ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ LÀ GÌ? HƯỚNG DẪN CÁCH TÍNH THỰC TẾ VÀ HIỆU QUẢ NHẤT

Nội dung [Hiện]

Bạn có biết “định biên nhân sự là gì” và tại sao nó lại quan trọng với sự phát triển doanh nghiệp? Việc nắm vững cách tính định biên nhân sự giúp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất và quản lý đội ngũ khoa học hơn. Cùng Langmaster Careers khám phá hướng dẫn chi tiết và bí quyết áp dụng thực tế ngay trong bài viết này!

1. Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thừa hoặc thiếu nhân sự

Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc và mục tiêu phát triển của tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Hiểu một cách đơn giản, định biên nhân sự là việc tính toán chính xác số lượng nhân viên cần thiết cho các phòng ban, bộ phận, đồng thời đảm bảo những nhân sự này sở hữu năng lực, kỹ năng và hiệu suất làm việc phù hợp để hoàn thành khối lượng công việc được giao.

Thông qua việc xác định định biên nhân sự, doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng thừa hoặc thiếu nhân sự, tối ưu hóa chi phí nhân sự và nâng cao hiệu quả vận hành. Đây cũng là cơ sở để xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực một cách bài bản, phù hợp với chiến lược kinh doanh và điều kiện thực tế của doanh nghiệp.

2. Điều kiện và yếu tố ảnh hưởng đến việc định biên nhân sự

Các điều kiện và yếu tố giúp doanh nghiệp xây dựng định biên nhân sự phù hợp

Để định biên nhân sự chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện quan trọng ở cả cấp công ty và cấp bộ phận cùng với việc xem xét một số yếu tố ảnh hưởng như sau:

Ở cấp công ty:

Có định hướng chiến lược phát triển nhân sự cụ thể, rõ ràng.
Xây dựng kế hoạch kinh doanh chi tiết, bao gồm ngân sách và phương án ứng phó với rủi ro hoặc thay đổi bất ngờ.

Ở cấp bộ phận:

Xác định rõ ràng vị trí công việc, vai trò, nhiệm vụ và quyền hạn mỗi chức danh.
Đánh giá tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện để có cái nhìn thực tế về khối lượng công việc.
Thiết lập kỳ vọng về năng lực, kỹ năng và kết quả đầu ra của từng vị trí.
Nắm bắt mức độ ứng dụng tự động hóa trong công việc và khả năng quản lý dữ liệu hiện có.

Các yếu tố ảnh hưởng khác:

Khối lượng công việc thực tế và sự biến động trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Quy mô và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Tình hình thị trường lao động, xu hướng ngành nghề và chính sách pháp luật liên quan.
Tính linh hoạt, sự phát triển của công nghệ và mức độ số hóa trong doanh nghiệp.

Những điều kiện và yếu tố này là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng định biên nhân sự phù hợp, vừa đảm bảo hiệu quả công việc vừa tối ưu chi phí nhân sự, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.

XEM THÊM:

>>> 9 ỨNG DỤNG AI TRONG KINH DOANH GIÚP DOANH NGHIỆP TĂNG TRƯỞNG LỢI NHUẬN

>>> VĂN HÓA HỌC TẬP LÀ GÌ? TẠI SAO DOANH NGHIỆP PHẢI CÓ?

3. Nguyên tắc cơ bản khi tính định biên nhân sự

Để xác định số lượng nhân sự hợp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ 3 nguyên tắc chính sau:

Tỷ lệ tương quan

Điều chỉnh số lượng nhân sự theo tỷ lệ tăng hoặc giảm của doanh thu. Ví dụ doanh thu tăng 20% thì định biên nhân sự chỉ tăng khoảng 10%.
Đảm bảo tỷ lệ cân bằng giữa nhân sự trực tiếp và gián tiếp, ví dụ 65% nhân sự trực tiếp và 35% nhân sự gián tiếp.
Phân bổ ngân sách hợp lý cho các nhóm nhân viên quản lý và nhân viên vận hành (ví dụ tỷ lệ 30% cho quản lý, 70% cho nhân viên).

Định mức lao động

Áp dụng cho khối sản xuất và kinh doanh dựa trên khối lượng công việc mà một nhân viên có thể hoàn thành trong một đơn vị thời gian.
Với khối kinh doanh, sử dụng hệ số chi tiêu – hệ suất để đánh giá hiệu quả công việc.
Đối với khối gián tiếp, chú trọng vào các chỉ số phục vụ, hỗ trợ công việc.

Tần suất và thời lượng công việc

Tính toán dựa trên số lượng nhiệm vụ, thời gian thực hiện và chức vụ của nhân sự.
Nguyên tắc này thường áp dụng cho khối gián tiếp, đảm bảo đủ nhân sự cho các ca làm việc và kịp thời hoàn thành yêu cầu công việc.

Tuân thủ các nguyên tắc trên giúp doanh nghiệp cân bằng giữa nhu cầu thực tế và chi phí nhân sự, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa nguồn lực.

4. Công thức tính định biên nhân sự

Công thức tính định biên nhân sự không cố định mà phụ thuộc vào đặc thù từng doanh nghiệp và vị trí công việc. Tuy nhiên, dựa trên một số nguyên tắc cơ bản, có thể áp dụng các cách tính sau:

Công thức dựa trên hệ số bù trừ nhân sự

Ví dụ một cửa hàng mở cửa 7 tiếng/ngày, tương đương 1 ca làm việc.

Theo Luật Lao động, nhân viên được nghỉ 88 ngày/năm (52 ngày nghỉ chủ nhật, 12 ngày phép, 24 ngày nghỉ lễ bù).

Do đó, số ngày công thực tế của nhân viên trong năm là: 365 - 88 = 277 ngày công.

Để đảm bảo mỗi ca đều có đủ người làm trong 365 ngày, cửa hàng cần:

Số nhân sự = 365 / 277 = 1.32 người

Trong đó:

NNN: số nhân viên cần cho một ca làm việc
CCC: số ca làm việc trong ngày
1.32 là hệ số bù trừ nhân sự cho phép nghỉ phép, nghỉ lễ...

Công thức tổng quát:

Số nhân sự cần tuyển = N x C x 1.32

Công thức theo tỷ lệ tương quan

Số nhân sự mới = Số nhân sự hiện tại x Tỷ lệ tăng/ giảm công việc

Áp dụng khi dựa trên sự biến đổi khối lượng công việc hoặc doanh thu.

Công thức theo định mức lao động và khối lượng công việc

Số nhân sự = Tổng khối lượng công việc / Định mức lao động hoặc năng suất

Trong đó, định mức lao động là khối lượng công việc một nhân viên hoàn thành được trong khoảng thời gian nhất định.

Các công thức này cần cân nhắc điều chỉnh dựa trên đặc thù ngành nghề, quy mô doanh nghiệp và điều kiện làm việc để đảm bảo số nhân sự định biên vừa đủ, phù hợp với nhu cầu thực tế và tối ưu chi phí vận hành.

5. 5 bước xây dựng kế hoạch định biên nhân sự trong doanh nghiệp

Quá trình xây dựng kế hoạch định biên nhân sự gồm 5 bước

5 bước xây dựng kế hoạch định biên nhân sự trong doanh nghiệp chi tiết như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu nhân lực

Xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, bộ phận dựa trên mục tiêu phát triển và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Định rõ chất lượng nhân sự, bao gồm kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm cần có để đáp ứng khối lượng và tính chất công việc.
Phân tích cơ cấu nhân sự để đảm bảo sự cân bằng giữa các phòng ban và chức danh.
Thu thập dữ liệu về thực trạng nhân sự hiện tại để làm cơ sở so sánh và dự báo nhu cầu trong tương lai.

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Đánh giá tổng thể số lượng, chất lượng, trình độ, kỹ năng và thái độ làm việc của đội ngũ hiện có.
Xem xét vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của từng vị trí trong tổ chức để phát hiện những chồng chéo hoặc thiếu hụt.
Đánh giá hiệu quả các chính sách quản lý nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và khen thưởng.
Phân tích mức độ hài lòng, động lực và sự gắn bó của nhân viên với công việc và doanh nghiệp.
Xem xét văn hóa nội bộ và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

Bước 3: Quyết định tăng hoặc giảm nhân sự

Cân nhắc tăng nhân sự khi nhu cầu mở rộng sản xuất, kinh doanh, hoặc khi đội ngũ hiện tại không đủ năng lực đáp ứng.
Quyết định cắt giảm nhân sự trong trường hợp dư thừa, làm giảm chi phí không cần thiết.
Đánh giá ảnh hưởng của việc điều chỉnh nhân sự đến hiệu quả hoạt động và tinh thần làm việc trong doanh nghiệp.
Lên kế hoạch chuyển đổi, đào tạo lại hoặc tái cơ cấu nhân sự nếu cần.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Xây dựng kế hoạch chi tiết về tuyển dụng, đào tạo, thuyên chuyển và sa thải nhân sự.
Điều phối nguồn lực nội bộ hợp lý để giảm phụ thuộc vào tuyển mới.
Đảm bảo kế hoạch được triển khai sát thực tế, đồng bộ với mục tiêu phát triển tổ chức.
Thiết lập thời gian biểu và phân công trách nhiệm rõ ràng cho các bên liên quan.

Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh

Thu thập dữ liệu về kết quả thực hiện định biên so với mục tiêu đề ra.
Phân tích nguyên nhân thành công hoặc thất bại để rút kinh nghiệm.
Điều chỉnh kế hoạch định biên định kỳ dựa trên biến động của thị trường và nội bộ tổ chức.
Thường xuyên cập nhật tình hình nhân sự để kịp thời ứng phó với những thay đổi bất ngờ.

Việc triển khai đầy đủ và bài bản 5 bước này không chỉ giúp doanh nghiệp cân đối nguồn nhân lực hợp lý mà còn tăng chất lượng quản trị nhân sự, giúp tổ chức phát triển bền vững và linh hoạt thích ứng với sự biến đổi của môi trường kinh doanh.

XEM THÊM:

>>> CÁCH XÂY DỰNG KPI CHO NHÂN VIÊN KINH DOANH HIỆU QUẢ

>>> 10 Ý TƯỞNG KHỞI NGHIỆP CHO MẸ BỈM SỮA DỄ THÀNH CÔNG NHẤT

>>> 15 ỨNG DỤNG AI TRONG CÔNG VIỆC GIÚP TĂNG NĂNG SUẤT CHO DÂN VĂN PHÒNG

BẠN MUỐN LÀM VIỆC TRONG MỘT MÔI TRƯỜNG TRẺ TRUNG, NĂNG ĐỘNG VÀ CÓ LỘ TRÌNH THĂNG TIẾN RÕ RÀNG?

Đừng bỏ lỡ cơ hội tại Langmaster Careers – nơi trải thảm đỏ, đón nhân tài và giúp bạn bứt phá sự nghiệp!

TẠI SAO NÊN CHỌN LANGMASTER?

Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp.
Cơ hội học hỏi & cập nhật kiến thức từ chuyên gia theo xu thế Harvard, Stanford, Wharton.
Lộ trình thăng tiến rõ ràng: 21 tuổi làm Trưởng phòng Kinh doanh, 23 tuổi làm Giám đốc Cơ sở – bạn có dám ước mơ?
Thu nhập cạnh tranh, lương thưởng đa dạng không giới hạn.
Hàng trăm cơ hội việc làm đa ngành từ Marketing, Giáo viên tiếng Anh, Nhân sự, Kinh doanh…

6. Ứng dụng công nghệ để tối ưu quản lý định biên nhân sự

Quản lý định biên nhân sự thủ công thường mất nhiều thời gian và dễ dẫn đến sai sót, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực. Ứng dụng các phần mềm quản lý định biên nhân sự hiện đại giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình, tăng tính chính xác, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động toàn bộ bộ phận nhân sự.

Các phần mềm định biên nhân sự phổ biến hiện nay

FastWork Staffing

Đây là phần mềm quản lý định biên toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch định biên, theo dõi biến động nhân sự và tối ưu sử dụng nguồn lực. FastWork giúp đơn giản hóa quy trình hoạch định nhân sự hàng năm hoặc hàng quý, đảm bảo cân đối nguồn nhân lực với hoạt động kinh doanh.

AMIS HRM
AMIS HRM tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý nhân sự từ lập kế hoạch định biên, theo dõi biến động, đánh giá hiệu suất đến quản lý tuyển dụng và đào tạo, giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống nhân sự hiệu quả và bền vững.
HROnline
Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến với các tính năng quản lý vị trí công việc, năng lực nhân viên và biến động nhân sự. HROnline phù hợp với doanh nghiệp cần quản lý linh hoạt, cập nhật thông tin nhanh chóng và theo dõi sát sao định biên.
1Office
Nền tảng quản lý tổng thể doanh nghiệp tích hợp chức năng quản lý định biên nhân sự. 1Office giúp quản lý kế hoạch, cơ cấu tổ chức và phân bổ nhân sự thông minh, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban.
ERPViet HRM
Giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, cung cấp các công cụ phân tích nhu cầu nhân lực, lập kế hoạch tuyển dụng và giám sát biến động nhân sự trong doanh nghiệp.

Lợi ích của việc ứng dụng công nghệ trong định biên nhân sự:

Tự động hóa các bước trong quy trình định biên giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian so với phương pháp thủ công.
Dữ liệu được đồng bộ và cập nhật liên tục, hỗ trợ phân tích chính xác về nhu cầu nhân sự, hiệu suất làm việc và xu hướng biến động.
Tăng tính minh bạch và công bằng trong phân bổ công việc, trách nhiệm và quyền hạn cho từng vị trí, giúp ngăn ngừa xung đột nội bộ.
Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, khích lệ sự phát triển cá nhân và nâng cao hiệu suất lao động thông qua các báo cáo và dashboard trực quan.
Giúp doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh định biên, nhanh chóng phản ứng với thay đổi thị trường và yêu cầu kinh doanh mới.

Nhờ những lợi ích trên, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng công nghệ như một công cụ then chốt để nâng cao hiệu quả quản lý định biên nhân sự, tăng sức cạnh tranh và phát triển bền vững.

Qua bài viết trên, Langmaster Careers đã giúp bạn hiểu rõ định biên nhân sự là gì, các nguyên tắc và cách tính áp dụng trong thực tế. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp doanh nghiệp bạn tối ưu nguồn lực, nâng cao hiệu suất và quản lý nhân sự hiệu quả hơn.