Bạn vừa nhận được lời mời phỏng vấn từ các công ty nhưng lại không muốn tham dự? Bạn muốn từ chối thư mời phỏng vấn mà vẫn để lại ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng? Hãy tham khảo và bỏ túi cách viết thư từ chối phỏng vấn khéo léo, lịch sự và xem như cẩm nang cho quá trình ứng tuyển trong bài viết sau đây nhé!

1. Vì sao nên viết thư từ chối phỏng vấn?

Khi bạn gửi CV hoặc đăng tin tìm việc, các nhà tuyển dụng nếu có nhu cầu muốn trao đổi trực tiếp thì sẽ gửi cho bạn lời mời tham dự phỏng vấn. Nếu có nhiều lời mời cùng lúc thì bạn cần cân nhắc, lựa chọn công việc phù hợp và quyết định sẽ tham gia buổi phỏng vấn của công ty nào và từ chối bên nào sao cho thật khéo léo. 

Nhiều ứng viên thường có suy nghĩ sai lầm rằng, khi mình im lặng không phản hồi thì đồng nghĩa với việc từ chối phỏng vấn và việc viết thư thông báo cho bên tuyển dụng là điều không cần thiết. Việc này rất tai hại vì:

• Bạn đã vô tình khiến bản thân mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng vì sự không chuyên nghiệp trong văn hóa ứng xử. 
• Phía doanh nghiệp tuyển dụng có thể sẽ gạch tên bạn và không bao giờ nhận hồ sơ nếu bạn có ý định ứng tuyển lại trong tương lai.

Xem thêm: CÁCH VIẾT THƯ CẢM ƠN SAU PHỎNG VẤN CHINH PHỤC NHÀ TUYỂN DỤNG

2. Khi nào cần viết thư từ chối phỏng vấn?

Vậy khi nào bạn cần gửi thư từ chối phỏng vấn? Đó là khi bạn nhận thấy mình không phù hợp với công việc, vị trí ứng tuyển hoặc chưa sẵn sàng để tham gia phỏng vấn. Dưới đây là một số lý do từ chối thường gặp:

• Bạn đã đồng ý thư mời làm việc ở một công ty khác.
• Bạn nhận thấy quá trình tuyển dụng có những điểm không minh bạch.
• Bạn không kết nối được với tầm nhìn, văn hóa của công ty.
• Bạn đã có một dự định, kế hoạch công việc khác.
• Bạn không thể bắt đầu công việc vào thời gian nhà tuyển dụng yêu cầu.

Xem thêm: ĐI PHỎNG VẤN MẶC GÌ? CÁC TIP ĂN MẶC GHI ĐIỂM VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG

3. Cấu trúc thư từ chối phỏng vấn

Thư từ chối phỏng vấn thường bao gồm một số nội dung sau đây: 

3.1 Tiêu đề thư

Nếu viết một email riêng để từ chối phỏng vấn, bạn hãy ghi rõ ở phần tiêu đề là “Từ chối phỏng vấn” kèm với họ và tên của bản thân. Bạn cũng có thể ghi thêm vị trí ứng tuyển để nhà tuyển dụng dễ nhận biết hơn.
Ví dụ: Từ chối phỏng vấn [tên vị trí] – Họ và tên. Trong trường hợp bạn trả lời trực tiếp vào email mời tham gia phỏng vấn của họ, hãy thêm nội dung này ở ngay đầu phần trả lời của bạn.

3.2 Lời mở đầu

Nếu là thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Việt, bạn có thể mở đầu bằng “Kính gửi”. Nếu viết email bằng tiếng Anh, hãy bắt đầu bằng “Dear” đến người đã gửi thư mời phỏng vấn hoặc người sẽ trực tiếp phỏng vấn bạn.

3.3 Lời cảm ơn

Đừng quên gửi lời cảm ơn đến người đã dành thời gian cho bạn trong suốt quá trình tuyển dụng. Dù bạn không tham gia phần phỏng vấn để làm việc cho công ty, thì cũng hãy thể hiện sự trân trọng khoảng thời gian và công sức đã bỏ ra của họ. Một lời cảm ơn chân thành sẽ để lại thiện cảm trong mắt nhà tuyển dụng. 

3.4 Lý do từ chối phỏng vấn

Đây là phần nội dung quan trọng nhất của thư, bạn hãy trình bày lý do không tham gia phỏng vấn một cách ngắn gọn và rõ ràng. Đừng viết lan man hay vòng vo dài dòng khiến nhà tuyển dụng bối rối không thật sự hiểu lý do bạn muốn nói là gì. Một vài nhà tuyển dụng sẽ đặc biệt quan tâm đến lý do từ chối phỏng vấn của ứng viên, vì nó sẽ giúp họ có thêm thông tin hữu ích cho những đợt tuyển dụng tiếp theo. Nếu bạn không nêu ra lý do, rất có thể họ sẽ chủ động liên lạc lại với bạn để làm rõ. Điều này sẽ làm mất thời gian của đôi bên, cho thấy bạn thiếu sự chuyên nghiệp. 

3.5 Lời chúc

Dù chỉ chiếm một phần nhỏ nhưng hãy nhớ kèm theo một lời chúc sức khoẻ hay thành công đến bên tuyển dụng và công ty. Phép lịch sự này sẽ giúp họ thấy dễ chịu hơn khi đọc thư từ chối của bạn.

3.6 Tạo mối quan hệ và giữ liên lạc

Nếu làm việc trong cùng ngành nghề, lĩnh vực, rất có thể bạn và nhà tuyển dụng vẫn sẽ gặp lại nhau trong những dịp sau này. Do đó, bạn hãy bày tỏ mong muốn được hợp tác trong tương lai nếu có thể, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp cho hai bên. Và đừng quên để lại thông tin liên lạc của bản thân qua mục “chữ ký” nhé!

Xem thêm: CÁCH VIẾT THƯ MỜI PHỎNG VẤN CHUẨN BẠN CẦN BIẾT

4. Lưu ý khi gửi thư từ chối phỏng vấn

Khi viết email từ chối phỏng vấn, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây:

• Suy nghĩ cẩn thận: Trước khi bạn quyết định từ chối thư mời phỏng vấn, hãy suy nghĩ thật kỹ và cân nhắc nhiều lần. Bạn sẽ không có cơ hội tham gia phỏng vấn lần thứ hai nếu đã gửi thư từ chối cho bên tuyển dụng. 
• Phản hồi nhanh chóng: Hãy cố gắng trả lời email của nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt. Điều này giúp họ có sự chuẩn bị trước và chọn ứng viên thay thế. Tuyệt đối không thông báo huỷ tham gia phỏng vấn vào phút chót. 
• Văn phong lịch sự: Ngay cả khi quyết định không tham gia phỏng vấn thì việc để lại ấn tượng tốt với người tuyển dụng bao giờ cũng là điều cần thiết, đặc biệt là khi bạn có thể sẽ là ứng viên cho vị trí khác trong tương lai.
• Trình bày ngắn gọn: Bạn không nên viết thư từ chối phỏng vấn diễn giải lý do lan man, dài dòng. Hãy trình bày nội dung ngắn gọn, súc tích, đủ ý, thể hiện rõ ràng quan điểm và lý do của bản thân. 
• Thẳng thắn, chân thành: Bạn có quyền chấp nhận hay từ chối phỏng vấn khi thấy không phù hợp. Do đó, khi viết thư từ chối hãy thể hiện sự thẳng thắn, không cần xin lỗi quá nhiều lần. Tuy nhiên, hãy nhớ cho người tuyển dụng thấy bạn thật sự nghiêm túc và chân thành suy nghĩ về công việc này.

Xem thêm: TOP CÁC KỸ NĂNG PHỎNG VẤN BẠN NHẤT ĐỊNH PHẢI BIẾT

5. Một số mẫu thư từ chối phỏng vấn tham khảo

Sau đây sẽ là các mẫu thư từ chối phỏng vấn bạn có thể tham khảo và cá nhân hóa theo ý muốn: 

5.1 Mẫu email từ chối phỏng vấn với lý do chung chung 

Áp dụng khi bạn không muốn nêu thẳng lý do từ chối phỏng vấn, mục đích chủ yếu thông báo rằng bạn sẽ không tham gia phỏng vấn sắp tới. 

Tiêu đề : RE: Thư mời phỏng vấn – vị trí ….

Kính gửi : Anh/Chị… – Chuyên viên phòng nhân sự công ty S

Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và tin tưởng của công ty khi trao cho em cơ hội được tham gia phỏng vấn cho vị trí… 

Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân nên em rất tiếc phải thông báo rằng em không thể tham gia buổi phỏng vấn do công ty mình tổ chức vào ngày… tháng… năm… tại địa chỉ… 

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cơ hội Anh/Chị và Quý công ty đã dành cho em. 

Kính chúc tập thể công ty S nhiều sức khỏe và gặt hái nhiều thành công hơn nữa!

Nếu Anh (Chị) có bất cứ câu hỏi nào, xin hãy liên lạc với em theo email hoặc số điện thoại… 

Thân ái !

(Họ tên)

5.2 Mẫu email từ chối phỏng vấn với lý do cụ thể

Kính gửi [Tên người tuyển dụng], 

Cảm ơn công ty rất nhiều vì đã dành thời gian quý báu đánh giá đơn ứng tuyển của tôi và gửi thư mời tôi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] vào ngày… tháng… năm... Tuy nhiên, gần đây tôi đã đồng ý thư mời làm việc tại một công ty khác. 

Tôi mong rằng công ty sẽ sớm tìm được ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng . Nếu có bất kỳ thay đổi nào trong tương lai, tôi hy vọng công ty vẫn sẵn lòng trao cho tôi cơ hội được đồng hành và làm việc ở một vị trí khác. 

Cuối cùng, xin gửi lời chúc sức khỏe và thành công đến toàn thể công ty. 

Trân trọng, 

[Tên của bạn] 

5.3 Mẫu email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh 

Dear [Tên người nhận],

Thank you for considering my application for the role [tên vị trí] at [tên công ty]. I sincerely appreciate the time and effort you have taken to review my application.

After careful consideration, I have decided to turn down the opportunity to interview for this position. Although this role is very appealing, I would like to pursue other opportunities that are more in line with my career goals at this time.

I would like to express my gratitude for your interest in my application and wish the company could find the right candidate for this role. Thank you again for considering my application.

Best regards,

[Tên của bạn]

Viết thư từ chối phỏng vấn khéo léo sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với bộ phận tuyển dụng, mang đến nhiều cơ hội cho công việc trong tương lai. Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết trên, các bạn đã biết cách để viết một email từ chối phỏng vấn chuẩn chỉnh không gây mất điểm với nhà tuyển dụng.