn cần thống nhất cách liên hệ để không bỏ lỡ thông tin quan trọng.

4.6. Hoàn thành trọn vẹn từng mốc công việc 

Nếu một nhiệm vụ lớn chưa thể hoàn thành trong một lần, hãy chia thành những mốc nhỏ và cố gắng hoàn thành một mốc trước khi chuyển sang việc khác.

Ví dụ, thay vì đang viết báo cáo được vài dòng rồi chuyển sang email, bạn có thể đặt mục tiêu:

Hoàn thành phần phân tích số liệu → kiểm tra kết quả → lưu lại trạng thái → chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.

Cách này giúp giảm số lượng công việc dang dở và giúp bạn dễ dàng tiếp tục khi quay lại nhiệm vụ.

4.7. Chủ động giao tiếp khi khối lượng công việc quá tải 

Có những thời điểm vấn đề không còn nằm ở cách quản lý thời gian mà ở việc bạn thực sự có quá nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành trong cùng một khoảng thời gian. Khi đó, cố Multitasking có thể khiến tất cả công việc cùng bị ảnh hưởng.

Khi cần trao đổi lại thứ tự ưu tiên hoặc khối lượng công việc, kỹ năng giao tiếp sẽ giúp bạn trình bày vấn đề rõ ràng, tránh tạo cảm giác đổ lỗi hoặc từ chối trách nhiệm. Khi trao đổi, nên trình bày cụ thể:

• Những công việc đang phụ trách.
• Thời hạn của từng việc.
• Tiến độ hiện tại.
• Điểm đang xung đột.
• Đề xuất thứ tự xử lý.

Ví dụ: “Hiện em đang hoàn thiện báo cáo A cần gửi chiều nay và xử lý yêu cầu B cũng được đề nghị hoàn thành trong ngày. Anh/chị giúp em xác nhận công việc cần ưu tiên trước để em đảm bảo tiến độ và chất lượng.”

Chủ động làm rõ thứ tự ưu tiên sẽ hiệu quả hơn việc nhận tất cả công việc rồi cố gắng xử lý đồng thời đến khi quá tải.

Bài viết liên quan: Kỹ năng làm việc nhóm: Lợi ích, ví dụ & cách cải thiện 

Khả năng quản lý nhiều đầu việc hiệu quả được hình thành qua quá trình thực hành, phản hồi và liên tục cải thiện cách làm việc. Tại Langmaster Careers, thành viên được tạo điều kiện học hỏi và nâng cao năng lực thông qua văn hóa học tập trọn đời, các chương trình đào tạo chuyên sâu và sự đồng hành trực tiếp từ quản lý.

5. So sánh Multitasking và Single tasking để tối ưu hiệu suất

Nếu Multitasking là xử lý nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian thì Single-tasking (đơn nhiệm) là tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Không có phương pháp nào phù hợp với mọi tình huống. Lựa chọn nên dựa trên mức độ phức tạp, yêu cầu tập trung và khả năng xảy ra sai sót của công việc.

Trong thực tế, bạn không cần lựa chọn tuyệt đối giữa Multitasking và Single-tasking. Cách phù hợp hơn là kết hợp linh hoạt theo tính chất công việc.

Với những nhiệm vụ quan trọng như lập kế hoạch, phân tích số liệu, viết báo cáo hay kiểm tra tài liệu, nên ưu tiên Single-tasking để duy trì sự tập trung. Ngược lại, Multitasking có thể được cân nhắc khi một trong các nhiệm vụ tương đối đơn giản, quen thuộc hoặc không yêu cầu nhiều sự chú ý.

Ví dụ, thay vì vừa viết báo cáo vừa phản hồi tin nhắn liên tục, bạn có thể dành 60 phút tập trung hoàn thiện một phần báo cáo, sau đó dành 15 phút xử lý email và tin nhắn. Cách làm này vẫn giúp quản lý nhiều đầu việc nhưng hạn chế việc chuyển đổi sự chú ý liên tục.

Do đó, mục tiêu không phải là trở thành người có thể làm càng nhiều việc cùng lúc càng tốt. Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và lựa chọn đúng thời điểm để đa nhiệm hoặc đơn nhiệm mới là yếu tố giúp kiểm soát công việc hiệu quả hơn.

6. Những sai lầm phổ biến khiến Multitasking thất bại

Multitasking dễ phản tác dụng khi bạn cố gắng xử lý càng nhiều việc càng tốt nhưng không kiểm soát thứ tự ưu tiên và mức độ tập trung. Dưới đây là những sai lầm phổ biến khiến công việc bị gián đoạn, kéo dài hoặc giảm chất lượng:

• Cho rằng làm nhiều việc cùng lúc đồng nghĩa với năng suất cao: Việc liên tục xử lý nhiều đầu việc có thể tạo cảm giác bận rộn nhưng không phản ánh số lượng và chất lượng công việc thực sự hoàn thành. Thay vì đếm số việc đang làm, hãy quan tâm đến kết quả đầu ra.
• Phản hồi mọi thông báo ngay lập tức: Email, tin nhắn hay yêu cầu mới xuất hiện không phải lúc nào cũng cần xử lý ngay. Liên tục dừng công việc để phản hồi khiến bạn phải chuyển sự chú ý nhiều lần và khó duy trì mạch tập trung.
• Không xác định thứ tự ưu tiên: Nếu công việc nào xuất hiện cũng được xử lý ngay, những nhiệm vụ quan trọng có thể bị trì hoãn. Hãy xác định mức độ quan trọng, khẩn cấp và thời hạn trước khi quyết định làm việc nào trước.
• Kết hợp hai nhiệm vụ đều cần tập trung cao: Vừa phân tích số liệu vừa tham gia một cuộc họp quan trọng hoặc vừa viết báo cáo vừa xử lý email thường xuyên có thể khiến chất lượng của cả hai công việc bị ảnh hưởng.
• Chuyển đổi công việc khi nhiệm vụ đang dang dở: Dừng lại giữa một bước xử lý khiến bạn mất thêm thời gian để nhớ lại tiến độ khi quay lại. Nếu không có yêu cầu khẩn cấp, nên hoàn thành một mốc công việc cụ thể trước khi chuyển sang nhiệm vụ khác.
• Nhận thêm việc khi khối lượng hiện tại đã quá tải: Multitasking không thể giải quyết vấn đề khi tổng khối lượng công việc vượt quá thời gian và nguồn lực hiện có. Trong trường hợp nhiều nhiệm vụ quan trọng có thời hạn trùng nhau, cần chủ động trao đổi với quản lý để thống nhất thứ tự ưu tiên.
• Không dành thời gian tập trung cho công việc quan trọng: Nếu cả ngày bị chia nhỏ bởi cuộc họp, tin nhắn, email và các yêu cầu phát sinh, những nhiệm vụ cần tư duy sâu rất khó hoàn thành. Vì vậy, nên chủ động bố trí những khoảng thời gian hạn chế gián đoạn cho công việc quan trọng.
• Đánh giá hiệu suất dựa trên mức độ bận rộn: Một ngày liên tục chuyển giữa nhiều nhiệm vụ chưa chắc hiệu quả hơn một ngày chỉ hoàn thành vài công việc quan trọng. Thước đo phù hợp hơn là tiến độ, chất lượng và kết quả thực tế của công việc.

Multitasking hiệu quả không nằm ở khả năng giữ thật nhiều công việc trong trạng thái đang xử lý. Quan trọng hơn là biết việc nào cần làm trước, việc nào có thể kết hợp và việc nào cần tập trung hoàn thành riêng biệt.

7. Giải đáp thắc mắc về Multitasking (FAQ) 

7.1. Multitasking có phải là một kỹ năng trong CV không?

Có thể xem Multitasking là khả năng xử lý và phối hợp nhiều đầu việc trong cùng một khoảng thời gian. Tuy nhiên, trong CV, chỉ ghi “có khả năng Multitasking” thường chưa đủ thuyết phục vì nhà tuyển dụng khó đánh giá bạn thực hiện kỹ năng này như thế nào.

Thay vào đó, ứng viên nên thể hiện thông qua kinh nghiệm thực tế như quản lý nhiều đầu việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, phối hợp với nhiều bên hoặc bảo đảm tiến độ khi có nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

7.2. Có nên ghi “khả năng Multitasking” trong CV?

Có thể ghi nếu vị trí ứng tuyển thực sự yêu cầu xử lý nhiều đầu việc. Tuy nhiên, nên ưu tiên cách diễn đạt cụ thể hơn như “quản lý nhiều đầu việc”, “sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên” hoặc “quản lý thời gian và tiến độ”.

Ví dụ, thay vì:

Có khả năng Multitasking tốt.

Có thể viết:

Phối hợp triển khai đồng thời 3 dự án nội dung, theo dõi tiến độ và bảo đảm bàn giao theo kế hoạch.

Số liệu trong CV cần phản ánh đúng kinh nghiệm thực tế của ứng viên, không nên thêm số liệu chỉ để làm nội dung nổi bật hơn.

7.3. Những công việc nào thường yêu cầu khả năng xử lý nhiều việc?

Khả năng quản lý nhiều đầu việc thường cần thiết ở những vị trí có nhiều nhiệm vụ phát sinh hoặc phải phối hợp với nhiều bên, chẳng hạn:

• Nhân viên kinh doanh.
• Chăm sóc khách hàng.
• Marketing.
• Nhân sự.
• Trợ lý, thư ký.
• Quản lý dự án.
• Tổ chức sự kiện.
• Các vị trí quản lý đội nhóm.

Tuy nhiên, yêu cầu xử lý nhiều đầu việc không có nghĩa nhân viên phải thực hiện tất cả cùng một lúc. Khả năng xác định ưu tiên và phân bổ thời gian vẫn quan trọng hơn việc cố gắng Multitasking liên tục.

Xem thêm: Kỹ năng nghề nghiệp là gì? 9+ kỹ năng cần có trong công việc 

7.4. Multitasking và quản lý thời gian có giống nhau không?

Không. Multitasking đề cập đến việc xử lý nhiều nhiệm vụ trong cùng một khoảng thời gian, còn quản lý thời gian là khả năng phân bổ thời gian và sắp xếp công việc để đạt mục tiêu.

Một người quản lý thời gian tốt không nhất thiết phải Multitasking. Họ có thể lựa chọn tập trung hoàn thành từng nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên để hạn chế gián đoạn và bảo đảm chất lượng.

7.5. Có phải người giỏi Multitasking sẽ làm việc nhanh hơn?

Không nhất thiết. Tốc độ hoàn thành công việc còn phụ thuộc vào độ phức tạp của nhiệm vụ, khả năng tập trung, kinh nghiệm và cách tổ chức công việc.

Với các nhiệm vụ đơn giản, việc kết hợp có thể giúp tận dụng thời gian. Nhưng nếu phải liên tục chuyển đổi giữa nhiều công việc cần tư duy, Multitasking có thể khiến thời gian hoàn thành kéo dài hơn và làm tăng nguy cơ sai sót.

Vì vậy, khả năng lựa chọn khi nào nên đa nhiệm và khi nào cần tập trung vào một việc quan trọng hơn việc cố trở thành người có thể làm nhiều việc cùng lúc.

7.6. Làm thế nào để biết mình đang bị quá tải công việc?

Quá tải không đơn thuần là có nhiều việc phải làm. Bạn nên xem xét lại khối lượng và cách tổ chức công việc nếu thường xuyên gặp những tình trạng như:

• Nhiều nhiệm vụ quan trọng cùng bị chậm tiến độ.
• Công việc liên tục tồn đọng dù đã sắp xếp thứ tự ưu tiên.
• Thường xuyên phải làm thêm để đáp ứng khối lượng công việc.
• Sai sót xuất hiện nhiều hơn khi xử lý các nhiệm vụ quen thuộc.
• Khó dành đủ thời gian tập trung cho những công việc quan trọng.
• Nhiều nhiệm vụ có thời hạn xung đột và không thể tự sắp xếp hợp lý.

Khi đó, thay vì cố Multitasking nhiều hơn, bạn nên rà soát lại khối lượng công việc, xác định nhiệm vụ ưu tiên và chủ động trao đổi với quản lý nếu các yêu cầu vượt quá thời gian hoặc nguồn lực hiện có.

Multitasking không đơn giản là làm thật nhiều việc cùng lúc. Để duy trì hiệu suất, bạn cần biết khi nào có thể kết hợp công việc, khi nào nên tập trung vào một nhiệm vụ và cách sắp xếp thứ tự ưu tiên hợp lý. Thay vì để email, tin nhắn hay những yêu cầu phát sinh liên tục chi phối, hãy chủ động quản lý thời gian và trao đổi khi khối lượng công việc vượt quá khả năng xử lý.

Trong môi trường làm việc, khả năng quản lý nhiều đầu việc cũng được hình thành qua quá trình thực hành và rèn luyện. Nếu đang tìm kiếm một môi trường đề cao văn hóa học tập trọn đời, tạo cơ hội tham gia các chương trình đào tạo nâng cao chuyên môn và khuyến khích mỗi thành viên phát triển năng lực, bạn có thể khám phá các cơ hội nghề nghiệp tại Langmaster để tìm vị trí phù hợp với định hướng của mình.