Bạn đã bao giờ gửi hàng chục chiếc CV đi mà vẫn không nhận được phản hồi nào chưa? Hay từng bối rối không biết cách gửi CV qua email sao cho đúng, để nhà tuyển dụng không “lướt qua” hồ sơ của mình?
Đừng để những lỗi tưởng chừng đơn giản ấy khiến bạn vuột mất công việc mơ ước. Bài viết này Langmaster Careers sẽ hướng dẫn chi tiết cách gửi CV qua email chuyên nghiệp, gây ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng. Cùng khám phá ngay để biến mỗi email ứng tuyển của bạn trở thành “tấm vé vàng” mở ra cơ hội nghề nghiệp đáng mơ ước!
1. Vì sao nên gửi CV xin việc qua email trong thời đại số?
Trong thời đại công nghệ, gửi CV xin việc qua email là phương thức nhanh, tiện lợi và được hầu hết doanh nghiệp ưu tiên. So với việc nộp hồ sơ giấy, hình thức này giúp ứng viên tiết kiệm thời gian, dễ dàng trao đổi với nhà tuyển dụng và tiếp cận nhiều cơ hội hơn.
Bên cạnh đó, cách gửi CV qua email cho nhà tuyển dụng còn thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng sử dụng công nghệ của ứng viên. Một email được trình bày chỉn chu, tiêu đề rõ ràng, tệp đính kèm đúng chuẩn sẽ tạo ấn tượng tích cực ngay từ vòng đầu.
Vì vậy, hiểu và áp dụng đúng cách gửi CV qua email chính là bước khởi đầu quan trọng để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng hiện đại.
2. Những điều cần lưu ý trước khi gửi CV qua email
Dù nắm rõ cách gửi CV qua email, không ít ứng viên vẫn bị loại ngay từ “vòng gửi hồ sơ” chỉ vì những lỗi cơ bản. Dưới đây là ba bước quan trọng bạn cần kiểm tra trước khi nhấn “Gửi”.
2.1. Đặt tên file CV chuyên nghiệp, chuẩn
Một tên file CV rõ ràng và chuyên nghiệp giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận biết và lưu trữ hồ sơ của bạn. Hãy đặt tên ngắn gọn, đầy đủ thông tin, thể hiện bạn là người cẩn thận và có tổ chức.
Cách đặt tên file gợi ý:
- CV_[HọTên]_VịTríỨngTuyển.pdf
- CV_[VịTríỨngTuyển]_[HọTên].pdf
Ví dụ:
- CV_NguyenVanA_MarketingExecutive.pdf
- CV_SaleManager_TranThiB.docx
Một lỗi phổ biến khi gửi CV xin việc qua email là dùng tên file như “cv_final”, “cv_new”, khiến HR khó xác định. Vì vậy, hãy chỉn chu ngay từ chi tiết nhỏ này để tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn.
2.2. Địa chỉ email cá nhân và tên hiển thị nghiêm túc
Địa chỉ email là “tấm danh thiếp điện tử” đầu tiên bạn gửi đến nhà tuyển dụng. Trước khi gửi CV qua email cho nhà tuyển dụng, hãy đảm bảo bạn đang dùng một địa chỉ nghiêm túc, dễ đọc và có chứa họ tên thật.
Ví dụ: nguyenvana.job@gmail.com hoặc tranthib.hr@outlook.com
Tránh dùng các dạng email thiếu chuyên nghiệp như anhdeptrai123, kemduahong99 vì chúng có thể khiến bạn mất điểm chuyên nghiệp.
Ngoài ra, nếu bạn thường xuyên nộp CV qua email bằng điện thoại, hãy kiểm tra phần “Tên hiển thị” (Display Name) để đảm bảo hiển thị đúng họ tên thật của bạn khi người nhận mở hộp thư.
XEM THÊM:
>>> HƯỚNG DẪN VIẾT CV XIN VIỆC CHO NGƯỜI CHƯA CÓ KINH NGHIỆM CHI TIẾT
>>> DOWNLOAD 12 MẪU ĐƠN XIN VIỆC LÀM FILE WORD CHUẨN GÂY ẤN TƯỢNG
2.3. Xác định đúng email người nhận
Một trong những nguyên nhân khiến CV “biến mất không dấu vết” là gửi nhầm địa chỉ. Trước khi gửi CV xin việc qua email, hãy xác minh kỹ email bộ phận tuyển dụng trên website công ty hoặc trang đăng tin việc làm.
Nếu không có địa chỉ cụ thể, bạn có thể gửi đến email tổng như hr@tencongty.com hoặc tuyendung@..., nhưng nên kèm lời chào phù hợp. Việc gửi đúng người phụ trách không chỉ giúp CV được đọc nhanh hơn mà còn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn.
3. Cách gửi CV qua email cho nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, gây ấn tượng tích cực
Một email xin việc chuyên nghiệp không cần quá dài, nhưng phải thể hiện được đầy đủ thông tin, đúng cấu trúc và dễ đọc. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn gửi CV qua email cho nhà tuyển dụng hiệu quả và ghi điểm ngay từ lần đầu.
3.1. Các thông tin cần có khi gửi CV qua email
Khi gửi CV xin việc qua email, hãy đảm bảo email của bạn có đủ những phần sau:
Chủ đề email:
Đặt tiêu đề ngắn gọn, thể hiện rõ vị trí bạn ứng tuyển. Cấu trúc nên dùng là Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Họ tên].
Ví dụ: Ứng tuyển vị trí Nhân viên Marketing – Nguyễn Văn A.
Một tiêu đề cụ thể giúp nhà tuyển dụng dễ dàng lọc và quản lý hồ sơ của bạn.
Lời chào:
Bắt đầu email bằng lời chào trang trọng, ví dụ: Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty ABC hoặc Kính gửi Anh/Chị phụ trách tuyển dụng.
Tránh các cách chào chung chung hoặc quá thân mật như Chào bạn, Hello HR.
Phần giới thiệu:
Nêu ngắn gọn họ tên, vị trí ứng tuyển và lý do bạn quan tâm đến công việc.
Ví dụ: Tôi là Nguyễn Văn A, hiện đang tìm kiếm cơ hội tại vị trí Chuyên viên Tuyển dụng của công ty.
Phần nội dung chính:
Giới thiệu khái quát kinh nghiệm, kỹ năng và thành tích nổi bật liên quan đến vị trí. Trình bày tối đa 3–4 câu, tập trung vào giá trị bạn có thể mang lại cho doanh nghiệp.
Phần kết và chữ ký:
Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc email, thông báo rằng bạn đã đính kèm CV và các tài liệu liên quan, đồng thời để lại thông tin liên hệ: họ tên, số điện thoại, email, link LinkedIn (nếu có).
Ví dụ chữ ký email chuyên nghiệp:
Nguyễn Văn A
Chuyên viên Truyền thông
SĐT: 0987 654 321
Email: nguyenvana.job@gmail.com
LinkedIn: linkedin.com/in/nguyenvana
Một email có đủ các phần trên sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc trong quá trình nộp CV qua email.
3.2. Cách gửi CV qua email chuyên nghiệp, đúng chuẩn nhà tuyển dụng
Để gửi CV qua email đúng cách, bạn nên thực hiện tuần tự các bước sau:
Bước 1: Soạn email ngắn gọn, đúng mục đích
Email xin việc không nên dài quá 250 từ. Hãy tập trung giới thiệu bản thân, vị trí ứng tuyển và lý do bạn phù hợp. Tránh viết lan man hoặc liệt kê quá nhiều thông tin.
Bước 2: Đính kèm CV và các tài liệu liên quan
Chọn định dạng PDF để giữ nguyên bố cục và tránh lỗi hiển thị. Tên file cần rõ ràng, ví dụ: CV_NguyenVanA_ContentExecutive.pdf.
Nếu cần gửi thêm thư xin việc, chứng chỉ, portfolio,… hãy đính kèm trong cùng email hoặc chèn link Drive có quyền truy cập.
Bước 3: Kiểm tra lại toàn bộ trước khi gửi
Rà soát kỹ tiêu đề, nội dung, lỗi chính tả và tệp đính kèm.
Với cách gửi CV qua email bằng điện thoại, nên gửi thử cho chính mình để xem bố cục có hiển thị đầy đủ hay không.
Bước 4: Gửi đúng người phụ trách tuyển dụng
Xác định đúng email của phòng nhân sự hoặc người đăng tin tuyển dụng. Nếu gửi nhầm hoặc gửi vào hòm thư chung, CV của bạn rất dễ bị bỏ qua.
Bước 5: Theo dõi và phản hồi chuyên nghiệp
Sau 3–5 ngày nếu chưa nhận được phản hồi, bạn có thể gửi email nhắc lại lịch sự. Ví dụ:
“Tôi xin phép được hỏi về tiến trình tuyển dụng cho vị trí tôi đã ứng tuyển trước đó. Rất mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị.”
Một quy trình gửi email rõ ràng, đúng trình tự giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, đồng thời đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận và xem xét đúng cách.
XEM THÊM:
>>> CÁCH VIẾT BÌA HỒ SƠ XIN VIỆC “CHUẨN – ĐẸP – GHI ĐIỂM” NHÀ TUYỂN DỤNG
>>> TRỌN BỘ KINH NGHIỆM PHỎNG VẤN XIN VIỆC BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN NHẤT
4. Cách gửi CV qua email bằng điện thoại nhanh – chuẩn – không lỗi
Trong thời đại số, điện thoại thông minh cho phép bạn gửi CV qua email ở bất cứ đâu. Tuy nhiên, thao tác vội vàng hoặc gửi file sai định dạng có thể khiến hồ sơ của bạn bị bỏ qua. Dưới đây là hướng dẫn giúp bạn nộp CV qua email bằng điện thoại đúng cách và hạn chế tối đa lỗi thường gặp.
Chuẩn bị trước khi gửi:
- Lưu CV, thư xin việc, chứng chỉ hoặc portfolio ở định dạng PDF để tránh lỗi font khi gửi.
- Đặt tên file rõ ràng, ví dụ: CV_NguyenVanA_MarketingExecutive.pdf.
- Nếu file dung lượng lớn, hãy tải lên Google Drive hoặc Dropbox và bật quyền xem cho người nhận.
Các bước thực hiện:
- Mở ứng dụng Gmail hoặc Outlook trên điện thoại, chọn “Soạn thư mới”.
- Nhập địa chỉ email của nhà tuyển dụng chính xác.
- Viết tiêu đề ngắn gọn, đúng vị trí ứng tuyển, ví dụ: Ứng tuyển vị trí Nhân viên Kinh doanh – Lê Thị B.
- Trong nội dung, trình bày ngắn gọn họ tên, vị trí ứng tuyển, kinh nghiệm nổi bật và lời cảm ơn.
- Đính kèm CV và các tài liệu liên quan bằng cách chọn biểu tượng “Ghim tệp” hoặc “Tệp đính kèm”.
- Kiểm tra lại tiêu đề, nội dung và file đính kèm trước khi gửi.
Mẹo quan trọng:
- Soạn sẵn một mẫu email xin việc trong ghi chú để sử dụng nhanh khi cần.
- Không nên viết email bằng trình duyệt, vì có thể lỗi bố cục hoặc không đính kèm được file.
- Sau khi gửi, hãy gửi thử cho chính mình trước để kiểm tra hiển thị trên điện thoại và máy tính.
Thực hiện đúng quy trình này giúp bạn gửi CV qua email bằng điện thoại nhanh chóng, chuẩn định dạng và thể hiện sự chuyên nghiệp trong mọi hoàn cảnh.
5. Cách nộp CV qua email bằng tiếng Anh
Không chỉ dành cho cơ hội ở các công ty trong nước, kỹ năng gửi CV qua email bằng tiếng Anh giúp bạn mở rộng phạm vi ứng tuyển ra môi trường quốc tế, đặc biệt với các công ty đa quốc gia hoặc vị trí làm việc từ xa.
Cấu trúc và quy tắc trình bày tương tự như khi gửi CV xin việc qua email bằng tiếng Việt, nhưng cần chú ý hơn đến giọng điệu và cách hành văn.
5.1. Cấu trúc email gửi CV xin việc tiếng Anh
Subject (Tiêu đề):
Rõ ràng, có vị trí ứng tuyển và họ tên.
Application for [Job Title] – [Full Name]
Ví dụ: Application for Marketing Executive – Nguyen Van A
Greeting (Lời chào):
Hãy chọn lời chào trang trọng, lịch sự tùy trường hợp:
- Dear Hiring Manager,
- Dear Mr./Ms. [Last Name],
- Dear [Department] Team,
- To Whom It May Concern, (khi không biết rõ người nhận)
Opening (Giới thiệu):
Giới thiệu bản thân và vị trí ứng tuyển.
My name is Nguyen Van A, and I am writing to apply for the position of Marketing Executive as advertised on your website.
Body (Nội dung chính):
Nêu 2–3 câu ngắn gọn về kinh nghiệm, kỹ năng phù hợp.
I have more than two years of experience in content creation and digital marketing. I believe my background will contribute effectively to your team’s goals.
Closing (Kết thư):
Cảm ơn và thông báo bạn đã đính kèm CV.
Thank you for your time and consideration. I have attached my CV for your review and look forward to your response.
Signature (Chữ ký):
Chữ ký chuyên nghiệp nên bao gồm thông tin liên hệ:
Best regards,
Nguyen Van A
Phone: +84 987 654 321
Email: nguyenvana.job@gmail.com
LinkedIn: linkedin.com/in/nguyenvana
5.2. Mẫu gửi CV bằng tiếng Anh cho từng nhóm ứng viên
Mẫu 1 – Dành cho sinh viên mới ra trường:
Subject: Application for Intern – Digital Marketing – Tran Thi B
Dear Hiring Manager,
My name is Tran Thi B, a fresh graduate in Business Administration from Hanoi University. I am writing to apply for the Digital Marketing Intern position at your company.
During my studies, I gained hands-on experience in managing social media campaigns and content planning. I believe this position will be a great opportunity for me to apply my knowledge and grow professionally.
Thank you for your time. I have attached my CV for your consideration and hope to receive your feedback soon.
Best regards,
Tran Thi B
Phone: +84 912 345 678
Email: tranthib.job@gmail.com
Mẫu 2 – Dành cho ứng viên đã có kinh nghiệm:
Subject: Application for Senior Sales Executive – Nguyen Van A
Dear Mr. Smith,
I am Nguyen Van A, currently working as a Sales Executive with more than three years of experience in the FMCG industry. I am very interested in the Senior Sales Executive position at your company.
I have consistently exceeded monthly sales targets and built long-term relationships with key clients. I am confident that my skills and experience align perfectly with your business goals.
Thank you for considering my application. I have attached my CV for your review and look forward to your response.
Kind regards,
Nguyen Van A
Phone: +84 987 654 321
Email: nguyenvana.job@gmail.com
6. Những lỗi thường gặp khi gửi CV qua email và cách khắc phục
Dù nắm rõ cách gửi CV qua email, nhiều ứng viên vẫn mất điểm vì những lỗi nhỏ trong quá trình thực hiện. Dưới đây là những sai lầm phổ biến và hướng xử lý giúp bạn tránh “rớt vòng gửi hồ sơ”.
- Quên đính kèm hoặc gửi nhầm file CV: kiểm tra kỹ phần tệp đính kèm trước khi nhấn gửi; nếu lỡ quên, hãy gửi lại ngay email mới kèm lời xin lỗi ngắn gọn.
- Tiêu đề email không rõ ràng: tránh dùng tiêu đề chung chung như “Gửi CV” hoặc “Xin việc”; hãy ghi rõ Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Họ tên].
- Nội dung email dài dòng hoặc lan man: chỉ nên viết khoảng 150–250 từ, trình bày 3 phần rõ ràng: giới thiệu, kinh nghiệm nổi bật, lời cảm ơn.
- Địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp: không dùng email có biệt danh hoặc ký tự đặc biệt; tạo email riêng cho công việc, ví dụ nguyenvana.job@gmail.com.
- Sai định dạng hoặc dung lượng file quá lớn: chỉ gửi file PDF hoặc DOCX, dung lượng tối ưu dưới 5MB để dễ mở và tải xuống.
- Gửi nhầm địa chỉ hoặc gửi cùng lúc cho nhiều công ty: luôn kiểm tra người nhận trước khi gửi, không dùng chức năng “CC” cho nhiều doanh nghiệp khác nhau.
- Không kiểm tra lại email trước khi gửi: đọc lại toàn bộ nội dung, rà lỗi chính tả, đảm bảo tệp đính kèm hiển thị đúng và thông tin liên hệ chính xác.
- Bố cục hiển thị lỗi khi gửi từ điện thoại: gửi thử email cho chính mình để kiểm tra bố cục và tệp trên cả điện thoại và máy tính.
Hy vọng sau bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn cách gửi CV qua email một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Chỉ cần chú ý đến những chi tiết nhỏ bạn đã có thể tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ bước đầu tiên.
XEM THÊM:
>>> LÀM GIẤY KHÁM SỨC KHỎE XIN VIỆC Ở ĐÂU? TÌM HIỂU NGAY
>>> Mẫu thư giới thiệu xin việc ấn tượng chinh phục tuyển dụng
Hãy xem mỗi email ứng tuyển là cơ hội thể hiện sự nghiêm túc, khả năng giao tiếp và tác phong làm việc của bản thân. Chuẩn bị kỹ lưỡng, trình bày rõ ràng và kiểm tra cẩn thận trước khi gửi chính là chìa khóa giúp bạn tiến gần hơn đến buổi phỏng vấn mong muốn.
Hy vọng những chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn có thêm kiến thức hữu ích để nộp CV qua email tự tin, chỉn chu và đạt được kết quả như mong đợi.
