Khi muốn tuyển dụng nhân viên, thì việc đầu tiên các doanh nghiệp yêu cầu ở các ứng viên đó là phải thành thạo kỹ năng tin học văn phòng. Vậy kỹ năng tin học văn phòng là gì? Và làm thế nào để có thể nâng cao kỹ năng tin học văn phòng của bạn? Hãy cùng nghiên cứu với Langmaster qua bài viết dưới đây nhé!

1. Kỹ năng tin học văn phòng là gì?

Kỹ năng tin học văn phòng (Office Information Skills) là một nhánh trong ngành công nghệ thông tin, thường tập trung vào xử lý những hoạt động liên quan đến việc sử dụng các phần mềm phục vụ cho công việc một cách thành thạo trong văn phòng như: soạn thảo văn bản, trình chiếu, bảng tính, thống kê, tính toán…

2. Vai trò của kỹ năng tin học văn phòng

2.1 Vai trò của kỹ năng tin học văn phòng đối với giáo dục

Trong quá trình học Đại học, các kỹ năng tin học thường được sinh viên sử dụng để làm báo cáo thực tập, tiểu luận, thuyết trình, khóa luận,… Đây là cơ hội để bạn rèn luyện kỹ năng tin học văn phòng trước khi tìm kiếm một công việc sau khi ra trường. 

Bạn nên tìm tòi, học hỏi để đạt được những yêu cầu cơ bản như: trong đề án, luận văn, bản slides thuyết trình có kèm hình ảnh, quy cách, thể hiện tính chuyên nghiệp ngay khi đang còn học tại giảng đường của nhà trường.

2.2 Vai trò của kỹ năng tin học văn phòng đối với đời sống

Hiện nay, tin học ngày càng trở nên quan trọng đối với đời sống của chúng ta. Nhờ tin học mà mọi việc trong cuộc sống trở nên thuận tiện, thoải mái hơn. Như việc tìm kiếm nguồn tài nguyên mở, chia sẻ thông tin khắp toàn cầu, liên lạc và kết nối với mọi người hay xử lý thông tin, văn bản.

2.3 Vai trò của kỹ năng tin học văn phòng trong công việc

Đa số các doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên của mình phải thành thạo các kỹ năng mềm về tin học nói chung và kỹ năng tin học văn phòng nói riêng, để có thể hoàn thành trôi chảy các công việc văn phòng như là: hoạt động kế toán, hoạt động giao dịch bằng giấy tờ, văn bản, hay hoạt động liên quan đến quản lý hành chính, việc làm nhân viên hành chính văn phòng,…

Chúng ta có thể thấy, hầu hết các vị trí tuyển dụng của các doanh nghiệp đều có yêu cầu tối thiểu nhất đó là thành thạo kỹ năng tin học văn phòng. Đây là kỹ năng mềm chúng ta có thể dễ dàng có ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, nếu chúng ta có ý thức thực hành và tập luyện.

Xem thêm:

KỸ NĂNG GIAO TIẾP LÀ GÌ? 9 CÁCH CẢI THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

500+ CÂU TIẾNG ANH GIAO TIẾP CHO NGƯỜI ĐI LÀM THEO TÌNH HUỐNG

3. Những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết ai cũng nên biết 

3.1 Kỹ năng word

Microsoft Word còn biết đến với tên gọi khác là Winword. Đây là công cụ soạn thảo văn bản phổ biến của công ty phần mềm Microsoft. Cho phép bạn làm việc với văn bản thô cùng các hiệu ứng, hình ảnh đồ họa, màu sắc, phông chữ, hay các hiệu ứng đa phương tiện như âm thanh, video. Bên cạnh đó còn có những công cụ khác để kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp của các ngôn ngữ khác nhau trên thế giới.

Những thao tác mà bạn cần phải biết trong Microsoft Word:

• Nhập văn bản, định dạng đoạn văn hay văn bản: gõ đúng văn phong tiếng Việt, font chữ, cỡ chữ và màu chữ.
• Chèn, định dạng bảng trong văn bản: line-spacing, numbering, tab, bullet, căn đoạn, cột, trộn, thay đổi đường viền bảng, chèn thêm dòng,…
• Vẽ hình khối, chèn hình ảnh, sơ đồ: smartart, shape, clipart,…
• Chèn ký tự: chèn ghi chú, link, symbol,….
• Trộn văn bản: mail merge.
• Bảo mật file: đặt mật khẩu tăng độ bảo mật cho bản word.

3.2 Kỹ năng Excel

Excel là một trong những phần mềm tốt nhất hiện có trên thị trường trong việc tạo bảng tính để xử lý các con số và báo cáo, cũng như lưu trữ và quản lý dữ liệu. Hiện tại, Excel đã phát triển trở thành một trong những phần mềm phổ biến nhất của Microsoft. 

Ứng dụng phần mềm này có cách sử dụng đơn giản giúp chúng ta lập bảng tính với các ô được tạo nên từ dòng và cột. Khi thu thập dữ liệu, lập công thức tính toán trong Excel cũng có một số điểm tương đồng. Tuy nhiên Excel có những tính năng tối ưu giúp tính toán các dãy số, thống kê số liệu nhanh chóng và chuẩn xác.

Những thao tác mà bạn cần phải biết trong Excel:

• Tạo bảng tính, định dạng dữ liệu: phân vùng cho từng dữ liệu thông qua các dòng tiêu đề, chỉnh sửa các điểm cần được nổi bật bên trong bảng, lọc được các dữ liệu 1 cách nhanh nhất mà không cần phải sử dụng lệnh Sort/Filter.
• Tạo đường link trong bảng: Hyperlink.
• Định dạng tự động văn bản: định dạng tự động theo yêu cầu như: ngày, tháng, năm, địa điểm,…
• Bảo mật file: đặt password cho file.
• Sử dụng các hàm trong Excel như: If, Hlookup, Vlookup, Sumif, Sum, Countif, Average, Year, Min, Max, Now, Day, Month,...
• Lọc dữ liệu: sử dụng bộ lọc Filter.
• Vẽ biểu đồ: Chart.

Xem thêm: KỸ NĂNG CỨNG LÀ GÌ? CÁCH RÈN LUYỆN KỸ NĂNG CỨNG HIỆU QUẢ

3.3 Kỹ năng Powerpoint

Bên cạnh những kỹ năng cứng về chuyên môn công việc, các ứng viên cần có kỹ năng PowerPoint để có thể thực hiện một số thao tác như: soạn thảo văn bản và thiết lập hệ trình chiếu. 

Những thao tác mà bạn cần phải biết trong Powerpoint:

• Chỉnh sửa, vẽ biểu đồ, hình khối trong PowerPoint: Smartart, Shapes, Chart.
• Dùng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Themes design, Transition.
• Tạo đường link trong văn bản: Hyperlink.
• Tạo hiệu ứng bằng animation.
• Dùng slide master.
• Bảo mật file đã tạo.
• Trình chiếu và xuất file sang định dạng PDF.

4. Một số kỹ năng tin học cơ bản

4.1 Đánh máy bằng 10 ngón tay

Đánh máy bằng 10 ngón tay là một lợi thế lớn để có thể dễ dàng soạn thảo văn bản trên máy tính. Việc gõ văn bản bằng 10 ngón tay giúp chúng ta đánh máy một cách linh hoạt, nhanh chóng, ít gõ sai hơn và thậm chí không cần phải nhìn vào bàn phím, nhưng chúng ta vẫn có thể thao tác đánh máy một cách thuần thục. 

4.2 Sử dụng thành thạo các phím tắt trên máy tính

Sử dụng thành thạo các phím tắt trên máy tính giúp thao tác trên máy tính của bạn trở nên nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Tổ hợp phím tắt sẽ giúp chúng ta lưu trữ, copy và gửi dữ liệu, thông tin một cách nhanh chóng.

4.3 Làm việc với Email thành thạo

Email là một công cụ không thể thiếu trong bất kỳ một công việc nào. Do đó, việc sử dụng Email thành thạo sẽ giúp công việc trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn.

4.4 Biết cách sử dụng phần mềm diệt virus

Chúng ta nên biết cách sử dụng một vài phần mềm diệt virus, để làm sạch và bảo vệ máy tính, tránh các trường hợp dữ liệu quan trọng bị ăn cắp hoặc phá hủy.

4.5 Sao lưu dữ liệu

Sao lưu dữ liệu trên máy tính sẽ đơn giản hơn nhiều so với việc viết văn bản bằng tay và lưu trữ tài liệu trong ngăn tủ. Chúng ta cần biết cách nhập dữ liệu và sao lưu dữ liệu trong phần mềm máy tính, ổ đĩa, thiết bị lưu trữ,... để dữ liệu được bảo quản tốt hơn và có thể dễ dàng tìm kiếm khi chúng ta cần sử dụng.

Xem thêm:

=> MỤC TIÊU NGHỀ NGHIỆP LÀ GÌ? CÁCH VIẾT MỤC TIÊU NGHỀ NGHIỆP TRONG CV

=> KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI LÀ GÌ? CÁCH NÂNG CAO KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI CỰC HIỆU QUẢ

5. Một số cách để nâng cao kỹ năng tin học văn phòng

5.1 Tham gia các khóa học

Chúng ta có thể học nhiều kỹ năng tin học văn phòng thông qua các lớp học trực tuyến trên các nền tảng giáo dục phổ biến như LinkedIn Learning, Coursera và Udemy. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể cân nhắc tham gia một khóa học đại học, cao đẳng trực tuyến hoặc trong khuôn viên nhà trường. Đối với những kỹ năng máy tính như mã hóa và khoa học dữ liệu, thì sẽ có các chương trình đào tạo dành riêng cho lĩnh vực này.

5.2 Truy cập nguồn phần mềm

Nếu muốn tìm hiểu thêm về một chương trình hoặc công nghệ cụ thể, điểm dừng đầu tiên của chúng ta thường sẽ là trang web của công ty tạo ra nó. Và sẽ thường có những hướng dẫn miễn phí, những trang câu hỏi thường gặp, hoặc thậm chí những hướng dẫn, đào tạo và các khóa học do người tạo ra phần mềm trực tiếp cung cấp.

5.3 Tìm hướng dẫn miễn phí trên YouTube hoặc các nền tảng tương tự

Nếu chúng ta muốn tìm hiểu cách thực hiện một tác vụ cụ thể trên máy tính, thường  sẽ có một hoặc nhiều video YouTube hướng dẫn thực hiện từng bước. Hãy làm theo hướng dẫn mỗi khi chúng ta sử dụng kỹ năng mới của mình, cho đến khi bản thân thành thạo được nó. Ngoài ra còn có nhiều diễn đàn trực tuyến chuyên dụng, nơi chúng ta có thể đăng các câu hỏi về tin học văn phòng hay công nghệ để những người dùng khác trả lời.

Vậy là bạn đã khám phá “Tất tần tật về kỹ năng tin học văn phòng chúng ta không nên bỏ qua” mà Langmaster chia sẻ. Tin chắc rằng bạn đã được cung cấp những thông tin hữu ích, giúp dễ dàng hơn khi xin việc tại các doanh nghiệp. Đừng quên trau dồi và nâng cao kỹ năng tin học văn phòng để có thể thăng tiến hơn trong sự nghiệp của mình các bạn nhé!