CÁCH XIN NGHỈ VIỆC 1 NGÀY: BÍ KÍP CHUYÊN NGHIỆP DÀNH CHO DÂN CÔNG SỞ

Bạn đang cần nghỉ ngơi 1 ngày nhưng lại lúng túng không biết nên xin phép Sếp như thế nào cho khéo léo và chuyên nghiệp? Việc nắm vững nguyên tắc và chuẩn bị lý do thuyết phục là chìa khóa để mọi thủ tục diễn ra suôn sẻ.

Cùng Langmaster Careers khám phá toàn bộ cách xin nghỉ việc 1 ngày thành công, từ quy định pháp luật đến những mẫu câu giao tiếp tinh tế nhất ngay hôm nay!

1. Tìm hiểu quy định nghỉ phép 1 ngày theo luật lao động 

Dù là nghỉ phép hằng năm hay xin nghỉ đột xuất, việc nắm rõ quy định pháp luật sẽ giúp bạn tự tin và đảm bảo quyền lợi của mình khi trao đổi với cấp trên. Hãy cùng tìm hiểu những điểm cốt lõi trong Bộ luật Lao động về chế độ nghỉ phép.

1.1 Quyền lợi và điều kiện nghỉ phép hằng năm

Theo điều 113 từ Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng trở lên cho cùng một người sử dụng lao động sẽ được hưởng chế độ nghỉ hằng năm có hưởng nguyên lương. Số ngày nghỉ được quy định cụ thể như sau:

• 12 ngày làm việc: Đối với người lao động phổ thông làm việc trong điều kiện bình thường.
• 14 ngày làm việc: Dành cho người lao động chưa thành niên, người khuyết tật, hoặc làm các công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
• 16 ngày làm việc: Áp dụng cho người làm các công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Số ngày nghỉ hằng năm còn được cộng thêm 1 ngày cứ đủ 5 năm thâm niên làm việc cho cùng một người sử dụng lao động.

1.2 Nghỉ việc đột xuất 1 ngày có bị trừ lương hay kỷ luật?

x

Trường hợp bạn cần nghỉ đột xuất 1 ngày và không muốn sử dụng ngày nghỉ phép hằng năm, cần phân biệt rõ chế độ nghỉ có lương và nghỉ không lương theo Điều 115 Bộ luật Lao động 2019:

Nghỉ việc riêng có hưởng nguyên lương:

Người lao động được nghỉ có hưởng lương (tối đa 3 ngày/lần hoặc 1 ngày/lần) khi có các sự kiện cá nhân sau, nhưng cần thông báo với người sử dụng lao động:

• Kết hôn (03 ngày).
• Con kết hôn (01 ngày).
• Các trường hợp tang lễ (Bố đẻ/mẹ đẻ, bố nuôi/mẹ nuôi; bố vợ/mẹ vợ hoặc bố chồng/mẹ chồng; vợ hoặc chồng; con đẻ/con nuôi chết) (03 ngày).

Nghỉ việc riêng không hưởng lương:

Người lao động được nghỉ không hưởng lương 01 ngày và phải thông báo với người sử dụng lao động khi:

• Ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh, chị, em ruột chết.
• Cha hoặc mẹ kết hôn.
• Anh, chị, em ruột kết hôn.

Lưu ý: Ngoài các trường hợp trên, người lao động hoàn toàn có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để xin nghỉ không hưởng lương nếu có lý do chính đáng.

Việc tự ý nghỉ việc mà không thông báo hoặc không được chấp thuận có thể bị coi là vi phạm kỷ luật lao động và dẫn đến các hình thức xử lý theo quy chế công ty.

>>> XEM THÊM: ĐÓNG BẢO HIỂM FULL LƯƠNG: QUYỀN LỢI, QUY ĐỊNH VÀ ĐIỀU CẦN BIẾT

2. Cách xin nghỉ việc đột xuất 1 ngày khéo léo và hiệu quả

Việc xin nghỉ phép, đặc biệt là nghỉ đột xuất, đòi hỏi sự tinh tế và chuyên nghiệp. Một thông báo đúng lúc, đúng cách không chỉ giúp bạn đạt được mục đích mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm, giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với cấp trên và đồng nghiệp.

2.1 Những nguyên tắc vàng khi xin nghỉ phép đột xuất

Để đảm bảo yêu cầu nghỉ phép của bạn được cấp trên chấp thuận nhanh chóng và không gây xáo trộn công việc, bạn cần tuân thủ những nguyên tắc quan trọng sau:

2.1.1 Nguyên tắc về thời điểm và đối tượng thông báo

• Báo cáo càng sớm càng tốt: Dù là nghỉ đột xuất, hãy thông báo ngay khi bạn nhận thấy mình không thể đi làm. Đối với nghỉ có kế hoạch, lý tưởng nhất là báo trước vài ngày đến một tuần.
• Ưu tiên quản lý trực tiếp: Người đầu tiên nhận được thông báo phải là quản lý trực tiếp của bạn. Việc này giúp họ nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định nhanh nhất. Sau đó, bạn mới nên gửi xác nhận chính thức qua email hoặc HR (nếu quy định công ty yêu cầu).
• Tránh giờ nghỉ ngơi: Trừ trường hợp quá khẩn cấp, hãy cố gắng gửi thông báo trong giờ hành chính để tôn trọng thời gian riêng tư của sếp và đồng nghiệp.

2.1.2 Nguyên tắc về sự chuẩn bị công việc

Tinh thần trách nhiệm là yếu tố then chốt giúp bạn ghi điểm khi xin nghỉ. Bạn cần đảm bảo công việc không bị đình trệ trong thời gian vắng mặt:

• Bàn giao rõ ràng: Chỉ rõ những công việc đang dở dang, mức độ ưu tiên và người sẽ phụ trách thay thế bạn (nếu có).
• Sẵn sàng hỗ trợ từ xa: Nếu điều kiện sức khỏe cho phép, hãy ngỏ ý sẵn sàng kết nối qua điện thoại hoặc email để giải quyết các vấn đề khẩn cấp phát sinh.

>>> XEM THÊM: LƯƠNG THỎA THUẬN LÀ GÌ? BÍ KÍP DEAL LƯƠNG THÀNH CÔNG

2.2 Cách thức thông báo xin nghỉ phép chuyên nghiệp

Khi xin nghỉ 1 ngày, việc lựa chọn kênh giao tiếp và cách trình bày thông báo là yếu tố quyết định sự chuyên nghiệp của bạn. Hình thức thông báo cần được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên tính cấp bách của tình huống:

2.2.1 Chọn hình thức thông báo phù hợp

Có hai kênh giao tiếp phổ biến mà dân công sở thường sử dụng để xin nghỉ phép:

• Gọi điện/Nhắn tin (Đối với trường hợp đột xuất): Đây là phương án nhanh chóng và kịp thời nhất để quản lý nắm được tình hình ngay lập tức. Nội dung cần ngắn gọn, lịch sự và đủ thông tin.
• Email (Đối với trường hợp có kế hoạch hoặc xác nhận chính thức): Email thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp lưu lại bằng chứng xin phép, đồng thời thuận tiện cho việc gửi thông báo đến phòng Nhân sự (HR) để hoàn tất thủ tục.

2.2.2 Bí quyết trình bày thông báo khéo léo

Khi trình bày yêu cầu nghỉ phép, hãy áp dụng những bí quyết sau để tăng tỷ lệ được chấp thuận:

• Nội dung ngắn gọn, súc tích: Đừng lan man giải thích quá chi tiết. Chỉ tập trung vào ngày nghỉ, lý do chính và phương án bàn giao công việc.
• Sử dụng ngôn từ tự tin: Thay vì rụt rè "xin phép nghỉ", hãy sử dụng từ ngữ thể hiện sự chủ động và trách nhiệm như: "Em xin phép nghỉ ngày [Ngày] vì [Lý do]. Em đã bàn giao công việc cho [Người phụ trách]".
• Ngỏ ý bù đắp: Tùy thuộc vào văn hóa công ty, bạn có thể thể hiện thiện chí làm bù giờ hoặc chủ động nhận việc làm tại nhà (nếu có thể) để bù đắp cho ngày vắng mặt.

3. Gợi ý các lý do xin nghỉ việc đột xuất 1 ngày thuyết phục

Việc đưa ra một lý do chính đáng và thuyết phục là bí kíp chuyên nghiệp giúp yêu cầu nghỉ phép của bạn được chấp thuận. Quan trọng là sự trung thực, nhưng cũng cần biết cách trình bày một cách tế nhị, tránh gây nghi ngờ hoặc hiểu lầm.

3.1 Lý do cá nhân (Sức khỏe, công việc)

Các vấn đề cá nhân là nhóm lý do thường gặp, đặc biệt khi cần nghỉ đột xuất.

3.1.1 Vấn đề Sức khỏe

Sức khỏe là lý do ưu tiên và luôn được thông cảm nếu là trường hợp cấp tính, bất ngờ:

• Trường hợp ốm đau cấp tính: Bạn có thể thông báo mình gặp các vấn đề sức khỏe đột xuất như cảm cúm nặng, sốt cao, đau dạ dày cấp tính, khiến bạn không thể đến công ty và tập trung làm việc hiệu quả.
  Ví dụ trình bày: "Em xin phép nghỉ một ngày hôm nay để đi khám và nghỉ ngơi vì em bị đau bụng đột xuất từ đêm qua."
• Trường hợp khám chuyên khoa/Thăm khám định kỳ: Lý do này thể hiện sự chủ động chăm sóc bản thân, đảm bảo sức khỏe lâu dài cho công việc. Tuy nhiên, nên báo trước nếu có thể.

3.1.2 Vấn đề công việc Cá nhân quan trọng

Các thủ tục hoặc sự kiện đòi hỏi sự có mặt trực tiếp trong giờ hành chính.

• Giải quyết thủ tục hành chính: Liên quan đến các loại giấy tờ bắt buộc như căn cước công dân, hộ chiếu, thủ tục ngân hàng, hoặc các vấn đề pháp lý không thể giải quyết ngoài giờ làm việc.
• Tham gia sự kiện phát triển chuyên môn: Nếu bạn xin nghỉ để dự thi lấy chứng chỉ quan trọng, tham gia khóa đào tạo ngắn hạn phục vụ trực tiếp cho kỹ năng làm việc hiện tại, đây là một lý do chính đáng và được đánh giá cao.

>>> XEM THÊM: ĐÓNG BẢO HIỂM FULL LƯƠNG: QUYỀN LỢI, QUY ĐỊNH VÀ ĐIỀU CẦN BIẾT

3.2 Lý do gia đình (Việc đột xuất, sự kiện quan trọng)

Các vấn đề gia đình thường mang tính cấp bách, không thể trì hoãn và là lý do thuyết phục trong môi trường làm việc.

3.2.1 Sự kiện Đột xuất, Khẩn cấp

• Người thân Ốm đau/Sự cố: Ví dụ như con cái hoặc người thân trực hệ bị bệnh đột xuất, tai nạn nhẹ, cần bạn đưa đi khám ngay lập tức hoặc chăm sóc trong ngày.
  Ví dụ trình bày: "Con em bị sốt cao đột xuất, em xin phép nghỉ một ngày để đưa cháu đi khám và chăm sóc."
• Sự cố Nhà cửa/Tài sản: Ví dụ như nhà bị hỏng đường ống nước, sự cố điện cần thợ đến xử lý khẩn cấp trong giờ hành chính.

3.2.2 Sự kiện quan trọng có kế hoạch

• Hiếu Hỉ và Nghi lễ gia đình: Các sự kiện như cưới hỏi, tang lễ của người thân (đặc biệt là người thân trực hệ) là lý do được quy định rõ trong luật và là lý do chính đáng nhất.
• Tiếp đón/Tiễn người thân: Ví dụ như đón người thân từ nước ngoài hoặc tỉnh xa về thăm, cần bạn sắp xếp thời gian để chu toàn việc gia đình.

>>> XEM THÊM: LUẬT BẢO HIỂM XÃ HỘI RÚT 1 LẦN VÀ NHỮNG ĐIỀU KHÔNG NÊN BỎ QUA

VĂN HÓA HỌC TẬP TẠI LANGMASTER: NƠI NUÔI DƯỠNG SỰ PHÁT TRIỂN VÀ BỨT PHÁ SỰ NGHIỆP

Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đề cao việc học tập và phát triển bản thân, Langmaster chính là nơi dành cho bạn. Tại Langmaster, chúng tôi tin rằng đầu tư vào con người là khoản đầu tư có lãi nhất và văn hóa "Learning Culture" (Văn hóa học tập trọn đời) chính là đặc sản và yếu tố thu hút nhân tài của HBR Holdings nói chung và Học Tiếng Anh Langmaster nói riêng.

Langmaster luôn “trải thảm đỏ chào đón những nhân tài” khao khát học hỏi và bứt phá sự nghiệp. Bạn sẽ có cơ hội được tham gia các chương trình phát triển bản thân toàn diện, giúp bạn vững vàng cả về chuyên môn và tư duy.

• Đào tạo chuyên sâu và hiện đại: Nhân sự tại Langmaster được tài trợ tham gia các khóa đào tạo nội bộ, workshop về tư duy, kỹ năng, kiến thức quản trị, Sales – Marketing và nhân sự.
• Hệ sinh thái tri thức đa dạng: Bạn được hưởng giá trị từ hệ sinh thái đào tạo rộng lớn của công ty với mức tài trợ 100% cho các khóa học nội bộ.
• Thách thức và phát triển: Bạn được trải nghiệm công việc mang tính thử thách, cùng đội nhóm suy nghĩ, giải quyết vấn đề và đánh giá để hoàn thành mục tiêu, tạo cơ hội trở thành các Leader trẻ, CEO start-up tương lai.
• Môi trường tôn trọng sự cống hiến: Chính sách lương và khen thưởng tại Langmaster luôn đảm bảo sự công bằng và xứng đáng với mọi nỗ lực và đóng góp của thành viên theo tư duy Win – Win.

Môi trường chuyên nghiệp, năng động và luôn được học hỏi không ngừng tại Langmaster sẽ là lựa chọn hàng đầu để bạn nâng cao năng lực và chuyển hóa cuộc đời.

HÃY CÙNG LANGMASTER BỨT PHÁ CON ĐƯỜNG PHÁT TRIỂN SỰ NGHIỆP NGAY HÔM NAY!

4. Mẫu đơn mẫu đơn xin nghỉ việc trước 45 ngày chuẩn công sở

Dù xin nghỉ đột xuất hay có kế hoạch, việc sử dụng mẫu thông báo chuẩn mực và tuân thủ thủ tục sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của bạn.

4.1 Mẫu tin nhắn/email xin nghỉ việc 1 ngày ngắn gọn

Tùy vào mức độ khẩn cấp và văn hóa công ty, bạn có thể chọn gửi tin nhắn (Zalo, SMS, Slack,...) hoặc Email.

Mẫu tin nhắn xin nghỉ đột xuất (Cần báo ngay)

Tin nhắn cần tập trung vào sự cần thiết, thời gian nghỉ và phương án thay thế. Nếu bạn nghỉ vì lý do sức khỏe, hãy thông báo ngắn gọn: 

“Em chào [Tên Sếp], em xin phép nghỉ làm hôm nay (ngày [Ngày]) vì sức khỏe không tốt, cần thời gian nghỉ ngơi/đi khám. Em đã nhờ [Tên đồng nghiệp] hỗ trợ giải quyết công việc khẩn cấp. Rất mong Anh/Chị thông cảm và duyệt phép giúp em ạ.”

Đối với lý do gia đình, bạn có thể trình bày: 

“Em chào [Tên Sếp], sáng nay gia đình em có việc đột xuất cần giải quyết gấp, nên em xin phép nghỉ một ngày (ngày [Ngày]). Em đã hoàn tất bàn giao các đầu việc quan trọng cho [Tên đồng nghiệp] trước khi nghỉ. Em cảm ơn Anh/Chị.”

Mẫu Email xin nghỉ phép có kế hoạch (Nên báo trước)

Email thể hiện tính trang trọng và cần chi tiết hơn về thời gian, lý do, và đặc biệt là kế hoạch bàn giao công việc. Tiêu đề email nên rõ ràng, ví dụ: XIN NGHỈ PHÉP NGÀY [NGÀY] - [HỌ TÊN] - [BỘ PHẬN].

Nội dung Email:

Kính gửi Anh/Chị [Tên Sếp],

Em viết email này để xin phép Anh/Chị cho em được nghỉ làm 1 ngày vào Thứ [Ngày], ngày [Ngày/Tháng/Năm].

Lý do nghỉ phép của em là [Nêu lý do ngắn gọn, chuyên nghiệp, ví dụ: Giải quyết thủ tục hành chính cá nhân không thể thực hiện ngoài giờ hành chính/Tham dự lễ tốt nghiệp của người thân/Đi khám chuyên khoa].

Để đảm bảo công việc không bị ảnh hưởng trong thời gian em vắng mặt, em đã hoàn thành hoặc bàn giao các công việc quan trọng. Cụ thể:

• [Tên công việc 1, ví dụ: Báo cáo tuần] đã được hoàn thành.
• [Tên công việc 2, ví dụ: Phản hồi Email khách hàng] sẽ do bạn [Tên đồng nghiệp] hỗ trợ giải quyết.
• Mọi vấn đề phát sinh khẩn cấp, Anh/Chị có thể liên hệ trực tiếp với em qua số điện thoại: [Số điện thoại].

Kính mong Anh/Chị xem xét và duyệt phép giúp em.

Em xin chân thành cảm ơn.

Trân trọng, 

[Họ và tên]

>>> XEM THÊM: TUYỆT CHIÊU VIẾT MẪU EMAIL XIN VIỆC CHUẨN VÀ ẤN TƯỢNG NHẤT

4.2 Hướng dẫn hoàn thiện thủ tục đơn xin nghỉ phép

Tuy Bộ luật Lao động 2019 không bắt buộc phải có đơn giấy đối với việc nghỉ 1 ngày, việc tuân thủ quy trình nội bộ của công ty vẫn là điều cần thiết để đảm bảo quyền lợi và tính hợp lệ.

Để hoàn thiện thủ tục xin nghỉ phép một cách chuẩn chỉnh, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

• Xác định mẫu đơn: Sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn của công ty, thường được cung cấp bởi phòng Nhân sự hoặc có sẵn trên hệ thống quản lý nội bộ.
• Điền đầy đủ thông tin: Đảm bảo ghi rõ họ tên, bộ phận, ngày xin nghỉ, số ngày nghỉ phép còn lại (nếu có) và lý do nghỉ.
• Trình ký: Nộp đơn cho quản lý trực tiếp và các bộ phận liên quan (như Trưởng phòng, Ban Giám đốc, hoặc HR) để xin chữ ký phê duyệt theo đúng quy trình phân quyền của doanh nghiệp.
• Lưu trữ: Sau khi đơn được duyệt, bạn nên giữ một bản sao hoặc xác nhận email chấp thuận từ HR để làm bằng chứng về việc nghỉ phép hợp lệ.

Việc xin nghỉ phép 1 ngày không còn là vấn đề nan giải nếu bạn trang bị đầy đủ kiến thức về luật lao động và áp dụng các bí quyết giao tiếp chuyên nghiệp. 

Hy vọng với những chia sẻ từ Langmaster Careers về cách xin nghỉ việc 1 ngày khéo léo cùng các mẫu đơn, mẫu tin nhắn chuẩn công sở, bạn đã có thêm kiến thức hữu ích để giải quyết mọi tình huống đột xuất một cách suôn sẻ nhất. Chúc bạn luôn cân bằng được công việc và cuộc sống cá nhân để đạt được thành công trong sự nghiệp.