Ngoài mức lương, đãi ngộ hấp dẫn, hành trình trải nghiệm nhân viên (Employee Experience) là một yếu tố quan trọng không kém, quyết định đến sự gắn bó lâu dài của họ với tổ chức. Vậy trải nghiệm nhân viên là gì? Cùng Langmaster tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây nhé!

1. Trải nghiệm nhân viên là gì?

Trải nghiệm nhân viên – Employee Experience (EX) là tổng hợp các tương tác, nhận thức và trải nghiệm của một nhân viên ở một tổ chức, doanh nghiệp từ khi là ứng viên cho đến khi trở thành nhân viên chính thức hoặc nghỉ việc.

Trải nghiệm nhân viên bao gồm:

• Trải nghiệm công việc (Procedural Employee Experience – PEX): là những va chạm thực tế của nhân viên với công việc họ đảm nhận. PEX tốt thể hiện ở thiết kế trải nghiệm công việc có mục tiêu, quy trình rõ ràng, giúp nhân viên phát huy hết năng lực của bản thân.
• Trải nghiệm môi trường (Textural Employee Experience – TEX): là trải nghiệm của nhân viên với các yếu tố như quy định, môi trường, phong cách làm việc của công ty.
• Trải nghiệm cảm xúc (Emotional Employee Experience – EEX): là những cảm nhận, suy nghĩ của nhân viên đối với công việc, công ty, đồng nghiệp… trong suốt quá trình làm việc.

2. Tầm quan trọng của trải nghiệm nhân viên

Những lý do khiến trải nghiệm nhân viên trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp bao gồm:

2.1 Thu hút và giữ chân nhân tài

Ngoài tiền lương và phụ cấp, doanh nghiệp hiện nay ngày càng chú trọng đến yếu tố trải nghiệm trong quá trình làm việc của nhân viên. Để có thể giữ chân những nhân sự chất lượng, sẵn sàng cống hiến, doanh nghiệp cần chủ động tạo ra trải nghiệm nhân viên tốt nhất, giúp tăng tỷ lệ gắn bó của họ với tổ chức. 

2.2 Tiết kiệm chi phí tuyển dụng

Trải nghiệm nhân viên tốt giúp tạo mối liên kết giữa nhân viên và doanh nghiệp khi cùng hướng đến mục đích chung. Khi tỷ lệ nghỉ việc giảm, nhân tài vẫn còn trụ lại ở công ty, doanh nghiệp chắc chắn sẽ giảm bớt được chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới. 

2.3 Tăng hiệu suất làm việc

Trải nghiệm làm việc ấn tượng từ không gian, môi trường tập thể đến văn hóa chuyên nghiệp giúp nhân viên có thể phát huy khả năng của mình một cách tối ưu để đạt được kết quả xuất sắc. Trải nghiệm nhân viên tốt nhất định sẽ gia tăng hiệu suất làm việc, mang lại hiệu quả kinh doanh đáng kể cho tổ chức. 

2.4 Tăng sự gắn kết trong tập thể

Trải nghiệm nhân viên chất lượng sẽ làm tăng tinh thần đoàn kết, mong muốn được gắn bó với tập thể nhiều hơn của cá nhân. Do đó, để xây dựng được một tổ chức vững mạnh, thúc đẩy sự gắn kết giữa các nhân viên, các phòng ban và giữa nhân viên với cấp quản lý, doanh nghiệp cần quan tâm đến việc nâng cao chất lượng trong hành trình trải nghiệm nhân viên. 

2.5 Nâng cao hình ảnh thương hiệu

Một doanh nghiệp xây dựng được trải nghiệm tốt cho nhân viên thường nhận được đánh giá cao, thậm chí ngay cả khi họ đã nghỉ việc. Với giá trị hình ảnh thương hiệu được nâng cao, doanh nghiệp đó sẽ trở nên uy tín hơn đối với ứng viên, từ đó thu hút và tuyển dụng được nhiều nhân tài trong tương lai.

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến trải nghiệm nhân viên

3.1 Văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp ở mỗi nơi đều có sự đặc trưng. Nếu nhân viên có thể cảm nhận được phong cách làm việc và tinh thần gắn kết trong doanh nghiệp tốt, họ sẽ có động lực để hoàn thành tốt công việc được giao và phát triển bản thân. 

3.2 Ứng dụng công nghệ

Để tạo nên trải nghiệm tốt cho nhân viên, doanh nghiệp nên trang bị cho họ đầy đủ công cụ, thiết bị, phần mềm cần thiết khi làm việc. Ngoài ra còn phải cập nhật thường xuyên, đáp ứng công nghệ mới nhất để hỗ trợ nhân viên một cách tối ưu. 

Bên cạnh đó, đối với các ngành như sản xuất, xây dựng, việc trang bị máy móc và ứng dụng công nghệ hiện đại trong quá trình làm việc sẽ giúp tăng năng suất và giảm tỷ lệ tai nạn lao động.

3.3 Không gian làm việc

Doanh nghiệp có thể nâng cao trải nghiệm nhân viên bằng cách cải tạo không gian văn phòng và cơ sở vật chất như lắp đèn chiếu, thiết bị mới hiện đại hơn, thêm cây xanh, thay đổi màu sơn tường, bàn ghế…

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng phải có sự cân nhắc trước khi thực hiện bất cứ thay đổi nào trong không gian chung. Tốt nhất là nên tham khảo ý kiến của tất cả mọi người để đảm bảo đạt được sự thống nhất. 

4. Hành trình trải nghiệm nhân viên diễn ra như thế nào?

4.1 Bước 1: Giai đoạn tuyển dụng

Để tạo cho ứng viên trải nghiệm tốt nhất, nhà tuyển dụng cần lưu ý ở bước lập kế hoạch tuyển dụng một cách chuyên nghiệp với đầy đủ trình tự các bước: Đăng tin tuyển dụng, chọn lựa CV phù hợp, thông báo kết quả sơ tuyển, tiến hành phỏng vấn và thông báo kết quả sau phỏng vấn.

4.1.1 Đăng tin tuyển dụng

Mô tả công việc đảm bảo ngắn gọn, đúng trọng tâm, không lan man. Nội dung thông báo cần đầy đủ: Yêu cầu ứng viên, mô tả vị trí, các quyền lợi được hưởng. Trong quá trình nhận hồ sơ, nếu ứng viên có thắc mắc nào, nhà tuyển dụng cần giải thích rõ ràng, hỗ trợ nhiệt tình với thái độ tích cực.

4.1.2 Sàng lọc CV

Hoạt động này diễn ra trong nội bộ phòng tuyển dụng, không ảnh hưởng đến trải nghiệm của ứng viên.

4.1.3 Thông báo kết quả sơ tuyển

Chuẩn bị sẵn một mẫu thông báo kết quả sơ tuyển đến những ứng viên đủ tiêu chuẩn. Lưu ý, cần truyền đạt ngắn gọn, đầy đủ các thông tin ứng viên phải chuẩn bị cho vòng tiếp theo.

4.1.4 Phỏng vấn

Đây là buổi gặp mặt quan trọng để ứng viên cảm nhận về phong cách làm việc và văn hóa doanh nghiệp của công ty. Phòng nhân sự cần lưu ý chuẩn bị chu đáo: 

• Không gian yên tĩnh, tiện cho việc trao đổi.
• Sắp xếp để tiến hành phỏng vấn đúng giờ.
• Có thái độ thân thiện, tôn trọng ứng viên khi phỏng vấn.
• Chia sẻ rõ ràng về giá trị cốt lõi cũng như định hướng chiến lược của công ty.

4.1.5 Thông báo kết quả sau phỏng vấn

Nhà tuyển dụng có thể chọn thông báo qua email hoặc điện thoại. Lưu ý rằng không nên chỉ thông báo kết quả đến các ứng viên trúng tuyển, mà còn cần gửi thông báo đến cả những ứng viên chưa phù hợp, tránh để họ chờ đợi. 

4.2 Bước 2: Giai đoạn hội nhập 

Giai đoạn hội nhập bắt đầu từ lúc trúng tuyển đến hết giai đoạn thử việc của nhân viên mới. Ở giai đoạn này, nhân viên cần phải bắt kịp guồng công việc cũng như những quy định, phong cách làm việc trong công ty. Lãnh đạo doanh nghiệp lúc này cần chỉ đạo phòng ban tiến hành các bước cơ bản sau:

4.2.1 Giới thiệu với các phòng ban trong công ty

HR đưa nhân viên đi tham quan không gian làm việc và giới thiệu nhân sự mới với các phòng ban. Thái độ niềm nở, nhiệt tình chào đón sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và không bị bỡ ngỡ.

4.2.2 Tổ chức các buổi đào tạo về văn hóa doanh nghiệp

Các buổi đào tạo sẽ do Phòng nhân sự đảm nhận, phổ biến các nội dung như quy định chung của công ty, chính sách phúc lợi và quy chế thưởng phạt, giới thiệu lịch sử hình thành, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp.

4.2.3 Cho nhân viên mới làm quen với công việc

Hoạt động này do nhân viên hoặc quản lý cùng phòng ban đảm nhiệm. Mục đích là hướng dẫn nhân viên mới nắm được những đầu việc chính.

Một số lưu ý phòng nhân sự cần biết:

• Chuẩn bị cho nhân viên mới đầy đủ trang thiết bị và đồ dùng cần thiết.
• Hướng dẫn sử dụng các phần mềm hoặc ứng dụng công nghệ hiện có. 
• Khảo sát trải nghiệm từ nhân viên mới để điều chỉnh cho phù hợp hơn.

Xem thêm: TẤT TẦN TẬT VỀ QUY TRÌNH ONBOARDING NHÂN VIÊN MỚI

4.3 Bước 3: Giai đoạn thăng tiến và phát triển

Giai đoạn này diễn ra sau khi nhân viên đã theo kịp tiến độ công việc hiện tại và quen môi trường làm việc mới. Họ sẽ chủ động hơn trong công việc cũng như sẵn sàng trau dồi các kỹ năng cần thiết để phát triển bản thân.

Với những nhân viên bộc lộ năng lực làm việc tốt, phòng nhân sự và ban lãnh đạo doanh nghiệp cần phải chú ý:

• Xây dựng lộ trình thăng tiến phù hợp và thông báo đến nhân viên một cách rõ ràng và minh bạch nhất.
• Tiến hành theo dõi, đánh giá nhân viên một cách khách quan thông qua chất lượng công việc, thái độ làm việc.
• Trao đổi để nắm bắt nguyện vọng của nhân viên về nhu cầu thăng tiến đến những vị trí cao hơn trong tương lai.
• Tạo cơ hội thực hành và học hỏi bổ sung chuyên môn.

4.4 Bước 4: Giai đoạn giữ chân nhân tài

Sau thời gian từ 3-5 tháng, ban lãnh đạo có thể dựa vào tiến độ, kết quả và thành tích trong công việc để tiến hành đánh giá, xem xét nhân viên nào có năng lực. Từ đó đưa ra chiến lược để giữ chân và bồi dưỡng nhân tài tiếp tục phát huy khả năng sáng tạo, cống hiến cho doanh nghiệp hơn trong tương lai.

Cụ thể:

• Thỏa thuận mức lương thưởng xứng đáng với năng lực và sự cống hiến của nhân viên.
• Sẵn sàng đưa ra những đãi ngộ đặc biệt cho nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ, mang lại giá trị nhất định cho doanh nghiệp.
• Tạo cơ hội phát triển và thể hiện năng lực của nhân viên bằng việc cho họ thử sức với những dự án lớn, đưa ra chiến lược phát triển cho công ty.

4.5 Bước 5: Giai đoạn rời bỏ

Khi nhân viên quyết định rời bỏ tổ chức, doanh nghiệp nên tiến hành trao đổi trước với nhân sự để biết nguyên nhân họ quyết định nghỉ việc. Từ đó có thể đưa ra những phương hướng khác để tối ưu trải nghiệm nhân sự tại doanh nghiệp.

5. Chiến lược nâng cao trải nghiệm nhân viên hiệu quả

Để cải thiện hành trình trải nghiệm nhân viên, doanh nghiệp có thể áp dụng những bí quyết sau:

5.1 Thu thập và phân tích kỳ vọng của nhân viên

Để thiết kế trải nghiệm nhân viên một cách chất lượng, doanh nghiệp cần thường xuyên thu thập và phân tích kỳ vọng của nhân viên. Cụ thể:

• Tạo cơ hội cho nhân viên bày tỏ ý kiến và mong muốn của họ.
• Lắng nghe chân thành để hiểu rõ những gì họ mong đợi từ tổ chức.
• Xác định những mục tiêu cá nhân và lộ trình phát triển mà họ mong muốn.

Để thực hiện, doanh nghiệp có thể thu thập 3 loại phản hồi khác nhau từ nhân viên:

• Phản hồi trực tiếp: là nguồn dữ liệu được nhân viên phản ánh đến công ty thông qua hình thức ý kiến trực tiếp, các cuộc họp, khảo sát. Việc thu thập phản hồi cần được tổ chức định kỳ, thường xuyên. 
• Phản hồi gián tiếp: là hình thức phản hồi được thu thập từ mạng xã hội, trang cá nhân (đây là nơi nhân viên chia sẻ ý kiến, suy nghĩ, cảm nhận của mình). Để đảm bảo tính khách quan khi phân tích thì việc thu thập phản hồi gián tiếp là rất cần thiết.
• Phản hồi suy đoán: đây là các phản hồi xuất phát từ hành động của nhân viên thay vì lời nói. Doanh nghiệp có thể dựa vào loại phản hồi này để đưa ra các suy đoán về hành vi của nhân viên trong tương lai, từ đó có giải pháp hỗ trợ cụ thể với nhân viên đó trong quá trình làm việc. 

5.2 Cá nhân hóa trải nghiệm nhân viên nhờ Employee Persona

Thông thường, quá trình đi từ nhân viên mới cho đến khi thăng chức hoặc nghỉ việc sẽ đi theo quy trình tiêu chuẩn, không có sự khác biệt. Tuy điều này đảm bảo tính công bằng nhưng lại không thể cá nhân hóa trải nghiệm nhân viên.

Để cải thiện trải nghiệm của nhân viên, doanh nghiệp có thể sử dụng “Employee Persona”, tương tự như “Customer Persona” trong marketing. Đây là một mô hình giả định về nhân viên kiểu mẫu, được xây dựng từ các phân tích thông tin của nhân viên. Employee Persona giúp tạo ra trải nghiệm nhân viên cá nhân hóa và nâng cao mức độ hài lòng của họ.

Một số biện pháp cá nhân hóa hành trình trải nghiệm nhân viên bao gồm:

• Xây dựng môi trường phù hợp với nhu cầu riêng của từng nhân viên.
• Cung cấp các phúc lợi và hoạt động khuyến khích cá nhân như tài trợ học tập hoặc thời gian làm việc linh hoạt.
• Tạo cơ hội cho nhân viên tham gia vào quá trình đưa ra quyết định và tự quản lý công việc của họ.

5.3 Xác định những điều cần ưu tiên trong vòng đời nhân viên

Doanh nghiệp cần tối ưu trải nghiệm của nhân viên trong suốt vòng đời làm việc của họ tại tổ chức. Cụ thể như:

• Nắm bắt các giai đoạn quan trọng trong sự nghiệp của nhân viên và tạo cơ hội để họ phát triển bản thân ở mỗi giai đoạn đó.
• Hỗ trợ sự phát triển cá nhân, đào tạo và thăng tiến dựa trên các mục tiêu dài hạn của nhân viên.
• Giữ chân nhân tài ở lại tổ chức bằng cách đáp ứng nhu cầu của họ khi có sự thay đổi vai trò hoặc mục tiêu.

Những bí quyết này giúp tạo nên một môi trường làm việc tích cực, mang đến động lực cho nhân viên, để từ đó cải thiện trải nghiệm làm việc, đồng thời giảm tỷ lệ nhân sự rời bỏ tổ chức. 

Cải thiện trải nghiệm nhân viên chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển thương hiệu và xây dựng mô hình kinh doanh bền vững. Hy vọng với những thông tin trên, bạn đọc đã hiểu rõ trải nghiệm nhân viên là gì. Đừng quên theo dõi Langmaster để tiếp tục cập nhật các bài viết hữu ích khác nhé!