Viết đơn xin nghỉ việc công ty là bước quan trọng giúp bạn kết thúc công việc một cách chuyên nghiệp và đúng quy định. Một lá đơn rõ ràng, lịch sự giúp bạn tránh những rắc rối liên quan đến quyền lợi và thủ tục nghỉ việc. Trong bài viết này, Langmaster Careers sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết đơn chuẩn, tham khảo mẫu mới nhất 2026, cùng những lưu ý và quy trình cần biết để nghỉ việc thuận lợi.
1. Viết đơn xin nghỉ việc công ty là gì?
Viết đơn xin nghỉ việc công ty (hay còn gọi là đơn xin thôi việc, thư từ chức) là hành động tạo ra một văn bản hành chính mang tính pháp lý, được người lao động sử dụng để thông báo chính thức với người sử dụng lao động (Ban Giám đốc, Quản lý trực tiếp, Phòng Hành chính - Nhân sự) về việc bản thân mong muốn chấm dứt hợp đồng lao động đang có hiệu lực.
Về mặt bản chất, đơn xin nghỉ việc là một thủ tục hành chính bắt buộc để công ty tiến hành các bước chốt lương, trả sổ Bảo hiểm xã hội và các chế độ liên quan. Việc viết đơn xin nghỉ việc công ty một cách cẩn thận, rõ ràng thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với tổ chức đã gắn bó, giúp duy trì mạng lưới quan hệ (networking) tích cực trong ngành, điều sẽ mang lại lợi ích rất lớn cho con đường sự nghiệp của bạn trong tương lai.
2. Khi nghỉ việc ở công ty cần tuân thủ những gì?
Theo Bộ luật Lao động 2019 hiện hành, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nhưng phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thời gian báo trước.
Cụ thể, khi quyết định nghỉ việc, bạn cần tuân thủ các quy định sau:
- Đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Bạn phải báo trước ít nhất 45 ngày làm việc.
- Đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn (từ 12 tháng đến 36 tháng): Bạn phải báo trước ít nhất 30 ngày làm việc.
- Đối với hợp đồng lao động dưới 12 tháng: Bạn phải báo trước ít nhất 03 ngày làm việc.
- Các trường hợp đặc biệt không cần báo trước: Bị ngược đãi, cưỡng bức lao động, không được trả lương đúng hạn, lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo chỉ định của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền,...
Ngoài thời gian báo trước, bạn cũng cần lưu ý đến các điều khoản cam kết đào tạo (nếu công ty đã chi trả chi phí cho bạn đi học nâng cao nghiệp vụ và yêu cầu cam kết làm việc trong một thời gian nhất định). Việc vi phạm thời hạn báo trước có thể dẫn đến việc bạn phải bồi các khoản chi phí liên quan. Do đó, việc xác định ngày viết đơn xin nghỉ việc công ty và ngày làm việc cuối cùng là cực kỳ quan trọng.
>>> Xem thêm: MẪU ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC TIẾNG ANH CHUẨN & CÁCH VIẾT CHUYÊN NGHIỆP
3. Mẫu đơn xin nghỉ việc công ty chuẩn (TẢI MIỄN PHÍ)
>>> Xem thêm: MẪU ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC KHÔNG LƯƠNG CHUẨN 2026: CÁCH VIẾT & LƯU Ý
4. Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc công ty chuẩn nhất
4.1. Phần Quốc hiệu, Tiêu ngữ và Tên đơn
Đây là yêu cầu bắt buộc đối với văn bản hành chính tại Việt Nam. Tên đơn cần được viết in hoa, in đậm và căn giữa.
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------------------
ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC
4.2. Phần Kính gửi
Bạn cần liệt kê đầy đủ các chủ thể có thẩm quyền giải quyết nguyện vọng của bạn. Thứ tự ưu tiên thường là: Ban Giám đốc Công ty, Trưởng phòng/Quản lý trực tiếp của bạn, và cuối cùng là Phòng Hành chính - Nhân sự.
Ví dụ:
Kính gửi:
- Ban Giám đốc Công ty Cổ phần ABC
- Trưởng phòng Truyền thông Marketing
- Phòng Hành chính - Nhân sự
4.3. Thông tin cá nhân
Cung cấp thông tin chính xác bao gồm Họ và tên, mã nhân viên (nếu có), chức danh công việc hiện tại và phòng ban trực thuộc. Điều này giúp bộ phận HR dễ dàng truy xuất hồ sơ của bạn.
Ví dụ: Tôi tên là: Nguyễn Văn A Mã nhân viên: NV-12345 Chức vụ hiện tại: Chuyên viên Content Marketing Bộ phận: Phòng Truyền thông Marketing
4.4. Thời gian xin nghỉ
Hãy ghi rõ ràng ngày, tháng, năm bạn mong muốn là ngày làm việc cuối cùng. Lưu ý quan trọng: Hãy đảm bảo khoảng thời gian từ ngày nộp đơn đến ngày làm việc cuối cùng đáp ứng đúng quy định báo trước 30 ngày hoặc 45 ngày của pháp luật như đã đề cập ở phần 2.
Ví dụ: Nay tôi làm đơn này, kính xin Ban Giám đốc và Phòng Nhân sự cho phép tôi được chính thức nghỉ việc kể từ ngày 15/05/2026.
4.5. Lý do xin nghỉ việc
Trình bày ngắn gọn, mạch lạc và lịch sự. Không cần quá dài dòng kể lể. Tuyệt đối KHÔNG: Chê bai công ty hoặc chê mức lương thấp, chỉ trích sếp hoặc đồng nghiệp
Ví dụ: Lý do xin nghỉ việc: Do định hướng phát triển sự nghiệp cá nhân trong thời gian tới có sự thay đổi, tôi dự định tham gia một khóa học chuyên sâu toàn thời gian nên không thể tiếp tục công việc hiện tại và đồng hành cùng quý công ty.
4.6. Cam kết bàn giao công việc
Đây là phần thể hiện rõ nhất trách nhiệm của bạn. Hãy liệt kê tóm tắt các hạng mục bạn sẽ bàn giao, ai là người tiếp nhận và thời hạn hoàn thành việc bàn giao trước khi bạn chính thức rời đi.
Ví dụ: Trong thời gian chờ đợi sự chấp thuận, tôi cam kết sẽ tiếp tục hoàn thành các nhiệm vụ dang dở và tiến hành bàn giao toàn bộ file tài liệu, kế hoạch nội dung tháng 5 cho chị Trần Thị B thuộc phòng Truyền thông Marketing. Việc bàn giao sẽ được hoàn tất trước ngày 14/05/2026.
4.7. Lời cảm ơn và Chữ ký
Một lời tri ân chân thành tới công ty, sếp và đồng nghiệp sẽ để lại ấn tượng vô cùng tốt đẹp. Cuối cùng, hãy ghi rõ ngày tháng viết đơn, ký và ghi rõ họ tên.
Ví dụ: Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc và các đồng nghiệp đã luôn tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong suốt thời gian qua. Chúc công ty ngày càng phát triển vững mạnh.
Hà Nội, ngày 15 tháng 04 năm 2026
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
Nguyễn Văn A
5. Những lý do xin nghỉ việc công ty hợp lý, chuyên nghiệp
Những lý do hợp lý, dễ được chấp thuận và giữ được sự chuyên nghiệp:
- Phát triển sự nghiệp (Cơ hội mới): Đây là lý do phổ biến nhất. Bạn có thể nói: "Tôi muốn tìm kiếm một cơ hội thách thức hơn để phát triển kỹ năng chuyên môn”.
- Thay đổi mục tiêu/định hướng nghề nghiệp: Lý do này cho thấy bạn chủ động với tương lai, ví dụ: "Sau thời gian làm việc, tôi nhận thấy mình phù hợp với lĩnh vực X và muốn tập trung theo đuổi nó".
- Cân bằng cuộc sống và công việc: Khi áp lực công việc quá cao, bạn có thể nêu lý do muốn thay đổi môi trường để chăm sóc sức khỏe hoặc dành thời gian cho gia đình.
- Lý do gia đình hoặc cá nhân: Ví dụ: chuyển nhà, kết hôn, sinh con, hoặc cần thời gian giải quyết việc riêng mà không thể tiếp tục đảm bảo tiến độ công việc.
- Đi học nâng cao trình độ: Bạn có thể chia sẻ kế hoạch đi học cao học, khóa đào tạo dài hạn để phục vụ cho sự nghiệp lâu dài.
>>> Xem thêm: 7 CÁCH “XIN NGHỈ VIỆC” KHÔN NGOAN KHIẾN SẾP KHÔNG THỂ CHỐI TỪ
6. Những lỗi thường gặp khi viết đơn xin nghỉ việc
Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ thôi việc, bộ phận Nhân sự thường bắt gặp rất nhiều lỗi sai khiến người lao động bị đánh giá thấp về thái độ chuyên nghiệp. Dưới đây là những sai lầm bạn cần tránh:
- Viết đơn trong lúc nóng giận, cảm xúc: Quyết định nghỉ việc đôi khi xuất phát từ một cuộc cãi vã hoặc sự bất mãn bùng phát. Tuy nhiên, tuyệt đối không dùng ngôn từ mang tính chất cáu giận, mỉa mai hay đe dọa vào trong văn bản chính thức. Hãy đợi khi bình tĩnh lại rồi mới soạn thảo.
- Không ghi rõ ngày tháng cụ thể: Việc ghi chung chung như "Tôi xin nghỉ việc vào tháng sau" là không hợp lệ. Bạn phải ghi chính xác mốc thời gian "ngày... tháng... năm...".
- Sai lỗi chính tả và ngữ pháp: Một lá đơn có lỗi chính tả cho thấy sự cẩu thả. Hãy đọc lại ít nhất 2 lần trước khi nhấn nút gửi hoặc in ra.
- Không nhắc đến việc bàn giao: Quên đề cập đến quá trình chuyển giao công việc khiến công ty có cảm giác bạn vô trách nhiệm.
- Định dạng văn bản cẩu thả: Bạn cần nhớ đây là một văn bản hành chính quan trọng, do đó việc gửi email thiếu tiêu đề rõ ràng, in ấn không căn lề đều sẽ khiến bạn bị mất điểm.
7. Quy trình nghỉ việc tại công ty
Viết đơn xin nghỉ việc công ty chỉ là sự khởi đầu. Để quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ, đúng pháp luật và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, một quy trình thôi việc chuẩn tại doanh nghiệp thường bao gồm 8 bước sau đây:
Bước 1: Nhân viên viết đơn xin nghỉ việc
Người lao động chủ động soạn thảo đơn xin nghỉ việc (có thể trao đổi trước với quản lý) và nộp lên cấp trên theo đúng thời gian báo trước quy định.
Bước 2: Quản lý tiếp nhận và xem xét
Quản lý trực tiếp nhận đơn, tổ chức buổi trao đổi 1-1 để hiểu rõ nguyên nhân, nguyện vọng của nhân viên. Nếu việc giữ chân nhân sự không thành công, quản lý sẽ ghi nhận ý kiến và xác nhận vào đơn.
Bước 3: Xác nhận của phòng nhân sự
Đơn xin nghỉ việc tiếp tục được chuyển đến bộ phận Hành chính - Nhân sự (HR). Tại đây, chuyên viên nhân sự sẽ kiểm tra tính hợp lệ của văn bản, xác minh thời hạn báo trước, cũng như rà soát các ràng buộc về hợp đồng, chi phí đào tạo (nếu có).
Bước 4: Duyệt đơn xin nghỉ việc
Dựa trên đề xuất từ Quản lý trực tiếp và Phòng Nhân sự, Ban Giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ xem xét và chính thức ký duyệt đơn xin nghỉ việc.
Bước 5: Bàn giao công việc
Đây là bước cực kỳ quan trọng. Nhân viên tiến hành lập danh sách chi tiết các đầu việc đang đảm nhận, tiến độ dự án, file tài liệu, mật khẩu tài khoản và bàn giao tài sản công ty (laptop, đồng phục, thẻ nhân viên,...). Việc bàn giao phải được lập thành biên bản có chữ ký của người giao, người nhận và quản lý.
Bước 6: Thanh lý hợp đồng lao động
Phòng Hành chính - Nhân sự tiến hành soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng lao động. Hai bên cùng xem xét các điều khoản và ký kết nhằm chính thức xác nhận việc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ liên đới.
Bước 7: Quyết định cho nghỉ việc
Công ty ban hành Quyết định thôi việc chính thức bằng văn bản. Quyết định này đóng vai trò là giấy tờ pháp lý vô cùng quan trọng để người lao động hoàn thiện hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp sau này.
Bước 8: Thanh toán lương và các chế độ còn lại
Trong thời hạn quy định (thường là 7 đến 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng), công ty thực hiện thanh toán toàn bộ lương những ngày làm việc cuối, tiền phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc (nếu có) và chốt, trả lại sổ Bảo hiểm xã hội cùng các giấy tờ khác cho người lao động.
>>> Xem thêm: ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC TẠM THỜI: MẪU ĐƠN CHUẨN & CÁCH VIẾT
8. Câu hỏi thường gặp
8.1. Nên viết đơn xin nghỉ việc công ty hay đánh máy?
Việc viết đơn xin nghỉ việc bằng tay hay đánh máy phụ thuộc vào văn hóa công ty, nhưng đánh máy (file Word/PDF) thường được ưa chuộng hơn nhờ sự chuyên nghiệp, nhanh gọn.
8.2. Có thể gửi đơn xin nghỉ việc qua email không?
Có, bạn hoàn toàn có thể gửi đơn xin nghỉ việc qua email. Đây là phương thức phổ biến, chuyên nghiệp và hợp pháp để thông báo chấm dứt hợp đồng lao động. Hãy đảm bảo email bao gồm lý do, thời gian nghỉ dự kiến, cam kết bàn giao công việc và gửi cho quản lý trực tiếp, CC bộ phận nhân sự.
8.3. Đã nộp đơn xin nghỉ việc nhưng sếp không duyệt thì phải làm sao?
Khi đã nộp đơn xin nghỉ việc đúng quy trình và thời hạn báo trước theo luật lao động (30 ngày với HĐ xác định thời hạn, 45 ngày với HĐ không xác định thời hạn), bạn có quyền nghỉ việc hợp pháp dù sếp không duyệt. Hãy gửi email/văn bản xác nhận, bàn giao công việc rõ ràng và chấm dứt hợp đồng.
8.4. Có được nghỉ việc trước thời hạn hợp đồng không?
Người lao động được quyền nghỉ việc trước thời hạn hợp đồng lao động (đơn phương chấm dứt hợp đồng) theo Bộ luật Lao động 2019, nhưng cần tuân thủ thời gian báo trước (thông thường từ 3 đến 45 ngày tùy loại hợp đồng). Nếu nghỉ không báo trước hoặc trái quy định, bạn có thể phải bồi thường cho doanh nghiệp.
Hy vọng rằng với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết, bạn đã nắm rõ cách viết đơn xin nghỉ việc công ty sao cho đúng chuẩn, chuyên nghiệp và phù hợp với từng tình huống. Một lá đơn được chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh chóng mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với doanh nghiệp, đồng thời giữ được mối quan hệ tốt đẹp cho chặng đường sự nghiệp sau này.
Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc chú trọng phát triển con người, đề cao tư duy tích cực và tinh thần học hỏi không ngừng, thì Langmaster Careers chính là điểm khởi đầu lý tưởng để bạn bứt phá sự nghiệp.
Tại Langmaster Careers, bạn sẽ được:
- Ghi nhận xứng đáng cho nỗ lực cá nhân thông qua hệ thống chính sách rõ ràng và minh bạch
- Trang bị đầy đủ kỹ năng cần thiết để tự tin bắt đầu và phát triển trong công việc
- Làm việc với hệ thống hỗ trợ hiện đại, giúp tối ưu hiệu suất và giảm áp lực vận hành
- Nhận được sự đồng hành từ đội ngũ quản lý, sẵn sàng hỗ trợ khi bạn gặp khó khăn
- Tiếp cận các giải pháp hỗ trợ kinh doanh hiệu quả, giúp nâng cao khả năng chốt khách
- Trải nghiệm văn hoá làm việc tích cực, khuyến khích học hỏi và cải tiến mỗi ngày
- Được lắng nghe và trao quyền sáng tạo, đóng góp ý tưởng vào quá trình phát triển chung
- Có lộ trình phát triển rõ ràng, giúp bạn nhìn thấy tương lai sự nghiệp ngay từ hôm nay
Khám phá ngay các vị trí đang tuyển dụng tại Langmaster Careers và ứng tuyển hôm nay để không bỏ lỡ cơ hội trở thành một phần của đội ngũ năng động, truyền cảm hứng!
