MẪU BIÊN BẢN CUỘC HỌP KÈM CÁCH VIẾT CHI TIẾT

Một biên bản cuộc họp hiệu quả cần ghi rõ nội dung thảo luận, quyết định, người phụ trách và thời hạn hoàn thành công việc. Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, bạn có thể cùng Langmaster Careers tham khảo cách viết và các mẫu biên bản phù hợp với từng loại cuộc họp trong bài viết dưới đây.

1. Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp là văn bản ghi lại những nội dung chính đã được trao đổi trong một cuộc họp. Tài liệu này thường bao gồm thông tin về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, các vấn đề được thảo luận, quyết định đã thống nhất và những công việc cần triển khai sau cuộc họp.

Trong môi trường doanh nghiệp, biên bản cuộc họp còn được gọi là meeting minutes. Đây là tài liệu giúp các thành viên theo dõi tiến độ công việc, đối chiếu những nội dung đã thống nhất và hạn chế nhầm lẫn trong quá trình triển khai.

Không phải mọi cuộc họp đều cần ghi lại toàn bộ lời phát biểu của từng người. Một biên bản hiệu quả nên tập trung vào những thông tin quan trọng như:

• Mục tiêu của cuộc họp
• Những vấn đề đã được thảo luận
• Kết luận hoặc quyết định cuối cùng
• Công việc cần thực hiện sau cuộc họp
• Người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành

Biên bản cuộc họp thường được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau như:

• Họp giao ban định kỳ
• Họp dự án
• Họp giữa các phòng ban
• Họp với đối tác hoặc khách hàng
• Họp Đại hội đồng cổ đông
• Các cuộc họp nội bộ khác của doanh nghiệp

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa meeting minutes và recap meeting. Thực tế, đây là hai tài liệu có mục đích khác nhau.

• Meeting minutes là biên bản ghi lại đầy đủ những nội dung quan trọng và quyết định của cuộc họp để lưu trữ, theo dõi hoặc làm căn cứ triển khai công việc.
• Recap meeting là bản tóm tắt ngắn gọn được gửi sau cuộc họp nhằm giúp các thành viên nhanh chóng nắm lại nội dung chính, các đầu việc cần thực hiện và thời hạn hoàn thành.

Việc hiểu đúng từng loại tài liệu sẽ giúp bạn lựa chọn cách ghi chép phù hợp, đồng thời nâng cao hiệu quả trao đổi và phối hợp công việc trong doanh nghiệp.

2. Những nội dung cần có trong mẫu biên bản cuộc họp

Một mẫu biên bản cuộc họp đầy đủ cần giúp người đọc trả lời được các câu hỏi cơ bản như cuộc họp diễn ra khi nào, có những ai tham dự, nội dung nào đã được trao đổi và công việc nào cần thực hiện sau đó.

Tùy tính chất từng cuộc họp, cách trình bày có thể thay đổi. Tuy nhiên, biên bản nên có những nội dung chính dưới đây để bảo đảm thông tin rõ ràng và dễ theo dõi.

2.1. Thông tin chung về cuộc họp

Phần đầu biên bản cần cung cấp những thông tin cơ bản để xác định cuộc họp. Nội dung thường bao gồm:

• Tên cuộc họp

• Thời gian bắt đầu và kết thúc

• Địa điểm hoặc hình thức họp trực tuyến

• Mục đích của cuộc họp

• Người chủ trì

• Người ghi biên bản

Tên cuộc họp nên ngắn gọn và phản ánh đúng nội dung chính.

Ví dụ:

Họp giao ban phòng Marketing tuần 2 tháng 8

Họp triển khai kế hoạch tuyển dụng quý III

Họp thống nhất phương án hợp tác giữa hai công ty

Nếu cuộc họp diễn ra trực tuyến, bạn có thể ghi rõ nền tảng sử dụng như Google Meet, Microsoft Teams hoặc Zoom.

2.2. Thành phần tham dự

Danh sách người tham dự giúp xác định những cá nhân có mặt, vắng mặt hoặc được mời tham gia cuộc họp.

Tùy quy mô, bạn có thể ghi:

• Họ và tên

• Chức vụ

• Phòng ban hoặc đơn vị công tác

• Trạng thái tham dự hoặc vắng mặt

• Lý do vắng mặt nếu cần

Với cuộc họp đông người, danh sách thành viên có thể được trình bày trong phụ lục hoặc file đính kèm. Trong biên bản chỉ cần ghi tổng số người tham dự và những vị trí quan trọng.

Ví dụ:

Chủ trì: Nguyễn Văn A, Trưởng phòng Kinh doanh
Thư ký: Trần Thu B, Chuyên viên Hành chính
Thành phần tham dự: 12 thành viên thuộc phòng Kinh doanh và Marketing
Vắng mặt: 1 thành viên có lý do

2.3. Nội dung được thảo luận

Đây là phần chính của biên bản, ghi lại những vấn đề đã được đưa ra trao đổi trong cuộc họp.

Người ghi biên bản không cần chép lại toàn bộ lời nói của từng người. Thay vào đó, nên tóm tắt các ý chính theo từng nội dung hoặc theo thứ tự chương trình họp.

Mỗi vấn đề nên thể hiện:

• Nội dung được đưa ra

• Ý kiến chính của các bên

• Điểm còn chưa thống nhất nếu có

• Đề xuất được xem xét

Ví dụ:

Phòng Marketing báo cáo kết quả chiến dịch tháng 7 và đề xuất điều chỉnh ngân sách cho hai kênh có tỷ lệ chuyển đổi tốt hơn.

Phòng Kinh doanh đề nghị bổ sung thêm tài liệu giới thiệu sản phẩm để hỗ trợ quá trình tư vấn khách hàng.

Cách viết nên khách quan, ngắn gọn và tránh đưa nhận xét cá nhân của người ghi biên bản.

2.4. Kết luận và quyết định trong cuộc họp

Sau mỗi nội dung thảo luận, biên bản cần ghi rõ kết luận hoặc quyết định cuối cùng. Đây là phần giúp các thành viên hiểu chính xác điều gì đã được thống nhất.

Nội dung có thể gồm:

• Phương án được lựa chọn

• Ý kiến được thông qua

• Nội dung cần điều chỉnh

• Kết quả biểu quyết nếu có

• Vấn đề được hoãn sang cuộc họp sau

Ví dụ:

Thống nhất tăng ngân sách cho kênh quảng cáo tìm kiếm từ ngày 15/8.

Phê duyệt kế hoạch tổ chức sự kiện tuyển dụng vào tuần cuối tháng 9.

Chưa thông qua phương án thay đổi chính sách hoa hồng và sẽ tiếp tục trao đổi trong cuộc họp tiếp theo.

Nếu có biểu quyết, cần ghi rõ số người tán thành, không tán thành và không có ý kiến.

2.5. Công việc cần thực hiện sau cuộc họp

Một biên bản hữu ích cần cho biết sau cuộc họp, các bên phải thực hiện những công việc nào.

Mỗi công việc nên được mô tả cụ thể, tránh các cách viết chung chung như “tiếp tục triển khai” hoặc “sớm hoàn thành”.

Ví dụ chưa rõ:

Phòng Marketing tiếp tục làm kế hoạch.

Ví dụ rõ ràng hơn:

Phòng Marketing hoàn thiện kế hoạch nội dung cho tháng 9 và gửi bản duyệt trước ngày 20/8.

Các công việc nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên hoặc theo từng vấn đề đã thảo luận để người đọc dễ theo dõi.

2.6. Người phụ trách và thời hạn hoàn thành

Mỗi công việc cần có người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm cùng thời hạn cụ thể. Đây là cơ sở để theo dõi tiến độ và hạn chế tình trạng không rõ ai thực hiện.

Bạn có thể trình bày dưới dạng bảng:

Công việc	Người phụ trách	Thời hạn
Hoàn thiện kế hoạch nội dung tháng 9	Phòng Marketing	20/8
Cập nhật danh sách khách hàng tiềm năng	Nguyễn Minh A	18/8
Gửi báo giá cho đối tác	Trần Thu B	16/8

Nếu một công việc có nhiều người phối hợp, biên bản vẫn nên ghi rõ người chịu trách nhiệm chính.

Thời hạn cần cụ thể bằng ngày, tháng hoặc mốc thời gian rõ ràng. Không nên sử dụng các cụm từ như “sớm nhất”, “trong thời gian tới” hoặc “khi có thể”.

2.7. Phần xác nhận biên bản

Phần cuối biên bản thường ghi thời gian kết thúc và thông tin xác nhận của những người có trách nhiệm.

Tùy loại cuộc họp, phần xác nhận có thể gồm:

• Thời gian kết thúc

• Người ghi biên bản

• Người chủ trì

• Đại diện các bên tham gia

• Chữ ký hoặc xác nhận qua email

Với cuộc họp nội bộ thông thường, biên bản có thể được gửi qua email để người chủ trì và các thành viên kiểm tra. Với những cuộc họp có yêu cầu pháp lý hoặc quy định riêng, cần thực hiện đúng yêu cầu về chữ ký, người xác nhận và thời hạn hoàn thiện biên bản.

Trước khi gửi, người ghi biên bản nên kiểm tra lại tên người tham dự, số liệu, quyết định, công việc và thời hạn. Nếu có nội dung chưa rõ, cần xác nhận với người chủ trì để tránh sai lệch thông tin.

3. Hướng dẫn cách viết mẫu biên bản cuộc họp dễ theo dõi

Một biên bản cuộc họp hiệu quả cần rõ ràng, ngắn gọn và giúp người đọc nhanh chóng nắm được nội dung đã thống nhất. Người ghi biên bản nên chuẩn bị trước bố cục, tập trung vào ý chính và rà soát kỹ thông tin trước khi gửi.

3.1. Chuẩn bị mẫu trước cuộc họp

Trước khi cuộc họp bắt đầu, bạn nên chuẩn bị sẵn khung biên bản dựa trên nội dung dự kiến. Cách này giúp quá trình ghi chép có hệ thống và hạn chế bỏ sót thông tin quan trọng.

Mẫu nên có sẵn các mục:

• Tên cuộc họp

• Thời gian và địa điểm

• Người chủ trì

• Người ghi biên bản

• Thành phần tham dự

• Các nội dung cần thảo luận

• Kết luận

• Công việc cần thực hiện

• Người phụ trách

• Thời hạn hoàn thành

Nếu đã có chương trình họp, bạn nên đưa từng nội dung vào biên bản theo đúng thứ tự. Trong cuộc họp, người ghi chỉ cần bổ sung ý kiến, kết luận và công việc phát sinh.

3.2. Ghi nhận ý chính thay vì chép toàn bộ

Biên bản cuộc họp không phải bản ghi lại từng câu nói của người tham dự. Việc cố gắng chép toàn bộ có thể khiến người ghi bỏ lỡ kết luận quan trọng và làm tài liệu trở nên dài dòng.

Bạn nên tập trung vào:

• Vấn đề được đưa ra

• Ý kiến chính của các bên

• Phương án được đề xuất

• Nội dung đã thống nhất

• Vấn đề còn cần trao đổi

• Công việc cần thực hiện sau cuộc họp

Ví dụ, thay vì ghi lại toàn bộ cuộc trao đổi về tiến độ dự án, bạn có thể tóm tắt:

Nhóm dự án báo cáo tiến độ đang chậm ba ngày do chưa nhận đủ dữ liệu. Các bên thống nhất bổ sung dữ liệu trước ngày 18/8 và giữ nguyên thời hạn hoàn thành chung.

Cách viết này vẫn bảo đảm đầy đủ thông tin nhưng giúp người đọc dễ nắm bắt hơn.

3.3. Trình bày nội dung theo từng vấn đề

Mỗi nội dung thảo luận nên được tách thành một mục riêng. Bạn có thể trình bày theo thứ tự chương trình họp hoặc theo mức độ quan trọng.

Trong từng mục, nên sắp xếp thông tin theo trình tự:

1. Vấn đề cần trao đổi

2. Ý kiến chính

3. Kết luận

4. Công việc cần thực hiện

Ví dụ:

Nội dung 1: Kế hoạch tuyển dụng tháng 9
Phòng Nhân sự đề xuất tuyển thêm ba nhân viên kinh doanh. Người chủ trì thống nhất triển khai tuyển dụng từ ngày 20/8. Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm đăng tin và gửi báo cáo ứng viên hằng tuần.

Cách trình bày theo từng vấn đề giúp người đọc tra cứu nhanh và hạn chế nhầm lẫn giữa phần thảo luận với quyết định cuối cùng.

3.4. Ghi rõ kết luận của người chủ trì

Kết luận là phần quan trọng nhất sau mỗi nội dung thảo luận. Người ghi biên bản cần xác định rõ phương án cuối cùng đã được người chủ trì hoặc các bên tham dự thống nhất.

Không nên sử dụng những cách viết mơ hồ như:

• Sẽ xem xét thêm

• Cơ bản đồng ý

• Tiếp tục nghiên cứu

• Triển khai khi phù hợp

Nếu cuộc họp chưa đưa ra quyết định, cần ghi rõ vấn đề nào chưa được chốt và thời điểm dự kiến xem xét lại.

Ví dụ:

Chưa thống nhất phương án điều chỉnh ngân sách. Phòng Tài chính chuẩn bị thêm hai phương án và trình bày trong cuộc họp ngày 25/8.

Khi chưa chắc chắn về kết luận, người ghi nên xác nhận lại với người chủ trì ngay trong cuộc họp.

3.5. Xác định công việc và người thực hiện

Mỗi kết luận cần được chuyển thành công việc cụ thể nếu có yêu cầu triển khai sau cuộc họp. Nội dung phải cho biết rõ việc gì cần làm, ai thực hiện và khi nào hoàn thành.

Ví dụ chưa rõ:

Bộ phận liên quan chuẩn bị tài liệu sớm.

Ví dụ dễ theo dõi hơn:

Phòng Đào tạo hoàn thiện tài liệu hướng dẫn và gửi cho Phòng Kinh doanh trước 17 giờ ngày 22/8.

Nếu nhiều người cùng tham gia, bạn nên xác định một cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm chính. Những người còn lại có thể được ghi là đơn vị phối hợp.

Có thể trình bày thành bảng để dễ quản lý:

Công việc	Người phụ trách	Đơn vị phối hợp	Thời hạn
Hoàn thiện tài liệu đào tạo	Phòng Đào tạo	Phòng Kinh doanh	22/8
Tổng hợp phản hồi khách hàng	Nguyễn Minh A	Bộ phận Chăm sóc khách hàng	24/8

3.6. Kiểm tra thông tin trước khi gửi

Sau cuộc họp, bạn nên rà soát biên bản trước khi gửi cho người tham dự. Nội dung cần phản ánh đúng những gì đã được trao đổi và thống nhất.

Các thông tin cần kiểm tra gồm:

• Tên cuộc họp, thời gian và địa điểm

• Họ tên, chức vụ của người tham dự

• Các số liệu được nhắc đến

• Quyết định cuối cùng

• Công việc cần thực hiện

• Người phụ trách

• Thời hạn hoàn thành

• Các liên kết hoặc tài liệu đính kèm

Bạn cũng cần kiểm tra lỗi chính tả, cách trình bày và sự thống nhất của ngày tháng. Với những nội dung quan trọng hoặc chưa rõ, hãy gửi người chủ trì xác nhận trước khi chia sẻ rộng rãi.

Biên bản nên được gửi sớm sau cuộc họp để các thành viên còn nhớ rõ nội dung và kịp triển khai công việc. Khi có yêu cầu chỉnh sửa, người ghi cần cập nhật lại bản cuối cùng và thông báo rõ phiên bản được sử dụng.

4. Cách viết recap meeting sau cuộc họp

Sau khi cuộc họp kết thúc, nhiều doanh nghiệp thường gửi một bản tóm tắt ngắn để các thành viên nhanh chóng nắm lại những nội dung đã thống nhất. Đây là cách giúp hạn chế bỏ sót công việc và bảo đảm mọi người cùng hiểu đúng kết luận của cuộc họp.

4.1. Recap meeting là gì?

Recap meeting là bản tóm tắt nội dung cuộc họp được gửi sau khi buổi họp kết thúc. Tài liệu này thường ngắn gọn hơn biên bản và tập trung vào những thông tin cần thiết cho quá trình triển khai công việc.

Một bản recap meeting thường trả lời các câu hỏi:

• Cuộc họp đã trao đổi về vấn đề gì? 

• Những nội dung nào đã được thống nhất? 

• Công việc nào cần tiếp tục thực hiện? 

• Ai là người phụ trách? 

• Thời hạn hoàn thành là khi nào? 

Recap meeting có thể được gửi qua email, nhóm chat nội bộ hoặc công cụ quản lý công việc của doanh nghiệp. Trong tiếng Việt, thuật ngữ này có thể hiểu đơn giản là bản tóm tắt cuộc họp.

4.2. Recap meeting khác biên bản cuộc họp như thế nào? 

Recap meeting và biên bản cuộc họp đều giúp lưu lại thông tin sau buổi họp, nhưng khác nhau về mục đích và mức độ chi tiết.

Tiêu chí	Biên bản cuộc họp	Recap meeting
Mục đích	Ghi lại nội dung quan trọng của cuộc họp	Tóm tắt nhanh để triển khai công việc
Mức độ chi tiết	Đầy đủ hơn	Ngắn gọn hơn
Hình thức	Văn bản, file hoặc biểu mẫu	Thường được gửi qua email hoặc nhóm chat
Nội dung chính	Thành phần, diễn biến, ý kiến, kết luận	Kết luận, công việc, người phụ trách, thời hạn
Phạm vi sử dụng	Lưu trữ, đối chiếu hoặc xác nhận	Thông báo nhanh cho người liên quan

Với cuộc họp quan trọng hoặc có yêu cầu xác nhận, doanh nghiệp nên sử dụng biên bản. Với các cuộc họp nội bộ hằng tuần hoặc buổi trao đổi công việc ngắn, bản recap meeting thường thuận tiện hơn.

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng cả hai. Biên bản được lưu trữ đầy đủ, còn recap meeting được gửi để các thành viên dễ theo dõi công việc.

4.3. Nội dung cần có trong bản tóm tắt cuộc họp

Một bản recap meeting không cần quá dài, nhưng phải thể hiện rõ những thông tin liên quan đến quá trình triển khai sau cuộc họp.

Nội dung thường gồm:

• Tên hoặc chủ đề cuộc họp

• Thời gian diễn ra

• Thành phần tham dự nếu cần

• Nội dung chính đã trao đổi

• Kết luận đã thống nhất

• Công việc cần thực hiện

• Người phụ trách

• Thời hạn hoàn thành

• Tài liệu đính kèm nếu có

Bạn nên trình bày công việc dưới dạng bảng để người đọc dễ theo dõi.

Công việc	Người phụ trách	Thời hạn
Hoàn thiện kế hoạch tuyển dụng	Phòng Nhân sự	20/8
Cập nhật nội dung tuyển dụng	Phòng Marketing	22/8
Tổng hợp ngân sách dự kiến	Phòng Tài chính	23/8

Khi viết recap meeting, bạn nên lưu ý:

• Dùng câu ngắn, rõ nghĩa

• Không lặp lại toàn bộ diễn biến cuộc họp

• Phân biệt rõ nội dung đã thống nhất và nội dung còn chờ xử lý

• Ghi thời hạn bằng ngày cụ thể

• Kiểm tra lại tên người và số liệu trước khi gửi

Nếu cuộc họp chưa đưa ra quyết định cuối cùng, cần ghi rõ nội dung nào đang chờ xác nhận và thời điểm dự kiến phản hồi.

4.4. Mẫu email recap meeting dễ áp dụng

Dưới đây là mẫu email tóm tắt cuộc họp có thể sử dụng trong môi trường doanh nghiệp:

Tiêu đề email: Tóm tắt cuộc họp triển khai kế hoạch tuyển dụng tháng 9

Nội dung email:

Kính gửi Anh/Chị,

Em xin gửi lại nội dung chính của cuộc họp triển khai kế hoạch tuyển dụng tháng 9 diễn ra vào ngày 15/8.

1. Nội dung đã thống nhất

Phòng Nhân sự sẽ triển khai tuyển dụng ba vị trí gồm Chuyên viên Kinh doanh, Nhân viên Chăm sóc khách hàng và Thực tập sinh Marketing.

Thời gian bắt đầu nhận hồ sơ từ ngày 20/8.

2. Công việc cần thực hiện

Công việc	Người phụ trách	Thời hạn
Hoàn thiện mô tả công việc	Phòng Nhân sự	17/8
Thiết kế hình ảnh tuyển dụng	Phòng Marketing	19/8
Đăng tin trên các kênh tuyển dụng	Nguyễn Minh A	20/8

3. Nội dung cần xác nhận thêm

Ngân sách đăng tin trên các nền tảng tuyển dụng sẽ được Phòng Tài chính phản hồi trước ngày 18/8.

Anh/Chị vui lòng kiểm tra và phản hồi nếu có nội dung cần bổ sung hoặc điều chỉnh.

Trân trọng,
Họ và tên
Chức vụ

Mẫu trên có thể điều chỉnh tùy theo quy mô và tính chất cuộc họp. Với những cuộc họp ngắn, bạn có thể lược bớt phần thành phần tham dự và chỉ giữ lại nội dung đã thống nhất cùng công việc cần thực hiện.

5. Tổng hợp các mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh, chi tiết

Mỗi cuộc họp sẽ có mục đích và thành phần tham dự khác nhau. Vì vậy, mẫu biên bản cũng cần được điều chỉnh để phù hợp với từng trường hợp. Dưới đây là những mẫu biên bản cuộc họp được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp và tổ chức:

5.1. Mẫu biên bản cuộc họp nội bộ công ty

Biên bản cuộc họp nội bộ thường được sử dụng để ghi lại nội dung trao đổi giữa các phòng ban hoặc nhóm dự án. Mẫu này phù hợp với các cuộc họp giao việc, đánh giá tiến độ hoặc thống nhất kế hoạch triển khai.

Bạn có thể tham khảo mẫu dưới đây:

BIÊN BẢN CUỘC HỌP NỘI BỘ

Thời gian: 08:30, ngày 15/08/2026

Địa điểm: Phòng họp tầng 5

Chủ trì: Nguyễn Văn A – Trưởng phòng Marketing

Người ghi biên bản: Trần Thị B – Chuyên viên Hành chính

Thành phần tham dự:

• Nguyễn Văn A

• Trần Thị B

• Lê Minh C

• Phạm Thu D

Nội dung cuộc họp

1. Báo cáo tiến độ chiến dịch tuyển dụng tháng 9

Phòng Marketing đã hoàn thành kế hoạch truyền thông và thống nhất triển khai từ ngày 20/08.

2. Kế hoạch phối hợp giữa các phòng ban

Phòng Nhân sự cung cấp thông tin tuyển dụng trước ngày 18/08 để Marketing thiết kế nội dung truyền thông.

Kết luận

• Thống nhất triển khai chiến dịch từ ngày 20/08.

• Mỗi phòng ban cập nhật tiến độ vào chiều thứ Sáu hằng tuần.

Công việc sau cuộc họp

Công việc	Người phụ trách	Thời hạn
Hoàn thiện JD tuyển dụng	Phòng Nhân sự	18/08
Thiết kế banner tuyển dụng	Phòng Marketing	19/08
Đăng tin tuyển dụng	Nguyễn Minh A	20/08

Biên bản kết thúc lúc: 09:45 cùng ngày.

Người ghi biên bản Chủ trì cuộc họp

Tải mẫu biên bản cuộc họp công ty Tại đây!

5.2. Mẫu biên bản cuộc họp giao ban

Biên bản họp giao ban thường được sử dụng trong các cuộc họp định kỳ giữa lãnh đạo và các phòng ban nhằm cập nhật tiến độ công việc, xử lý những vấn đề phát sinh và thống nhất kế hoạch triển khai trong thời gian tới.

Dưới đây là mẫu biên bản họp giao ban bạn có thể tham khảo:

BIÊN BẢN HỌP GIAO BAN

Thời gian: 08:00, ngày 20/08/2026

Địa điểm: Phòng họp tầng 3

Chủ trì: Nguyễn Văn A – Giám đốc

Người ghi biên bản: Trần Thị B – Chuyên viên Hành chính

Thành phần tham dự:

• Ban Giám đốc

• Trưởng các phòng ban

• Đại diện bộ phận Hành chính

Nội dung cuộc họp

1. Báo cáo kết quả công việc tuần trước

Các phòng ban lần lượt báo cáo tiến độ, những công việc đã hoàn thành và các khó khăn trong quá trình triển khai.

2. Kế hoạch công việc tuần tới

Ban Giám đốc thống nhất ưu tiên triển khai chiến dịch tuyển dụng và hoàn thiện kế hoạch đào tạo nội bộ.

3. Các đề xuất

Các phòng ban đề xuất bổ sung nhân sự cho một số vị trí đang thiếu và điều chỉnh thời gian triển khai dự án.

Kết luận

• Hoàn thành kế hoạch tuyển dụng trước ngày 30/08.

• Báo cáo tiến độ vào cuộc họp giao ban tuần sau.

Công việc	Người phụ trách	Thời hạn
Hoàn thiện kế hoạch tuyển dụng	Phòng Nhân sự	25/08
Chuẩn bị tài liệu đào tạo	Phòng Đào tạo	28/08
Tổng hợp báo cáo tiến độ	Phòng Hành chính	29/08

Biên bản kết thúc lúc: 09:30 cùng ngày.

Tải mẫu biên bản cuộc họp công ty Tại đây!

5.3. Mẫu biên bản cuộc họp dự án

Biên bản họp dự án giúp các thành viên theo dõi tiến độ triển khai, cập nhật những công việc đã hoàn thành và thống nhất phương án xử lý các vấn đề phát sinh. Mẫu này thường được sử dụng trong các dự án có nhiều bộ phận cùng tham gia.

BIÊN BẢN HỌP DỰ ÁN

Tên dự án: Triển khai website tuyển dụng

Thời gian: 14:00, ngày 22/08/2026

Địa điểm: Phòng họp trực tuyến qua Microsoft Teams

Chủ trì: Lê Văn C – Quản lý dự án

Người ghi biên bản: Nguyễn Thị D

Thành phần tham dự:

• Quản lý dự án

• Đại diện Phòng Marketing

• Đại diện Phòng Công nghệ

• Đại diện Phòng Nhân sự

Nội dung cuộc họp

1. Tiến độ thực hiện

Website đã hoàn thành khoảng 80% khối lượng công việc. Chức năng ứng tuyển trực tuyến đang trong giai đoạn kiểm thử.

2. Vấn đề phát sinh

Tiến độ thiết kế giao diện chậm hai ngày do cần điều chỉnh theo nhận diện thương hiệu mới.

3. Phương án xử lý

Phòng Thiết kế hoàn thiện giao diện trước ngày 24/08 để nhóm phát triển tiếp tục lập trình.

Kết luận

Dự án tiếp tục triển khai theo kế hoạch và cập nhật tiến độ vào cuộc họp tuần sau.

Công việc	Người phụ trách	Thời hạn
Hoàn thiện giao diện	Phòng Thiết kế	24/08
Kiểm thử chức năng ứng tuyển	Phòng Công nghệ	27/08
Kiểm tra nội dung website	Phòng Marketing	28/08

Biên bản kết thúc lúc: 15:15 cùng ngày.

Tải mẫu biên bản cuộc họp công ty Tại đây!

5.4. Mẫu biên bản cuộc họp giữa hai công ty

Biên bản cuộc họp giữa hai công ty được sử dụng khi các bên trao đổi về kế hoạch hợp tác, ký kết hợp đồng hoặc thống nhất phương án triển khai dự án. Nội dung cần thể hiện rõ trách nhiệm của từng bên để làm cơ sở phối hợp sau cuộc họp.

BIÊN BẢN CUỘC HỌP GIỮA HAI CÔNG TY

Thời gian: 09:00, ngày 25/08/2026

Địa điểm: Văn phòng Công ty A

Đại diện Công ty A: Nguyễn Văn A – Giám đốc

Đại diện Công ty B: Trần Văn B – Giám đốc Kinh doanh

Người ghi biên bản: Lê Thị C

Nội dung cuộc họp

1. Giới thiệu mục tiêu hợp tác

Hai bên trao đổi về kế hoạch triển khai chương trình đào tạo dành cho nhân sự doanh nghiệp.

2. Nội dung đã thống nhất

• Công ty A chịu trách nhiệm xây dựng chương trình đào tạo.

• Công ty B phụ trách truyền thông và tuyển sinh.

• Hai bên phối hợp triển khai từ tháng 9.

3. Kế hoạch thực hiện

Công việc	Đơn vị phụ trách	Thời hạn
Hoàn thiện đề xuất hợp tác	Công ty A	28/08
Gửi kế hoạch truyền thông	Công ty B	30/08
Ký kết hợp đồng	Hai bên	05/09

Kết luận

Hai bên thống nhất tiếp tục hoàn thiện hồ sơ hợp tác và tổ chức cuộc họp tiếp theo vào đầu tháng 9.

Biên bản kết thúc lúc: 10:30 cùng ngày.

Tải mẫu biên bản cuộc họp công ty Tại đây!

5.5. Mẫu meeting minutes bằng tiếng Anh

Trong môi trường làm việc quốc tế hoặc các doanh nghiệp sử dụng tiếng Anh là ngôn ngữ làm việc, meeting minutes được dùng để ghi lại những nội dung quan trọng đã được trao đổi và thống nhất trong cuộc họp.

Dưới đây là mẫu meeting minutes đơn giản, dễ áp dụng cho các cuộc họp nội bộ hoặc họp dự án.

MEETING MINUTES

Meeting title: Weekly Marketing Meeting

Date: August 20, 2026

Time: 09:00 AM – 10:00 AM

Location: Meeting Room 3

Chairperson: Nguyen Van A

Minute taker: Tran Thi B

Attendees:

• Nguyen Van A

• Tran Thi B

• Le Minh C

• Pham Thu D

Agenda

1. Review marketing performance in July

2. Discuss recruitment campaign for September

3. Assign upcoming tasks

Discussion

• The Marketing team presented the campaign performance report for July.

• The HR team proposed recruiting three new positions in September.

• Both departments agreed to coordinate the recruitment communication plan.

Decisions

• Launch the recruitment campaign on August 25.

• Finalize all recruitment materials before August 23.

Next steps

Task	Person in charge	Due date
Complete job descriptions	HR Department	August 22
Design recruitment banners	Marketing Department	August 23
Publish recruitment posts	Nguyen Minh A	August 25

Meeting adjourned: 10:00 AM

Prepared by

(Signature)

Approved by

(Signature)

Đây là cấu trúc meeting minutes được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì ngắn gọn, dễ theo dõi và phù hợp với hầu hết các cuộc họp trong môi trường làm việc quốc tế.

Tải mẫu biên bản cuộc họp công ty Tại đây!

5.6. Mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông được sử dụng trong các công ty cổ phần để ghi nhận diễn biến, nội dung thảo luận và kết quả biểu quyết của cuộc họp.

Khác với biên bản họp nội bộ, mẫu biên bản này cần được lập theo quy định của pháp luật và điều lệ doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi sử dụng, doanh nghiệp nên đối chiếu với quy định hiện hành để bảo đảm đầy đủ nội dung và hình thức.

Bạn có thể tham khảo cấu trúc cơ bản dưới đây:

BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

Tên doanh nghiệp: ............................................................

Thời gian: ................

Địa điểm: ................

Chủ tọa cuộc họp: ...........................................................

Thư ký cuộc họp: ...........................................................

Thành phần tham dự

• Tổng số cổ đông tham dự:

• Tổng số cổ phần có quyền biểu quyết:

• Danh sách cổ đông hoặc người được ủy quyền tham dự.

Nội dung cuộc họp

• Báo cáo của Hội đồng quản trị.

• Báo cáo của Ban Kiểm soát.

• Các nội dung được đưa ra biểu quyết.

Kết quả biểu quyết

• Nội dung biểu quyết thứ nhất:

• Tỷ lệ tán thành:

• Tỷ lệ không tán thành:

• Tỷ lệ không có ý kiến:

Nghị quyết được thông qua .............................................................................

Biên bản kết thúc lúc: ................

Chủ tọa cuộc họp

(Ký, ghi rõ họ tên)

Thư ký cuộc họp

(Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý: Mẫu trên chỉ mang tính chất tham khảo. Khi lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, doanh nghiệp cần đối chiếu với quy định pháp luật hiện hành và điều lệ công ty để bảo đảm đầy đủ nội dung theo yêu cầu.

Tải mẫu biên bản cuộc họp công ty Tại đây!

6. Lưu ý khi sử dụng mẫu biên bản cuộc họp

Một mẫu biên bản cuộc họp có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian ghi chép và trình bày thông tin. Tuy nhiên, để biên bản phát huy hiệu quả, người ghi cần linh hoạt điều chỉnh nội dung theo mục đích của từng cuộc họp thay vì sao chép nguyên mẫu.

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng bạn nên ghi nhớ.

Chọn mẫu phù hợp với từng loại cuộc họp

Không có một mẫu biên bản nào phù hợp với mọi trường hợp. Mỗi cuộc họp sẽ có mục tiêu, thành phần tham dự và nội dung trao đổi khác nhau.

Ví dụ:

• Họp giao ban nên tập trung vào tiến độ công việc và kế hoạch triển khai.

• Họp dự án cần làm rõ các mốc thực hiện, vấn đề phát sinh và phương án xử lý.

• Họp với đối tác nên ghi rõ nội dung đã thống nhất và trách nhiệm của mỗi bên.

• Họp Đại hội đồng cổ đông cần thực hiện theo quy định của pháp luật và điều lệ doanh nghiệp.

Việc lựa chọn đúng mẫu sẽ giúp biên bản đầy đủ thông tin và thuận tiện cho quá trình theo dõi sau cuộc họp.

Chỉ ghi những nội dung quan trọng

Biên bản cuộc họp không phải bản ghi lại toàn bộ cuộc trao đổi. Người ghi nên chọn lọc những thông tin cần thiết như:

• Nội dung chính được thảo luận

• Kết luận đã thống nhất

• Công việc cần thực hiện

• Người phụ trách

• Thời hạn hoàn thành

Những câu trao đổi mang tính cá nhân hoặc các nội dung không liên quan đến kết quả cuộc họp có thể lược bỏ để biên bản ngắn gọn và dễ theo dõi hơn.

Kiểm tra thông tin trước khi gửi

Trước khi chia sẻ biên bản cho các thành viên, hãy dành vài phút kiểm tra lại toàn bộ nội dung.

Bạn nên rà soát:

• Họ tên và chức vụ của người tham dự

• Thời gian, địa điểm cuộc họp

• Các số liệu hoặc thông tin quan trọng

• Kết luận cuối cùng

• Công việc và thời hạn hoàn thành

• Lỗi chính tả và cách trình bày

Nếu có nội dung chưa rõ, hãy trao đổi lại với người chủ trì hoặc người liên quan để tránh sai sót.

Gửi biên bản sớm sau cuộc họp

Biên bản nên được hoàn thiện và gửi trong thời gian sớm nhất sau khi cuộc họp kết thúc. Điều này giúp các thành viên dễ nhớ nội dung đã trao đổi và nhanh chóng triển khai công việc.

Đối với những cuộc họp có nhiều đầu việc, việc gửi biên bản sớm cũng giúp hạn chế tình trạng bỏ sót nhiệm vụ hoặc hiểu khác nhau về kết luận của cuộc họp.

Lưu trữ biên bản khoa học

Sau khi gửi, bạn nên lưu trữ biên bản theo một quy tắc thống nhất để thuận tiện cho việc tìm kiếm và đối chiếu sau này.

Bạn có thể đặt tên tệp theo cấu trúc:

Bien-ban-hop_Phong-Marketing_2026-08-20

Hoặc:

Bien-ban-hop-du-an-Website_2026-08-22

Ngoài ra, nên lưu cùng các tài liệu liên quan như chương trình họp, tài liệu trình bày hoặc bản tóm tắt sau cuộc họp. Điều này giúp quá trình tra cứu thông tin trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Phát triển kỹ năng nghề nghiệp trong môi trường học tập tại Langmaster

Kỹ năng ghi chép, tổng hợp thông tin và theo dõi công việc sau cuộc họp là nền tảng cần thiết trong nhiều vị trí như Hành chính, Nhân sự, Marketing, Kinh doanh hay Quản lý dự án. Những kỹ năng này sẽ được cải thiện nhanh hơn khi bạn có cơ hội làm việc, thực hành và nhận phản hồi thường xuyên.

Thuộc hệ sinh thái HBR Holdings, Học tiếng Anh Langmaster xây dựng môi trường làm việc đề cao tinh thần học tập và phát triển năng lực. Thành viên có cơ hội tham gia các chương trình đào tạo nội bộ về tư duy, kỹ năng, chuyên môn và phương pháp làm việc hiệu quả.

Khi gia nhập Langmaster Careers, bạn có cơ hội:

• Học hỏi kiến thức chuyên môn thông qua các chương trình đào tạo bài bản

• Trải nghiệm những nhiệm vụ thực tế và thử thách phù hợp với năng lực

• Làm việc cùng đội ngũ trẻ, năng động và sẵn sàng chia sẻ

• Phát triển kỹ năng quản lý công việc, phối hợp và giải quyết vấn đề

• Khám phá cơ hội trở thành quản lý trẻ trong quá trình phát triển sự nghiệp

Với hơn 15 năm kinh nghiệm đào tạo, Langmaster luôn chào đón những ứng viên chủ động, có tinh thần học hỏi và sẵn sàng tạo ra kết quả trong công việc.

Vị trí	Link ứng tuyển
Chuyên viên Tư vấn Giáo dục	Xem chi tiết
Chuyên viên Tư vấn Giáo dục (IELTS)	Xem chi tiết
Trưởng nhóm Kinh doanh	Xem chi tiết
Chuyên viên Content Marketing	Xem chi tiết
Giáo viên tiếng Anh Online - Work From Home	Xem chi tiết
Cộng tác viên tuyển dụng - Freelancer	Xem chi tiết
Gia sư Ielts Online toàn quốc	Xem chi tiết
Trưởng nhóm Marketing	Xem chi tiết
Trưởng phòng Marketing	Xem chi tiết
Chuyên viên Marketing	Xem chi tiết

KHÁM PHÁ CƠ HỘI VIỆC LÀM VÀ ỨNG TUYỂN TẠI LANGMASTER NGAY HÔM NAY

Một biên bản cuộc họp được chuẩn bị cẩn thận không chỉ giúp lưu lại nội dung đã thống nhất mà còn hỗ trợ các thành viên phối hợp công việc hiệu quả hơn. Vì vậy, hãy lựa chọn mẫu phù hợp, ghi chép khách quan và kiểm tra kỹ trước khi gửi để bảo đảm mọi thông tin đều rõ ràng, chính xác.

Biên bản cuộc họp là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp lưu lại nội dung đã thống nhất, phân công công việc rõ ràng và hạn chế sai lệch trong quá trình phối hợp. Hy vọng những hướng dẫn và mẫu biên bản trên sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn cách trình bày phù hợp với từng tình huống thực tế.

Bên cạnh việc rèn luyện kỹ năng ghi chép và tổng hợp thông tin, bạn cũng có thể khám phá thêm nhiều kiến thức nghề nghiệp hữu ích tại Langmaster Careers. Đây sẽ là nền tảng giúp bạn làm việc chuyên nghiệp hơn và tự tin hơn trong môi trường doanh nghiệp.