Biên bản cuộc họp là văn bản quan trọng nhằm ghi lại nội dung, diễn biến quan trọng trong cuộc họp. Vậy cách viết biên bản cuộc họp như thế nào? Mẫu biên bản cuộc họp như thế nào? Cùng Langmaster tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây!
1. Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp (Meeting minutes) là bản ghi chép, tóm tắt hoặc ghi chú về nội dung và các quyết định quan trọng được đưa ra trong một cuộc họp. Meeting minutes là tài liệu quan trọng trong mỗi cuộc họp giúp những người vắng mặt có thể nắm bắt được thông tin nhằm xử lý công việc hiệu quả.
Meeting minutes là gì?
2. Tại sao cần ghi biên bản cuộc họp?
Biên bản cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Cụ thể:
- Ghi chép thông tin quan trọng: Biên bản cuộc họp ghi lại thông tin quan trọng như các quyết định, thảo luận, và các nhiệm vụ được giao trong cuộc họp. Từ đó, giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu và nhớ rõ những gì đã được thảo luận trong cuộc họp.
- Điều phối công việc: Biên bản cuộc họp cũng có thể được sử dụng như checklist công việc. Những việc cần giải quyết, ý kiến đóng góp, và tiến độ các công việc có thể được ghi chép trong biên bản. Điều này giúp điều phối công việc hiệu quả và hạn chế tranh chấp về thông tin sau này.
- Tài liệu lưu trữ: Biên bản cuộc họp là một tài liệu quan trọng để lưu trữ thông tin về các cuộc họp. Nó giúp cho việc tra cứu và tham khảo sau này.
- Công cụ đo lường hiệu suất: Thông qua các biên bản cuộc họp, lãnh đạo phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân. Đồng thời, là thước đo hữu ích để đánh giá năng suất nhiệm vụ của nhân sự.
Tại sao cần ghi biên bản cuộc họp?
3. Những nội dung cần có trong mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh
Trong mẫu biên bản cuộc họp cần có những nội dung dưới đây:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ
- Tên cuộc họp
- Địa điểm, ngày giờ diễn ra buổi họp
- Mục đích của cuộc họp
- Danh sách thành phần tham gia và vắng mặt
- Nội dung của cuộc họp
- Các quyết định được đưa ra
- Ý kiến của các bên tham gia
- Lượt bầu cử (nếu có)
- Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do)
- Thủ tục ký xác nhận
4. Hướng dẫn cách viết mẫu biên bản cuộc họp đơn giản, chi tiết
3.1 Ghi chú dựa trên dàn ý sẵn có
Thông thường, biên bản cuộc họp cần ghi chép ngay khi cuộc họp diễn ra. Vì thế, để không bị trì hoãn hoặc thiếu sót thông tin thì doanh nghiệp nên ghi chú dựa trên dàn ý sẵn có.
Ghi chú dựa trên dàn ý sẵn có
3.2 Trình bày nội dung ngắn gọn, dễ hiểu
Nội dung ghi vào biên bản cuộc họp cần đảm bảo sự ngắn gọn, chắt lọc các thông tin cần thiết, tránh viết tràn lan mọi thứ và không đi đúng trọng tâm. Ngoài ra, nội dung cũng cần dễ hiểu đặt vào các ngữ cảnh nhất định. Đảm bảo tính dễ hiểu cho mọi người xem lại trong tương lai.
3.3 Ghi chú thông tin chính xác
Biên bản cuộc họp là bản mô tả sự việc, thông tin và quyết định quan trọng trong cuộc họp. Vì thế, các thông tin cần đảm bảo tính trung thực, khách quan và không được thêm bớt các ý kiến cá nhân quá nhiều hoặc bình luận vào biên bản cuộc họp.
Ngoài ra, để đảm bảo thông tin chính xác thì nên đọc to hoặc có sự xác nhận của mọi người trước khi ký vào biên bản.
Ghi chú thông tin chính xác
3.4 Sử dụng định dạng biên bản phù hợp
Khi ghi biên bản cuộc họp thì doanh nghiệp nên lựa chọn các định dạng biên bản phù hợp. Tùy vào mục đích mà có thể lựa chọn các mẫu báo cáo cuộc họp khác nhau, tuy nhiên cần đảm bảo về các nội dung cần có như: Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cuộc họp, địa điểm, ngày giờ diễn ra buổi họp, nội dung của cuộc họp,...
5. Tổng hợp các mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh, chi tiết
5.1 Mẫu biên bản cuộc họp chung
Dưới đây là mẫu biên bản cuộc họp chung để bạn có thể tham khảo:
Mẫu biên bản cuộc họp chung
5.2 Mẫu biên bản cuộc họp giao ban
Dưới đây là mẫu biên bản cuộc họp giao ban để bạn có thể tham khảo:
Mẫu biên bản cuộc họp giao ban
5.3 Mẫu biên bản cuộc họp cổ đông
Dưới đây là mẫu biên bản cuộc họp cổ đông để bạn có thể tham khảo:
Mẫu biên bản cuộc họp cổ đông
5.4 Mẫu biên bản cuộc họp chi bộ
Dưới đây là mẫu biên bản cuộc họp chi bộ để bạn có thể tham khảo:
Mẫu biên bản cuộc họp chi bộ
5.5 Mẫu biên bản cuộc họp giữa hai công ty
Dưới đây là mẫu biên bản cuộc họp giữa hai công ty để bạn có thể tham khảo:
Mẫu biên bản cuộc họp giữa hai công ty
Phía trên là tổng hợp các mẫu biên bản cuộc họp để bạn tham khảo. Ngoài ra, đừng quên truy cập tiếng Anh giao tiếp Langmaster để cập nhật cơ hội việc làm, kiến thức nghề nghiệp mới nhất !
