Trợ lý kinh doanh là nghề HOT hiện nay, bởi đem đến thu nhập hấp dẫn, cơ hội nghề nghiệp cao. Vậy trợ lý kinh doanh là gì? Công việc của một trợ lý kinh doanh là gì? Làm thế nào để trở thành một trợ lý kinh doanh? Hãy cùng Langmaster tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây nhé!
1. Trợ lý kinh doanh là gì?
Trợ lý kinh doanh (Sales Assistant hay Sales Admin) là người tham gia, hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhằm nâng cao hoạt động bán hàng, tăng doanh số hiệu quả. Trợ lý kinh doanh là người đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh số.
Trong doanh nghiệp, trợ lý kinh doanh cũng chính là “cánh tay phải” đắc lực của doanh nghiệp. có kiến thức về bán hàng, kinh doanh, kinh tế và thị trường.
Trợ lý kinh doanh là gì?
2. Mô tả công việc của một trợ lý kinh doanh
2.1 Tiếp nhận và giải quyết các vấn đề của khách hàng
Công việc quan trọng của một trợ lý kinh doanh là tiếp nhận, giải quyết các vấn đề của khách hàng. Bao gồm:
- Tư vấn, giới thiệu và thuyết phục khách hàng về sản phẩm/dịch vụ của công ty.
- Thực hiện soạn thảo, quản lý các văn bản liên quan đến hoạt động kinh doanh như hợp đồng, thư chào hàng, bảng báo giá,...
- Xử lý các vấn đề liên quan đến hợp đồng, thanh toán hợp đồng của khách hàng.
- Trực tiếp giải quyết các khiếu nại, phản hồi tích cực, tiêu cực từ phía khách hàng hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng.
Tiếp nhận và giải quyết các vấn đề của khách hàng
2.2 Nghiên cứu thị trường và đề xuất chiến lược
Một công việc quan trọng của trợ lý kinh doanh nữa chính là phân tích, nghiên cứu thị trường để đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thông qua việc theo dõi hoạt động của bộ phận kinh doanh, trợ lý kinh doanh sẽ chủ động điều xuất, điều chỉnh các chiến lược mới nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Từ đó, hướng đến xây dựng mục tiêu về doanh số, phát triển mục tiêu chiến lược chung của doanh nghiệp.
2.3 Tham mưu cho Giám đốc, Phó giám đốc kinh doanh
Bên cạnh các công việc hành chính thì trợ lý kinh doanh còn thực hiện tham mưu cho Giám đốc, Phó giám đốc kinh doanh. Nghĩa là sẽ thực hiện xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp trong các giai đoạn khác nhau nhằm tăng doanh thu, tăng khách hàng trung thành. Đồng thời, đề xuất các chính sách, tầm nhìn chiến lược giúp công ty đạt được thành công trong tương lai.
Ngoài ra, trợ lý kinh doanh cần luôn theo sát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp nhằm báo cáo, đưa ra các giải pháp kịp thời hỗ trợ ban lãnh đạo, doanh nghiệp.
Tham mưu cho Giám đốc, Phó giám đốc kinh doanh
2.4 Giám sát công việc của cấp dưới
Trợ lý kinh doanh được coi là “cánh tay phải” đắc lực của ban lãnh đạo. Vì thế, họ sẽ có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ ban lãnh đạo điều hành, quản lý và giám sát công việc của cấp dưới. Mục đích hướng đến vẫn là tăng trưởng lợi nhuận, doanh thu cho công ty. Công việc cụ thể bao gồm:
- Theo dõi, nhắc nhở công việc của bộ phận kinh doanh theo kế hoạch, chiến lược đã đề ra.
- Báo cáo hiệu quả, tình hình hoạt động của bộ phận kinh doanh cho giám đốc, ban lãnh đạo.
2.5 Hỗ trợ các phòng ban liên đới trong doanh nghiệp
Trợ lý kinh doanh còn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các phòng ban liên đới trong doanh nghiệp. Bởi trợ lý kinh doanh là người tham gia vào việc lập kế hoạch, sắp xếp cuộc họp, và xử lý thông tin để hỗ trợ quyết định chiến lược của doanh nghiệp. Nên họ cần duy trì sự liên lạc, hiệu quả giữa các bộ phận khác nhau, từ đó giải quyết các vấn đề liên quan.
Hỗ trợ các phòng ban liên đới trong doanh nghiệp
3. Chi tiết về mức lương & Cơ hội nghề nghiệp của trợ lý kinh doanh
3.1 Mức lương trợ lý kinh doanh
Thực tế, mức lương của trợ lý kinh doanh sẽ dựa vào học vấn, kinh nghiệm của bạn. Tuy nhiên, thu nhập của trợ lý kinh doanh sẽ bao gồm lương cố định và hoa hồng dựa vào kết quả công việc/kinh doanh. Dưới đây là mức lương trợ lý kinh doanh để bạn có thể tham khảo:
- Thực tập sinh trợ lý kinh doanh (dưới 6 tháng kinh nghiệm): 3 - 5 triệu VNĐ/tháng
- Trợ lý kinh doanh 1 - 3 năm kinh nghiệm: 9 - 15 triệu VNĐ/tháng
- Trợ lý kinh doanh trên 3 năm kinh nghiệm: 10 - 20 triệu VNĐ/tháng
3.2 Cơ hội nghề nghiệp của trợ lý kinh doanh
Hiện nay, bất kỳ doanh nghiệp nào thì các ban lãnh đạo cũng đều cần những trợ lý, “cánh tay đắc lực” nhằm hỗ trợ trong công việc. Trợ lý kinh doanh sẽ là người giúp ban lãnh đạo quán xuyến một phần công việc, xây dựng chiến lược và thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Vì thế, đây là công việc mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có, đem đến tiềm năng về việc làm cao.
Bên cạnh đó, với sự phát triển mạnh mẽ của thị trường kinh doanh thì trợ lý kinh doanh là ngành nghề đem đến cơ hội phát triển, thăng tiến cao. Với các kinh nghiệm về nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch chiến lược, giám sát công việc thì bạn có thể trở thành các chuyên viên giám sát kinh doanh, Phó giám đốc kinh doanh hay Giám đốc kinh doanh hoặc tự mở doanh nghiệp của riêng mình.
Langmaster đang tuyển:
=> TRỢ LÝ TGĐ (MẢNG KINH DOANH) THU NHẬP UP TO 20 TRIỆU
=> Chuyên viên Tư vấn Giáo dục - Thu nhập 10 - 15 triệu/tháng
=> Giảng viên tiếng Anh Online 1-1 - Thu nhập 5 - 8 triệu/tháng
Cơ hội nghề nghiệp của trợ lý kinh doanh
4. Những yêu cầu của vị trí trợ lý kinh doanh
4.1 Yêu cầu về trình độ chuyên môn
Thực tế, vị trí kinh doanh thường không yêu cầu quá cao về trình độ chuyên môn. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải đáp ứng một số các yêu cầu sau:
- Có hiểu biết cơ bản về nguyên tắc bán hàng, thị trường kinh doanh cũng như là hoạt động chăm sóc khách hàng.
- Khả năng quản lý, theo dõi và xây dựng báo cáo tài chính, doanh thu của doanh nghiệp.
- Có bằng cấp về các ngành quản trị kinh doanh, kinh tế, thương mại hoặc marketing,...
4.2 Yêu cầu kinh nghiệm
Trợ lý kinh doanh là công việc yêu cầu về cao về kinh nghiệm làm việc, thường là từ 1 - 3 năm để có kiến thức về nghề, khả năng quản lý và xây dựng chiến lược. Tuy nhiên, bạn có thể tham gia thực tập, học hỏi ở các doanh nghiệp để học hỏi kinh nghiệm và thăng tiến cho mình nhé!
4.3 Yêu cầu về kỹ năng
Trợ lý kinh doanh là cấu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp, là trợ thủ đắc lực của ban lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Vì thế, trợ lý kinh doanh cần có các kỹ năng sau:
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng thuyết phục khách hàng
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng quản lý
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Kỹ năng nghiên cứu thị trường
- Kỹ năng đàm phán
- Kỹ năng chăm sóc khách hàng
- Kỹ năng hoạch định chính sách
Những yêu cầu của vị trí trợ lý kinh doanh
5. Các câu hỏi phỏng vấn khi ứng tuyển trợ lý kinh doanh và gợi ý trả lời
Vì sao bạn muốn ứng tuyển trợ lý kinh doanh?
“Vì sao bạn muốn ứng tuyển trợ lý kinh doanh?” là câu hỏi phỏng vấn thường thấy, bởi nhà tuyển dụng đang muốn xác định lý do bạn chọn nghề này. Thực tế, nhà tuyển dụng sẽ rất coi trọng những ứng viên có đam mê, nhiệt huyết và quyết tâm đối với nghề.
Gợi ý trả lời: "Em rất hứng thú với vị trí trợ lý kinh doanh vì nó tạo ra cơ hội cho em có những trải nghiệm tuyệt vời trong việc tương tác và làm việc chặt chẽ với khách hàng. Và em tin rằng khả năng của mình trong việc thấu hiểu và đáp ứng nhanh chóng đối với nhu cầu của khách hàng sẽ là một nguồn đóng góp đáng kể. Ngoài ra, em có thể sử dụng kiến thức và kỹ năng của mình để tạo ra những giải pháp có ý nghĩa, giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng."
Đâu là những kỹ năng cần có của một trợ lý giỏi?
Câu hỏi này sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng hiểu biết của bạn đối với vị trí trợ lý kinh doanh. Vì thế, hãy trả lời câu hỏi một cách mạnh lạch, trọng tâm nhất các kỹ năng bạn nghĩ là quan trọng. Ví dụ như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng xây dựng chiến lược, kỹ năng quản lý thời gian,...
Bạn cần bao nhiêu thời gian để quen thuộc với các sản phẩm kinh doanh mới?
Thông qua câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn biết về khả năng học hỏi, thích nghi của bạn đối với một sản phẩm kinh doanh mới hoặc môi trường mới. Điều này đặc biệt quan trọng đối với thị trường kinh doanh, nhằm xây dựng giá trị cho doanh nghiệp.
Gợi ý trả lời: “Thông thường em sẽ mất khoảng 1 - 2 tuần để làm quen với sản phẩm kinh doanh mới, em thường tập trung vào việc hiểu rõ sản phẩm kinh doanh trong những tuần đầu tiên tại một doanh nghiệp mới.”
Bạn nghĩ gì về những thử thách trong vị trí trợ lý kinh doanh?
Đây là câu hỏi để nhà tuyển dụng xác định được mục tiêu làm việc, bạn có hiểu biết và thực sự nghiêm túc đối với vị trí trợ lý kinh doanh hay không.
Gợi ý trả lời: “Trong vị trí trợ lý kinh doanh, em nhận thức rõ về những thách thức như quản lý thời gian, đối mặt với khách hàng đòi hỏi cao, và đồng bộ hóa công việc với nhiều bộ phận khác nhau. Một ví dụ cụ thể là khi phải đối mặt với một dự án lớn, em đã phải tổ chức công việc một cách hiệu quả để đảm bảo tiến độ và chất lượng. Tuy nhiên, em luôn sẵn sàng học hỏi và áp dụng kỹ năng tổ chức, đàm phán và làm việc nhóm để vượt qua mọi thách thức, đồng thời đem lại giải pháp tích cực cho khách hàng.”
Bạn đã học được gì từ những sai lầm trong công việc trợ lý kinh doanh?
Khi làm việc sẽ không tránh khỏi những sai lầm, tuy nhiên, điều mà người tuyển dụng mong muốn là bạn học hỏi được gì từ những sai lầm đó và cách bạn sử dụng nó trong các tình huống khác trong công việc. Vì thế, khi trả lời câu hỏi này hãy thẳng thắn trình bày các sai lầm, lý do mắc sai lầm và bạn đã đúc kết, vượt qua nó như thế nào nhé!
Gợi ý trả lời “Trong công việc trợ lý kinh doanh trước đây của tôi, tôi đã từng gửi nhầm một báo cáo quan trọng cho một khách hàng sai. Tôi đã nhận ra sai lầm của mình ngay sau khi gửi email và đã liên lạc với khách hàng đó để xin lỗi và yêu cầu họ xóa email đó. Tôi cũng đã gửi lại báo cáo đúng cho khách hàng đúng và giải thích lý do của sự cố. Từ đó, tôi đã học được cách kiểm tra kỹ lưỡng những thông tin quan trọng trước khi gửi đi, và cách xử lý nhanh chóng và chuyên nghiệp khi có sai sót. Tôi cũng đã tạo ra một hệ thống để phân loại và lưu trữ các báo cáo theo tên khách hàng để tránh nhầm lẫn trong tương lai.”.
Các câu hỏi phỏng vấn khi ứng tuyển trợ lý kinh doanh và gợi ý trả lời
Điểm yếu lớn nhất của bạn là gì?
Đây là một câu hỏi khó, yêu cầu bạn thành thật nhưng cũng đòi hỏi sự tinh tế để không gây ấn tượng xấu đối với các điểm yếu đó của bạn. Cách hiệu quả nhất là đưa ra những điểm yếu nhỏ, không quá nghiêm trọng và đừng quên nhấn mạnh về việc bạn đã nhận thức được điểm yếu đó và đang khắc phục nó.
Gợi ý trả lời: “Điểm yếu lớn nhất của tôi là tôi khó cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Tôi thường dành nhiều thời gian và năng lượng cho công việc, nhưng đôi khi bỏ qua những hoạt động giải trí và chăm sóc bản thân. Tôi đã nhận ra điều này khi tôi cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng trong một thời gian dài. Vì thế, tôi đã tìm hiểu và áp dụng những phương pháp quản lý thời gian và đặt mục tiêu hợp lý hơn. Tôi cũng đã dành ít nhất một giờ mỗi ngày để làm những điều mình thích, như đọc sách, nghe nhạc, hoặc tập thể dục. Tôi thấy cách làm này đã giúp tôi cải thiện hiệu suất công việc và tăng cường sức khỏe tinh thần.”
Bạn đã bao giờ đề xuất ý tưởng mới để tối ưu hoạt động kinh doanh cho công ty chưa?
Đề xuất ý tưởng mới để tối ưu hoạt động kinh doanh là một phần quan trọng trong công việc của một trợ lý kinh doanh. Vì thế, bạn hãy trả lời trọng tâm, nêu ra các đề xuất tốt của bạn và việc nó giúp ích như thế nào cho công ty nhé.
Gợi ý trả lời “Tôi đã từng làm việc cho một công ty bán lẻ trực tuyến chuyên về thời trang. Tôi đã đề xuất một ý tưởng mới để tối ưu hoạt động kinh doanh là tạo ra một chức năng cho phép khách hàng thử quần áo ảo trên website của công ty. Ý tưởng này đã được thực hiện và mang lại nhiều lợi ích cho công ty, như tăng tỷ lệ chuyển đổi, giảm tỷ lệ trả hàng, và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.”
6. Học trường nào để làm trợ lý kinh doanh?
Để trở thành một trợ lý kinh doanh thì bạn có thể chọn học các ngành như: quản trị kinh doanh, kinh tế, marketing,... để có kiến thức về kinh doanh, thị trường. Sau đó có có thể xin thực tập tại các doanh nghiệp để có kinh nghiệm làm việc. Dưới đây là các trường đào tạo kinh tế hàng đầu để bạn có thể tham khảo:
- Đại học Ngoại thương
- Đại học Kinh tế Quốc dân
- Đại học Thương mại
- Đại học Kinh tế - Đại học Quốc Gia Hà Nội
- Đại học RMIT
- Đại học Tài chính - Marketing
- Đại học FPT
- Đại học Tôn Đức Thắng
- Học viện Ngân hàng
- Học viện Tài chính
- Đại học Mở Hà Nội
- Đại học Kinh tế TPHCM
Học trường nào để làm trợ lý kinh doanh?
Phía trên là toàn bộ về nghề trợ lý kinh doanh để bạn có thể tham khảo. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về ngành nghề này. Ngoài ra, đừng quên truy cập tiếng Anh giao tiếp Langmaster để cập nhật cơ hội việc làm, kiến thức nghề nghiệp mới nhất !
