Bạn có biết, email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh chính là “bài kiểm tra” đầu tiên để nhà tuyển dụng đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn? Đừng để một cú click chuột sai lầm làm mất đi cơ hội việc làm mơ ước của mình!
Cùng Langmaster Careers khám phá công thức 4 phần vàng để viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh chuẩn chỉnh, giúp bạn ghi điểm tuyệt đối với HR ngay từ những dòng đầu tiên!
1. 3 Sai lầm khiến bạn mất điểm khi trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh
Việc nhận được thư mời phỏng vấn là một tín hiệu đáng mừng, nhưng phản hồi sai cách có thể khiến bạn đánh mất ấn tượng ban đầu. Dưới đây là 3 sai lầm "sơ đẳng" mà ứng viên thường mắc phải, khiến HR mất thiện cảm ngay lập tức.
- Bỏ qua thời điểm phản hồi "vàng" (The Golden Rule): Việc để thư mời nằm trong hộp thư quá 24 giờ sẽ khiến HR nghi ngờ về kỹ năng quản lý công việc của bạn. Sự chuyên nghiệp nằm ở việc phản hồi sớm, thể hiện bạn nghiêm túc và tôn trọng cơ hội này.
- Sai ngữ pháp, thiếu cấu trúc: Việc sử dụng tiếng lóng, viết tắt hoặc mắc các lỗi ngữ pháp, chính tả sơ đẳng sẽ tạo ấn tượng bạn thiếu chỉn chu. Hãy đảm bảo email có tiêu đề rõ ràng, lời chào trang trọng và ngôn ngữ lịch sự, mạch lạc.
- Không chuẩn bị hoặc hỏi lại những thông tin đã có: Sai lầm phổ biến là hỏi lại chi tiết về địa điểm, thời gian hoặc tài liệu cần mang theo, dù những thông tin này đã có sẵn trong thư mời.
2. Cấu trúc hoàn chỉnh của email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh
Để viết một email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh ghi điểm tuyệt đối, bạn cần tuân thủ cấu trúc 4 phần cơ bản của một email chuyên nghiệp. Cấu trúc này giúp thông điệp của bạn rõ ràng, lịch sự và dễ dàng được HR xử lý.
2.1 Subject line (Tiêu đề)
Tiêu đề là phần quan trọng nhất, quyết định HR có mở thư của bạn hay không. Một tiêu đề kém rõ ràng có thể khiến email của bạn bị bỏ qua. Hãy đảm bảo Tiêu đề ngắn gọn, trực tiếp và chứa đủ ba thông tin cốt lõi sau: Mục đích xác nhận, Vị trí ứng tuyển và Tên đầy đủ của bạn.
Tại sao cần chuẩn hóa? Tiêu đề giúp HR quản lý, phân loại hàng trăm hồ sơ một cách nhanh chóng. Sự rõ ràng thể hiện tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng thời gian của người tuyển dụng.
Công thức tiêu chuẩn "3 trong 1":
[Interview Confirmation/Acceptance] – [Job Title] – [Your Full Name]
Ví dụ tham khảo:
- Interview Confirmation – Marketing Specialist – Nguyen Van A
- Acceptance of Interview Invitation – Senior Developer – Tran Thi B
2.2 Salutation & Gratitude (Chào hỏi & Cảm ơn)
Phần mở đầu cần tạo ra thiện cảm ngay lập tức. Bằng cách kết hợp lời chào trang trọng với lời cảm ơn chân thành, bạn sẽ thể hiện sự tôn trọng và nhiệt huyết đối với cơ hội phỏng vấn này.
2.2.1 Salutation (Lời chào)
Trong bất cứ email nào, phần chào hỏi luôn phải được ưu tiên trước khi đề cập nội dung chính. Thông thường, người gửi thư mời phỏng vấn sẽ ký tên kèm chức danh. Bạn nên lưu lại thông tin này để chào hỏi trực tiếp. Hành động này giúp bạn gây ấn tượng mạnh, cho thấy bạn thực sự quan tâm và chú ý đến từng chi tiết trong tin tuyển dụng.
Cách làm "Chuẩn chuyên nghiệp":
Khi đã biết rõ tên nhà tuyển dụng, hãy dùng Dear Mr./Ms. [Họ] hoặc Dear [Tên đầy đủ].
Ví dụ: Dear Mr. David, (Kính gửi Ông David,)
Nếu không có tên cụ thể:
Bạn có thể duy trì sự trang trọng bằng cách sử dụng Dear Hiring Team (Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng).
2.2.2 Lời cảm ơn (Gratitude)
Sau lời chào, hãy bày tỏ lòng biết ơn vì đã được mời phỏng vấn. Điều này khẳng định bạn trân trọng cơ hội và sẵn sàng bước vào vòng tuyển dụng tiếp theo.
Mẫu câu tiếng Anh "Ghi điểm":
- Thank you for your email and for inviting me to interview for the [Vị trí] position.
- I appreciate the opportunity to interview for the [Vị trí] role at [Công ty].
>>> XEM THÊM: CÁCH GỬI CV QUA EMAIL CHUYÊN NGHIỆP THU HÚT NHÀ TUYỂN DỤNG
2.3 Body (Nội dung chính)
Thân bài là nơi bạn truyền tải nội dung cốt lõi của email: xác nhận lịch hẹn và xử lý các vấn đề phát sinh (nếu có). Nội dung cần đi thẳng vào vấn đề, rõ ràng và lịch sự.
2.3.1 Xác nhận tham gia phỏng vấn và ngày giờ cụ thể
Sau lời chào, bạn nên ngay lập tức xác nhận việc tham gia phỏng vấn, đồng thời nhắc lại ngày, giờ và địa điểm. Việc nhắc lại thông tin này là cần thiết để tránh mọi sự nhầm lẫn giữa hai bên.
Tình huống Chấp nhận tham gia lời mời phỏng vấn:
I am writing to confirm my attendance at the interview scheduled for [Ngày] at [Thời gian]. I look forward to meeting with you at [Địa điểm]. I am delighted to accept your invitation to interview for the [Vị trí] position on [Ngày] at [Thời gian].
Tình huống Từ chối/Rút đơn:
Nếu bạn đã nhận lời mời từ công ty khác hoặc không còn nhu cầu, đừng im lặng. Hãy phản hồi lịch sự để giữ ấn tượng tốt với HR.
After careful consideration, I have decided to withdraw my application for this position. I sincerely appreciate your time and consideration.
2.3.2 Yêu cầu thông tin bổ sung hoặc đề xuất thay đổi lịch (Nếu cần)
Nếu lịch hẹn chưa phù hợp, hoặc bạn cần làm rõ thêm điều gì đó để chuẩn bị tốt hơn, hãy trình bày yêu cầu của bạn một cách chủ động và lịch sự. Đây là cơ hội để bạn thể hiện sự chu đáo mà không bị đánh giá là cẩu thả.
Đề xuất thời gian thay thế:
Nếu không thể tham dự đúng lịch, hãy đưa ra 2-3 lựa chọn thời gian thay thế kèm lời xin lỗi ngắn gọn.
Unfortunately, I have a prior commitment at that time. Would you be available on [Ngày A] at [Giờ] or [Ngày B] at [Giờ] instead?
Yêu cầu thông tin bổ sung:
Bạn có thể hỏi cụ thể về tài liệu cần mang theo, thông tin liên lạc của người phỏng vấn hoặc hình thức phỏng vấn.
Please let me know if there are any specific documents or materials I should bring to the interview.
2.4 Closing (Chào kết) và Signature (Chữ ký)
Phần kết của email là một bước cần thiết để tạo sự hoàn chỉnh và duy trì ấn tượng tích cực. Hãy sử dụng phần này để bày tỏ sự mong đợi đối với buổi gặp mặt sắp tới, sau đó kết thúc bằng một chữ ký chuyên nghiệp.
2.4.1 Tái khẳng định sự hào hứng
Hãy kết thúc nội dung thư bằng cách thể hiện sự háo hức được tham gia phỏng vấn và gửi lời cảm ơn một lần nữa vì cơ hội này.
Nội dung cần có: Thể hiện sự mong muốn được gặp gỡ trực tiếp và cảm ơn sự xem xét của HR.
Thank you again for this opportunity. I look forward to meeting you and discussing the [Vị trí] position in more detail. I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.)
2.4.2 Chữ ký (Signature)
Luôn kết thúc bằng một lời chào trang trọng (Closing Salutation) phù hợp và cung cấp chữ ký cùng thông tin liên hệ đầy đủ. Sự chu đáo này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng tương tác với bạn.
Lời chào kết trang trọng:
- Best regards, (Trân trọng,)
- Sincerely, (Chân thành,)
Thông tin chữ ký: [Tên đầy đủ của bạn] [Số điện thoại liên hệ] [Địa chỉ Email cá nhân]
>>> XEM THÊM: CHỮ KÝ EMAIL LÀ GÌ? MẸO TẠO MẪU CHỮ KÝ EMAIL CHUYÊN NGHIỆP
Bạn đã thể hiện sự chuyên nghiệp qua cách trả lời thư mời phỏng vấn. Hãy gia nhập Học tiếng Anh Langmaster – nơi sự chuyên nghiệp được đầu tư phát triển không ngừng:
- Học tập Trọn đời (Learning Culture): Nhân sự được TÀI TRỢ 100% các khóa đào tạo nội bộ về tư duy, kỹ năng và chuyên môn tiếng Anh.
- Cơ hội Thăng tiến: Làm việc trong môi trường thử thách, vượt mọi giới hạn để trở thành Leaders trẻ, CEO Start-up tương lai.
- Lương Thưởng Xứng Đáng: Chính sách lương rõ ràng, minh bạch, áp dụng tư duy Win – Win.
ỨNG TUYỂN NGAY HÔM NAY ĐỂ TẬN HƯỞNG VĂN HÓA PHÁT TRIỂN VƯỢT TRỘI!
3. Mẫu câu tiếng Anh "đắt giá" giúp email của bạn nổi bật
Việc sử dụng các mẫu câu tiếng Anh lịch sự, trôi chảy và chuyên nghiệp sẽ nâng tầm email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh của bạn. Dưới đây là các mẫu câu "đắt giá" cho từng tình huống cụ thể, giúp bạn nổi bật hơn trong mắt nhà tuyển dụng.
3.1 Mẫu câu xác nhận tham gia
3.2 Mẫu câu bày tỏ sự hào hứng
3.3 Mẫu câu xin lỗi và đề xuất
3.4 Mẫu câu nhờ hỗ trợ sắp xếp
3.5 Mẫu câu yêu cầu thông tin bổ sung
Thể hiện sự chủ động bằng cách hỏi rõ những điều bạn cần chuẩn bị, nhưng phải đảm bảo không hỏi lại thông tin đã có sẵn:
>>> XEM THÊM: BẬT MÍ CÁCH TÌM VIỆC LÀM ONLINE TẠI NHÀ UY TÍN, AN TOÀN 100%
4. Tổng hợp 4 mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh
4.1 Mẫu 1: Xác nhận thời gian đã được đề xuất
Đây là mẫu email cơ bản nhất, dùng để chấp nhận lịch hẹn phỏng vấn mà nhà tuyển dụng đã gửi mà không cần điều chỉnh gì thêm.
Tiêu đề (Subject Line): Interview Confirmation – [Job Title] – [Your Full Name]
Nội dung:
Dear [Mr/Ms. Last Name/Hiring Team],
Thank you for your email and for inviting me to interview for the [Job Title] position. I appreciate the opportunity to move forward in the selection process.
I am writing to confirm my attendance at the interview scheduled for [Date] at [Time] at [Location/Online Platform].
I look forward to meeting with you and discussing how my experience aligns with the requirements of this role.
Please let me know if there are any specific documents I should prepare or bring to the interview.
Sincerely,
[Your Full Name]
[Phone Number]
[Email Address]
4.2 Mẫu 2: Xác nhận và đề xuất thời gian phỏng vấn khác
Mẫu email này áp dụng khi lịch hẹn phỏng vấn không phù hợp với lịch cá nhân của bạn. Điều quan trọng là phải xin lỗi, giải thích ngắn gọn, và đưa ra các lựa chọn thời gian thay thế cụ thể một cách lịch sự.
Tiêu đề (Subject Line): Request for Interview Reschedule – [Job Title] – [Your Full Name]
Nội dung:
Dear [Mr/Ms. Last Name/Hiring Team],
Thank you very much for inviting me to interview for the [Job Title] position. I am very enthusiastic about this opportunity.
Unfortunately, the time scheduled on [Date] at [Time] conflicts with a prior unavoidable commitment. I sincerely apologize for any inconvenience this may cause.
I would like to propose the following alternative times for the interview:
- [Option 1: Date and Time]
- [Option 2: Date and Time]
Please let me know if either of these options works for you, or if there is another day that would be more convenient.
Thank you for your flexibility in scheduling. I look forward to your response and the possibility of meeting soon.
Best regards,
[Your Full Name]
[Phone Number]
[Email Address]
4.3 Mẫu 3: Xác nhận và hỏi thêm thông tin (Địa điểm, tài liệu)
Mẫu email này áp dụng khi bạn chấp nhận lịch hẹn, đồng thời thể hiện sự chủ động bằng cách hỏi thêm các thông tin cần thiết để chuẩn bị chu đáo nhất, ví dụ như địa điểm cụ thể, tài liệu cần mang theo, hoặc người phỏng vấn.
Tiêu đề (Subject Line): Interview Confirmation & Request for Details – [Job Title] – [Your Full Name]
Nội dung:
Dear [Mr/Ms. Last Name/Hiring Team],
Thank you for the invitation to interview for the [Job Title] position. I am delighted to accept and look forward to meeting with your team.
I am writing to confirm my attendance for the interview on [Date] at [Time].
To ensure I am fully prepared, I would appreciate it if you could provide some additional information:
- Could you please confirm the full address or specific office location for the interview?
- Please let me know if there are any specific documents or materials I should prepare or bring with me.
Thank you for your assistance. I am very enthusiastic about this opportunity and look forward to our meeting.
Sincerely,
[Your Full Name]
[Phone Number]
[Email Address]
4.4 Mẫu 4: Từ chối lời mời phỏng vấn một cách khéo léo
Mẫu email này dùng khi bạn không thể tham gia phỏng vấn do đã chấp nhận cơ hội khác. Việc từ chối khéo léo giúp duy trì mối quan hệ tốt với công ty và HR, thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng.
Tiêu đề (Subject Line): Decline Interview Invitation – [Job Title] – [Your Full Name]
Nội dung:
Dear [Mr/Ms. Last Name/Hiring Team],
Thank you very much for extending the invitation to interview for the [Job Title] position. I sincerely appreciate the time and consideration you have given to my application.
However, after careful consideration, I regret to inform you that I must respectfully decline the interview invitation. I recently accepted another employment opportunity that aligns closely with my immediate career goals.
I apologize for any inconvenience this may cause and wish you the best of luck in finding an excellent candidate for this role.
Thank you once again for your kind consideration.
Best regards,
[Your Full Name]
[Phone Number]
[Email Address]
>>> XEM THÊM: TUYỆT CHIÊU VIẾT MẪU EMAIL XIN VIỆC CHUẨN VÀ ẤN TƯỢNG NHẤT
Hy vọng với bài viết trên, bạn đã nắm trọn công thức để trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và tự tin nhất.
Langmaster Careers chúc bạn luôn thành công trên con đường chinh phục sự nghiệp, biến tiếng Anh thành lợi thế cạnh tranh vượt trội!
