Nhân lực là yếu tố quan trọng hàng đầu để xây dựng nên một tổ chức vững mạnh. Công cụ HRIS ra đời giúp các doanh nghiệp quản lý, phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Vậy cụ thể HRIS là gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về khái niệm, vai trò và chức năng của phần mềm quan trọng này trong bài viết sau nhé!

1. HRIS là gì?

HRIS là viết tắt của cụm từ Human Resources Information System, nghĩa là Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực. Đây là một nền tảng quan trọng giúp thu thập và lưu trữ mọi thông tin liên quan đến toàn bộ nhân sự trong một tổ chức, công ty hoặc doanh nghiệp.

2. Chức năng của công cụ HRIS

Thông thường, phòng nhân sự trong doanh nghiệp sẽ phải nắm tất cả những dữ liệu về toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp bao gồm: thông tin cá nhân, năng lực, kinh nghiệm, quá trình làm việc, thành tích cá nhân và lương thưởng. Mặt hạn chế của cách quản lý thủ công này là rất dễ thất lạc, khó sắp xếp và tra cứu, chưa kể nguy cơ bị rò rỉ thông tin ra bên ngoài là rất cao. 

Và công cụ HRIS ra đời chính là “cứu cánh” giúp các doanh nghiệp bắt đầu tự động hóa quy trình quản lý nhân sự một cách hiệu quả và tối ưu hơn. Một số chức năng tiêu biểu của hệ thống HRIS phải kể đến:

• Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ nhân viên một cách khoa học, có tính bảo mật cao.
• Quản lý phân cấp tổ chức một cách hợp lý.
• Tạo ra một quy trình công việc chuyên nghiệp và khoa học bao gồm các giai đoạn: tuyển dụng → thử việc → ký hợp đồng chính thức → nghỉ việc.
• Theo dõi quá trình đào tạo nhân sự, đánh giá sự chuyên cần của nhân sự.
• Hỗ trợ quản lý chấm công, nghỉ phép, giải quyết phúc lợi nhân viên, quản lý tiền lương, thưởng, giải quyết các hồ sơ cần thiết cho người lao động.
• Quản lý hiệu suất làm việc, đo lường mức hiệu quả và cả sự hài lòng của nhân sự.
• Dễ dàng tra cứu quá trình làm việc, từ đó đánh giá năng lực nhân viên để đưa ra xếp loại, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển một cách hợp lý.
• Hỗ trợ báo cáo, đánh giá, giúp nhà quản lý nhân sự có cái nhìn từ tổng quát đến chi tiết.

3. Vai trò của HRIS đối với hoạt động quản lý doanh nghiệp

Không chỉ nắm khái niệm HRIS là gì, chúng ta cũng cần tìm hiểu vai trò của công cụ này trong hoạt động hỗ trợ quản lý doanh nghiệp.

3.1 Giúp quản lý hồ sơ, lưu giữ thông tin nhân sự hiệu quả

HRIS được thiết kế nhằm quản lý toàn bộ nguồn nhân lực của một tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, với phần mềm này, các công ty sẽ dễ dàng kiểm soát được khối lượng thông tin của hàng loạt nhân viên trên cùng một hệ thống. 

Từ đó việc quản lý sẽ trở nên đơn giản hơn khi tạo hồ sơ, thay đổi hoặc cập nhật thông tin của nhân sự, đồng thời hạn chế sai sót trong quá trình điều chỉnh thông tin.

3.2 Hỗ trợ quá trình Onboarding hiệu quả

Phần mềm HRIS giúp doanh nghiệp tiến hành quá trình onboarding hiệu quả và nhất quán. Thông qua việc cung cấp quyền truy cập vào tài liệu đào tạo, sổ tay cho nhân viên mới và lưu trữ toàn bộ thông tin nhân viên mới ở một vị trí dễ dàng kiểm soát và truy cập, HRIS có thể biến quy trình onboarding rời rạc trở nên mượt mà, nhanh chóng và giảm tải các chi phí ẩn trong quá trình.

3.3 Dễ dàng truy cập thông tin

Các doanh nghiệp đa số đều muốn liên tục tiếp cận hồ sơ nhân viên nhằm đánh giá, kiểm tra hoặc thực hiện các công tác liên quan đến giấy tờ. Với phương pháp cất giữ hồ sơ trong các phòng hoặc kho lưu trữ, việc tìm kiếm thường rất mất thời gian, thậm chí có nguy cơ bị thất lạc giấy tờ.

Một hệ thống HRIS có thể cải thiện được vấn đề này khi đưa các hồ sơ nhân viên lên kho lưu trữ đám mây, giúp quá trình tìm kiếm trở nên dễ dàng và hỗ trợ truy cập mọi lúc mọi nơi. Các tài liệu, thông tin có thể được truy xuất đơn giản và được sao lưu từ xa bởi những người có thẩm quyền để đảm bảo an toàn.

3.4 Tự động xây dựng báo cáo từ dữ liệu hiện có

Từ những dữ liệu trên hệ thống HRIS, các báo cáo nhân sự sẽ được tổng hợp và phản ánh chính xác tình hình quản lý thông tin trong doanh nghiệp. HRIS giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định về nhân sự, cũng như xây dựng chiến lược có tầm nhìn xa trong quá trình quản lý nhân sự.

3.5 Đảm bảo quy trình quản lý đồng bộ, nhất quán

Trong một môi trường gồm nhiều đầu việc như quản lý nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần phải chia ra nhiều quy trình khác nhau để quản lý. Nếu các công việc thiếu sự kết nối và đồng bộ hóa, nền tảng nhân sự sẽ rời rạc, đứt gãy. 

HRIS là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp thống nhất tất cả quy trình nhân sự, tránh chồng chéo. Từ đó giảm thiểu các vấn đề trong việc quản trị nhân sự, nhân viên cũng cảm thấy hài lòng hơn khi tránh được các thủ tục rườm rà. 

3.6 Giảm bớt những bảng tính phức tạp

Phần mềm Excel hoặc Google Sheet đã rất quen thuộc đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, một trang tính đơn thuần không thể hỗ trợ quá trình quản lý lâu dài theo sự phát triển của doanh nghiệp. Theo thời gian, dữ liệu trong bảng tính sẽ ngày càng phức tạp, lỗi thời và xảy ra nguy cơ rò rỉ thông tin,... 

Một nền tảng quản lý thông tin nhân sự tự động hóa như HRIS sẽ lưu trữ dữ liệu và hồ sơ một cách thông minh và tối ưu hơn, mà vẫn đảm bảo sự chính xác về công thức. Độ bảo mật của phần mềm HRIS cũng cao hơn bảng tính thông thường rất nhiều, do đó doanh nghiệp không phải lo lắng về việc dữ liệu bị xóa, bị mất. 

3.7 Giảm bớt chi phí vận hành

Một phần mềm HRIS cung cấp đầy đủ các báo cáo tùy chỉnh tự động, sẽ giúp cho doanh nghiệp rất lớn trong việc theo dõi và đưa ra các quyết định kịp thời về mặt nhân sự. Ngoài ra, phần mềm còn có thể loại bỏ thao tác thủ công, đẩy nhanh công việc cho phòng HR và cả doanh nghiệp. 

Khi không cần nhiều người hay thời gian để xử lý một công việc tự động, về lâu dài doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí vận hành. 

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp

4.1 Mức độ mở rộng và phát triển của phần mềm 

Nhà quản lý nhân sự cần đánh giá rõ ràng và bao quát về khả năng phát triển của tổ chức trong tương lai gần, khi công ty tuyển hay thuê thêm nhân viên mới, mở rộng văn phòng làm việc hay thay đổi chế độ, chính sách đãi ngộ,… 

Các nhà lãnh đạo nên cân nhắc kĩ về khả năng mở rộng của phần mềm HRIS. Ví dụ như: Phần mềm có thể phát triển thêm tính năng theo yêu cầu hay không, các gói phần mềm phục vụ tối đa bao nhiêu nhân sự, nếu muốn thêm số lượng thì chi phí bao nhiêu?

4.2 Phù hợp với các hoạt động tác nghiệp của HR 

Phần mềm HRIS cần đảm bảo được đầy đủ các nghiệp vụ của HR và cho phép nhân viên tương tác khi cần. Ví dụ như có phiên bản web để HR quản lý chung và có ứng dụng để nhân viên tự cập nhật thông tin trong một số trường hợp. 

Các nhà quản lý nhân sự cần tham khảo và nhận ý kiến đóng góp từ các trưởng bộ phận khác và cả nhân viên trong công ty. Từ đó đưa ra ý kiến đánh giá chung và chính xác nhất về các nghiệp vụ của HR trong việc chọn HRIS.

4.3 Khả năng tích hợp với các hệ thống khác

Hệ thống tính lương thưởng, đãi ngộ, tuyển dụng,… thường yêu cầu khả năng tương tác, trao đổi thông tin cao hơn với các hệ thống khác. Do đó để đạt được tính thống nhất, đồng bộ dữ liệu, doanh nghiệp cần chọn một phần mềm HRIS lưu trữ và quản lý toàn bộ dữ liệu trên một nền tảng tập trung. 

Hiện nay nhờ ứng dụng điện toán đám mây, mở cổng API, nhiều phần mềm HRIS có thể đáp ứng tốt yêu cầu này. 

5. Các bước lựa chọn phần mềm HRIS

Khi đã hiểu phần mềm HRIS là gì cũng như nắm được các tiêu chí để lựa chọn, tiếp theo doanh nghiệp cần tìm hiểu các bước hướng dẫn khi chọn công cụ HRIS:

Bước 1: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp 

Bước đầu tiên này sẽ giúp bạn xác định chính xác nhu cầu thực tế, nắm được khi sử dụng phần mềm HRIS sẽ giải quyết được những công việc gì. Hãy xem HRIS có phù hợp với các chiến lược tuyển dụng và quản lý trong thời gian ngắn, trung hay dài hạn của doanh nghiệp không.

Khi xác định các yêu cầu, bạn cần phải liệt kê đầy đủ các chức năng, thông tin muốn quản lý, những báo cáo, quy trình nào cần tích hợp với hệ thống khác. Hãy trao đổi, tham vấn, lấy ý kiến từ lãnh đạo, các bộ phận ban ngành để đảm bảo tập hợp đầy đủ nhu cầu một cách đồng bộ và thống nhất. 

Bước 2: Xem xét ngân sách đầu tư hiện tại của doanh nghiệp

Bước tiếp theo là cần xác định đúng mức ngân sách mà doanh nghiệp có thể đầu tư cho phần mềm HRIS. Chi phí đầu tư là một vấn đề khó khăn vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố và phải cân đối với các hạng mục khác. Tuy nhiên khi đã đề ra ngân sách một cách tương đối, doanh nghiệp sẽ hình dung được nên chọn nhà cung cấp với mức giá nào.

Có thể chọn mua trọn gói phần mềm sử dụng vĩnh viễn hoặc chia ra từng giai đoạn triển khai theo tháng, theo năm để có thể xoay sở dòng tiền. Doanh nghiệp nên cân nhắc một số tính năng đặc biệt vì có yêu cầu chi phí thiết kế riêng. 

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp

Việc xác định từ 2 đến 5 nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp có được sự lựa chọn chính xác nhất. Bạn có thể gặp gỡ nhân viên tư vấn, dùng thử để so sánh các phần mềm với nhau. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tham khảo mức độ uy tín của nhà cung cấp, các đánh giá khách quan của khách hàng trước đó.

Bước 4: Xác định mục tiêu khi triển khai

Đến bước này, bạn đã có những hình dung nhất định về tính năng phần mềm HRIS là gì, chi phí cần bỏ ra. Doanh nghiệp cần đặt ra những mục tiêu cụ thể hơn: khi nào bắt đầu triển khai, thử nghiệm trong bao lâu, làm thế nào để nhân viên nắm được cách vận hành của phần mềm, sau bao lâu thì đánh giá kết quả, kết quả như thế nào là đạt tiêu chí, như thế nào là chưa hiệu quả…

Bước 5: Trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp

Sau khi xác định lại các mục tiêu, bạn cần đàm phán với nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí đánh giá, để có thể giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu về yêu cầu, chi phí, phạm vi, lộ trình và các dịch vụ hỗ trợ khác. 

Bước 6: Ra quyết định mua và sử dụng phần mềm

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ đưa ra phương án quyết định, sau đó phối hợp với nhà cung cấp để triển khai phần mềm cho nội bộ. Lưu ý rằng việc đưa phần mềm mới vào sử dụng ban đầu có thể gây bỡ ngỡ và một số xáo trộn trong công việc. 

Vì vậy, cấp quản lý doanh nghiệp cần lựa chọn thời điểm phù hợp để triển khai dần dần. Trong quá trình thay đổi, đừng quên giữ liên hệ với nhà cung cấp thường xuyên để nhận được sự hỗ trợ cần thiết.

Bài viết trên đây đã tổng hợp những nội dung quan trọng về phần mềm HRIS, bao gồm khái niệm HRIS là gì, chức năng, vai trò đối với doanh nghiệp. Hy vọng với những phân tích trên đây, doanh nghiệp có thể lựa chọn được một phần mềm HRIS phù hợp và ứng dụng thành công vào mô hình quản lý nhân sự nhé!