Bạn đang băn khoăn làm thế nào để email ứng tuyển của mình không bị trôi vào hộp thư Spam và lọt vào "mắt xanh" của nhà tuyển dụng? Đừng để chiếc CV hoàn hảo bị bỏ lỡ chỉ vì một email gửi kèm thiếu chuyên nghiệp!
Cùng Langmaster Careers khám phá ngay tuyệt chiêu viết mẫu email xin việc chuẩn chỉnh, giúp bạn bứt phá và nắm chắc cơ hội nhận phỏng vấn ngay hôm nay!
1. 7 Bước viết email xin việc chinh phục mọi nhà tuyển dụng
Một email xin việc không đơn thuần chỉ là "công cụ" để gửi CV. Nó là ấn tượng đầu tiên và là bản tóm tắt tinh gọn về sự chuyên nghiệp của bạn trước khi nhà tuyển dụng mở hồ sơ đính kèm.
Để email của bạn không bị đánh giá thấp ngay từ giây đầu tiên, bạn cần nắm vững 7 bước quan trọng sau:
1.1 Địa chỉ email & tên hiển thị cần sự chuyên nghiệp tuyệt đối
Địa chỉ email và tên hiển thị là thông tin đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy. Đây là yếu tố quyết định tính chuyên nghiệp của bạn.
Một địa chỉ email thiếu nghiêm túc có thể khiến hồ sơ của bạn bị loại ngay lập tức, bất kể CV của bạn có xuất sắc đến đâu.
Để đảm bảo email của bạn gây ấn tượng tốt nhất, hãy tuân theo các nguyên tắc sau:
Về địa chỉ email:
- Sử dụng địa chỉ email chứa tên đầy đủ của bạn hoặc kết hợp tên với năm sinh/một vài con số đơn giản, ví dụ: nguyenvanan@gmail.com hoặc vantuyen2001@email.com.
- Tuyệt đối tránh các biệt danh (như koolboy, côngchua01) hoặc những từ ngữ không liên quan, thiếu trang trọng (anhtramcam@...).
Về tên hiển thị (Display Name):
- Đảm bảo tên hiển thị là tên thật hoặc tên thường gọi của bạn (Ví dụ: Nguyễn Văn An / Anna Nguyen).
- Không nên để tên hiển thị là biệt danh, tên viết tắt, hay các ký tự lạ. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện và phân loại hồ sơ của bạn.
1.2 Bí quyết viết tiêu đề email thu hút không bị rơi vào Spam
Tiêu đề email xin việc là cánh cửa đầu tiên dẫn đến cơ hội phỏng vấn của bạn. Một tiêu đề không rõ ràng có thể khiến thư của bạn bị bỏ qua hoặc tệ hơn là bị hệ thống lọc thư đánh dấu là thư rác (Spam).
Để sở hữu một tiêu đề email xin việc chuẩn mực, thu hút và đảm bảo an toàn, bạn hãy áp dụng công thức đơn giản nhưng hiệu quả sau:
- Đảm bảo sự rõ ràng, ngắn gọn: Tiêu đề nên tóm tắt được nội dung chính trong khoảng 50-70 ký tự. Nhà tuyển dụng thường phải xử lý hàng trăm email mỗi ngày, họ cần nắm bắt thông tin nhanh chóng.
- Chứa vị trí ứng tuyển: Giúp HR phân loại hồ sơ và xác định mục đích của email ngay lập tức.
- Không dùng ký tự đặc biệt hay viết tắt vô nghĩa: Tránh các biểu tượng, ký hiệu lạ hay viết tắt không thông dụng, vì chúng dễ bị bộ lọc Spam chặn lại.
Bạn nên sử dụng cấu trúc chuyên nghiệp sau:
[Ứng tuyển vị trí] – [Tên bạn] – [Mã vị trí nếu có]
Ví dụ tham khảo:
- ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ CHUYÊN VIÊN CONTENT MARKETING – NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG
- APPLY FOR IELTS INSTRUCTOR POSITION – TRẦN VĂN SƠN
Bằng cách tuân thủ bí quyết này, bạn đã thành công bước đầu trong việc tạo ra một mẫu email xin việc chuyên nghiệp, tăng tỷ lệ email được mở và đọc.
>>> XEM THÊM: CÁCH VIẾT EMAIL GỬI CV BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP VÀ ẤN TƯỢNG
1.3 Mở đầu email
Phần mở đầu (lời chào hỏi) là cơ hội để bạn thiết lập sự kết nối đầu tiên. Mục đích của phần này là khẳng định lại mục đích của email và thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.
Để phần mở đầu của mẫu email xin việc của bạn thật chuyên nghiệp và tinh tế, hãy lưu ý:
Xác định người nhận cụ thể:
Thay vì sử dụng những lời chào chung chung như "Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng" hoặc "Chào Anh/Chị", hãy cố gắng tìm hiểu tên của nhà tuyển dụng hoặc người quản lý phụ trách vị trí đó.
Ví dụ: "Kính gửi Chị Lan Anh" hoặc "Kính gửi Anh Minh, Quản lý Tuyển dụng".
Việc gọi đích danh thể hiện sự nghiên cứu kỹ lưỡng và chuyên nghiệp của bạn. Nếu không tìm được tên cụ thể, sử dụng "Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty [Tên công ty]" là lựa chọn an toàn và lịch sự nhất.
Đi thẳng vào vấn đề:
Sau lời chào, câu đầu tiên cần nêu rõ bạn biết đến thông tin tuyển dụng từ đâu (website công ty, LinkedIn, giới thiệu...) và bạn đang ứng tuyển cho vị trí nào.
Ví dụ: "Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc đến Vị trí Trưởng phòng Marketing, mà tôi được biết qua trang LinkedIn chính thức của Quý công ty."
Ngắn gọn, trang trọng: Phần mở đầu chỉ nên gói gọn trong 2-3 câu. Tránh lan man hay dùng từ ngữ quá thân mật.
1.4 Nội dung chính
Nội dung chính của email không phải là bản sao của CV, mà là một bài chào hàng (pitch) ngắn gọn và mạnh mẽ. Mục tiêu là tạo ra sự tò mò để nhà tuyển dụng muốn mở CV của bạn ngay lập tức.
Phần này cần tập trung vào sự kết nối giữa kinh nghiệm của bạn và yêu cầu công việc, thể hiện rõ ràng tại sao bạn là ứng viên phù hợp nhất.
Để làm nổi bật giá trị bản thân một cách khéo léo trong mẫu email xin việc, hãy áp dụng những điểm sau:
- Tóm tắt kinh nghiệm liên quan nhất: Thay vì liệt kê tất cả công việc, hãy chọn lọc 1-2 kinh nghiệm hoặc thành tựu quan trọng nhất, có liên quan trực tiếp đến vị trí bạn đang ứng tuyển.
- Sử dụng số liệu định lượng: Luôn cố gắng định lượng hóa kết quả công việc của bạn.
Ví dụ: Thay vì viết "Tôi có kinh nghiệm về bán hàng", hãy viết "Tôi đã giúp tăng trưởng doanh số bán hàng của phòng lên 25% trong quý gần nhất"
- Thể hiện sự am hiểu về công ty: Bạn có thể đề cập ngắn gọn về sứ mệnh, giá trị cốt lõi hoặc một dự án gần đây của công ty mà bạn thực sự quan tâm. Điều này cho thấy bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng và có động lực nghiêm túc.
Nội dung chính chỉ nên gói gọn trong 2-3 đoạn văn ngắn (tổng cộng khoảng 4-5 dòng). Hãy giữ cho nó súc tích, trực diện và tập trung vào lợi ích mà bạn có thể mang lại cho công ty.
>>> XEM THÊM: LÀM SAO ĐỂ PHẢN HỒI EMAIL PHỎNG VẤN NHANH VÀ CHUẨN XÁC NHẤT
1.5 Phần kết email
Phần kết của mẫu email xin việc là nơi bạn cần chốt lại vấn đề một cách chuyên nghiệp và lịch sự, đồng thời kêu gọi hành động (CTA) để định hướng cho bước tiếp theo.
Để phần kết trở nên thông minh và hiệu quả, bạn nên:
- Tóm tắt sự quan tâm: Khẳng định lại sự nhiệt tình của bạn đối với vị trí ứng tuyển và công ty.
- Kêu gọi hành động trực tiếp nhưng tôn trọng: Đề xuất một cách khéo léo về cuộc gặp mặt hoặc trao đổi tiếp theo. Tránh dùng câu từ quá ép buộc.
Ví dụ khuyên dùng: "Tôi rất mong có cơ hội được trình bày chi tiết hơn về kinh nghiệm của mình trong buổi phỏng vấn trực tiếp." hoặc "Kính mong Quý công ty sắp xếp một buổi trao đổi ngắn để chúng ta có thể thảo luận về sự phù hợp của tôi với vai trò này."
- Bày tỏ lòng biết ơn: Luôn kết thúc bằng lời cảm ơn chân thành vì thời gian nhà tuyển dụng đã dành ra để xem xét hồ sơ của bạn.
Ví dụ: "Trân trọng cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian đọc thư và xem xét hồ sơ của tôi."
- Gửi lời chào cuối thư trang trọng: Sử dụng các cụm từ chuyên nghiệp như: Trân trọng, Kính thư, hoặc Xin chân thành cảm ơn.
>>> LANGMASTER ĐANG TUYỂN DỤNG CHUYÊN VIÊN CONTENT MARKETING THU NHẬP HẤP DẪN!
1.6 Chữ ký Email
Chữ ký email là yếu tố cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, giúp hoàn thiện sự chuyên nghiệp và cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ cho nhà tuyển dụng.
Trong mẫu email xin việc, chữ ký của bạn cần được thiết lập một cách rõ ràng và chuyên nghiệp, bao gồm các thông tin thiết yếu sau:
- Họ và tên đầy đủ: Đảm bảo trùng khớp với tên trong CV.
- Chức danh (nếu có): Nếu bạn đang làm việc hoặc vừa nghỉ việc, có thể ghi rõ chức danh hiện tại hoặc gần nhất để tăng độ tin cậy. Nếu là sinh viên, có thể ghi rõ chuyên ngành hoặc trường học.
- Số điện thoại di động: Thông tin liên lạc ưu tiên.
- Địa chỉ email cá nhân: Dù nhà tuyển dụng đã có địa chỉ này, việc ghi lại giúp họ tiện sao chép.
- Các đường dẫn liên quan (không bắt buộc): Nếu có, hãy thêm link LinkedIn, Portfolio, hoặc website cá nhân. Đây là nơi bạn có thể trưng bày thêm kỹ năng và dự án của mình.
Lưu ý quan trọng: Giữ chữ ký đơn giản, không chèn quá nhiều hình ảnh, logo hay font chữ màu mè. Mục tiêu là sự rõ ràng, dễ đọc, thể hiện tính chuyên nghiệp cao nhất.
1.7 Tài liệu đính kèm
Phần cuối cùng trong quy trình gửi mẫu email xin việc là đảm bảo bạn đã đính kèm đầy đủ tài liệu và định dạng email thật sự chỉn chu. Đây là lỗi cơ bản nhưng lại thường xuyên xảy ra, dẫn đến việc mất điểm đáng tiếc.
Để tránh những sai sót không đáng có, bạn cần kiểm tra:
- Không quên đính kèm CV/Thư xin việc: Hãy tạo thói quen kiểm tra thư mục đính kèm trước khi nhấn nút Gửi. Lời khuyên là nên đính kèm file trước, sau đó mới viết nội dung email.
- Định dạng tài liệu: Luôn gửi CV và Thư xin việc (Cover Letter) dưới định dạng PDF. Định dạng này đảm bảo bố cục, font chữ và hình ảnh không bị lỗi khi mở trên các hệ điều hành khác nhau, giữ nguyên sự chuyên nghiệp mà bạn đã dày công thiết kế.
- Đặt tên file chuyên nghiệp: Tránh đặt tên file chung chung như "CV.pdf" hay "Hồ sơ.doc".
Hãy đặt tên theo cấu trúc rõ ràng: [CV/CL] - [Tên đầy đủ] - [Vị trí ứng tuyển]
Ví dụ: CV - Nguyen Van An - Content Marketing.pdf
- Kiểm tra định dạng email: Đảm bảo email dễ đọc, có các đoạn văn ngắn cách nhau rõ ràng, sử dụng font chữ phổ thông (như Arial, Times New Roman), và không chứa các màu sắc lòe loẹt.
BẠN ĐÃ CÓ EMAIL HOÀN HẢO. BƯỚC TIẾP THEO LÀ MỘT NƠI HOÀN HẢO ĐỂ PHÁT TRIỂN!
Bạn vừa tạo ra một mẫu email xin việc chuyên nghiệp, chứng minh bạn là một ứng viên nghiêm túc và có giá trị. Vậy, bạn đã tìm được môi trường nào xứng đáng để gửi gắm tài năng đó chưa?
HBR Holdings, với hệ sinh thái bao gồm Học tiếng Anh Langmaster, Ielts LangGo và Trường Doanh nhân HBR,...chính là một Trung tâm Phát triển Cá nhân. Nếu bạn khao khát một sự nghiệp không ngừng tiến lên, hãy cân nhắc Lời mời đặc biệt từ chúng tôi:
TẠI SAO HBR HOLDINGS LÀ NƠI PHÁ BỎ MỌI GIỚI HẠN CỦA BẠN?
- Văn hóa "Đầu tư vào Bản thân": Chúng tôi sở hữu "Learning Culture" (Văn hóa Học tập) đậm nét. Bạn sẽ được tài trợ 100% để tham gia các khóa đào tạo nội bộ về tư duy, kỹ năng, quản trị doanh nghiệp, Marketing – Sales,... đảm bảo kiến thức của bạn luôn được cập nhật.
- Con đường Leader rõ ràng: Chúng tôi cam kết tạo ra các công việc thử thách, giúp bạn cùng đội nhóm giải quyết vấn đề thực tiễn, vượt qua giới hạn để trở thành các Leader trẻ, CEO Start-up tương lai.
- Tư duy Win – Win trong đãi ngộ: Mọi đóng góp của bạn được HBR đền đáp xứng đáng. Chính sách lương rõ ràng, minh bạch, đảm bảo bạn có thu nhập tương xứng với cống hiến thực tế.
Chúng tôi tạo mọi điều kiện và nguồn lực giúp bạn phá bỏ rào cản để đạt được giấc mơ của mình.
HÃY TỰ HỎI: BẠN CÓ MUỐN LÀ MỘT TRONG "NHỮNG CHÚ ĐẠI BÀNG" TIẾP THEO CỦA LANGMASTER CAREERS? ỨNG TUYỂN NGAY HÔM NAY!
2 Những sai lầm "chí mạng" cần tránh khi gửi email xin việc
Bạn đã đầu tư thời gian để viết một mẫu email xin việc hoàn hảo, nhưng đôi khi chỉ một lỗi nhỏ, tưởng chừng vô hại lại có thể khiến hồ sơ của bạn bị loại ngay lập tức. Nhà tuyển dụng đánh giá cao sự tỉ mỉ và những sai lầm dưới đây là "vết trượt" chí mạng mà mọi ứng viên cần tránh.
Dưới đây là các điểm mấu chốt bạn cần lưu tâm khi chuẩn bị nhấn nút Gửi:
- Gửi email vào thời điểm không phù hợp: Việc gửi email vào đêm khuya (sau 10 giờ tối) hoặc cuối tuần (Thứ Bảy, Chủ Nhật) có thể khiến thư của bạn bị trôi đi hoặc thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Thời điểm lý tưởng nhất thường là sáng sớm hoặc đầu giờ chiều các ngày trong tuần.
- Quá chú trọng nội dung mà quên định dạng: Một email dù có nội dung hay đến đâu nhưng lại dính liền thành một khối hoặc chứa font chữ khó đọc sẽ tạo cảm giác khó chịu và thiếu tôn trọng. Hãy đảm bảo ngắt đoạn hợp lý và sử dụng font chữ phổ thông.
- Sử dụng ngôn ngữ quá thân mật hoặc quá máy móc: Tránh dùng từ ngữ suồng sã như nói chuyện với bạn bè (quá thân mật) nhưng cũng không nên dùng văn phong khô khan, rập khuôn, thiếu cá tính (quá máy móc). Cân bằng giữa sự chuyên nghiệp và sự chân thành là chìa khóa.
- Dùng sai tên: Ghi sai tên người quản lý tuyển dụng hoặc tên công ty là một lỗi nghiêm trọng. Nó thể hiện sự cẩu thả và thiếu quan tâm của ứng viên. Luôn kiểm tra kỹ lưỡng tên người nhận và tên doanh nghiệp.
- Lỗi chính tả: Lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp dù nhỏ cũng có thể làm giảm uy tín và độ tin cậy của bạn. Hãy dành thời gian đọc lại ít nhất hai lần hoặc sử dụng công cụ kiểm tra lỗi.
- Sử dụng email thiếu chuyên nghiệp: Như đã đề cập ở mục 1.1, địa chỉ email không phải là tên thật hoặc chứa biệt danh sẽ ngay lập tức tạo ấn tượng xấu.
- Quên đính kèm CV và tài liệu: Đây là lỗi kinh điển và nghiêm trọng nhất. Nếu nhà tuyển dụng phải gửi lại email yêu cầu đính kèm, cơ hội của bạn đã giảm đi đáng kể.
- Nội dung quá dài hoặc quá ngắn: Email quá dài sẽ khiến HR ngán ngẩm vì họ không có thời gian đọc hết, nhưng email quá ngắn (chỉ 1-2 câu cụt lủn) lại bị coi là thiếu tôn trọng. Nội dung chính cần súc tích và đi thẳng vào giá trị.
>>> XEM THÊM: BẬT MÍ CÁCH TÌM VIỆC LÀM ONLINE TẠI NHÀ UY TÍN, AN TOÀN 100%
3. Tổng hợp mẫu email xin việc chuyên nghiệp và hiệu quả nhất
Sau khi đã nắm vững các nguyên tắc và bước đi để tạo nên một email xin việc chuẩn mực, việc tiếp theo là tham khảo các mẫu email xin việc được thiết kế riêng cho từng đối tượng ứng viên. Các mẫu dưới đây sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo truyền tải thông điệp một cách chuyên nghiệp, hiệu quả nhất.
3.1 Mẫu email ứng tuyển cho sinh viên mới ra trường
Đối với sinh viên mới ra trường hoặc người chưa có nhiều kinh nghiệm, email nên tập trung vào tiềm năng, sự nhiệt huyết, khả năng học hỏi nhanh chóng và kiến thức nền tảng đã được trang bị.
TIÊU ĐỀ EMAIL: ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ THỰC TẬP SINH DIGITAL MARKETING – NGUYỄN VĂN AN
Nội dung
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng/Bộ phận Tuyển dụng],
Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc đến Vị trí Thực tập sinh Digital Marketing, thông tin tôi được biết qua [Nguồn thông tin].
Dù chưa có kinh nghiệm làm việc chính thức, tôi đã tích lũy được nền tảng kiến thức vững chắc về SEO, Content Marketing và đã tham gia thực hiện thành công các dự án nhóm tại trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Tôi tin rằng với khả năng học hỏi nhanh, tinh thần trách nhiệm cao và sự nhiệt huyết, tôi có thể nhanh chóng hòa nhập và đóng góp vào mục tiêu phát triển chung của Quý công ty.
Tôi đã đính kèm CV chi tiết để Anh/Chị tiện tham khảo. Rất mong được sắp xếp một buổi trao đổi để tôi có thể trình bày rõ hơn về khả năng và định hướng phát triển của mình.
Xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ.
Trân trọng,
Nguyễn Văn An
SĐT: 09xx.xxx.xxx
Email: annguyen@gmail.com
LinkedIn: [Link Profile]
3.2 Mẫu email ứng tuyển cho người đã có kinh nghiệm
Ứng viên có kinh nghiệm nên nhấn mạnh vào thành tựu đã đạt được và sự phù hợp giữa kinh nghiệm cũ với yêu cầu của vị trí mới.
TIÊU ĐỀ EMAIL: ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH – TRẦN THỊ HÀ
Nội dung:
Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng/Bộ phận Tuyển dụng],
Tôi viết email này để ứng tuyển vào Vị trí Trưởng phòng Kinh doanh mà tôi tìm thấy trên [Nguồn thông tin].
Với 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Quản lý Kinh doanh và những thành tích đã được kiểm chứng (bao gồm việc tăng trưởng doanh số 35% cho chi nhánh Miền Nam trong năm 2024), tôi tự tin rằng mình có đầy đủ kỹ năng và chiến lược cần thiết để dẫn dắt đội ngũ và đạt được các mục tiêu kinh doanh đầy tham vọng của Quý công ty.
Tôi rất hào hứng trước cơ hội được đóng góp kinh nghiệm của mình tại một môi trường chuyên nghiệp như Quý công ty. Chi tiết kinh nghiệm làm việc của tôi đã được đính kèm trong CV.
Rất mong nhận được phản hồi sớm từ Anh/Chị để có thể bàn luận sâu hơn về vai trò này.
Kính thư,
Trần Thị Hà
SĐT: 09xx.xxx.xxx
Email: hathitran@email.com
LinkedIn: [Link Profile]
3.3 Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh cơ bản
Mẫu này thường áp dụng khi ứng tuyển vào các công ty đa quốc gia hoặc vị trí có yếu tố giao tiếp quốc tế.
TIÊU ĐỀ EMAIL: Application for the position of Project Coordinator – Nguyen Duc Hien
Nội dung:
Dear Mr./Ms. [Tên nhà tuyển dụng],
I am writing to express my strong interest in the Project Coordinator position advertised on [Nguồn thông tin].
With two years of hands-on experience in project support, specifically in [Lĩnh vực chính], I possess the organizational skills and attention to detail required to manage complex schedules and stakeholder communication effectively. My background includes successfully assisting in the launch of 5 major product campaigns on schedule.
I am confident that my qualifications align well with the requirements of this position. Please find my CV attached for your review.
Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon to discuss this exciting opportunity.
Sincerely,
Nguyen Duc Hien
Phone: 09xx.xxx.xxx
Email: duchien@email.com
LinkedIn: [Link Profile]
>>> XEM THÊM: BỎ TÚI MẸO VIẾT CV CHUẨN "ATS" ĐỂ VƯỢT QUA VÒNG SÀNG LỌC CỰC DỄ
Viết một mẫu email xin việc chuẩn mực, ấn tượng là bước đệm quan trọng giúp bạn tiến gần hơn tới công việc mơ ước. Bằng cách áp dụng các bước và tránh các sai lầm mà Langmaster Careers đã chia sẻ, bạn hoàn toàn có thể tạo ra một bức thư gửi CV chuyên nghiệp, thể hiện được sự tôn trọng và giá trị của bản thân.
Hy vọng những tuyệt chiêu và mẫu email trong bài viết này đã cung cấp cho bạn kiến thức hữu ích để bứt phá trong hành trình chinh phục nhà tuyển dụng. Chúc bạn thành công và sớm nhận được lời mời phỏng vấn từ công ty mà bạn mong muốn!
