Trong quá trình làm việc, khi muốn quảng bá thông tin về bản thân đến khách hàng hay muốn tạo ra đặc điểm để nhận diện thương hiệu cá nhân, công ty thì việc sở hữu một mẫu chữ ký Email chuyên nghiệp là điều cần thiết. Hôm nay, hãy cùng Langmaster nghiên cứu những kiến thức về mẫu chữ ký Email chuyên nghiệp ở bài viết dưới đây nhé!

1. Chữ ký Email là gì?

Chữ ký email (Email Signature) là thông tin thường xuất hiện ở cuối cùng của phần nội dung email marketing, được trình bày một cách đa dạng theo nhu cầu của người sử dụng. Bạn chỉ cần thực hiện thao tác đơn giản một lần để thiết lập và phần chữ ký này sẽ được hệ thống tự động thêm vào cuối nội dung email cho những lần gửi mail về sau của bạn. 

Việc tạo chữ ký Email sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong cách làm việc. Bên cạnh đó còn giúp bạn ghi điểm trong mắt các nhà tuyển dụng hay đối tác, khách hàng. Chữ ký Email có thể được thể hiện dưới dạng hình ảnh hay văn bản.

Xem thêm:

=> EMAIL MARKETING LÀ GÌ? HIỂU CHI TIẾT NHẤT VỀ EMAIL MARKETING

=> CÁCH VIẾT EMAIL GỬI CV XIN VIỆC ẤN TƯỢNG VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG

2. Lợi ích của việc tạo chữ ký Email

• Chữ ký email có vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hay một cá nhân nào đó, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp trong chiến lược marketing đánh mạnh vào thương hiệu.
• Cho phép người gửi có thể quảng bá thương hiệu cá nhân hoặc công ty của mình đến người nhận Email.
• Tạo ấn tượng về cá nhân hoặc thương hiệu của công ty giữa hàng chục, hàng trăm email mà người nhận đã nhận được.
• Giúp người nhận dễ dàng liên lạc với người gửi khi họ có nhu cầu sử dụng về sản phẩm hoặc dịch vụ của cá nhân hoặc công ty người gửi.
• Giúp người gửi thêm vào những quảng cáo ấn tượng, thu hút khách hàng đến người nhận.
• Tăng thêm giá trị nhận diện thương hiệu khi tất cả các nhân viên trong công ty đều sử dụng một mẫu chữ ký.
• Chữ ký email phù hợp tất cả các đối tượng, không chỉ dùng được cho công ty mà mỗi cá nhân đều có thể sử dụng.

3. Những yếu tố cơ bản của mẫu chữ ký Email chuyên nghiệp

Một mẫu chữ ký Email chuyên nghiệp phải đảm bảo truyền đạt đầy đủ thông tin và thu hút được sự chú ý của người đọc. Sau đây là những yếu tố cơ bản giúp tạo chữ ký Email chuyên nghiệp:

• Họ và tên, chức vụ và doanh nghiệp: Cho người nhận biết ai là người đã gửi email cho họ. Nếu bạn đại diện cho một công ty thì nên thêm cả tên và chức vụ vào.
• Những thông tin liên hệ cơ bản: Bao gồm cả link website doanh nghiệp, địa chỉ Email, số điện thoại,…
• Link mạng xã hội: Thêm thông tin liên lạc truyền thông xã hội là một điều rất cần thiết. Bạn nên chọn những tài khoản mạng xã hội phổ biến và chuyên nghiệp nhất để liên kết (Facebook, Skype, Zalo,...). Không nên liên kết với các tài khoản xã hội phụ hoặc không liên quan đến công việc.
• Logo (không bắt buộc): Sẽ giúp khách hàng nhận ra và ghi nhớ bạn. 

Ngoài những thông tin trên, để thu hút được người nhận thì còn cần phải chú ý tới các yếu tố dưới đây:

• Hình ảnh: không bắt buộc cần có hình ảnh trong chữ ký Email. Nhưng để gây ấn tượng với người nhận thì hình ảnh sẽ là một cách để tạo điểm nhấn hoàn hảo. Những bức ảnh này cần có kích thước vừa phải nhưng vẫn rõ ràng, sắc nét. 
• Thiết kế chữ ký cho Email: Việc thiết kế chữ ký Email một cách chăm chút tỉ mỉ sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn. Hãy bôi đậm những phần thông tin quan trọng như họ tên, số điện thoại hay địa chỉ.
• Bố cục chữ ký Email: Phải được tùy chỉnh đơn giản, gọn gàng nhất có thể. (Không nên thiết kế kiểu chữ 3D)
• Kiểu chữ: Chỉ sử dụng những kiểu chữ quen thuộc như Times New Roman, Arial… (Không nên sử dụng những kiểu chữ khó đọc như script hoặc calligraphy.)
• Lựa chọn màu sắc: Chỉ nên sử dụng tối đa 3 màu khi thiết kế chữ ký Email. 

4. Cách tạo mẫu chữ ký Email chuyên nghiệp 

4.1 Tạo chữ ký Email trên Outlook

Tạo mẫu chữ ký Email chuyên nghiệp trên Outlook sẽ thực hiện 6 bước sau:

• Bước 1: Mở Outlook và click vào mục “New Email” để tạo email mới.
• Bước 2: Nhấn vào mục “Signature” (chữ ký) trong menu “Message”.
• Bước 3: Sau khi hệ thống hiển thị thông báo, hãy nhấn vào nút “New…” để tạo chữ ký mới.
• Bước 4: Sau khi hệ thống tiếp tục hiện thông báo. Hãy điền tên cho chữ ký của mình và nhấn vào “OK”.
• Bước 5: Điền thông tin bạn muốn hiển thị trên chữ ký email vào khung “Edit signature”. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font, kích thước chữ và thêm hình ảnh hoặc logo theo ý mình. Nhấn vào “OK” sau khi đã hoàn tất.
• Bước 6: Để add chữ ký vào email, bạn chỉ cần nhấn vào mục “Signature” và chọn chữ ký vừa tạo.

4.2 Tạo chữ ký Email trên Gmail

Tạo mẫu chữ ký Email chuyên nghiệp trên Gmail sẽ thực hiện 3 bước sau:

• Bước 1: Mở tài khoản Gmail của bạn. Sau đó, nhấn vào biểu tượng răng cưa ở góc phải màn hình và tiếp tục nhấn “Settings”.
• Bước 2:  Trong phần General (cài đặt chung), tìm mục Signature (Chữ ký) và đánh dấu vào ô bên dưới của ô No Signature. Sau đó,nhập nội dung của chữ ký bạn muốn tạo vào khung soạn thảo.

Tương tự như Outlook, bạn có thể dễ dàng thay đổi màu, font, kích thước và thêm hình ảnh hoặc logo vào theo ý mình.

• Bước 3: Sau khi đã tạo xong chữ ký, nhấn vào nút “Save changes” để lưu thay đổi. Lúc này, chỉ cần mở khung soạn thảo email mới thì sẽ có thể nhìn thấy chữ ký vừa tạo được ở cuối thư.

4.3 Tạo chữ ký Email trên HTMLSIG

Tạo chữ ký Email trên HTMLSIG sẽ thực hiện 3 bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào HTMLSIG tại địa chỉ: https://htmlsig.com/. Website này sẽ cung cấp cho bạn 2 lựa chọn để tạo chữ ký là: miễn phí và có tính phí. Tùy vào nhu cầu sử dụng thực tế mà bạn có thể chọn một trong hai.
• Bước 2: Điền thông tin vào các mục tương ứng là Main, Social, Disclaimer, Banner,…
• Bước 3: Click chọn “Create Signature” để hoàn thành việc tạo chữ ký.

Xem thêm: CÁCH TRẢ LỜI MAIL XÁC NHẬN PHỎNG VẤN GÂY ẤN TƯỢNG VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG

5. Lời khuyên để tạo mẫu chữ ký Email chuyên nghiệp

5.1 Đơn giản

Không nên đưa quá nhiều thông tin vào chữ ký Email. Nó sẽ làm chữ ký Email của bạn trở nên dày đặc và rối mắt. Hãy tạo chữ ký Email đơn giản với những thông tin cần thiết nhất. 

5.2 Kết nối với các địa chỉ mạng xã hội

Khi kết nối với các địa chỉ mạng xã hội thì phải chính chủ và chuyên nghiệp. Nếu không có sự chắc chắn về một trang truyền thông xã hội cụ thể, bạn không nên đưa nó vào phần chữ ký trong Email của bản thân. 

5.3 Chọn hình ảnh đẹp và chất lượng

Nếu bạn muốn dùng một bức ảnh cho chữ ký Email của mình thì phải chọn hình ảnh đẹp và chất lượng. Bạn không nên sử dụng những bức ảnh tự sướng hoặc những bức ảnh có chất lượng thấp được cắt ghép từ những bức ảnh khác.

5.4 Sử dụng màu sắc 

Sử dụng màu sắc là một trong những cách đơn giản nhất để tạo sự chú ý cho người nhận. Người nhận sẽ chú ý hơn tới những chữ ký có màu sắc nổi bật. Nhưng nếu có quá nhiều màu sắc cho chữ ký thì nó sẽ làm cho chữ ký của bạn trông trẻ con hoặc thiếu chuyên nghiệp. Dưới đây là những lời khuyên khi sử dụng màu sắc trong chữ ký Email:

• Chỉ chọn một hoặc hai màu chủ đạo để kết hợp với nhau.
• Không nên sử dụng những gam màu đối lập mạnh như tím và cam (Trừ trường hợp những màu này là màu sắc thương hiệu của công ty.)
• Nên sử dụng những tông màu dịu nhẹ. (Trừ trường hợp bạn đang làm việc trong lĩnh vực sáng tạo thì có thể sử dụng những gam màu tươi sáng.) 
• Khi bạn không biết kết hợp màu sắc nào cho hợp lý, hãy sử dụng kết hợp hai màu đen và trắng để đảm bảo chữ ký Email hiện đại, chuyên nghiệp.

5.5 Tính thống nhất

Khi bạn làm việc cho một tổ chức, doanh nghiệp thì  bạn phải tuân theo các chuẩn mực của tổ chức, doanh nghiệp này khi tạo chữ ký Email để đảm bảo tính thống nhất. Thường thì việc thiết kế chữ ký Email ở trường hợp này sẽ bao gồm: Tuyên bố về bảo mật, địa chỉ, link liên kết Website và các tài khoản mạng xã hội của công ty, doanh nghiệp.

Xem thêm: 50 MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP!

6. Một số mẫu chữ ký Email chuyên nghiệp tham khảo

Langmaster sẽ giới thiệu đến bạn đọc những mẫu chữ ký đẹp và hiện đại nhất hiện nay, hãy cùng tham khảo và lựa chọn cho bản thân một mẫu chữ ký phù hợp nhất trong số những mẫu dưới đây nhé!

6.1 Mẫu chữ ký Email chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp

Sau đây là mẫu chữ ký chuyên nghiệp, chất lượng và hiện đại để tạo nên điểm nhấn, xây dựng thương hiệu cho các doanh nghiệp:

6.2 Mẫu chữ ký điện tử hỗ trợ PSD + HTML

Mẫu chữ ký điện tử hỗ trợ PSD + HTML là một trong những mẫu chữ ký kỹ thuật số tốt nhất hiện nay với thiết kế phẳng và hiện đại. Bạn có thể dễ dàng tạo cho bản thân hay doanh nghiệp mẫu chữ ký email mà không cần bắt đầu lại từ đầu.

6.3 Mẫu chữ ký Email kết hợp 2 màu đen và trắng

Nếu bạn đang muốn thiết kế một mẫu chữ ký email vừa đơn giản nhưng vẫn sang trọng và đẹp thì mẫu chữ ký email kết hợp 2 màu đen và trắng sẽ là giải pháp tốt nhất để lựa chọn. Với màu chủ đạo là đen và trắng, chữ ký email của bạn sẽ trở nên gọn gàng và chuyên nghiệp hơn.

6.4 Mẫu chữ ký Email với định dạng hiện đại 

Mẫu chữ ký email với định dạng hiện đại sẽ là lựa chọn phù hợp nhất đối với các công ty, doanh nghiệp đã có được thương hiệu cá nhân. Bạn có thể nhanh chóng tùy chỉnh đối với các mẫu chữ ký này. Đầu tiên, chỉ cần tải xuống mẫu chữ ký có sẵn mà bản thân thích. Sau đó, điền các thông tin của cá nhân vào mẫu đó là bạn đã có một chữ ký email cho mình.

Qua bài viết mà Langmaster đã chia sẻ ở trên, chắc hẳn các bạn đọc đã hiểu rõ chữ ký Email là gì và cách để tạo mẫu chữ ký Email chuyên nghiệp. Đừng quên áp dụng những kiến thức bổ ích này để có thể tự tạo cho bản thân và sử dụng chữ ký Email dễ dàng hơn các bạn nhé!