Kaizen được biết đến là triết lý kinh doanh của Nhật Bản và được các rất nhiều doanh nghiệp áp dụng để bộ máy hoạt động hiệu quả hơn. Cụ thể Kaizen là gì? Áp dụng Kaizen ra sao, tất cả sẽ được Langmaster bật mí trong bài viết dưới đây!

1. Tìm hiểu về Kaizen

1.1. Kaizen là gì?

Kaizen là triết lý kinh doanh và quản lý bắt nguồn từ Nhật Bản, có nghĩa là "cải tiến liên tục". Kaizen tập trung vào việc thực hiện những thay đổi nhỏ một cách thường xuyên để nâng cao hiệu quả và chất lượng trong mọi khía cạnh của công việc và cuộc sống.

Kaizen là gì?

Kaizen được phát triển bởi Masaaki Imai sau quá trình quan sát các phương pháp quản lý của Mỹ sau Thế chiến thứ hai. Ông nhận ra rằng, việc tập trung vào những thay đổi nhỏ, liên tục có thể tạo ra những cải tiến đáng kể theo thời gian.

1.2. 5S Kaizen là gì và cách áp dụng

5S Kaizen là sự kết hợp giữa triết lý Kaizen (cải tiến liên tục) và phương pháp 5S, một hệ thống quản lý nơi làm việc hiệu quả có nguồn gốc từ Nhật Bản. 5S bao gồm 5 chữ cái tiếng Nhật:

• Seiri (sàng lọc): Phân loại và loại bỏ những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc.
• Seiton (sắp xếp): Sắp xếp khoa học và hợp lý các vật dụng còn lại để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.
• Seiso (sạch sẽ): Vệ sinh nơi làm việc thường xuyên để đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn.
• Seiketsu (săn sóc): Duy trì thực hiện các hoạt động phía trên (Seiri, Seiton và Seiso) một cách thường xuyên.
• Shitsuke (sẵn sàng): Rèn luyện thói quen tuân thủ quy tắc và thực hiện tốt các công việc được bàn giao.

5S Kaizen là sự kết hợp giữa Kaizen và phương pháp 5S

Kaizen đề cao việc thực hiện những thay đổi nhỏ, liên tục để cải tiến 5S. Áp dụng 5S Kaizen giúp:

• Tạo môi trường làm việc an toàn, hiệu quả và năng suất
• Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ
• Giảm thiểu lãng phí thời gian và tài nguyên
• Tăng cường sự hài lòng của nhân viên và khách hàng
• Phát triển văn hóa đổi mới và cải tiến liên tục

5S Kaizen có thể được áp dụng trong mọi lĩnh vực, từ sản xuất, dịch vụ đến văn phòng, trường học và gia đình. Đây là một công cụ hữu ích giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao chất lượng cuộc sống.

Xem thêm:

>>> VĂN HÓA HỌC TẬP LÀ GÌ? TẠI SAO DOANH NGHIỆP PHẢI CÓ?

>>> 9 NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ & CÁCH NĂNG CAO NĂNG LỰC

1.3. Ví dụ về kaizen

Kaizen có thể được áp dụng vào tất cả mọi khía cạnh của cuộc sống để giúp chúng ta có những cải tiến nhỏ tích lũy theo thời gian.

1.3.1. Ví dụ về kaizen trong cuộc sống

1.3.1.1. Sức khỏe

• Mục tiêu: Giảm cân 5kg trong 3 tháng.
• Kaizen: Thay vì tập luyện cường độ cao đột ngột, hãy bắt đầu với những thay đổi nhỏ như đi bộ 30 phút mỗi ngày và giảm lượng thức ăn nạp vào mỗi bữa. Sau đó, bạn có thể dần dần tăng thời gian tập luyện và giảm lượng calo mỗi tuần.
• Kết quả: Giảm cân an toàn và bền vững, cải thiện sức khỏe tổng thể.

1.3.1.2. Các mối quan hệ

• Mục tiêu: Cải thiện mối quan hệ với bạn bè.
• Kaizen: Dành thời gian chất lượng cho bạn bè, trò chuyện, chia sẻ và lắng nghe. Tỏ ra quan tâm và hỗ trợ họ trong những lúc khó khăn.
• Kết quả: Mối quan hệ trở nên gắn bó và bền chặt hơn.

1.3.1.3. Môi trường sống

• Mục tiêu: Tạo một ngôi nhà gọn gàng và ngăn nắp.
• Kaizen: Dành 15 phút mỗi ngày để dọn dẹp nhà cửa, tập trung vào một khu vực cụ thể mỗi ngày. Loại bỏ những vật dụng không cần thiết và sắp xếp đồ đạc gọn gàng.
• Kết quả: Môi trường sống trở nên sạch sẽ, thoải mái và dễ chịu hơn.

1.3.2. Ví dụ về kaizen trong học tập

• Bắt đầu từ những thay đổi nhỏ: Đừng cố gắng thay đổi hoàn toàn thói quen học tập trong một ngày, hãy bắt đầu từ những thay đổi nhỏ và dễ thực hiện.
• Theo dõi tiến độ: Ghi chép lại tiến độ học tập và theo dõi những thay đổi mà bạn đã đạt được. Điều này sẽ giúp bạn nhận ra những gì hiệu quả và những gì cần cải thiện.
• Kiên trì: Kaizen là một quá trình lâu dài và đòi hỏi sự kiên trì. Đừng nản lòng nếu bạn không thấy kết quả ngay lập tức. Hãy tiếp tục thực hiện những thay đổi nhỏ và bạn sẽ dần dần đạt được mục tiêu của mình.

1.3.2.1. Mục tiêu học tập

• Thiết lập mục tiêu nhỏ, cụ thể và dễ đạt được: Thay vì đặt mục tiêu chung chung như "học tốt tiếng Anh", hãy chia nhỏ thành các mục tiêu nhỏ hơn như "học 10 từ vựng mới mỗi ngày" hoặc "ôn tập ngữ pháp 30 phút mỗi tối".
• Sử dụng phương pháp SMART: Đảm bảo mục tiêu của bạn là Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Attainable (có thể đạt được), Relevant (liên quan) và Time-bound (có thời hạn).

1.3.2.2. Duy trì động lực học tập

• Tìm kiếm nguồn cảm hứng: Đọc sách, xem phim, nghe nhạc hoặc nói chuyện với những người thành công trong lĩnh vực bạn quan tâm.
• Tự thưởng cho bản thân: Khi bạn đạt được mục tiêu học tập, hãy tự thưởng cho bản thân một món quà nhỏ hoặc một hoạt động thú vị.
• Tham gia các hoạt động ngoại khóa: Tham gia các câu lạc bộ học tập, hội thảo hoặc khóa học trực tuyến để có thêm động lực và cơ hội học hỏi mới.

1.3.3. Ví dụ về kaizen trong sản xuất

1.3.3.1. Giảm thiểu thời gian di chuyển

• Tình trạng: Nhân viên phải đi lại nhiều để lấy dụng cụ, nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, dẫn đến lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến năng suất.
• Áp dụng Kaizen:
• Sắp xếp lại khu vực làm việc, bố trí dụng cụ, nguyên vật liệu khoa học hơn để giảm thiểu di chuyển.
• Sử dụng xe đẩy hoặc băng chuyền để vận chuyển vật liệu thay vì mang vác thủ công.
• Đánh dấu vị trí các dụng cụ, nguyên vật liệu rõ ràng để dễ dàng tìm kiếm.

1.3.3.2. Cải thiện quy trình lắp ráp

• Tình trạng: Quy trình lắp ráp phức tạp, nhiều bước, dẫn đến sai sót và lãng phí thời gian.
• Áp dụng Kaizen:
• Phân tích quy trình lắp ráp, xác định các bước không cần thiết hoặc có thể đơn giản hóa.
• Chia nhỏ quy trình thành các bước nhỏ hơn, dễ thực hiện hơn.
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ để tăng hiệu quả lắp ráp.
• Đào tạo nhân viên về quy trình lắp ráp mới.

1.3.3.3. Giảm thiểu lỗi sản phẩm

• Tình trạng: Tỷ lệ lỗi sản phẩm cao, dẫn đến lãng phí nguyên vật liệu và chi phí sửa chữa.
• Áp dụng Kaizen:
• Phân tích nguyên nhân gây ra lỗi sản phẩm.
• Áp dụng các biện pháp phòng ngừa lỗi như Poka-Yoke (phương pháp chống nhầm lẫn).
• Nâng cao tay nghề cho nhân viên sản xuất.
• Thực hiện kiểm tra chất lượng sản phẩm thường xuyên.

1.3.4. Ví dụ về kaizen trong doanh nghiệp

Giảm thiểu thời gian chờ đợi tại quầy thanh toán:

• Vấn đề: Khách hàng phải chờ đợi quá lâu tại quầy thanh toán do quy trình thanh toán rườm rà, thủ tục phức tạp.
• Giải pháp Kaizen:
• Seiri (Sàng lọc): Loại bỏ các thủ tục giấy tờ không cần thiết, đơn giản hóa quy trình thanh toán.
• Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp lại vị trí các quầy thanh toán, bố trí nhân viên hợp lý để giảm thiểu thời gian chờ đợi.
• Seiso (Sạch sẽ): Giữ quầy thanh toán và khu vực xung quanh luôn sạch sẽ, gọn gàng.
• Seiketsu (Săn sóc): Duy trì thực hiện các hoạt động Seiri, Seiton, Seiso một cách thường xuyên.
• Shitsuke (Sẵn sàng): Rèn luyện thói quen phục vụ khách hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp.

Kết quả: Nhờ áp dụng Kaizen, thời gian chờ đợi của khách hàng tại quầy thanh toán đã được giảm thiểu đáng kể, góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

2. Kaizen có lợi ích gì?

2.1. Lợi ích của Kaizen đối với doanh nghiệp

Kaizen có tiềm năng vô cùng lớn trong việc phát triển của doanh nghiệp

2.1.1. Nâng cao hiệu quả hoạt động công ty

• Giảm thiểu lãng phí: Kaizen giúp các tổ chức xác định và loại bỏ lãng phí trong quy trình làm việc, bao gồm lãng phí thời gian, nguyên vật liệu, nhân lực và không gian. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thêm chi phí và tăng năng suất lao động.
• Tối ưu hóa quy trình: Kaizen khuyến khích việc liên tục cải tiến quy trình làm việc để tìm ra cách thức hiệu quả nhất. Điều này giúp giảm thiểu các bước không cần thiết, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
• Nâng cao năng suất lao động: Nhờ việc giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa quy trình, Kaizen giúp nhân viên tập trung vào công việc chính, tăng hiệu suất lao động và đạt được mục tiêu đề ra.

2.1.2. Tăng cường sự đoàn kết doanh nghiệp

• Tạo môi trường làm việc an toàn và thoải mái: Áp dụng Kaizen sẽ cải thiện môi trường làm việc, từ đó đảm bảo an toàn và sức khỏe cho nhân viên. Nhờ vậy, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái và an tâm khi làm việc.
• Thúc đẩy tinh thần tham gia và sáng tạo: Kaizen khuyến khích tất cả nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến, đóng góp ý tưởng và đề xuất giải pháp. Điều này giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, có trách nhiệm và gắn bó hơn với doanh nghiệp.
• Nâng cao kỹ năng và kiến thức: Qua quá trình tham gia Kaizen, nhân viên có cơ hội học hỏi những kỹ năng và kiến thức mới, giúp họ phát triển bản thân và nâng cao năng lực làm việc.

2.1.3 Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ

• Giảm thiểu sai sót: Kaizen chú trọng vào việc loại bỏ các nguyên nhân dẫn đến sai sót trong sản xuất và cung cấp dịch vụ. Nhờ vậy, chất lượng sản phẩm/dịch vụ được cải thiện đáng kể, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
• Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Khi chất lượng sản phẩm/dịch vụ được cải thiện, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng hơn và có nhiều khả năng quay lại với doanh nghiệp.
• Nâng cao uy tín thương hiệu: Uy tín thương hiệu của doanh nghiệp sẽ được củng cố khi khách hàng tin tưởng vào chất lượng sản phẩm/dịch vụ mà họ cung cấp.

2.1.4. Lợi ích về mặt tài chính

• Giảm chi phí: Nhờ việc giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa quy trình và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận.
• Tăng doanh thu: Một khi khách hàng yên tâm về chất lượng và dịch vụ, họ sẽ có thêm thiện cảm với doanh nghiệp và lôi kéo thêm nhiều khách hàng hơn, dẫn đến việc tăng doanh thu.
• Tăng khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp áp dụng Kaizen hiệu quả có khả năng cạnh tranh cao hơn trên thị trường nhờ vào hiệu quả hoạt động cao, chất lượng sản phẩm/dịch vụ tốt và giá thành hợp lý.

Xem thêm:

>>> KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN LÀ GÌ? CÁC TIPS ĐÀM PHÁN HIỆU QUẢ TRONG KINH DOANH

>>> BỎ TÚI BÍ KÍP NÂNG CAO KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC ĐỂ THÀNH CÔNG

2.2. Lợi ích của Kaizen đối với cá nhân

Cá nhân áp dụng Kaizen sẽ có cuộc sống cân bằng

2.2.1.Nâng cao hiệu quả học tập và làm việc

Kaizen giúp cá nhân xác định và loại bỏ những lãng phí trong công việc, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức.

Kaizen khuyến khích việc sắp xếp khoa học, hợp lý nơi làm việc, giúp cá nhân dễ dàng tìm kiếm dụng cụ và tài liệu, nâng cao hiệu quả công việc.

Kaizen giúp cá nhân phát triển thói quen làm việc ngăn nắp, khoa học và hiệu quả.

2.2.2. Cải thiện sức khỏe

• Giảm căng thẳng: Kaizen giúp cá nhân giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả hơn, từ đó giảm thiểu căng thẳng và lo âu.
• Tăng cường sự tập trung: Khi môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp và được sắp xếp khoa học, cá nhân sẽ dễ dàng tập trung vào công việc hơn.
• Nâng cao tinh thần lạc quan: Việc hoàn thành các mục tiêu nhỏ một cách liên tục sẽ tạo cho cá nhân cảm giác thành công và thúc đẩy tinh thần lạc quan.
• Tăng cường hoạt động thể chất: Kaizen khuyến khích cá nhân di chuyển thường xuyên để sắp xếp và dọn dẹp đồ đạc, từ đó giúp tăng cường hoạt động thể chất.
• Giảm nguy cơ mắc bệnh: Môi trường sống và làm việc sạch sẽ, gọn gàng sẽ giúp giảm nguy cơ mắc các bệnh về đường hô hấp, dị ứng và các bệnh truyền nhiễm khác.
• Cải thiện chất lượng giấc ngủ: Khi không gian ngủ được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, cá nhân sẽ dễ dàng chìm vào giấc ngủ và ngủ ngon hơn.

2.2.3. Quản lý tài chính hiệu quả

• Nâng cao ý thức tiết kiệm: Kaizen khuyến khích thói quen phân loại và loại bỏ những vật dụng không cần thiết, giúp bạn tiết kiệm chi phí mua sắm những thứ không thực sự cần thiết. Áp dụng Kaizen trong quản lý tài chính cá nhân, bạn có thể lập kế hoạch chi tiêu hợp lý, tránh lãng phí tiền bạc cho những khoản chi tiêu không quan trọng.
• Tăng cường kỷ luật: Kaizen đề cao việc thực hiện các hành động nhỏ nhưng liên tục để đạt được mục tiêu lớn. Áp dụng Kaizen trong quản lý tài chính, bạn có thể rèn luyện thói quen tiết kiệm, thanh toán hóa đơn đúng hạn, theo dõi chi tiêu,... một cách thường xuyên và hiệu quả. Kỷ luật tài chính tốt giúp bạn kiểm soát được tình hình tài chính cá nhân, tránh rơi vào tình trạng nợ nần hay thiếu hụt.
• Nâng cao khả năng lập kế hoạch: Kaizen giúp bạn rèn luyện khả năng lập kế hoạch cụ thể và chi tiết cho các mục tiêu tài chính cá nhân. Ví dụ, bạn có thể lập kế hoạch tiết kiệm cho một khoản chi lớn trong tương lai, lập kế hoạch thanh toán nợ, lập kế hoạch đầu tư,...

2.2.4. Phát triển bản thân

• Nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề: Kaizen khuyến khích cá nhân tự chủ động xác định và giải quyết các vấn đề trong công việc. Qua quá trình này, họ sẽ rèn luyện được kỹ năng phân tích, tư duy logic và đưa ra giải pháp hiệu quả. Kaizen giúp cá nhân học cách nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau, từ đó tìm ra giải pháp tối ưu nhất.
• Tăng cường tinh thần trách nhiệm: Khi tham gia vào các hoạt động Kaizen, cá nhân sẽ ý thức được vai trò và trách nhiệm của bản thân trong việc cải tiến công việc. Họ sẽ chủ động thực hiện công việc một cách hiệu quả và có trách nhiệm hơn.
• Phát triển kỹ năng làm việc nhóm: Kaizen thường được thực hiện theo nhóm, đòi hỏi sự hợp tác và phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên. Qua quá trình làm việc nhóm, cá nhân sẽ rèn luyện được kỹ năng giao tiếp, lắng nghe, thấu hiểu và phối hợp với người khác.
• Nâng cao khả năng thích nghi: Kaizen khuyến khích sự thay đổi và cải tiến liên tục. Do đó, cá nhân tham gia Kaizen sẽ rèn luyện được khả năng thích nghi với những thay đổi mới trong môi trường làm việc. Họ sẽ trở nên linh hoạt và sẵn sàng đón nhận những thử thách mới.

3. 10 Nguyên tắc cốt lõi của Kaizen trong sản xuất

10 nguyên tắc cốt lõi của Kaizen trong lĩnh vực sản xuất - không thể bỏ qua

Nguyên tắc 1: Tập trung vào lợi ích của khách hàng

Khởi điểm cho mọi hoạt động cải tiến phải xuất phát từ nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Doanh nghiệp cần hiểu rõ thị hiếu, xu hướng tiêu dùng và phản hồi của khách hàng để điều chỉnh sản phẩm, dịch vụ và quy trình sản xuất phù hợp. Việc tập trung vào khách hàng giúp tạo dựng lòng trung thành và thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Nguyên tắc 2: Không ngừng đổi mới và cải tiến

Kaizen khuyến khích việc cải tiến liên tục, dù là những thay đổi nhỏ nhất, nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng sản xuất. Mọi nhân viên, từ cấp quản lý đến công nhân, đều được khuyến khích đưa ra ý tưởng và đề xuất cải tiến. Doanh nghiệp cần tạo môi trường khuyến khích sáng tạo và đổi mới, đồng thời có hệ thống đánh giá và khen thưởng cho những ý tưởng hay.

Nguyên tắc 3: Xây dựng văn hóa nói không với đổ lỗi

Thay vì đổ lỗi cho nhau khi xảy ra sai sót, Kaizen tập trung vào việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và giải quyết nó. Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đều có nghĩa vụ hoàn thành tốt công việc được phân công. Khi xảy ra sai sót, việc xác định trách nhiệm cần được thực hiện một cách khách quan và công bằng, tránh đổ lỗi cho nhau hoặc đưa ra những lý do không chính đáng. Thay vào đó, mỗi cá nhân cần nỗ lực hết sức để cùng nhau sửa chữa sai lầm, hướng đến mục tiêu chung của tập thể. Lợi ích của tập thể cần được đặt lên hàng đầu, khuyến khích tinh thần hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau để cùng nhau phát triển.

Nguyên tắc 4: Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác

Cần có sự khuyến khích tự chia sẻ thông tin, ý tưởng và kinh nghiệm giữa các bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tạo môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi người có thể dễ dàng trao đổi thông tin và học hỏi lẫn nhau. Việc thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở giúp nâng cao hiệu quả hợp tác và tăng cường tinh thần đoàn kết.

Nguyên tắc 5: Tăng cường làm việc nhóm

Kaizen đề cao sức mạnh của làm việc nhóm, nơi mọi người cùng nhau hợp tác để đạt được mục tiêu chung. Doanh nghiệp cần đẩy mạnh các hoạt động làm việc nhóm, đồng thời tạo điều kiện cho các nhóm có thể hoạt động hiệu quả. Áp dụng phương pháp làm việc theo nhóm giúp nâng cao hiệu quả công việc và tăng cường tinh thần trách nhiệm tập thể.

Nguyên tắc 6:  Kết hợp nhiều bộ phận để xử lý dự án

Điểm nổi bật của nguyên tắc này là sự gắn kết được tăng cường giữa các bộ phận. Khi cùng tham gia vào dự án, nhân viên từ các phòng ban khác nhau có cơ hội hợp tác, chia sẻ kinh nghiệm và hiểu rõ hơn về vai trò, trách nhiệm của nhau. Nhờ vậy, họ sẽ có ý thức trách nhiệm chung cao hơn, đồng lòng hướng tới mục tiêu chung của dự án và doanh nghiệp.

Hơn nữa, việc bố trí nguồn nhân lực linh hoạt giúp nhân viên phát triển bản thân một cách toàn diện. Tham gia vào các dự án đa dạng, họ có cơ hội tiếp xúc với những kiến thức, kỹ năng mới, từ đó nâng cao năng lực chuyên môn và khả năng thích nghi. Điều này góp phần tạo nên nguồn nhân lực chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Ngoài ra, Doanh nghiệp có thể cân nhắc tuyển dụng nhân viên bên ngoài cho những vị trí chuyên môn cao hoặc những giai đoạn ngắn hạn, thay vì duy trì một bộ máy nhân sự cồng kềnh.

Nguyên tắc 7: Xây dựng mối quan hệ lành mạnh

Đề cao tầm quan trọng của việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên liên quan, bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và cộng đồng. Doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ tin cậy và hợp tác với các bên liên quan để cùng nhau phát triển. Việc tạo lập các mối quan hệ đúng đắn giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu và tạo dựng lợi thế cạnh tranh.

Nguyên tắc 8: Rèn luyện tính kỷ luật

Mỗi người cần hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và tuân thủ các quy định của doanh nghiệp. Việc rèn luyện ý thức kỷ luật và tự giác giúp nâng cao hiệu quả công việc và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp. Hãy chấp nhận hy sinh các quyền lợi về cá nhân để có thể hợp nhất với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. 

Nguyên tắc 9: Truyền tải thông tin đến mọi nhân viên

Để gặt hái thành công trong công việc, điều đầu tiên mỗi nhân viên cần làm là nắm bắt rõ ràng tình hình hiện tại của công ty. Thông tin chính là "nguyên liệu" thiết yếu cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong thời đại ngày nay. Chia sẻ thông tin không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về định hướng, mục tiêu chung mà còn là cách gắn kết mọi người, cùng nhau vượt qua những khó khăn, thử thách.

Nguyên tắc 10: Thúc đẩy năng suất làm việc hiệu quả

Khuyến khích loại bỏ việc lãng phí thời gian, nguyên vật liệu và nhân lực trong quá trình sản xuất. Doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp cải tiến quy trình để nâng cao hiệu quả công việc. Việc khuyến khích làm việc hiệu quả giúp tiết kiệm chi phí và tăng năng suất lao động.

Xem thêm:

>>> KỸ NĂNG PHÂN TÍCH LÀ GÌ? CÁCH RÈN LUYỆN KỸ NĂNG PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ

>>> KỸ NĂNG TƯ DUY PHẢN BIỆN: VAI TRÒ & PHƯƠNG PHÁP RÈN LUYỆN

4. 7 bước áp dụng Kaizen vào hoạt động của doanh nghiệp

Nắm chắc 7 bước áp dụng Kaizen vào hoạt động doanh nghiệp

Bước 1: Xác định tình trạng doanh nghiệp và đặt mục tiêu

Bước đầu tiên trong việc áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp chính là xác định tình trạng hiện tại. Hãy nắm bắt tất cả những lỗ hổng trong việc điều hành, hoạt động của công ty thông qua các cuộc thảo luận từ các phòng ban hay  thu thập góp ý từ phía nhân viên.

Sau đó, xác định mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua việc áp dụng Kaizen. Ví dụ: Doanh nghiệp muốn giảm tỷ lệ sai sót trong sản xuất xuống 5% trong vòng 6 tháng.

Sau khi xác định mục tiêu, cần xác định phạm vi áp dụng Kaizen, có thể là một bộ phận, quy trình hoặc toàn bộ doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ

Sau khi hoàn tất việc đánh giá tình hình công ty một cách tổng thể, bước tiếp theo cần thiết là xác định và phân tích những trở ngại đang kìm hãm sự phát triển. Để làm sáng tỏ gốc rễ vấn đề cho doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Phân tích báo cáo số liệu: Xem xét kỹ lưỡng các số liệu liên quan đến sản xuất, bán hàng, tồn kho,... để xác định nguyên nhân gốc rễ của việc tồn đọng đơn hàng. Ví dụ: doanh số bán hàng giảm, tỷ lệ sản phẩm lỗi cao, năng suất lao động thấp,...
• Tham vấn ý kiến từ các phòng ban: Tổ chức buổi thảo luận với các phòng ban liên quan như sản xuất, bán hàng, marketing,... để thu thập thông tin và ý kiến đóng góp từ họ. Mỗi phòng ban sẽ cung cấp góc nhìn riêng về vấn đề, giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn.
• Điều tra thực tế: Xuống trực tiếp xưởng sản xuất, kho hàng,... để quan sát và tìm hiểu tình hình cụ thể. Việc trực tiếp quan sát sẽ giúp bạn nắm bắt rõ hơn những vấn đề tiềm ẩn mà báo cáo số liệu và ý kiến đóng góp không thể hiện đầy đủ.

Thông qua việc phân tích báo cáo số liệu, tham vấn ý kiến và điều tra thực tế, doanh nghiệp có thể xác định chính xác nguyên nhân dẫn đến tình trạng tồn đọng đơn hàng, từ đó đưa ra giải pháp khắc phục hiệu quả.

Bước 3: Lập kế hoạch cải thiện

Đây là thời điểm quan trọng để từng doanh nghiệp phát huy sức mạnh của tập thể, nơi những ý tưởng mới mẻ và độc đáo có thể được nảy sinh từ sự kết hợp trí tuệ của nhiều người. Doanh nghiệp cần tạo môi trường khuyến khích sự sáng tạo, không ngại tranh luận và đưa ra những ý tưởng táo bạo.

Lãnh đạo doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy thảo luận, lắng nghe ý kiến của nhân viên và tạo điều kiện để họ có thể phát huy tối đa tiềm năng của bản thân. Việc ghi nhận và khen thưởng những ý tưởng sáng tạo cũng là cách để khuyến khích nhân viên tham gia tích cực vào quá trình giải quyết vấn đề.

Thông qua những buổi thảo luận tập thể, doanh nghiệp không chỉ tìm ra giải pháp hiệu quả cho vấn đề hiện tại mà còn nâng cao tinh thần trách nhiệm, sự gắn kết và tinh thần sáng tạo của nhân viên. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững và gặt hái thành công trong tương lai.

Bước 4:  Triển khai Kaizen

Sau khi đã xác định được giải pháp cải tiến phù hợp, doanh nghiệp cần lập kế hoạch triển khai chi tiết để đảm bảo hiệu quả thực hiện. Kế hoạch có thể bao gồm các yếu tố sau:

• Mục tiêu cụ thể: Xác định rõ ràng mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua việc triển khai giải pháp Kaizen. Mục tiêu cần cụ thể, đo lường được và có thời hạn thực hiện rõ ràng.
• Hoạt động triển khai: Liệt kê chi tiết các bước cần thực hiện để triển khai giải pháp, bao gồm phân công trách nhiệm, thời gian hoàn thành và nguồn lực cần thiết.
• Giám sát và đo lường: Thiết lập hệ thống giám sát và đo lường để theo dõi tiến độ thực hiện và đánh giá hiệu quả của giải pháp Kaizen. Việc giám sát và đo lường cần được thực hiện định kỳ để có thể điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.
• Phương án triển khai: Xác định phương thức triển khai phù hợp, có thể là triển khai ngay lập tức, triển khai thí điểm hoặc triển khai từng bước nhỏ. Việc lựa chọn phương thức triển khai phụ thuộc vào nhiều yếu tố như độ phức tạp của giải pháp, khả năng sẵn sàng của nhân viên và nguồn lực của doanh nghiệp.

Bước 5: Đánh giá hiệu quả và học hỏi kinh nghiệm

Trong quá trình áp dụng Kaizen cho tổ chức, hãy đảm bảo doanh nghiệp của bạn có có đội ngũ quan sát để đánh giá, so sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đề ra. Sau đó, phân tích những điểm thành công và hạn chế của việc triển Kaizen. Tại Việt Nam, Kaizen có thể sẽ còn “lạ lẫm”, chính vì vậy, kiên trì giúp đỡ các thành viên trong doanh nghiệp sẽ giúp cả tập thể đi lên nhanh chóng. Cũng từ đây, doanh nghiệp có thể rút ra bài học kinh nghiệm quý báu.

Bước 6: Khắc phục chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế

Trong quá trình triển khai Kaizen, việc gặp phải những khác biệt so với kế hoạch dự kiến ban đầu là không thể tránh khỏi. Yếu tố tác động đến sự chênh lệch này vô cùng đặc sắc, có thể bao gồm thay đổi về điều kiện thị trường, nguồn lực, công nghệ,...

Có thể sẽ có những thuận lợi xuất hiện để việc triển khai Kaizen diễn ra suôn sẻ hơn so với dự kiến, ví dụ như tìm được giải pháp cải tiến hiệu quả hơn, nhân viên có tinh thần tham gia cao. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp doanh nghiệp gặp phải các hạn chế, khó khăn không lường trước được, ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả của việc triển khai Kaizen.

Điều quan trọng là doanh nghiệp cần linh hoạt và có khả năng thích ứng với những thay đổi. Khi gặp phải những hạn chế, doanh nghiệp cần kịp thời điều chỉnh kế hoạch và phương pháp triển khai Kaizen để đảm bảo phù hợp với thực tế.

Ví dụ, nếu gặp khó khăn trong việc huy động nguồn lực, doanh nghiệp có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài hoặc điều chỉnh quy mô triển khai Kaizen.

Bước 7: Duy trì và phát triển Kaizen

Kaizen là quá trình cải tiến liên tục, không bao giờ có điểm dừng. Sau khi giải pháp được triển khai hiệu quả và ổn định, doanh nghiệp cần quay trở lại bước 1 để bắt đầu chu trình Kaizen mới. Lặp lại quy trình này giúp doanh nghiệp liên tục xác định những vấn đề mới, tìm kiếm giải pháp sáng tạo và triển khai vào thực tế, tạo nên vòng xoáy cải tiến không ngừng.

Tuy nhiên, để áp dụng Kaizen thành công đòi hỏi sự cam kết và kiên trì từ cả ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên. Lợi ích thiết thực mà Kaizen mang lại chính là động lực thúc đẩy doanh nghiệp triển khai triết lý này. Việc tích lũy những cải tiến nhỏ từng bước sẽ dẫn đến kết quả to lớn, giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí, tăng năng suất, khuyến khích sáng tạo cá nhân, xây dựng tinh thần đoàn kết và ý thức tiết kiệm. Hơn nữa, Kaizen góp phần tạo dựng văn hóa công ty độc đáo, thúc đẩy doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, chất lượng và năng lực cạnh tranh trên thị trường.

5. Nghệ thuật Kaizen tuyệt vời của Toyota

Nhắc đến Kaizen, không thể thiếu Toyota

5.1. Toyota xem Kaizen là nền tảng văn hóa

• Niềm tin vào con người: Toyota tin tưởng vào khả năng và tiềm năng của mỗi nhân viên. Họ khuyến khích mọi người tham gia vào quá trình Kaizen, đề xuất ý tưởng cải tiến và chủ động giải quyết vấn đề.
• Tập trung vào quy trình: Toyota chú trọng vào việc cải thiện quy trình làm việc để loại bỏ lãng phí và nâng cao hiệu quả. Họ sử dụng các công cụ như sơ đồ quy trình và phân tích 5W1H để xác định điểm yếu và tìm ra giải pháp.
• Học hỏi từ sai lầm: Toyota xem sai lầm là cơ hội học hỏi và cải thiện. Họ khuyến khích mọi người chia sẻ sai lầm của mình và cùng nhau tìm ra giải pháp.
• Văn hóa tôn trọng: Toyota xây dựng môi trường làm việc cởi mở và tôn trọng, nơi mọi người đều cảm thấy thoải mái khi đưa ra ý kiến và đề xuất cải tiến.

5.2. Hệ thống Kaizen bài bản của Toyota

• Hệ thống gợi ý cải tiến: Mỗi nhân viên của Toyota đều được ủng hộ việc đóng góp ý tưởng cải tiến thông qua hệ thống gợi ý chính thức. Các ý tưởng tổng hợp sẽ đánh giá và triển khai nếu được coi là khả thi và hiệu quả.
• Hoạt động Kaizen hàng ngày: Toyota dành 10 phút mỗi ngày để thực hiện các hoạt động Kaizen nhỏ tại nơi làm việc. Các hoạt động này có thể bao gồm việc dọn dẹp chỗ làm việc, sắp xếp dụng cụ hoặc thực hiện các cải tiến quy trình đơn giản.
• Kaizen nhóm: Các nhóm nhân viên được tập hợp để giải quyết các vấn đề cụ thể và thực hiện các dự án cải tiến lớn hơn.
• Kaizen từ cấp lãnh đạo: Lãnh đạo Toyota cũng tích cực tham gia vào quá trình Kaizen, thể hiện cam kết của họ đối với triết lý này và khuyến khích nhân viên làm theo.

Toyota áp dụng Kaizen vào mọi hoạt động của tổ chức

5.3. Toyota áp dụng Kaizen trong mọi hoạt động

5.3.1. Kaizen trong sản xuất của Toyota

• Hệ thống gợi ý cải tiến: Mỗi nhân viên Toyota đều được ủng hộ việc nộp ý tưởng cải tiến lên cấp trên. Các ý tưởng được đánh giá và triển khai nếu được coi là khả thi và hiệu quả.
• Hoạt động Kaizen hàng ngày: Toyota dành 10 phút mỗi ngày để thực hiện các hoạt động Kaizen nhỏ tại nơi làm việc. Các hoạt động này có thể bao gồm việc dọn dẹp chỗ làm việc, sắp xếp dụng cụ hoặc thực hiện các cải tiến quy trình đơn giản.
• Kaizen nhóm: Các nhóm nhân viên được tập hợp để giải quyết các vấn đề cụ thể và thực hiện các dự án cải tiến lớn hơn.
• Kaizen từ cấp lãnh đạo: Lãnh đạo Toyota cũng tích cực tham gia vào quá trình Kaizen, thể hiện cam kết của họ đối với triết lý này và khuyến khích nhân viên làm theo.

5.3.2.  Kaizen trong các hoạt động khác của Toyota

• Kaizen trong thiết kế: Toyota áp dụng Kaizen để liên tục cải tiến thiết kế sản phẩm, đảm bảo tính hiệu quả, an toàn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Kaizen trong bán hàng và dịch vụ khách hàng của Toyota: Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và xây dựng lòng trung thành với thương hiệu.
• Kaizen trong quản lý: Nhờ áp dụng Kaizen, Toyota đã cải thiện được hiệu quả hoạt động quản lý, giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.

5.4. Bài học kinh nghiệm từ Toyota

• Bắt đầu từ những thay đổi nhỏ: Không cần phải thực hiện những thay đổi lớn để đạt được kết quả. Hãy bắt đầu từ những thay đổi nhỏ và liên tục cải thiện là chìa khóa thành công của Kaizen.
• Tập trung vào quy trình: Việc cải thiện quy trình làm việc có thể giúp loại bỏ lãng phí và nâng cao hiệu quả.
• Khuyến khích sự tham gia của nhân viên: Mọi người sẽ có nhiều khả năng hỗ trợ các sáng kiến cải tiến nếu họ được tham gia vào quá trình phát triển.
• Học hỏi từ sai lầm: Sai lầm là cơ hội học hỏi và cải thiện.
• Kiên trì: Kaizen là một quá trình lâu dài đòi hỏi sự kiên trì và nỗ lực liên tục.
• Văn hóa hỗ trợ: Để Kaizen thành công, cần có sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo và tất cả các nhân viên trong tổ chức.
• Phù hợp với từng doanh nghiệp: Việc áp dụng Kaizen cần được điều chỉnh phù hợp với văn hóa, đặc thù và mục tiêu của từng doanh nghiệp. Không phải cứ doanh nghiệp bất kỳ áp dụng thành công thì doanh nghiệp của bạn cũng có thể như vậy.

Bài viết trên đã cho cái bạn bức tranh toàn cảnh về Kaizen là gì? Ích lợi của Kaizen và cách áp dụng Kaizen vào các hoạt động thực tiễn, đặc biệt là trong doanh nghiệp. Hãy theo dõi Langmaster để cùng tìm kiếm thêm nhiều giải pháp hữu ích trong việc điều hành tổ chức của bạn!