CÁCH XIN NGHỈ VIỆC 1 NGÀY KHÉO LÉO, CHUYÊN NGHIỆP DÀNH CHO DÂN CÔNG SỞ

Bạn đang cần nghỉ ngơi 1 ngày nhưng lại lúng túng không biết nên xin phép Sếp như thế nào cho khéo léo và chuyên nghiệp? Việc nắm vững nguyên tắc và chuẩn bị lý do thuyết phục là chìa khóa để mọi thủ tục diễn ra suôn sẻ.

Cùng Langmaster Careers khám phá toàn bộ cách xin nghỉ việc 1 ngày thành công, từ quy định pháp luật đến những mẫu câu giao tiếp tinh tế nhất ngay hôm nay!

1. Tìm hiểu quy định nghỉ phép 1 ngày theo luật lao động 

Dù là nghỉ phép hằng năm hay xin nghỉ đột xuất, việc nắm rõ quy định pháp luật sẽ giúp bạn tự tin và đảm bảo quyền lợi của mình khi trao đổi với cấp trên. Hãy cùng tìm hiểu những điểm cốt lõi trong Bộ luật Lao động về chế độ nghỉ phép.

1.1 Quyền lợi và điều kiện nghỉ phép hằng năm

Theo điều 113 từ Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng trở lên cho cùng một người sử dụng lao động sẽ được hưởng chế độ nghỉ hằng năm có hưởng nguyên lương. Số ngày nghỉ được quy định cụ thể như sau:

• 12 ngày làm việc: Đối với người lao động phổ thông làm việc trong điều kiện bình thường.
• 14 ngày làm việc: Dành cho người lao động chưa thành niên, người khuyết tật, hoặc làm các công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
• 16 ngày làm việc: Áp dụng cho người làm các công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Số ngày nghỉ hằng năm còn được cộng thêm 1 ngày cứ đủ 5 năm thâm niên làm việc cho cùng một người sử dụng lao động.

Trước khi gửi yêu cầu, người lao động nên kiểm tra số ngày phép còn lại và quy trình phê duyệt của doanh nghiệp. Nếu công ty yêu cầu văn bản chính thức, bạn có thể sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép công ty và điều chỉnh thời gian, lý do cùng nội dung bàn giao theo tình huống thực tế.

1.2 Nghỉ việc đột xuất 1 ngày có bị trừ lương hay kỷ luật?

Trường hợp bạn cần nghỉ đột xuất 1 ngày và không muốn sử dụng ngày nghỉ phép hằng năm, cần phân biệt rõ chế độ nghỉ có lương và nghỉ không lương theo Điều 115 Bộ luật Lao động 2019:

Nghỉ việc riêng có hưởng nguyên lương:

Người lao động được nghỉ có hưởng lương (tối đa 3 ngày/lần hoặc 1 ngày/lần) khi có các sự kiện cá nhân sau, nhưng cần thông báo với người sử dụng lao động:

• Kết hôn (03 ngày).
• Con kết hôn (01 ngày).
• Các trường hợp tang lễ (Bố đẻ/mẹ đẻ, bố nuôi/mẹ nuôi; bố vợ/mẹ vợ hoặc bố chồng/mẹ chồng; vợ hoặc chồng; con đẻ/con nuôi chết) (03 ngày).

Nghỉ việc riêng không hưởng lương:

Người lao động được nghỉ không hưởng lương 01 ngày và phải thông báo với người sử dụng lao động khi:

• Ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh, chị, em ruột chết.
• Cha hoặc mẹ kết hôn.
• Anh, chị, em ruột kết hôn.

Lưu ý: Nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng có hưởng lương và nghỉ không hưởng lương là các trường hợp khác nhau. Người lao động nên đối chiếu với quy chế nội bộ hoặc trao đổi trực tiếp với bộ phận Nhân sự để xác định chế độ áp dụng cho ngày nghỉ của mình.

2. Cách xin nghỉ việc đột xuất 1 ngày khéo léo và hiệu quả

Việc xin nghỉ phép, đặc biệt là nghỉ đột xuất, đòi hỏi sự tinh tế và chuyên nghiệp. Một thông báo đúng lúc, đúng cách không chỉ giúp bạn đạt được mục đích mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm, giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với cấp trên và đồng nghiệp.

2.1 Những nguyên tắc vàng khi xin nghỉ phép đột xuất

Để đảm bảo yêu cầu nghỉ phép của bạn được cấp trên chấp thuận nhanh chóng và không gây xáo trộn công việc, bạn cần tuân thủ những nguyên tắc quan trọng sau:

2.1.1 Nguyên tắc về thời điểm và đối tượng thông báo

• Báo cáo càng sớm càng tốt: Dù là nghỉ đột xuất, hãy thông báo ngay khi bạn nhận thấy mình không thể đi làm. Đối với nghỉ có kế hoạch, lý tưởng nhất là báo trước vài ngày đến một tuần.
• Ưu tiên quản lý trực tiếp: Người đầu tiên nhận được thông báo phải là quản lý trực tiếp của bạn. Việc này giúp họ nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định nhanh nhất. Sau đó, bạn mới nên gửi xác nhận chính thức qua email hoặc HR (nếu quy định công ty yêu cầu).
• Tránh giờ nghỉ ngơi: Trừ trường hợp quá khẩn cấp, hãy cố gắng gửi thông báo trong giờ hành chính để tôn trọng thời gian riêng tư của sếp và đồng nghiệp.

2.1.2 Nguyên tắc về sự chuẩn bị công việc

Tinh thần trách nhiệm là yếu tố then chốt giúp bạn ghi điểm khi xin nghỉ. Bạn cần đảm bảo công việc không bị đình trệ trong thời gian vắng mặt:

• Bàn giao rõ ràng: Chỉ rõ những công việc đang dở dang, mức độ ưu tiên và người sẽ phụ trách thay thế bạn (nếu có).
• Sẵn sàng hỗ trợ từ xa: Nếu điều kiện sức khỏe cho phép, hãy ngỏ ý sẵn sàng kết nối qua điện thoại hoặc email để giải quyết các vấn đề khẩn cấp phát sinh.

Bạn không cần bàn giao toàn bộ công việc chỉ vì nghỉ một ngày. Hãy ưu tiên những nhiệm vụ có thời hạn trong ngày, cung cấp file hoặc thông tin cần thiết cho người hỗ trợ và thống nhất rõ trường hợp nào thực sự cần liên hệ với bạn khi đang nghỉ.

2.2 Cách thức thông báo xin nghỉ phép chuyên nghiệp

Khi xin nghỉ 1 ngày, việc lựa chọn kênh giao tiếp và cách trình bày thông báo là yếu tố quyết định sự chuyên nghiệp của bạn. Hình thức thông báo cần được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên tính cấp bách của tình huống:

2.2.1 Chọn hình thức thông báo phù hợp

Có hai kênh giao tiếp phổ biến mà dân công sở thường sử dụng để xin nghỉ phép:

• Gọi điện/Nhắn tin (Đối với trường hợp đột xuất): Đây là phương án nhanh chóng và kịp thời nhất để quản lý nắm được tình hình ngay lập tức. Nội dung cần ngắn gọn, lịch sự và đủ thông tin.
• Email (Đối với trường hợp có kế hoạch hoặc xác nhận chính thức): Email thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp lưu lại bằng chứng xin phép, đồng thời thuận tiện cho việc gửi thông báo đến phòng Nhân sự (HR) để hoàn tất thủ tục.

2.2.2 Bí quyết trình bày thông báo khéo léo

Khi trình bày yêu cầu nghỉ phép, hãy áp dụng những bí quyết sau để tăng tỷ lệ được chấp thuận:

• Nội dung ngắn gọn, súc tích: Đừng lan man giải thích quá chi tiết. Chỉ tập trung vào ngày nghỉ, lý do chính và phương án bàn giao công việc.
• Sử dụng ngôn từ tự tin: Thay vì rụt rè "xin phép nghỉ", hãy sử dụng từ ngữ thể hiện sự chủ động và trách nhiệm như: "Em xin phép nghỉ ngày [Ngày] vì [Lý do]. Em đã bàn giao công việc cho [Người phụ trách]".
• Ngỏ ý bù đắp: Tùy thuộc vào văn hóa công ty, bạn có thể thể hiện thiện chí làm bù giờ hoặc chủ động nhận việc làm tại nhà (nếu có thể) để bù đắp cho ngày vắng mặt.

Bài viết liên quan:

• Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty và cách trình bày đúng chuẩn

• 10 cách cân bằng cuộc sống và công việc hiệu quả cho nhân sự Gen Z

3. Gợi ý các lý do xin nghỉ việc đột xuất 1 ngày thuyết phục

Việc đưa ra một lý do chính đáng và thuyết phục là bí kíp chuyên nghiệp giúp yêu cầu nghỉ phép của bạn được chấp thuận. Quan trọng là sự trung thực, nhưng cũng cần biết cách trình bày một cách tế nhị, tránh gây nghi ngờ hoặc hiểu lầm.

3.1 Lý do cá nhân (Sức khỏe, công việc)

Các vấn đề cá nhân là nhóm lý do thường gặp, đặc biệt khi cần nghỉ đột xuất.

3.1.1 Vấn đề Sức khỏe

Sức khỏe là lý do ưu tiên và luôn được thông cảm nếu là trường hợp cấp tính, bất ngờ:

• Trường hợp ốm đau cấp tính: Bạn có thể thông báo mình gặp các vấn đề sức khỏe đột xuất như cảm cúm nặng, sốt cao, đau dạ dày cấp tính, khiến bạn không thể đến công ty và tập trung làm việc hiệu quả.
  Ví dụ trình bày: "Em xin phép nghỉ một ngày hôm nay để đi khám và nghỉ ngơi vì em bị đau bụng đột xuất từ đêm qua."
• Trường hợp khám chuyên khoa/Thăm khám định kỳ: Lý do này thể hiện sự chủ động chăm sóc bản thân, đảm bảo sức khỏe lâu dài cho công việc. Tuy nhiên, nên báo trước nếu có thể.

3.1.2 Vấn đề công việc Cá nhân quan trọng

Các thủ tục hoặc sự kiện đòi hỏi sự có mặt trực tiếp trong giờ hành chính.

• Giải quyết thủ tục hành chính: Liên quan đến các loại giấy tờ bắt buộc như căn cước công dân, hộ chiếu, thủ tục ngân hàng, hoặc các vấn đề pháp lý không thể giải quyết ngoài giờ làm việc.
• Tham gia sự kiện phát triển chuyên môn: Nếu bạn xin nghỉ để dự thi lấy chứng chỉ quan trọng, tham gia khóa đào tạo ngắn hạn phục vụ trực tiếp cho kỹ năng làm việc hiện tại, đây là một lý do chính đáng và được đánh giá cao.

Nếu thường xuyên phải xin nghỉ đột xuất do kiệt sức hoặc áp lực kéo dài, bạn nên xem xét lại lịch làm việc, mức độ ưu tiên và thời gian phục hồi. Việc chủ động cân bằng cuộc sống và công việc sẽ giúp hạn chế tình trạng quá tải và duy trì hiệu suất bền vững hơn.

3.2 Lý do gia đình (Việc đột xuất, sự kiện quan trọng)

Các vấn đề gia đình thường mang tính cấp bách, không thể trì hoãn và là lý do thuyết phục trong môi trường làm việc.

3.2.1 Sự kiện Đột xuất, Khẩn cấp

• Người thân Ốm đau/Sự cố: Ví dụ như con cái hoặc người thân trực hệ bị bệnh đột xuất, tai nạn nhẹ, cần bạn đưa đi khám ngay lập tức hoặc chăm sóc trong ngày.
  Ví dụ trình bày: "Con em bị sốt cao đột xuất, em xin phép nghỉ một ngày để đưa cháu đi khám và chăm sóc."
• Sự cố Nhà cửa/Tài sản: Ví dụ như nhà bị hỏng đường ống nước, sự cố điện cần thợ đến xử lý khẩn cấp trong giờ hành chính.

3.2.2 Sự kiện quan trọng có kế hoạch

• Hiếu Hỉ và Nghi lễ gia đình: Các sự kiện như cưới hỏi, tang lễ của người thân (đặc biệt là người thân trực hệ) là lý do được quy định rõ trong luật và là lý do chính đáng nhất.
• Tiếp đón/Tiễn người thân: Ví dụ như đón người thân từ nước ngoài hoặc tỉnh xa về thăm, cần bạn sắp xếp thời gian để chu toàn việc gia đình.

>>> XEM THÊM: LUẬT BẢO HIỂM XÃ HỘI RÚT 1 LẦN VÀ NHỮNG ĐIỀU KHÔNG NÊN BỎ QUA

4. Mẫu đơn mẫu đơn xin nghỉ việc trước 45 ngày chuẩn công sở

Dù xin nghỉ đột xuất hay có kế hoạch, việc sử dụng mẫu thông báo chuẩn mực và tuân thủ thủ tục sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của bạn.

4.1 Mẫu tin nhắn/email xin nghỉ việc 1 ngày ngắn gọn

Tùy vào mức độ khẩn cấp và văn hóa công ty, bạn có thể chọn gửi tin nhắn (Zalo, SMS, Slack,...) hoặc Email.

Mẫu tin nhắn xin nghỉ đột xuất (Cần báo ngay)

Tin nhắn cần tập trung vào sự cần thiết, thời gian nghỉ và phương án thay thế. Nếu bạn nghỉ vì lý do sức khỏe, hãy thông báo ngắn gọn: 

“Em chào [Tên Sếp], em xin phép nghỉ làm hôm nay (ngày [Ngày]) vì sức khỏe không tốt, cần thời gian nghỉ ngơi/đi khám. Em đã nhờ [Tên đồng nghiệp] hỗ trợ giải quyết công việc khẩn cấp. Rất mong Anh/Chị thông cảm và duyệt phép giúp em ạ.”

Đối với lý do gia đình, bạn có thể trình bày: 

“Em chào [Tên Sếp], sáng nay gia đình em có việc đột xuất cần giải quyết gấp, nên em xin phép nghỉ một ngày (ngày [Ngày]). Em đã hoàn tất bàn giao các đầu việc quan trọng cho [Tên đồng nghiệp] trước khi nghỉ. Em cảm ơn Anh/Chị.”

Mẫu Email xin nghỉ phép có kế hoạch (Nên báo trước)

Email thể hiện tính trang trọng và cần chi tiết hơn về thời gian, lý do, và đặc biệt là kế hoạch bàn giao công việc. Tiêu đề email nên rõ ràng, ví dụ: XIN NGHỈ PHÉP NGÀY [NGÀY] - [HỌ TÊN] - [BỘ PHẬN].

Nội dung Email:

Kính gửi Anh/Chị [Tên Sếp],

Em viết email này để xin phép Anh/Chị cho em được nghỉ làm 1 ngày vào Thứ [Ngày], ngày [Ngày/Tháng/Năm].

Lý do nghỉ phép của em là [Nêu lý do ngắn gọn, chuyên nghiệp, ví dụ: Giải quyết thủ tục hành chính cá nhân không thể thực hiện ngoài giờ hành chính/Tham dự lễ tốt nghiệp của người thân/Đi khám chuyên khoa].

Để đảm bảo công việc không bị ảnh hưởng trong thời gian em vắng mặt, em đã hoàn thành hoặc bàn giao các công việc quan trọng. Cụ thể:

• [Tên công việc 1, ví dụ: Báo cáo tuần] đã được hoàn thành.
• [Tên công việc 2, ví dụ: Phản hồi Email khách hàng] sẽ do bạn [Tên đồng nghiệp] hỗ trợ giải quyết.
• Mọi vấn đề phát sinh khẩn cấp, Anh/Chị có thể liên hệ trực tiếp với em qua số điện thoại: [Số điện thoại].

Kính mong Anh/Chị xem xét và duyệt phép giúp em.

Em xin chân thành cảm ơn.

Trân trọng, 

[Họ và tên]

Lưu ý khi gửi email xin nghỉ phép:

• Tiêu đề cần ghi rõ họ tên và ngày xin nghỉ.

• Nêu lý do ngắn gọn, không kể quá nhiều thông tin riêng tư.

• Ghi rõ những công việc đã hoàn thành hoặc bàn giao.

• Chỉ cam kết hỗ trợ từ xa khi bạn thực sự có thể phản hồi.

• Gửi email đúng người phê duyệt và CC bộ phận Nhân sự nếu quy trình công ty yêu cầu.

4.2 Hướng dẫn hoàn thiện thủ tục đơn xin nghỉ phép

Tuy Bộ luật Lao động 2019 không bắt buộc phải có đơn giấy đối với việc nghỉ 1 ngày, việc tuân thủ quy trình nội bộ của công ty vẫn là điều cần thiết để đảm bảo quyền lợi và tính hợp lệ.

Để hoàn thiện thủ tục xin nghỉ phép một cách chuẩn chỉnh, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

• Xác định mẫu đơn: Ưu tiên sử dụng biểu mẫu do doanh nghiệp cung cấp. Nếu công ty chưa có mẫu cố định, bạn có thể tham khảo mẫu đơn xin nghỉ phép dành cho nhân viên văn phòng, sau đó bổ sung thông tin theo quy trình nội bộ. 

• Điền đầy đủ thông tin: Đảm bảo ghi rõ họ tên, bộ phận, ngày xin nghỉ, số ngày nghỉ phép còn lại (nếu có) và lý do nghỉ.
• Trình ký: Nộp đơn cho quản lý trực tiếp và các bộ phận liên quan (như Trưởng phòng, Ban Giám đốc, hoặc HR) để xin chữ ký phê duyệt theo đúng quy trình phân quyền của doanh nghiệp.
• Lưu trữ: Sau khi đơn được duyệt, bạn nên giữ một bản sao hoặc xác nhận email chấp thuận từ HR để làm bằng chứng về việc nghỉ phép hợp lệ.

Việc xin nghỉ phép 1 ngày không còn là vấn đề nan giải nếu bạn trang bị đầy đủ kiến thức về luật lao động và áp dụng các bí quyết giao tiếp chuyên nghiệp. 

Xin nghỉ phép 1 ngày là nhu cầu bình thường của người lao động. Để yêu cầu được xử lý thuận lợi, bạn nên thông báo sớm nhất có thể, trình bày lý do vừa đủ, tuân thủ quy trình nội bộ và chủ động sắp xếp những công việc quan trọng trong thời gian vắng mặt. Sự rõ ràng và trách nhiệm sẽ giúp bạn bảo đảm quyền lợi cá nhân mà vẫn duy trì được sự tin tưởng trong công việc.

Khám phá cơ hội nghề nghiệp tại Langmaster

Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường mới để phát triển năng lực và xây dựng lộ trình nghề nghiệp lâu dài, có thể tham khảo một số vị trí Langmaster đang tuyển dụng:

Tại Langmaster, nhân sự có cơ hội học hỏi, phát triển chuyên môn và làm việc trong môi trường đề cao tinh thần chủ động. Trước khi ứng tuyển, bạn nên đọc kỹ yêu cầu của từng vị trí và lựa chọn công việc phù hợp với kinh nghiệm, năng lực cũng như định hướng cá nhân.

Nếu chưa tìm thấy công việc phù hợp trong danh sách trên, bạn có thể xem tất cả vị trí Langmaster đang tuyển dụng.