Bạn đang thắc mắc Sale Admin là gì và cần tìm kiếm một bản mô tả công việc Sale Admin chuẩn chỉnh để định hướng nghề nghiệp? Đây chính là vị trí "cánh tay phải" đắc lực giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của mọi doanh nghiệp.
Cùng Langmaster Careers khám phá chi tiết nhiệm vụ cũng như những kỹ năng then chốt giúp bạn chinh phục vị trí này thành công ngay trong bài viết dưới đây!
1. Sale Admin là gì?
Sale Admin, hay còn gọi là Sales Administrator, là vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm hỗ trợ bộ phận kinh doanh bằng cách quản lý công việc hành chính và hậu cần.
Đây là một vai trò cầu nối không thể thiếu giữa khách hàng, nhân viên kinh doanh và các bộ phận khác trong công ty.
Mặc dù không trực tiếp tìm kiếm khách hàng, Sale Admin lại là người đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra suôn sẻ, từ xử lý đơn hàng đến quản lý thông tin khách hàng.
Họ tập trung vào tối ưu hóa hệ thống dữ liệu, xử lý hồ sơ và hỗ trợ các chiến lược bán hàng để giúp đội ngũ kinh doanh đạt được doanh số cao nhất.
Với vị trí này, Sale Admin sẽ làm việc trực tiếp dưới sự giám sát của Trưởng phòng kinh doanh hoặc Giám đốc kinh doanh, là nhân tố quan trọng giúp bộ phận bán hàng đạt hiệu quả cao.
Để có cái nhìn rõ nét hơn, bạn có thể hình dung vai trò của họ qua các đặc điểm sau:
- Tính hỗ trợ: Là hậu phương vững chắc cho các chiến dịch bán hàng.
- Tính kết nối: Liên kết chặt chẽ thông tin giữa các phòng ban nội bộ.
- Tính kiểm soát: Đảm bảo mọi giấy tờ, hợp đồng đúng quy chuẩn pháp lý.
XEM THÊM:
>>> SALE ADMIN LÀ GÌ? MỨC LƯƠNG & LỘ TRÌNH THĂNG TIẾN NGHỀ HOT 2026
>>> CÁCH VIẾT CV NHÂN VIÊN SALE GHI ĐIỂM VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG
2. Chức năng và nhiệm vụ chính của Sale Admin
Vai trò của một Sale Admin không chỉ gói gọn trong việc hỗ trợ hành chính đơn thuần. Họ đảm nhận nhiều chức năng quan trọng để duy trì "mạch máu" kinh doanh của doanh nghiệp.
Dưới đây là các nhóm nhiệm vụ trọng tâm mà một nhân sự quản trị bán hàng cần thực hiện hàng ngày:
2.1. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng
Mọi quy trình mua bán thường bắt đầu từ việc tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Sale Admin là người đầu tiên ghi nhận các đơn đặt hàng qua hệ thống email, điện thoại hoặc website.
Sau khi tiếp nhận, họ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin về chủng loại hàng hóa, số lượng và đơn giá. Việc này đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trước khi chuyển sang các bước tiếp theo.
Sau đây là quy trình xử lý đơn hàng tiêu chuẩn của một Sale Admin:
- Kiểm tra tình trạng tồn kho của sản phẩm trong hệ thống.
- Xác nhận thông tin chiết khấu hoặc các chương trình khuyến mãi hiện hành.
- Soạn thảo đơn hàng và gửi xác nhận lại cho khách hàng hoặc nhân viên kinh doanh.
2.2. Quản lý thông tin khách hàng và đối tác
Sau khi xử lý đơn hàng, Sale Admin sẽ lưu trữ dữ liệu vào hệ thống quản lý (như CRM hoặc ERP). Họ đảm bảo hồ sơ của khách hàng luôn được cập nhật đầy đủ và chính xác nhất.
Thông tin quản lý bao gồm tên đối tác, địa chỉ giao hàng, mã số thuế và lịch sử giao dịch. Dữ liệu này là tài sản quý giá giúp doanh nghiệp thực hiện các chiến dịch marketing sau này.
Việc quản lý khoa học giúp giảm thiểu tình trạng thất lạc thông tin hoặc nhầm lẫn giữa các đối tác. Đồng thời, Sale Admin cũng chịu trách nhiệm phân loại khách hàng để áp dụng các chính sách ưu đãi phù hợp.
2.3. Theo dõi tiến độ và quản lý đơn hàng
Sau khi đơn hàng được thiết lập, Sale Admin sẽ đảm nhận vai trò giám sát toàn bộ quá trình vận hành. Họ thường xuyên liên hệ với bộ phận kho và vận chuyển để cập nhật tình trạng đóng gói.
Việc này đảm bảo hàng hóa được xuất kho đúng loại và giao đến tay khách hàng đúng thời gian cam kết. Nếu có sự cố phát sinh như thiếu hàng hoặc chậm trễ, họ sẽ là người xử lý kịp thời.
Sale Admin cũng chịu trách nhiệm đôn đốc tiến độ thanh toán và quản lý các loại chứng từ liên quan. Quy trình theo dõi này thường bao gồm các hoạt động cụ thể sau:
- Cập nhật trạng thái đơn hàng từ lúc xuất kho đến khi giao hàng thành công.
- Theo dõi các biên bản bàn giao và đối chiếu số liệu thực tế với hóa đơn.
- Phối hợp cùng kế toán để kiểm soát công nợ và nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn.
Quá trình quản lý chặt chẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các rủi ro về thất thoát hàng hóa. Đồng thời, sự sát sao của Sale Admin cũng giúp gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ.
2.4. Hỗ trợ bộ phận kinh doanh
Sale Admin đóng vai trò trợ thủ đắc lực giúp đội ngũ nhân viên kinh doanh tập trung hoàn toàn vào việc chốt đơn. Họ xử lý các công việc mang tính thủ tục như soạn thảo hợp đồng và báo giá.
Bên cạnh đó, họ còn là người cung cấp thông tin kịp thời về các chính sách bán hàng mới nhất. Sale Admin thường xuyên nhắc nhở đội ngũ kinh doanh về lịch hẹn hoặc các đầu việc cần hoàn thành.
Khi nhân viên kinh doanh đi công tác xa, Sale Admin sẽ là người trực tại văn phòng để giải quyết các vấn đề phát sinh. Sự phối hợp nhịp nhàng này giúp duy trì nhịp độ làm việc của toàn phòng ban.
Các đầu việc hỗ trợ cụ thể thường bao gồm:
- Chuẩn bị tài liệu, bảng báo giá và catalogue sản phẩm cho các buổi gặp gỡ khách hàng.
- Sắp xếp lịch họp và chuẩn bị các văn bản hành chính cần thiết cho bộ phận.
- Tiếp nhận thông tin phản hồi từ nhân viên thị trường để báo cáo cấp trên kịp thời.
Việc hỗ trợ chuyên nghiệp của Sale Admin giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ kinh doanh. Điều này góp phần tạo nên một hệ thống vận hành chuyên nghiệp và đầy gắn kết.
2.5. Lập báo cáo và phân tích dữ liệu
Dựa trên các dữ liệu bán hàng đã thu thập, Sale Admin sẽ tổng hợp thành các bản báo cáo chi tiết. Những số liệu này phản ánh chính xác tình hình kinh doanh của doanh nghiệp theo từng giai đoạn.
Thông thường, họ sẽ thực hiện báo cáo doanh số theo ngày, tuần hoặc tháng để cấp trên dễ dàng theo dõi. Việc này giúp ban lãnh đạo đánh giá được mức độ hoàn thành mục tiêu của đội ngũ.
Bên cạnh việc thống kê, Sale Admin còn tham gia vào quá trình phân tích biến động thị trường. Họ chỉ ra những nhóm sản phẩm đang bán chạy hoặc những khu vực có tiềm năng tăng trưởng tốt.
Một số loại báo cáo quan trọng mà Sale Admin thường xuyên phụ trách bao gồm:
- Bảng tổng hợp doanh thu chi tiết theo từng nhân viên hoặc từng nhóm khách hàng.
- Báo cáo về tỷ lệ chuyển đổi từ đơn hàng dự kiến sang đơn hàng thực tế.
- Thống kê các khoản công nợ chưa thanh toán để có phương án thu hồi kịp thời.
Những báo cáo chính xác giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược và kịp thời. Sự tỉ mỉ trong khâu xử lý dữ liệu của Sale Admin chính là cơ sở cho sự phát triển bền vững.
XEM THÊM:
>>> BỎ TÚI CÁC KỸ NĂNG SALE HIỆU QUẢ DÂN CHUYÊN CẦN BIẾT
>>> TOP 32+ CÂU HỎI PHỎNG VẤN SALE VÀ CÁCH TRẢ LỜI ẤN TƯỢNG
2.6. Tư vấn và hỗ trợ khách hàng
Mặc dù không trực tiếp đi thị trường, Sale Admin thường xuyên tương tác với khách hàng qua các kênh trực tuyến. Họ là người giải đáp các thắc mắc về tính năng sản phẩm, giá cả và các chính sách hậu mãi.
Khi khách hàng gặp sự cố với đơn hàng, Sale Admin sẽ trực tiếp tiếp nhận và tìm phương án xử lý. Sự phản hồi nhanh chóng và thái độ chuyên nghiệp của họ giúp duy trì hình ảnh uy tín cho thương hiệu.
Ngoài ra, họ còn thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng sau bán hàng để gia tăng tỷ lệ quay lại. Việc này bao gồm lấy ý kiến phản hồi hoặc thông báo các chương trình tri ân mới nhất.
Các hoạt động hỗ trợ khách hàng tiêu biểu của một Sale Admin:
- Hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục thanh toán hoặc hoàn trả hàng hóa theo quy định.
- Cung cấp thông tin chi tiết về các chương trình ưu đãi đang diễn ra tại doanh nghiệp.
- Ghi nhận các khiếu nại và phối hợp với bộ phận kỹ thuật hoặc kho để giải quyết thỏa đáng.
Kỹ năng giao tiếp khéo léo giúp Sale Admin biến những khách hàng mới trở thành đối tác thân thiết. Đây là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng cộng đồng khách hàng trung thành bền vững.
3. Bảng mô tả công việc Sale Admin chi tiết
Để giúp bạn có cái nhìn cụ thể nhất, dưới đây là bảng mô tả công việc Sale Admin chuẩn chỉnh. Thông tin này sẽ giúp ứng viên hiểu rõ kỳ vọng của nhà tuyển dụng đối với vị trí này:
TẢI NGAY MẪU BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC SALE ADMIN CHI TIẾT
3.1. Thông tin chung về vị trí
Sale Admin trực thuộc phòng kinh doanh hoặc phòng điều phối bán hàng tùy theo quy mô doanh nghiệp.
Chức danh này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ với nhiều bộ phận nội bộ để đảm bảo dòng chảy công việc. Đây là vị trí nền tảng cho những ai muốn phát triển sâu trong lĩnh vực quản trị kinh doanh.
3.2. Mục tiêu công việc
Mục tiêu cốt lõi của một Sale Admin là tối ưu hóa hiệu quả vận hành của bộ phận bán hàng. Họ đảm bảo mọi đơn hàng được xử lý chính xác, nhanh chóng và đạt tỷ lệ hài lòng cao.
Bên cạnh đó, vị trí này còn hướng tới việc giảm thiểu các sai sót hành chính cho nhân viên kinh doanh. Điều này góp phần trực tiếp vào việc hiện thực hóa các mục tiêu doanh thu chung của tổ chức.
3.3. Trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể
Trách nhiệm của Sale Admin được phân chia theo từng giai đoạn của quy trình bán hàng. Bạn có thể tham khảo bảng danh mục công việc cụ thể ngay sau đây:
- Soạn thảo báo giá, hợp đồng kinh tế và các biên bản nghiệm thu theo mẫu quy định.
- Nhập liệu thông tin đơn hàng vào hệ thống quản lý dữ liệu CRM của doanh nghiệp.
- Cung cấp số liệu bán hàng kịp thời cho bộ phận marketing và ban giám đốc khi cần thiết.
- Theo dõi các khoản thanh toán từ khách hàng để đảm bảo dòng tiền cho công ty.
3.4. Mối quan hệ công việc
Sale Admin không làm việc độc lập mà luôn nằm trong mạng lưới tương tác đa chiều. Họ cần duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhóm đối tượng sau:
- Đối với cấp quản lý: Báo cáo trực tiếp và nhận chỉ đạo từ Trưởng phòng hoặc Giám đốc kinh doanh.
- Đối với đồng nghiệp: Hỗ trợ đắc lực cho đội ngũ nhân viên kinh doanh thị trường.
- Đối với phòng ban khác: Phối hợp cùng phòng kế toán, kho vận và bộ phận chăm sóc khách hàng.
- Đối với khách hàng: Trực tiếp tư vấn và xử lý các yêu cầu phát sinh một cách chuyên nghiệp.
4. Những yêu cầu và kỹ năng cần có của một Sale Admin chuyên nghiệp
Để thành công ở vị trí này, bạn cần đáp ứng các tiêu chuẩn về kiến thức lẫn kỹ năng thực hành. Nhà tuyển dụng thường đánh giá ứng viên dựa trên những yếu tố cốt lõi dưới đây.
4.1. Trình độ học vấn và kinh nghiệm
Hầu hết các doanh nghiệp yêu cầu ứng viên tốt nghiệp từ trình độ Cao đẳng hoặc Đại học trở lên. Các chuyên ngành phù hợp thường bao gồm Quản trị kinh doanh, Marketing, Kế toán hoặc các khối ngành Kinh tế.
Về mặt kinh nghiệm, vị trí này thường ưu tiên những người đã từng làm việc tại các bộ phận hành chính hoặc dịch vụ khách hàng. Việc am hiểu quy trình vận hành doanh nghiệp là một điểm cộng rất lớn.
Đối với những bạn mới ra trường, sự năng động và khả năng học hỏi nhanh sẽ giúp bạn ghi điểm. Kiến thức nền tảng về kinh doanh sẽ giúp bạn tiếp cận công việc một cách tự tin hơn.
4.2. Kỹ năng chuyên môn
Kỹ năng chuyên môn là yếu tố giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng và chính xác tuyệt đối. Một Sale Admin cần thành thạo các công cụ hỗ trợ để tối ưu hóa quy trình làm việc mỗi ngày.
Các yêu cầu về chuyên môn thường bao gồm:
- Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng như Excel, Word để soạn thảo văn bản và lập báo cáo.
- Có khả năng vận hành các hệ thống quản trị dữ liệu khách hàng như CRM hoặc phần mềm ERP.
- Am hiểu về các loại hợp đồng kinh tế và quy định pháp lý cơ bản trong kinh doanh.
4.3. Kỹ năng mềm
Bên cạnh chuyên môn, kỹ năng mềm đóng vai trò quyết định đến sự thăng tiến của một Sale Admin. Do tính chất công việc là cầu nối, bạn cần có khả năng ứng xử linh hoạt và khéo léo.
Các kỹ năng mềm quan trọng bạn cần rèn luyện:
- Kỹ năng giao tiếp: Giúp truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả giữa các phòng ban.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Hỗ trợ bạn sắp xếp khối lượng công việc khổng lồ mà không bị chồng chéo.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Giúp xử lý nhanh chóng các khiếu nại hoặc sự cố phát sinh từ đơn hàng.
Sự kết hợp hoàn hảo giữa kiến thức chuyên môn và kỹ năng mềm sẽ biến bạn thành một Sale Admin xuất sắc. Đây chính là bệ phóng vững chắc để bạn tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp.
5. Mức lương và lộ trình thăng tiến của vị trí Sale Admin
Cơ hội thu nhập và khả năng phát triển sự nghiệp luôn là những yếu tố được quan tâm hàng đầu. Vị trí Sale Admin sở hữu lộ trình thăng tiến rõ ràng cùng mức đãi ngộ xứng đáng với năng lực.
5.1. Mức lương trung bình của Sale Admin
Mức lương của Sale Admin phụ thuộc vào số năm kinh nghiệm và quy mô của từng doanh nghiệp. Đối với những bạn mới ra trường hoặc dưới 1 năm kinh nghiệm, mức lương thường dao động từ 7 đến 10 triệu đồng.
Khi đã có từ 1 đến 3 năm kinh nghiệm, thu nhập của bạn sẽ tăng lên khoảng 8 đến 12 triệu đồng. Tại các thành phố lớn như Hà Nội hay TP.HCM, mức lương này có thể chạm mốc 13 triệu đồng mỗi tháng.
Theo dữ liệu từ các trang tuyển dụng uy tín, mức lương trung bình toàn quốc hiện nay rơi vào khoảng 10 đến 11 triệu đồng. Ngoài lương cứng, bạn còn có thể nhận thêm các khoản thưởng dựa trên hiệu quả doanh số chung của phòng.
5.2. Lộ trình thăng tiến
Lộ trình nghề nghiệp của một Sale Admin rất rộng mở với nhiều cột mốc quan trọng. Bạn có thể phát triển từ những vị trí cơ bản lên các cấp quản lý chiến lược của doanh nghiệp.
Dưới đây là các giai đoạn thăng tiến điển hình bạn có thể tham khảo:
- Thực tập sinh Sales Admin: Giai đoạn đầu làm quen với việc xử lý đơn hàng cơ bản.
- Nhân viên Sales Admin chuyên nghiệp: Sau 1 đến 3 năm, bạn sẽ trực tiếp quản lý hồ sơ khách hàng và hỗ trợ kinh doanh chuyên sâu.
- Trưởng nhóm kinh doanh: Với 3 đến 5 năm kinh nghiệm, bạn có thể chuyển hướng sang giám sát đội ngũ và tham gia lập kế hoạch.
- Trưởng phòng hoặc Giám đốc kinh doanh: Đây là cấp bậc dành cho những nhân sự trên 5 năm kinh nghiệm với khả năng dẫn dắt chiến lược bán hàng toàn diện.
Việc thăng tiến không chỉ dựa vào thời gian mà còn phụ thuộc vào năng lực giải quyết vấn đề của bạn. Sự nỗ lực không ngừng sẽ giúp bạn sớm đạt được những vị trí cao hơn trong sơ đồ tổ chức.
Hy vọng những thông tin chi tiết về mô tả công việc Sale Admin đã giúp bạn có cái nhìn toàn diện về vị trí đầy tiềm năng này. Việc nắm vững các nhiệm vụ trọng tâm và trau dồi kỹ năng chuyên môn sẽ là chìa khóa giúp bạn chinh phục nhà tuyển dụng thành công.
Langmaster Careers tin rằng sự chuẩn bị kỹ lưỡng về kiến thức sẽ là bước đệm vững chắc để bạn bứt phá trên lộ trình sự nghiệp. Chúc bạn sớm tìm được vị trí công việc phù hợp và phát huy tối đa năng lực của bản thân!
Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường để hiện thực hóa lộ trình thăng tiến của một Sale Admin chuyên nghiệp, Học tiếng Anh Langmaster chính là điểm đến lý tưởng.
Văn hóa rõ nét nhất tại Langmaster chính là "Learning Culture" – Văn hóa học tập trọn đời. Các thành viên sẽ được tài trợ 100% tham gia các khóa đào tạo nội bộ về tư duy, kỹ năng và kiến thức quản trị chuyên sâu. Chúng tôi cam kết rằng thành công tại Langmaster là giúp mỗi thành viên thành công trong sự nghiệp của chính họ.
Hiện nay, Langmaster đang mở rộng quy mô và tìm kiếm những cộng sự tài năng cho nhiều vị trí hấp dẫn:
- Khối chuyên môn giáo dục: Giáo viên tiếng Anh trẻ em (Full-time/Trực tuyến), Giáo viên tiếng Anh giao tiếp online lớp 1:1.
- Khối Marketing & SEO: Chuyên viên Content SEO, Chuyên viên Content Marketing, Chuyên viên chạy quảng cáo (Ads), CTV Content SEO Website.
- Khối Nhân sự & Tư vấn: Trưởng phòng nhân sự, Trưởng nhóm tuyển dụng, Chuyên viên tuyển dụng, Chuyên viên tư vấn giáo dục.
Mức thu nhập tại Langmaster luôn được xây dựng rõ ràng, tương xứng với năng lực và đóng góp của từng cá nhân. Đây là cơ hội để bạn làm việc trực tiếp cùng đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm và bứt phá mọi giới hạn bản thân.
ỨNG TUYỂN NGAY ĐỂ TRỞ THÀNH MỘT PHẦN CỦA LANGMASTER CAREERS TẠI ĐÂY!
