9+ MẪU EMAIL TRẢ LỜI THƯ MỜI LÀM VIỆC BẰNG TIẾNG ANH KÈM BẢN DỊCH

Nhận được thư mời làm việc bằng tiếng Anh là một tín hiệu tích cực, nhưng cách phản hồi cũng cần đủ rõ ràng và chuyên nghiệp để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng. Tùy vào việc bạn muốn đồng ý, thương lượng, xin thêm thời gian hay từ chối offer, nội dung email sẽ có cách diễn đạt khác nhau.

Trong bài viết dưới đây, Langmaster Careers tổng hợp 9+ mẫu email trả lời thư mời làm việc bằng tiếng Anh kèm bản dịch, giúp bạn dễ dàng lựa chọn, điều chỉnh và áp dụng theo đúng tình huống thực tế.

1. Trước khi trả lời thư mời làm việc bằng tiếng Anh cần làm gì? 

Trước khi soạn email phản hồi, bạn nên dành thời gian kiểm tra kỹ nội dung thư mời và xác định rõ quyết định của mình. Việc phản hồi quá vội có thể khiến bạn bỏ sót các điều khoản quan trọng hoặc phải thay đổi quyết định sau khi đã xác nhận với nhà tuyển dụng.

1.1. Kiểm tra kỹ các thông tin trong Offer Letter 

Trước tiên, hãy đọc lại toàn bộ Offer Letter và đối chiếu với những nội dung đã trao đổi trong quá trình phỏng vấn. Một số thông tin cần đặc biệt lưu ý gồm:

• Job Title: Tên vị trí và cấp bậc công việc.
• Job Responsibilities: Phạm vi nhiệm vụ và trách nhiệm chính.
• Salary: Mức lương chính thức hoặc mức lương trong thời gian thử việc.
• Benefits: Thưởng, bảo hiểm, phụ cấp và các chế độ phúc lợi.
• Probation Period: Thời gian và điều kiện thử việc.
• Working Hours: Thời gian, địa điểm và hình thức làm việc.
• Start Date: Ngày dự kiến bắt đầu công việc.
• Reporting Line: Người quản lý trực tiếp hoặc bộ phận phụ trách.
• Response Deadline: Thời hạn doanh nghiệp yêu cầu bạn phản hồi lời mời.

Nếu phát hiện thông tin chưa rõ hoặc khác với những gì đã trao đổi trước đó, bạn nên hỏi lại nhà tuyển dụng trước khi xác nhận đồng ý nhận việc. Không nên vội viết "I accept the offer" khi vẫn còn những điều khoản khiến bạn băn khoăn.

Xem thêm: Thư chấp nhận offer là gì? Cấu trúc và mẫu thư chuyên nghiệp 

1.2. Xác định quyết định trước khi phản hồi 

Sau khi kiểm tra Offer Letter, hãy xác định bạn đang thuộc trường hợp nào để lựa chọn cách viết email phù hợp. Thông thường, có bốn hướng phản hồi chính:

• Accept – Chấp nhận lời mời: Bạn đồng ý với các điều khoản và sẵn sàng bắt đầu công việc.
• Negotiate – Thương lượng: Bạn quan tâm đến vị trí nhưng muốn trao đổi thêm về lương, phúc lợi, ngày nhận việc hoặc một số điều kiện khác.
• Request More Time – Xin thêm thời gian: Bạn cần thêm thời gian để cân nhắc trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
• Decline – Từ chối lời mời: Bạn quyết định không nhận công việc và cần phản hồi lịch sự với nhà tuyển dụng.

Việc xác định rõ mục đích trước khi viết giúp email đi thẳng vào trọng tâm và hạn chế những cách diễn đạt mơ hồ. Chẳng hạn, nếu vẫn muốn thương lượng mức lương, bạn chưa nên gửi email chấp nhận offer rồi mới đề nghị thay đổi điều khoản sau đó.

1.3. Nên trả lời thư mời làm việc trong bao lâu?

Bạn nên phản hồi ngay khi đã có đủ thông tin và đưa ra được quyết định. Nếu Offer Letter ghi rõ thời hạn xác nhận, hãy ưu tiên tuân thủ deadline mà doanh nghiệp đưa ra.

Trong trường hợp không có thời hạn cụ thể, phản hồi trong khoảng 24–48 giờ thường là khoảng thời gian hợp lý để thể hiện sự chủ động và chuyên nghiệp. Nếu cần thêm thời gian cân nhắc, bạn không nên im lặng mà hãy chủ động gửi email xin gia hạn thời gian phản hồi.

Một số nguyên tắc cần lưu ý:

• Không để email của nhà tuyển dụng quá lâu mà không có bất kỳ phản hồi nào.
• Nếu đã quyết định nhận việc, nên xác nhận sớm để doanh nghiệp chuẩn bị quy trình onboarding.
• Nếu cần thương lượng, hãy trao đổi trước khi chính thức chấp nhận offer.
• Nếu chưa thể quyết định đúng deadline, hãy xin thêm thời gian và đưa ra mốc phản hồi cụ thể.
• Nếu từ chối, nên thông báo sớm để doanh nghiệp chủ động liên hệ với ứng viên khác.

Phản hồi đúng thời điểm cho thấy bạn tôn trọng thời gian của nhà tuyển dụng và giúp quá trình trao đổi về offer diễn ra rõ ràng, chuyên nghiệp hơn.

2. Cách viết email trả lời thư mời làm việc bằng tiếng Anh 

Một email trả lời thư mời làm việc bằng tiếng Anh không cần sử dụng từ vựng quá phức tạp. Quan trọng hơn, nội dung cần rõ ràng, đúng mục đích và thể hiện thái độ chuyên nghiệp. Dù bạn muốn chấp nhận, thương lượng hay xin thêm thời gian cân nhắc, email có thể được xây dựng theo các bước sau. 

2.1. Reply email cũ hay tạo email mới? 

Trong hầu hết trường hợp, bạn nên Reply trực tiếp email chứa Offer Letter thay vì tạo một email mới. Cách này giúp nhà tuyển dụng dễ theo dõi lịch sử trao đổi và biết ngay bạn đang phản hồi lời mời nào.

Bạn chỉ nên tạo email mới khi nhà tuyển dụng yêu cầu gửi phản hồi đến một địa chỉ khác, offer được thông báo qua điện thoại hoặc bạn không thể tiếp tục chuỗi email trước đó.

Nếu Reply trực tiếp, nên giữ nguyên Subject của email để duy trì mạch trao đổi.

2.2. Cách đặt Subject email 

Nếu cần tạo email mới, Subject nên ngắn gọn và giúp nhà tuyển dụng nhận biết ngay mục đích phản hồi. Bạn có thể tham khảo:

• Job Offer Acceptance – [Your Name] – [Position]: Xác nhận đồng ý nhận việc.
• Re: Job Offer for [Position] – [Your Name]: Phản hồi lời mời làm việc.
• Request for Additional Time – [Your Name] – [Position]: Xin thêm thời gian cân nhắc.
• Job Offer Discussion – [Your Name] – [Position]: Muốn trao đổi thêm về offer.
• Job Offer Response – [Your Name] – [Position]: Phản hồi chung về lời mời.

Không nên sử dụng Subject quá chung chung như “Thank you”, “My Response” hay “Hello” vì nhà tuyển dụng khó nhận biết mục đích email khi kiểm tra hộp thư.

Bài viết liên quan: Hướng dẫn viết nội dung email xin việc ghi điểm với nhà tuyển dụng 

2.3. Lời chào phù hợp

Nếu biết tên người phụ trách tuyển dụng, hãy ưu tiên gọi trực tiếp tên người nhận:

Dear Mr. [Last Name],

Dear Ms. [Last Name],

Dear [First Name],

Nếu trước đó nhà tuyển dụng đã trao đổi với bạn bằng tên riêng, bạn có thể tiếp tục sử dụng cách xưng hô tương tự để đảm bảo nhất quán.

Trường hợp không biết tên người nhận, có thể sử dụng:

Dear Hiring Manager,

Nên hạn chế những cách mở đầu quá chung chung hoặc thiếu tự nhiên trong email tuyển dụng như “Hi there” hoặc “To whom it may concern” khi bạn đã biết rõ bộ phận/người đang phụ trách hồ sơ.

Cách xưng hô trong email nên thống nhất với mức độ trang trọng của quá trình tuyển dụng. Tương tự khi phản hồi email phỏng vấn, nếu biết rõ tên người phụ trách, bạn nên ưu tiên gọi trực tiếp tên người nhận thay vì sử dụng lời chào quá chung chung. 

2.4. Cảm ơn nhà tuyển dụng về lời mời

Sau lời chào, hãy cảm ơn doanh nghiệp vì đã gửi lời mời và dành cho bạn cơ hội làm việc. Phần này chỉ cần 1–2 câu, không cần thể hiện cảm xúc quá dài.

Một số mẫu câu có thể sử dụng:

Thank you very much for offering me the [Position] position at [Company Name].
Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã gửi lời mời tôi đảm nhận vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Hoặc:

I sincerely appreciate the opportunity to join [Company Name] as a [Position].
Tôi chân thành cảm kích cơ hội được gia nhập [Tên công ty] với vị trí [Tên vị trí].

2.5. Trình bày quyết định rõ ràng

Ngay sau lời cảm ơn, hãy cho nhà tuyển dụng biết bạn muốn Accept, Negotiate, Request More Time hay Decline. Không nên sử dụng cách diễn đạt mơ hồ khiến người nhận không xác định được quyết định của bạn.

Nếu đồng ý nhận việc:

I am pleased to accept your offer for the position of [Position].
Tôi rất vui được chấp nhận lời mời cho vị trí [Tên vị trí].

Nếu muốn thương lượng:

Before accepting the offer, I would appreciate the opportunity to discuss the compensation package further.
Trước khi xác nhận lời mời, tôi mong muốn có cơ hội trao đổi thêm về chế độ đãi ngộ.

Nếu cần thêm thời gian:

I would appreciate a little more time to carefully consider the offer.
Tôi mong có thêm một chút thời gian để cân nhắc kỹ lời mời.

Nếu từ chối:

After careful consideration, I have decided to respectfully decline the offer.
Sau khi cân nhắc kỹ, tôi xin phép từ chối lời mời làm việc.

2.6. Xác nhận hoặc trao đổi các điều khoản cần thiết

Nếu quyết định nhận việc, bạn nên xác nhận lại những điều khoản quan trọng để đảm bảo hai bên có cùng thông tin, đặc biệt là vị trí, mức lương và ngày bắt đầu làm việc.

Ví dụ:

As discussed, I understand that my starting salary will be [Salary], and my start date will be [Date].
Theo nội dung đã trao đổi, tôi xác nhận mức lương khởi điểm là [Mức lương] và ngày bắt đầu làm việc là [Ngày].

Nếu có điều khoản cần làm rõ, hãy đặt câu hỏi trước khi xác nhận:

Could you please clarify the details regarding [probation period/benefits/working arrangements]?
Anh/Chị có thể giúp tôi làm rõ thông tin về [thời gian thử việc/phúc lợi/hình thức làm việc] được không?

Nếu muốn thương lượng, hãy tập trung vào điều khoản cụ thể thay vì viết chung chung rằng offer “chưa phù hợp”.

2.7. Hỏi về bước tiếp theo và kết thúc email

Cuối email, bạn có thể hỏi về giấy tờ, thủ tục onboarding hoặc những việc cần chuẩn bị trước ngày nhận việc.

Ví dụ:

Please let me know if there are any documents or additional steps I need to complete before my start date.

Vui lòng cho tôi biết nếu có tài liệu hoặc thủ tục nào tôi cần hoàn thành trước ngày bắt đầu làm việc.

Sau đó, kết thúc bằng một câu thể hiện sự mong đợi hoặc lời cảm ơn:

I look forward to joining the team and contributing to [Company Name].

Tôi rất mong được gia nhập đội ngũ và đóng góp cho [Tên công ty].

Cuối email có thể sử dụng Best regards, Kind regards hoặc Sincerely, sau đó ghi đầy đủ họ tên và thông tin liên hệ nếu cần.

Như vậy, một email trả lời thư mời làm việc bằng tiếng Anh có thể đi theo trình tự: Lời chào → Cảm ơn → Quyết định → Xác nhận/trao đổi điều khoản → Bước tiếp theo → Lời kết và chữ ký.

3. 9+ mẫu email trả lời thư mời làm việc bằng tiếng Anh có bản dịch

Tùy vào việc bạn muốn chấp nhận offer, xin thêm thời gian, thương lượng hay từ chối lời mời, nội dung email cần được điều chỉnh cho phù hợp. Các mẫu dưới đây đều có bản dịch tiếng Việt để bạn dễ hiểu ngữ cảnh, sau đó thay đổi thông tin về vị trí, doanh nghiệp, mức lương hoặc ngày nhận việc theo tình huống thực tế.

3.1. Mẫu email đồng ý nhận việc bằng tiếng Anh ngắn gọn

Mẫu này phù hợp khi bạn đã đồng ý với các điều khoản trong Offer Letter và chỉ cần phản hồi ngắn gọn, rõ ràng.

Subject: Job Offer Acceptance – [Your Name] – [Position]

Dear [Hiring Manager's Name],

Thank you very much for offering me the position of [Position] at [Company Name].

I am pleased to accept the offer and truly appreciate the opportunity to join your team. I look forward to contributing to [Company Name] and starting this new role.

Please let me know if there are any additional documents or steps I need to complete before my start date.

Best regards,
[Your Name]
[Phone Number]

Bản dịch:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người phụ trách tuyển dụng],

Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã gửi lời mời tôi đảm nhận vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Tôi rất vui được chấp nhận lời mời và chân thành trân trọng cơ hội được gia nhập đội ngũ. Tôi mong chờ được đóng góp cho [Tên công ty] và bắt đầu vai trò mới.

Vui lòng cho tôi biết nếu có thêm tài liệu hoặc thủ tục nào tôi cần hoàn thành trước ngày nhận việc.

Trân trọng,
[Họ và tên]
[Số điện thoại]

3.2. Mẫu email chấp nhận offer và xác nhận ngày đi làm

Mẫu này phù hợp khi bạn muốn xác nhận rõ ngày bắt đầu để tránh sai lệch thông tin giữa hai bên.

Subject: Job Offer Acceptance – [Your Name] – [Position]

Dear [Hiring Manager's Name],

Thank you for offering me the [Position] position at [Company Name].

I am delighted to accept the offer. As discussed, I would like to confirm that my start date will be [Date].

I truly appreciate this opportunity and look forward to joining the team. Please let me know if there is anything I should prepare before my first day.

Kind regards,
[Your Name]

Bản dịch:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người phụ trách tuyển dụng],

Cảm ơn Anh/Chị đã gửi lời mời tôi đảm nhận vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Tôi rất vui được chấp nhận lời mời. Theo nội dung đã trao đổi, tôi xin xác nhận ngày bắt đầu làm việc của mình là [Ngày].

Tôi rất trân trọng cơ hội này và mong chờ được gia nhập đội ngũ. Vui lòng cho tôi biết nếu có điều gì tôi cần chuẩn bị trước ngày làm việc đầu tiên.

Trân trọng,
[Họ và tên]

3.3. Mẫu email chấp nhận offer và xác nhận mức lương, phúc lợi

Mẫu này phù hợp khi bạn muốn xác nhận lại các điều khoản quan trọng trước khi chính thức bắt đầu công việc.

Subject: Acceptance of Job Offer – [Your Name]

Dear [Hiring Manager's Name],

Thank you for offering me the position of [Position] at [Company Name].

I am pleased to accept the offer. As discussed, I understand that my starting salary will be [Salary], along with the benefits outlined in the offer letter.

I am excited to join [Company Name] and look forward to contributing to the team.

Please let me know if any further information or documentation is required from my side.

Best regards,
[Your Name]

Bản dịch:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người phụ trách tuyển dụng],

Cảm ơn Anh/Chị đã gửi lời mời tôi đảm nhận vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Tôi rất vui được chấp nhận lời mời. Theo nội dung đã trao đổi, tôi xác nhận mức lương khởi điểm là [Mức lương], cùng các chế độ phúc lợi được nêu trong thư mời làm việc.

Tôi rất mong chờ được gia nhập [Tên công ty] và đóng góp cho đội ngũ.

Vui lòng cho tôi biết nếu tôi cần cung cấp thêm thông tin hoặc tài liệu nào.

Trân trọng,
[Họ và tên]

3.4. Mẫu email đồng ý nhận việc và hỏi về thủ tục onboarding

Mẫu này phù hợp khi bạn đã xác nhận nhận việc nhưng chưa rõ cần chuẩn bị giấy tờ, tài khoản hoặc thủ tục trước ngày bắt đầu.

Subject: Job Offer Acceptance and Onboarding Information – [Your Name]

Dear [Hiring Manager's Name],

Thank you very much for offering me the [Position] position at [Company Name]. I am happy to accept the offer and look forward to joining the team.

Could you please let me know if there are any onboarding documents, forms, or other requirements that I need to complete before my start date?

Thank you again for this opportunity. I look forward to working with everyone at [Company Name].

Kind regards,
[Your Name]

Bản dịch:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người phụ trách tuyển dụng],

Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã gửi lời mời tôi đảm nhận vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất vui được chấp nhận lời mời và mong chờ được gia nhập đội ngũ.

Anh/Chị có thể cho tôi biết liệu có tài liệu onboarding, biểu mẫu hoặc thủ tục nào tôi cần hoàn thành trước ngày nhận việc hay không?

Một lần nữa, xin cảm ơn Anh/Chị vì cơ hội này. Tôi rất mong được làm việc cùng mọi người tại [Tên công ty].

Trân trọng,
[Họ và tên]

3.5. Mẫu email xin thêm thời gian cân nhắc offer

Nếu chưa thể đưa ra quyết định ngay, hãy chủ động xin thêm thời gian và nêu rõ thời điểm bạn có thể phản hồi.

Subject: Request for Additional Time to Consider Job Offer – [Your Name]

Dear [Hiring Manager's Name],

Thank you very much for offering me the [Position] position at [Company Name]. I truly appreciate the opportunity.

I would like to request a little additional time to carefully review the offer and make a thoughtful decision. Would it be possible for me to provide my final response by [Date]?

Thank you for your understanding. I greatly appreciate your consideration and look forward to speaking with you soon.

Best regards,
[Your Name]

Bản dịch:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người phụ trách tuyển dụng],

Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã gửi lời mời tôi đảm nhận vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi thực sự trân trọng cơ hội này.

Tôi mong muốn có thêm một chút thời gian để xem xét kỹ lời mời và đưa ra quyết định phù hợp. Tôi có thể gửi phản hồi cuối cùng trước ngày [Ngày] được không?

Cảm ơn Anh/Chị đã thông cảm. Tôi rất trân trọng sự hỗ trợ và mong sớm được trao đổi lại.

Trân trọng,
[Họ và tên]

3.6. Mẫu email thương lượng mức lương bằng tiếng Anh

Khi vẫn quan tâm đến vị trí nhưng mức lương chưa phù hợp, email nên thể hiện thiện chí nhận việc và đưa ra mong muốn thương lượng một cách cụ thể.

Subject: Job Offer Discussion – [Your Name] – [Position]

Dear [Hiring Manager's Name],

Thank you very much for offering me the [Position] position at [Company Name]. I am genuinely excited about the opportunity to join the team.

Before accepting the offer, I would like to discuss the proposed salary. Based on my experience, skills, and the responsibilities of the role, I was hoping for a salary in the range of [Expected Salary].

I remain very interested in the position and would appreciate the opportunity to discuss whether there is any flexibility in the compensation package.

Thank you for your consideration. I look forward to hearing from you.

Kind regards,
[Your Name]

Bản dịch:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người phụ trách tuyển dụng],

Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã gửi lời mời tôi đảm nhận vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi thực sự hào hứng với cơ hội được gia nhập đội ngũ.

Trước khi xác nhận lời mời, tôi muốn trao đổi thêm về mức lương đề xuất. Dựa trên kinh nghiệm, kỹ năng và phạm vi trách nhiệm của vị trí, tôi kỳ vọng mức lương trong khoảng [Mức lương kỳ vọng].

Tôi vẫn rất quan tâm đến vị trí này và mong có cơ hội trao đổi thêm về khả năng điều chỉnh chế độ đãi ngộ.

Cảm ơn Anh/Chị đã cân nhắc. Tôi mong sớm nhận được phản hồi.

Trân trọng,
[Họ và tên]

3.7. Mẫu email thương lượng phúc lợi hoặc điều kiện làm việc

Mẫu này phù hợp khi mức lương đã ổn nhưng bạn muốn trao đổi thêm về chế độ làm việc, bảo hiểm, ngày nghỉ hoặc các quyền lợi khác.

Subject: Discussion Regarding Job Offer – [Your Name]

Dear [Hiring Manager's Name],

Thank you for offering me the [Position] position at [Company Name]. I am very interested in the opportunity and appreciate the offer.

Before making my final decision, I would like to discuss a few details regarding [benefits/working arrangements/remote work/annual leave].

Could you please let me know whether there is any flexibility regarding [specific condition]?

I remain enthusiastic about joining [Company Name] and appreciate your time in considering my request.

Best regards,
[Your Name]

Bản dịch:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người phụ trách tuyển dụng],

Cảm ơn Anh/Chị đã gửi lời mời tôi đảm nhận vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất quan tâm đến cơ hội này và trân trọng lời mời từ doanh nghiệp.

Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, tôi muốn trao đổi thêm một số thông tin liên quan đến [phúc lợi/hình thức làm việc/làm việc từ xa/ngày nghỉ phép].

Anh/Chị có thể cho tôi biết liệu có thể linh hoạt thêm về [điều kiện cụ thể] hay không?

Tôi vẫn rất mong muốn được gia nhập [Tên công ty] và cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét đề xuất của tôi.

Trân trọng,
[Họ và tên]

3.8. Mẫu email đề nghị thay đổi ngày bắt đầu làm việc

Nếu bạn muốn nhận offer nhưng chưa thể đi làm đúng ngày dự kiến, hãy đưa ra ngày thay thế cụ thể thay vì chỉ nói rằng bạn cần hoãn.

Subject: Request to Adjust Start Date – [Your Name] – [Position]

Dear [Hiring Manager's Name],

Thank you again for offering me the [Position] position at [Company Name]. I am very pleased to accept the offer.

I am writing to ask whether it would be possible to adjust my start date from [Original Date] to [Proposed Date] due to [brief reason].

I apologize for any inconvenience this may cause and truly appreciate your consideration. I remain very excited to join the team.

Kind regards,
[Your Name]

Bản dịch:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người phụ trách tuyển dụng],

Một lần nữa, cảm ơn Anh/Chị đã gửi lời mời tôi đảm nhận vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất vui được chấp nhận lời mời.

Tôi muốn hỏi liệu có thể điều chỉnh ngày bắt đầu làm việc từ [Ngày ban đầu] sang [Ngày đề xuất] do [lý do ngắn gọn] hay không.

Tôi xin lỗi nếu sự thay đổi này gây bất tiện và rất cảm ơn Anh/Chị đã cân nhắc. Tôi vẫn rất mong chờ được gia nhập đội ngũ.

Trân trọng,
[Họ và tên]

Xem thêm: Cách viết email xin dời lịch phỏng vấn khéo léo kèm mẫu thông dụng 

3.9. Mẫu email từ chối offer bằng tiếng Anh lịch sự

Nếu quyết định không nhận việc, hãy thông báo rõ ràng nhưng vẫn thể hiện sự biết ơn và tôn trọng doanh nghiệp.

Subject: Response to Job Offer – [Your Name]

Dear [Hiring Manager's Name],

Thank you very much for offering me the [Position] position at [Company Name].

After careful consideration, I have decided to respectfully decline the offer at this time.

I sincerely appreciate the time you and the team spent speaking with me throughout the recruitment process. It was a pleasure learning more about [Company Name], and I hope we may have the opportunity to work together in the future.

Best regards,
[Your Name]

Bản dịch:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người phụ trách tuyển dụng],

Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã gửi lời mời tôi đảm nhận vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Sau khi cân nhắc kỹ, tôi xin phép từ chối lời mời làm việc ở thời điểm hiện tại.

Tôi chân thành cảm ơn Anh/Chị và đội ngũ đã dành thời gian trao đổi với tôi trong suốt quá trình tuyển dụng. Tôi rất trân trọng cơ hội được tìm hiểu thêm về [Tên công ty] và hy vọng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.

Trân trọng,
[Họ và tên]

3.10. Mẫu email từ chối vì đã lựa chọn công việc khác

Bạn không cần nêu tên công ty mới hoặc so sánh hai offer. Chỉ cần thông báo rằng mình đã lựa chọn một cơ hội phù hợp hơn.

Subject: Response to Job Offer – [Your Name] – [Position]

Dear [Hiring Manager's Name],

Thank you very much for offering me the [Position] position at [Company Name].

After careful consideration, I have decided to accept another opportunity that is more closely aligned with my current career goals. Therefore, I must respectfully decline your offer.

I truly appreciate the opportunity to meet with you and learn more about [Company Name]. Thank you again for your time, consideration, and confidence in me.

I hope we will have the opportunity to connect again in the future.

Kind regards,
[Your Name]

Bản dịch:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người phụ trách tuyển dụng],

Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì đã gửi lời mời tôi đảm nhận vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Sau khi cân nhắc kỹ, tôi đã quyết định lựa chọn một cơ hội khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp hiện tại. Vì vậy, tôi xin phép từ chối lời mời từ Quý Công ty.

Tôi thực sự trân trọng cơ hội được trao đổi với Anh/Chị và tìm hiểu thêm về [Tên công ty]. Một lần nữa, xin cảm ơn Anh/Chị vì thời gian, sự cân nhắc và tin tưởng dành cho tôi.

Hy vọng chúng ta sẽ có cơ hội kết nối lại trong tương lai.

Trân trọng,
[Họ và tên]

Nếu đang cân nhắc một cơ hội nghề nghiệp mới, bạn có thể khám phá các vị trí đang tuyển dụng tại Langmaster và lựa chọn công việc phù hợp với năng lực, kinh nghiệm cũng như định hướng phát triển của mình. 

4. Mẫu câu tiếng Anh thường dùng khi trả lời Job Offer

Khi trả lời thư mời làm việc bằng tiếng Anh, bạn không nhất thiết phải sử dụng những cấu trúc quá phức tạp. Một số mẫu câu ngắn gọn, đúng ngữ cảnh sẽ giúp email tự nhiên hơn và dễ điều chỉnh theo từng quyết định như chấp nhận offer, thương lượng, xin thêm thời gian hoặc từ chối.

Khi lựa chọn mẫu câu, bạn nên ưu tiên cách diễn đạt ngắn gọn, trực tiếp nhưng lịch sự. Đặc biệt, các cụm như “I am pleased to accept…”, “I would like to discuss…” hay “I respectfully decline…” giúp người nhận nhanh chóng xác định mục đích email.

Bạn cũng cần thay toàn bộ thông tin trong dấu [ ] trước khi gửi và điều chỉnh cách diễn đạt theo đúng nội dung Offer Letter, thay vì sao chép nguyên mẫu mà không kiểm tra lại.

5. Những lỗi cần tránh khi trả lời thư mời làm việc bằng tiếng Anh 

Một email phản hồi offer dù đúng ngữ pháp nhưng thiếu thông tin, diễn đạt mơ hồ hoặc gửi sai thời điểm vẫn có thể tạo ấn tượng thiếu chuyên nghiệp. Trước khi nhấn Send, bạn nên tránh những lỗi phổ biến sau:

• Trả lời quá muộn: Để email quá lâu mà không phản hồi có thể khiến nhà tuyển dụng cho rằng bạn không còn quan tâm đến vị trí. Nếu chưa thể quyết định, hãy chủ động xin thêm thời gian thay vì im lặng.
• Chấp nhận offer khi chưa đọc kỹ điều khoản: Không nên vội viết “I accept the offer” khi chưa kiểm tra mức lương, ngày bắt đầu, thời gian thử việc, phúc lợi và các điều kiện liên quan.
• Phản hồi quá ngắn, thiếu thông tin: Những câu như “I accept” hoặc “Thank you, I agree” chưa đủ thể hiện sự chuyên nghiệp. Khi đồng ý nhận việc, nên xác nhận ít nhất vị trí, ngày bắt đầu và những điều khoản quan trọng nếu cần.
• Diễn đạt quyết định không rõ ràng: Tránh sử dụng những câu khiến nhà tuyển dụng không biết bạn đã đồng ý, muốn thương lượng hay vẫn đang cân nhắc. Email cần thể hiện mục đích chính ngay từ phần đầu.
• Thương lượng nhưng không nêu rõ nội dung cần trao đổi: Nếu muốn điều chỉnh mức lương hoặc phúc lợi, hãy nói cụ thể về điều khoản mong muốn thay vì chỉ viết rằng offer “is not suitable” hoặc “is lower than expected”.
• Sử dụng giọng văn quá thân mật: Những cách viết như “Hey”, “Thanks a lot!” hay dùng quá nhiều biểu tượng cảm xúc không phù hợp với email trao đổi công việc. Nên duy trì giọng văn lịch sự và chuyên nghiệp.
• Từ chối offer bằng cách so sánh với doanh nghiệp khác: Không cần chia sẻ rằng công ty khác trả lương cao hơn hoặc có chế độ tốt hơn. Nếu đã lựa chọn cơ hội khác, chỉ cần thông báo ngắn gọn rằng quyết định đó phù hợp hơn với định hướng hiện tại.
• Quên kiểm tra tên và thông tin người nhận: Viết sai tên HR, tên doanh nghiệp hoặc vị trí ứng tuyển là lỗi nhỏ nhưng dễ làm giảm tính chuyên nghiệp của email.
• Sao chép mẫu mà quên thay thông tin: Trước khi gửi, hãy kiểm tra và xóa toàn bộ placeholder như [Your Name], [Company Name], [Position], [Date] hoặc [Salary].
• Bỏ sót tài liệu cần ký hoặc đính kèm: Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu ký Offer Letter, gửi giấy tờ hoặc hoàn thành biểu mẫu, hãy kiểm tra đầy đủ trước khi phản hồi.
• Không đọc lại ngữ pháp và chính tả: Đặc biệt với email bằng tiếng Anh, những lỗi như sai thì, sai tên riêng hoặc dùng từ không đúng ngữ cảnh có thể khiến nội dung thiếu chỉn chu. Hãy đọc lại ít nhất một lần trước khi gửi.

Nguyên tắc đơn giản là: đọc kỹ offer – xác định rõ quyết định – viết ngắn gọn, lịch sự – kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi gửi.

6. Các câu hỏi thường gặp (FAQs)

6.1. Có nên dùng “Dear Sir/Madam” khi không biết tên người tuyển dụng?

Có thể dùng, nhưng đây không phải lựa chọn ưu tiên trong email tuyển dụng hiện nay. Nếu không biết tên người nhận, “Dear Hiring Manager,” thường tự nhiên và phù hợp hơn vì xác định đúng vai trò của người phụ trách tuyển dụng.

Chỉ nên dùng “Dear Sir/Madam,” khi bạn không có bất kỳ thông tin nào về người nhận hoặc bộ phận phụ trách.

6.2. Nhà tuyển dụng gọi điện offer trước thì có cần gửi email xác nhận lại không?

Có. Nếu lời mời được trao đổi qua điện thoại, bạn nên gửi email xác nhận lại những thông tin quan trọng như vị trí, mức lương, ngày bắt đầu và quyết định của mình.

Email giúp hai bên có căn cứ rõ ràng để đối chiếu và hạn chế hiểu nhầm trong quá trình chuẩn bị nhận việc.

6.3. Đã Accept offer qua email nhưng chưa ký Offer Letter có thể thay đổi quyết định không?

Bạn vẫn có thể thay đổi quyết định, nhưng nên thông báo càng sớm càng tốt và chủ động xin lỗi vì sự thay đổi này có thể ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng của doanh nghiệp.

Nếu đã nhận thêm tài liệu, hoàn tất một phần thủ tục onboarding hoặc có điều khoản cam kết cụ thể, bạn nên kiểm tra kỹ nội dung đã xác nhận trước đó trước khi phản hồi lại nhà tuyển dụng.

6.4. Có nên hỏi thêm về lương, phúc lợi ngay trong email Accept không?

Nếu còn điều khoản chưa rõ hoặc chưa thống nhất, bạn nên hỏi và thương lượng trước khi chính thức Accept offer. Việc xác nhận đồng ý rồi mới đề nghị thay đổi mức lương hoặc phúc lợi có thể khiến quá trình trao đổi trở nên thiếu nhất quán.

Trường hợp bạn chỉ muốn xác nhận lại thông tin đã thống nhất, hoàn toàn có thể nhắc lại mức lương, phúc lợi hoặc ngày nhận việc trong email Accept.

6.5. Nhà tuyển dụng gửi offer bằng tiếng Việt thì có nên trả lời bằng tiếng Anh không?

Không bắt buộc. Thông thường, bạn nên phản hồi bằng ngôn ngữ mà nhà tuyển dụng đang sử dụng để duy trì sự nhất quán trong trao đổi.

Tuy nhiên, nếu vị trí yêu cầu giao tiếp thường xuyên bằng tiếng Anh hoặc doanh nghiệp sử dụng môi trường quốc tế, bạn có thể trả lời bằng tiếng Anh miễn là nội dung rõ ràng, tự nhiên và chuyên nghiệp.

6.6. Email trả lời offer bằng tiếng Anh nên dùng “Best regards”, “Kind regards” hay “Sincerely”?

Cả ba đều phù hợp trong email công việc, nhưng sắc thái có một chút khác biệt:

• Best regards: Phổ biến, chuyên nghiệp và khá tự nhiên trong hầu hết tình huống.
• Kind regards: Lịch sự, mềm mại và thân thiện hơn một chút.
• Sincerely: Trang trọng hơn, phù hợp với email mang tính chính thức.

Nếu không chắc nên chọn cách nào, “Best regards” là lựa chọn an toàn và dễ sử dụng nhất.

Trả lời thư mời làm việc bằng tiếng Anh không cần quá phức tạp, nhưng cần đảm bảo rõ ràng, đúng ngữ cảnh và thể hiện sự chuyên nghiệp. Dù lựa chọn Accept, Negotiate, Request More Time hay Decline, bạn nên đọc kỹ Offer Letter, xác định quyết định trước khi phản hồi và điều chỉnh nội dung email theo đúng tình huống thực tế.

Các mẫu email trả lời thư mời làm việc bằng tiếng Anh trong bài có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và hạn chế lỗi diễn đạt. Tuy nhiên, đừng quên thay đổi tên người nhận, vị trí, doanh nghiệp, mức lương, ngày bắt đầu và các thông tin liên quan trước khi gửi.

Nếu bạn vẫn đang trên hành trình tìm kiếm một cơ hội nghề nghiệp phù hợp, Langmaster trải thảm đỏ, đón nhân tài với môi trường đề cao văn hóa học tập trọn đời. 

Thành viên có cơ hội tham gia các chương trình đào tạo nâng cao tư duy, kỹ năng và chuyên môn, được tạo điều kiện học hỏi liên tục trong quá trình làm việc. 

Bên cạnh những công việc giàu thử thách giúp phát triển năng lực, Langmaster còn mở rộng cơ hội để mỗi thành viên từng bước trở thành Leader trẻ, cùng chính sách lương và khen thưởng theo tư duy Win – Win, ghi nhận xứng đáng những nỗ lực và đóng góp thực tế.

Khám phá các vị trí đang tuyển dụng tại Langmaster Careers và lựa chọn cơ hội để tiếp tục bứt phá trên hành trình sự nghiệp của bạn.