Nếu bạn nhận được lời mời phỏng vấn từ doanh nghiệp thì có nghĩa là CV xin việc của bạn đã ghi điểm với nhà tuyển dụng. Việc mà các ứng viên cần phải làm lúc này là trả lời mail xác nhận phỏng vấn một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Làm sao để có thể viết thư trả lời phỏng vấn chuẩn nhất? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Langmaster để biết cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng các bạn nhé!

1. Vì sao phải trả lời mail xác nhận phỏng vấn?

Trả lời mail xác nhận phỏng vấn là một bước quan trọng và cần thiết mà các ứng viên nên thực hiện sau khi nhận được lời mời phỏng vấn từ doanh nghiệp. Nó sẽ là cơ hội để bạn xác nhận về thời gian và địa điểm, đồng thời còn giúp bạn hỏi thêm bất kỳ câu hỏi nào với nhà tuyển dụng. Từ đó, các ứng viên có thể chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn sắp tới.

Xem thêm: 

NHỮNG KINH NGHIỆM PHỎNG VẤN XIN VIỆC BẠN KHÔNG NÊN BỎ QUA

ĐI PHỎNG VẤN MẶC GÌ? CÁC TIP ĂN MẶC GHI ĐIỂM VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG

2. Các nguyên tắc khi trả lời mail xác nhận phỏng vấn

Khi trả lời mail xác nhận phỏng vấn bạn cần thực hiện theo các nguyên tắc sau:

2.1 Thời gian trả lời mail xác nhận phỏng vấn

Thời gian trả lời mail xác nhận phỏng vấn lý tưởng nhất là ngay sau khi được nhận thư mời hay cuộc gọi mời phỏng vấn. Trong thư mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ gửi cho ứng viên thông tin chi tiết và lịch trình của buổi phỏng vấn. Nếu bạn có vấn đề gì thắc mắc thì có thể hỏi trực tiếp với họ qua đó.

2.2 Ghi tiêu đề cho mail xác nhận phỏng vấn

• Việc ghi tiêu đề cho mail xác nhận phỏng vấn là phần quan trọng của mỗi bức thư. Đây là ấn tượng đầu tiên và được hiển thị bên ngoài của email nên nó sẽ quyết định việc người nhận có đọc email này hay không. Nếu ứng viên không sử dụng tiêu đề thì email này rất dễ bị bỏ qua vì nhà tuyển dụng coi đó là Spam. 
• Tiêu đề thường có: Tên công việc và tên của ứng viên tham gia phỏng vấn. 

Ví dụ: “Email xác nhận tham gia phỏng vấn vị trí kiến trúc sư  – Đặng Thị Ngọc Ánh”. 

• Trong buổi phỏng vấn, thường có rất nhiều ứng viên tham gia nên ghi tên ở phần tiêu đề sẽ giúp nhà tuyển dụng thuận tiện hơn khi sắp xếp lịch phỏng vấn và dễ dàng phân biệt các loại email.

Xem thêm: CÁCH VIẾT THƯ CẢM ƠN SAU PHỎNG VẤN CHINH PHỤC NHÀ TUYỂN DỤNG

2.3 Viết nội dung thư trả lời phỏng vấn một cách đầy đủ

Để có một lá thư xác nhận phỏng vấn tiêu chuẩn thì ứng viên cần viết đầy đủ, mạch lạc, đúng chính tả các phần sau:

2.3.1 Lời chào

Lời chào là phép lịch sự tối thiểu, góp phần giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt nhà tuyển dụng. Khi trả lời mail xác nhận phỏng vấn, các ứng viên nên sử dụng Dear Ms./Mr. cùng với tên của người đã gửi email hoặc “Kính gửi công ty …” hay “Chào anh/chị…” Đây là lời chào phù hợp và thể hiện được sự chân thật cùng thái độ lịch sự của bản thân với những người mà mình mới quen.

2.3.2 Lý do viết thư

Lý do viết thư là một phần quan trọng không thể thiếu của email. Phần này nên trình bày trực tiếp, dễ hiểu và ngắn gọn vấn đề. Ứng viên cần xác nhận lịch hẹn phỏng vấn hoặc từ chối để nhà tuyển dụng nắm rõ được quyết định của bạn. 

Ví dụ: “Cảm ơn vì quý công ty đã cho tôi cơ hội phỏng vấn…” , “Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào…”

2.3.3 Lời cảm ơn

Trong email xác nhận phỏng vấn, lời cảm ơn là một câu kết thay cho phép lịch sự bắt buộc phải có. Điều này cho thấy rằng ứng viên rất trân trọng và quan tâm tới công việc đang muốn ứng tuyển này. Và nó có thể giúp bạn ghi thêm điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Lời cảm ơn có thể được ghi ở đầu thư hoặc cuối thư. Khi viết lời cảm ơn ở cuối thư, bạn có thể ghi thêm lời hứa sẽ đến đúng giờ. 

Ví dụ: “Em cảm ơn và sẽ đến buổi phỏng vấn đúng giờ ạ”.

2.3.4 Xác nhận lại thời gian và địa điểm của buổi phỏng vấn

Việc xác nhận lại thời gian và địa điểm của buổi phỏng vấn sẽ nhắc nhà tuyển dụng kiểm tra chéo lịch của họ. Từ đó,có thể đảm bảo rằng tất cả thông tin về cuộc hẹn phỏng vấn của bạn là chính xác. Nếu có sự sai sót nào đó thì nhà tuyển dụng có thể trả lời và nhanh chóng khắc phục sự nhầm lẫn trước ngày phỏng vấn.

2.3.5 Đặt thêm câu hỏi và xác nhận về những gì bản thân nên mang theo

Bạn nên đặt thêm câu hỏi và xác nhận về những gì bản thân phải mang theo với nhà tuyển dụng. Thông thường mỗi người phải mang theo ít nhất năm bản sơ yếu lý lịch đến buổi phỏng vấn hoặc có thể nhiều hơn nếu có nhiều người phỏng vấn. Mặc dù bạn biết nhà tuyển dụng đã có sẵn một bản sao, nhưng bạn vẫn nên chuẩn bị thêm để phòng trường hợp họ yêu cầu. 

Hãy trình bày trong thư trả lời xác nhận rằng bạn sẽ có sẵn những bản sao sơ yếu lý lịch để thể hiện bản thân là người hiểu nghi thức phỏng vấn. Ngoài ra, khi nhà tuyển dụng đã yêu cầu bạn mang theo thứ gì đó, hãy xác nhận lại lần nữa.

2.3.6 Chữ ký cuối thư

Khi trả lời mail xác nhận phỏng vấn, bạn nên có chữ ký ở cuối email. Chữ ký cuối thư là thông tin thể hiện sự trang trọng và lịch sự của của bản thân với nhà tuyển dụng. Chữ ký có thể ghi tên bạn hoặc ghi thêm tên trường bạn đang học (nếu có).

2.3.7 Tên và thông tin liên lạc của ứng viên

Các ứng viên tham gia phỏng vấn nên ghi tên và thông tin liên lạc của bản thân dưới phần chữ ký để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ. Ngoài ra, bạn còn nên cân nhắc thêm các phương thức liên lạc mà công ty này đang sử dụng.

Ví dụ: Nếu bạn biết rằng nhà tuyển dụng muốn hỏi tên Skype của mình, hãy thêm nó vào dưới phần chữ ký. 

Xem thêm: BỎ TÚI NHỮNG KỸ NĂNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG KHÔNG THỂ THIẾU KHI LÀM VIỆC

3. Mẫu trả lời email phỏng vấn 

3.1 Mẫu trả lời email xác nhận phỏng vấn

Tiêu đề: ĐẶNG THỊ A_NHÂN VIÊN SALE_THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN

Dear …/Kính gửi: Công ty …

Tên tôi là Đặng Thị A. Tôi rất vui và biết ơn vì quý công ty đã tạo cơ hội phỏng vấn dành cho tôi với vị trí ….

Hôm nay, tôi viết thư này nhằm xác nhận lại lịch hẹn phỏng vấn vào… giờ… ngày… tại văn phòng công ty.

Tôi tin rằng với kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực… sẽ giúp tôi trở thành một ứng viên lý tưởng cho vị trí này. Tôi mong được chia sẻ niềm đam mê và kỹ năng của tôi trong công việc với anh/chị trong cuộc phỏng vấn.

Nếu công ty cần bổ sung thêm bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn, xin Quý công ty vui lòng phản hồi để tôi có được sự chuẩn bị tốt nhất.

Trân trọng,

Đặng Thị A

Email: DangthiA@gmail.com.vn

SĐT: 09xxxxxxxx

3.2 Mẫu trả lời email từ chối phỏng vấn

Tiêu đề: ĐẶNG THỊ A _NHÂN VIÊN SALE_THƯ TỪ CHỐI PHỎNG VẤN

Dear …/ Kính gửi: Công ty …

Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí nhân viên…của quý công ty. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể thực hiện buổi phỏng vấn vào ngày… tại văn phòng công ty vì … (nêu lý do khiến bản thân từ chối.)

Rất hy vọng sẽ được hợp tác với quý công ty vào một dịp gần nhất!

Trân trọng,

Dang Thị A

Email: DangthiA@gmail.com.vn

SĐT: 09xxxxxxxx

Bài viết trên của Langmaster đã giúp ứng viên tổng hợp cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Hy vọng với những thông tin đã được chia sẻ này có thể giúp bạn nhanh chóng có được công việc mà bản thân mong muốn.