Bạn sắp xin nghỉ phép nhưng chưa biết viết đơn thế nào để vừa đúng quy định, vừa dễ được sếp duyệt? Bài viết này Langmaster Careers sẽ chia sẻ cho bạn 5 mẫu đơn xin nghỉ phép công ty thông dụng nhất dành cho dân văn phòng, kèm hướng dẫn cách viết, các quy định nghỉ phép theo luật và bí kíp giúp đơn của bạn luôn chuẩn, chuyên nghiệp và nhanh được phê duyệt.
1. 5 Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty chuẩn nhất
Nghỉ phép là quyền lợi chính đáng của người lao động, nhưng để được duyệt nhanh và thể hiện sự chuyên nghiệp, việc soạn đúng mẫu đơn xin nghỉ phép là điều rất quan trọng. Dưới đây là 5 mẫu phổ biến nhất, phù hợp với nhiều trường hợp khác nhau trong môi trường công sở:
1.1 Mẫu đơn xin nghỉ sử dụng phép năm
Trong các công ty, doanh nghiệp, người lao động thường được nghỉ 12 ngày phép/năm, tương đương mỗi tháng 1 ngày nghỉ có hưởng lương theo quy định của Bộ luật Lao động.
Khi muốn sử dụng ngày phép năm để nghỉ ngơi, du lịch hoặc giải quyết việc riêng, bạn cần dùng mẫu đơn xin nghỉ phép năm để được cấp quản lý xem xét và phê duyệt.
Mẫu tham khảo:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------------
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP NĂM
Kính gửi: Ban Giám đốc công ty ........................................
Phòng/Bộ phận: ............................................................
Tôi tên là: .........................................................
Chức vụ: .............................................................
Nay tôi xin nghỉ phép năm từ ngày ...... đến hết ngày ...... (..... ngày làm việc).
Lý do: ..........................................................................
Tôi đã bàn giao công việc cho: ............................................
Chức vụ: .............................................................
Kính mong Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.
Xin chân thành cảm ơn!
Ngày ...... tháng ...... năm ......
Người làm đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)
Lưu ý khi trình bày mẫu đơn xin nghỉ phép năm
- Ghi rõ người nhận đơn, ví dụ: Ban Giám đốc Công ty XYZ, Phòng Hành chính – Nhân sự.
- Nêu lý do nghỉ phép ngắn gọn, cụ thể, thể hiện tính thuyết phục.
Ví dụ: Tôi xin nghỉ 04 ngày phép để đi tuần trăng mật cùng chồng mới cưới. - Điền đầy đủ thông tin cá nhân và thời gian nghỉ, kèm người nhận bàn giao công việc để đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
XEM THÊM:
>>> TUYỂN TẬP NHỮNG CÂU NÓI HAY VỀ KỸ NĂNG SỐNG - PHÁT TRIỂN BẢN THÂN
>>> KỸ NĂNG TỪ CHỐI LÀ GÌ? NGHỆ THUẬT NÓI “KHÔNG” LỊCH SỰ & HIỆU QUẢ
>>> THỰC TẬP SINH NHÂN SỰ LÀ GÌ? MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ CƠ HỘI TƯƠNG LAI
1.2 Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty
Đây là mẫu đơn thông dụng nhất, thường được sử dụng khi người lao động cần nghỉ trong thời gian ngắn, như nghỉ 1–2 ngày để giải quyết việc riêng, khám bệnh, hoặc nghỉ đột xuất. Mẫu này có thể áp dụng cho hầu hết các loại hình công ty, tổ chức và được dùng phổ biến trong nội bộ doanh nghiệp.
Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty chuẩn
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------------
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty ........................................
Phòng/Bộ phận: ............................................................
Tôi tên là: ............................................................
Chức vụ: .............................................................
Số điện thoại liên hệ: ..............................................
Nay tôi xin phép nghỉ làm từ ngày ...... đến ngày ......
Lý do: ..........................................................................
Trong thời gian nghỉ, tôi đã bàn giao công việc cho: .........................
Bộ phận: .............................................................
Kính mong Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận.
Trân trọng cảm ơn!
Ngày ...... tháng ...... năm ......
Người làm đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)
Lưu ý khi sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép công ty
- Trình bày ngắn gọn, đúng định dạng hành chính, tránh thêm các chi tiết không cần thiết.
- Ghi rõ thời gian nghỉ, lý do, và người nhận bàn giao công việc để đảm bảo quy trình xét duyệt nhanh chóng.
- Nếu nghỉ đột xuất, nên thông báo sớm nhất có thể qua email hoặc điện thoại cho quản lý trực tiếp trước khi nộp đơn chính thức.
1.3 Mẫu đơn xin nghỉ phép của cán bộ, công chức
Đối với cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại các cơ quan nhà nước hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp, việc nghỉ phép phải thực hiện đúng quy định của Luật Cán bộ, công chức và nội quy của cơ quan.
Mẫu đơn trong trường hợp này thường yêu cầu rõ ràng hơn về thông tin cá nhân, thời gian nghỉ và phần xác nhận của thủ trưởng đơn vị.
Mẫu đơn xin nghỉ phép của cán bộ, công chức
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------------
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
Kính gửi: ......................................................... (Tên cơ quan/đơn vị)
Tôi tên là: ............................................................
Chức vụ: .............................................................
Đơn vị công tác: ......................................................
Nay tôi xin nghỉ phép từ ngày ...... đến hết ngày ......
Lý do: ..........................................................................
Trong thời gian nghỉ, tôi xin bàn giao công việc cho: .......................
Chức vụ: .............................................................
Kính mong Thủ trưởng đơn vị xem xét, phê duyệt.
Xin chân thành cảm ơn!
Ngày ...... tháng ...... năm ......
Người làm đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)
Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO TRỰC TIẾP:
............................................................................
XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký tên, đóng dấu)
Lưu ý khi sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép của cán bộ, công chức
- Trình bày đúng mẫu hành chính, có đầy đủ phần xác nhận của lãnh đạo trực tiếp và thủ trưởng đơn vị.
- Ghi lý do nghỉ rõ ràng, nêu chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc.
- Bàn giao công việc cụ thể để tránh ảnh hưởng đến tiến độ chung của cơ quan.
CƠ HỘI PHÁT TRIỂN SỰ NGHIỆP CÙNG LANGMASTER
Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp và có nhiều cơ hội phát triển bản thân, Tiếng Anh giao tiếp Langmaster chính là nơi lý tưởng để bạn bắt đầu hành trình sự nghiệp.
Tại sao nên chọn Langmaster?
- Môi trường làm việc nhiệt huyết, cởi mở, khuyến khích sáng tạo và học hỏi không ngừng.
- Cơ hội thăng tiến rõ ràng: 21 tuổi có thể trở thành Trưởng phòng, 23 tuổi đã là Giám đốc cơ sở.
- Được đào tạo bài bản theo chương trình từ Harvard, Stanford, Wharton, cùng nhiều chuyên gia trong và ngoài nước.
- Chính sách lương thưởng hấp dẫn, thu nhập xứng đáng với năng lực, không giới hạn.
- Cơ hội việc làm đa dạng: Marketing, Giáo viên tiếng Anh, Kinh doanh, Truyền thông, Nhân sự...
KHÁM PHÁ NGAY CƠ HỘI VIỆC LÀM TẠI LANGMASTER – TRẢI THẢM ĐỎ, ĐÓN NHÂN TÀI!
1.4 Mẫu đơn xin nghỉ phép không lương
Đơn xin nghỉ phép không lương được dùng khi người lao động cần nghỉ dài ngày vì lý do cá nhân như việc gia đình, điều trị sức khỏe, du học hoặc lý do đặc biệt khác vượt quá số ngày phép năm.
Việc nghỉ không lương cần được thỏa thuận và được sự đồng ý của người sử dụng lao động, nhằm đảm bảo quyền lợi và tính hợp pháp.
Mẫu đơn xin nghỉ phép không lương chuẩn
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------------
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP KHÔNG LƯƠNG
Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty ........................................
Phòng/Bộ phận: ............................................................
Tôi tên là: ............................................................
Chức vụ: .............................................................
Số điện thoại liên hệ: ..............................................
Nay tôi xin phép nghỉ không hưởng lương từ ngày ...... đến hết ngày ......
Lý do: ..........................................................................
Tôi đã bàn giao công việc cho: ............................................
Bộ phận: .............................................................
Tôi cam kết trở lại làm việc đúng thời hạn và hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Kính mong Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.
Ngày ...... tháng ...... năm ......
Người làm đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)
Lưu ý khi trình bày mẫu đơn xin nghỉ phép không lương
- Nêu rõ thời gian và lý do nghỉ để người quản lý dễ xem xét, phê duyệt.
- Ghi cam kết trở lại làm việc đúng hạn, thể hiện tinh thần trách nhiệm.
- Chuẩn bị bàn giao công việc đầy đủ cho đồng nghiệp phụ trách trong thời gian nghỉ.
XEM THÊM:
>>> NHU CẦU TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC NGÀNH LUẬT CẬP NHẬP 2025 TẠI VIỆT NAM
>>> CÁC MỨC ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI VÀ QUYỀN LỢI ĐƯỢC NHẬN
>>> CÁCH DEAL LƯƠNG KHI PHỎNG VẤN KHÉO LÉO, HIỆU QUẢ
1.5 Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
Đối với nhân viên làm việc trong doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hoặc cần gửi đơn nghỉ phép cho quản lý là người nước ngoài, việc sử dụng đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh là cần thiết. Mẫu này giúp thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng quy trình nội bộ và giao tiếp đúng chuẩn quốc tế.
Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuẩn
LEAVE APPLICATION FORM
To: Human Resources Department
Company: .....................................................
Dear Sir/Madam,
I would like to request a leave of absence from (start date) to (end date) due to (reason).
During my absence, I have arranged for (colleague’s name) to handle my responsibilities.
Please approve my request.
Thank you for your understanding and support.
Sincerely,
(Signature)
Full name: .............................................
Position: ................................................
Hướng dẫn sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
- Tiêu đề “Leave Application Form” có thể thay bằng “Leave Request Letter” tùy theo quy định của công ty.
- Cách viết lý do: nên dùng ngắn gọn, ví dụ:
due to personal reasons / family matters / health reasons / annual leave. - Giữ giọng văn lịch sự và trung lập, tránh viết dài dòng hoặc sử dụng từ ngữ quá thân mật.
- Người lao động nên gửi kèm email để quản lý dễ dàng phản hồi và lưu trữ hồ sơ nghỉ phép.
2. Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép
2.1 Phần mở đầu
Phần mở đầu là phần không thể thiếu trong bất kỳ đơn xin nghỉ phép nào, vì đây là nơi xác định tính pháp lý, tính trang trọng và đối tượng tiếp nhận đơn. Một phần mở đầu được trình bày đúng quy cách sẽ giúp hồ sơ của bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, nghiêm túc và được xét duyệt nhanh hơn.
Cấu trúc phần mở đầu thường gồm các nội dung sau:
1. Quốc hiệu và tiêu ngữ
Đây là phần mở đầu bắt buộc của mọi văn bản hành chính. Quốc hiệu và tiêu ngữ cần được trình bày chính xác, đầy đủ như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------------
Hai dòng này phải viết in hoa, căn giữa trang. Dưới tiêu ngữ có thể thêm một đường gạch ngang ngắn để tạo bố cục gọn gàng và thể hiện tính nghiêm túc của văn bản.
2. Tiêu đề đơn
Tiêu đề giúp người tiếp nhận nhận biết ngay mục đích của văn bản. Tiêu đề cần được viết in hoa, bôi đậm, căn giữa trang. Nếu đơn thuộc trường hợp cụ thể hơn, bạn có thể ghi rõ:
Ví dụ:
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP hoặc ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP KHÔNG LƯƠNG
Việc ghi tiêu đề cụ thể giúp bộ phận Hành chính – Nhân sự dễ phân loại và lưu trữ hồ sơ.
3. Ngày, tháng, năm
Thời điểm làm đơn là yếu tố quan trọng để xác định tính hợp lệ của yêu cầu nghỉ phép. Bạn nên ghi rõ ngày, tháng, năm ở góc phải của trang hoặc ngay dưới tiêu đề, miễn sao thể hiện rõ ràng và thống nhất.
Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 10 năm 2025
Nếu đơn được soạn trên máy tính, nên căn phải dòng này để văn bản cân đối, đúng quy cách hành chính.
4. Phần “Kính gửi”
Phần “Kính gửi” thể hiện đối tượng nhận đơn là cấp quản lý, ban lãnh đạo hoặc phòng ban có thẩm quyền phê duyệt.
Bạn cần ghi rõ tên tổ chức hoặc cá nhân được gửi đến để đảm bảo đơn đi đúng nơi, đúng người. Nếu làm việc trong doanh nghiệp lớn hoặc cơ quan nhà nước, bạn có thể gửi đồng thời nhiều cấp.
Cấu trúc phổ biến:
Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty TNHH ABC / Phòng Hành chính – Nhân sự
5. Thông tin cá nhân người làm đơn
Sau phần “Kính gửi”, người lao động cần ghi rõ thông tin cá nhân cơ bản, bao gồm:
- Họ và tên
- Chức vụ, vị trí công tác
- Bộ phận / phòng ban làm việc
- Mã số nhân viên (nếu công ty có áp dụng)
- Số điện thoại hoặc email liên hệ trong thời gian nghỉ
Ví dụ trình bày:
Tôi tên là: Nguyễn Thị Lan
Chức vụ: Nhân viên Kinh doanh – Phòng Sales
Mã nhân viên: NV023
Số điện thoại liên hệ: 0909 888 123
Thông tin này giúp bộ phận nhân sự dễ dàng xác minh danh tính, vị trí làm việc và liên hệ khi cần thiết.
2.2 Phần nội dung
Phần nội dung là trọng tâm của đơn xin nghỉ phép, thể hiện rõ mục đích, thời gian, lý do nghỉ và trách nhiệm của người lao động.
Đây cũng là căn cứ chính để người quản lý xem xét việc phê duyệt đơn. Vì vậy, bạn cần trình bày phần này rõ ràng, ngắn gọn và đúng quy định.
Một phần nội dung chuẩn thường bao gồm các mục sau:
1. Mở đầu phần nội dung
Phần mở đầu nên thể hiện rõ mục đích viết đơn, bạn đang làm đơn để xin phép nghỉ theo quy định của công ty. Cách viết phổ biến:
Tôi làm đơn này kính đề nghị Ban Giám đốc Công ty xem xét và chấp thuận cho tôi được nghỉ phép theo quy định của công ty.
Câu mở đầu giúp xác định rõ ràng lý do gửi đơn và thể hiện thái độ nghiêm túc, lịch sự.
2. Lý do xin nghỉ phép
Đây là thông tin bắt buộc, giúp người quản lý hiểu nguyên nhân của việc nghỉ phép để cân nhắc phê duyệt.
Bạn nên trình bày ngắn gọn, trung thực, rõ ràng và phù hợp với quy định nội bộ.
Một số cách ghi lý do phổ biến:
- Tôi xin nghỉ phép năm theo chế độ của công ty.
- Tôi xin nghỉ 03 ngày để giải quyết việc gia đình.
- Tôi xin nghỉ 01 ngày để khám sức khỏe định kỳ.
Lưu ý:
- Không nên viết lý do quá chung chung như “nghỉ việc riêng” nếu thời gian nghỉ dài hoặc trùng với thời điểm quan trọng của công ty.
- Cũng không nên trình bày quá chi tiết hoặc mang tính cá nhân. Hãy giữ văn phong trung lập, ngắn gọn.
3. Thời gian nghỉ phép
Sau khi nêu lý do, bạn cần ghi rõ thời gian nghỉ và tổng số ngày để bộ phận nhân sự dễ theo dõi và quản lý phép năm.
Cách trình bày: Thời gian nghỉ: từ ngày ... đến hết ngày ... (tổng cộng ... ngày làm việc).
Ví dụ: Thời gian nghỉ: từ ngày 05/11/2025 đến hết ngày 07/11/2025 (03 ngày làm việc).
Thời gian nghỉ cần trùng khớp với phần bàn giao công việc và thống nhất với lịch công tác của bộ phận để tránh chồng chéo.
4. Kế hoạch bàn giao công việc
Đây là phần thể hiện tinh thần trách nhiệm của người lao động. Khi nghỉ phép, bạn cần bảo đảm công việc không bị gián đoạn, do đó phải ghi rõ người tiếp nhận công việc thay trong thời gian nghỉ.
Cách trình bày phổ biến:
Trong thời gian nghỉ, tôi đã bàn giao toàn bộ công việc đang phụ trách cho anh/chị .................................. – bộ phận .................................. để đảm bảo tiến độ công việc.
Nếu không có người nhận bàn giao cụ thể, nên ghi rõ: “Tôi đã hoàn thành toàn bộ công việc được giao trước khi nghỉ.”
5. Thông tin liên hệ trong thời gian nghỉ
Để đảm bảo công việc không bị gián đoạn, bạn nên để lại số điện thoại hoặc email cá nhân mà công ty có thể liên hệ trong trường hợp khẩn cấp.
Ví dụ:
Trong thời gian nghỉ, nếu có công việc phát sinh, công ty có thể liên hệ với tôi qua số điện thoại 0909 888 123 hoặc email: lan.nguyen@abc.com.
Việc này thể hiện thái độ hợp tác, trách nhiệm và tinh thần cầu thị của người lao động.
6. Cam kết của người làm đơn
Đây là phần kết thúc của nội dung chính, thể hiện cam kết thực hiện đúng quy định nghỉ phép và trở lại làm việc đúng thời hạn.
Cách viết phổ biến:
Tôi cam kết hoàn thành công việc trước khi nghỉ và sẽ trở lại làm việc đúng thời gian đã đăng ký. Kính mong Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt.
Không nên dùng từ ngữ cảm tính như “xin sếp thông cảm”, “mong sếp thương”, v.v.
XEM THÊM:
>>> CÁCH VIẾT BÌA HỒ SƠ XIN VIỆC “CHUẨN – ĐẸP – GHI ĐIỂM” NHÀ TUYỂN DỤNG
>>> CHẾ ĐỘ ĐÃI NGỘ LÀ GÌ? NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ CHẾ ĐỘ ĐÃI NGỘ
>>> LUẬT BẢO HIỂM XÃ HỘI RÚT 1 LẦN VÀ NHỮNG ĐIỀU KHÔNG NÊN BỎ QUA
2.3 Phần kết luận
Phần kết luận là đoạn cuối cùng trong đơn xin nghỉ phép, đóng vai trò tổng kết và thể hiện thái độ của người làm đơn đối với người phê duyệt. Dù chỉ chiếm một phần nhỏ trong bố cục, nhưng đây là phần thể hiện sự tôn trọng, lịch sự và chuyên nghiệp, giúp tạo thiện cảm và tăng khả năng được chấp thuận.
Cấu trúc phần kết luận thường bao gồm ba nội dung chính: lời cảm ơn, đề nghị phê duyệt và phần ký xác nhận.
1. Lời cảm ơn và đề nghị phê duyệt
Phần này nhằm bày tỏ mong muốn được cấp trên xem xét và phê duyệt đơn. Bạn nên viết ngắn gọn, lịch sự, thể hiện sự tôn trọng với người nhận đơn.
Một số cách viết thường dùng:
Kính mong Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt đơn xin nghỉ phép của tôi.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
2. Chữ ký của người làm đơn
Sau lời cảm ơn là phần ký tên của người viết đơn. Bạn cần ký và ghi rõ họ tên ở cuối trang, căn phải hoặc giữa dòng, tùy theo bố cục văn bản.
Ví dụ trình bày:
Người làm đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)
Nguyễn Thị Lan
Nếu đơn được gửi qua email, bạn có thể thay thế bằng dòng chữ:
Trân trọng,
Nguyễn Thị Lan
Nhân viên Phòng Kinh doanh – Công ty ABC
3. Phần xác nhận và phê duyệt của các bộ phận liên quan
Tùy theo quy định của từng công ty, sau khi người làm đơn ký tên, đơn sẽ được chuyển qua các cấp quản lý để phê duyệt. Cấu trúc phần phê duyệt thường có các mục sau:
- Trưởng bộ phận trực tiếp quản lý: Xem xét tính hợp lý về thời gian nghỉ và công việc bàn giao.
- Phòng Hành chính – Nhân sự: Kiểm tra số ngày phép còn lại, ghi chú vào hệ thống chấm công.
- Ban Giám đốc hoặc người có thẩm quyền: Duyệt cuối cùng.
Cách trình bày phần xác nhận:
Ý KIẾN CỦA TRƯỞNG BỘ PHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)
XÁC NHẬN CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
(Ký, ghi rõ họ tên)
PHÊ DUYỆT CỦA BAN GIÁM ĐỐC
(Ký tên, đóng dấu)
3. Tất tần tật quy định theo bộ pháp luật về nghỉ phép trong năm
Bên cạnh việc biết cách viết và sử dụng đơn xin nghỉ phép, người lao động cần nắm rõ các quy định pháp luật về nghỉ phép năm để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình.
Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản liên quan đã quy định cụ thể về số ngày nghỉ phép, điều kiện cộng dồn, thanh toán phép chưa nghỉ và việc đóng bảo hiểm xã hội trong thời gian nghỉ phép.
Dưới đây là tổng hợp chi tiết những quy định quan trọng mà người lao động cần biết.
3.1 Số ngày nghỉ phép trong năm
Theo Khoản 1 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm và hưởng nguyên lương theo quy định sau:
- 12 ngày làm việc/năm: đối với người làm việc trong điều kiện bình thường.
- 14 ngày làm việc/năm: đối với người chưa thành niên, người khuyết tật, hoặc người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
- 16 ngày làm việc/năm: đối với người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
Theo Điều 114 Bộ luật Lao động 2019, nếu người lao động làm việc đủ 5 năm trở lên, mỗi 5 năm được tăng thêm 1 ngày nghỉ phép.
Ví dụ:
Nếu bạn làm việc tại công ty A từ năm 2018 đến 2023, bạn sẽ được hưởng 12 ngày phép cơ bản + 1 ngày phép tăng thêm, tổng cộng 13 ngày phép/năm kể từ năm 2023.
Đối với người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng, số ngày nghỉ phép được tính tỷ lệ theo số tháng làm việc thực tế trong năm.
Công thức tính:
Số ngày nghỉ = (Số tháng làm việc thực tế × Số ngày phép năm) / 12
Ví dụ:
Nếu bạn làm việc được 6 tháng trong năm và công việc thuộc nhóm bình thường (12 ngày phép/năm), bạn sẽ có: (6 × 12) / 12 = 6 ngày phép.
3.2 Quy định về nghỉ phép đối với cán bộ, công chức, viên chức và giáo viên
Theo Điều 13 Luật Cán bộ, công chức năm 2008, cán bộ, công chức cũng được nghỉ hằng năm, nghỉ lễ và nghỉ việc riêng theo quy định của pháp luật lao động.
Riêng giáo viên được nghỉ hằng năm theo lịch của cơ sở giáo dục, gồm nghỉ hè 2 tháng (bao gồm cả thời gian nghỉ phép năm) và nghỉ học kỳ theo kế hoạch đào tạo.
Đối với học sinh phổ thông, theo Chương trình giáo dục phổ thông, các em được nghỉ học không quá 45 buổi/năm học, bao gồm cả nghỉ có phép và không phép.
3.3 Thanh toán tiền cho những ngày chưa nghỉ phép
Theo Khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, việc thanh toán tiền cho ngày phép chưa nghỉ chỉ áp dụng trong hai trường hợp sau:
- Người lao động thôi việc.
- Người lao động bị mất việc làm.
Khi đó, người sử dụng lao động phải thanh toán tiền lương tương ứng với những ngày nghỉ phép chưa sử dụng.
Ví dụ:
Bạn có 12 ngày phép/năm, nhưng đến khi nghỉ việc mới sử dụng 8 ngày, thì công ty phải trả thêm 4 ngày lương tương ứng với số phép chưa nghỉ.
Ngược lại, nếu bạn vẫn đang làm việc, không được quy đổi tiền mặt cho ngày phép chưa nghỉ, trừ khi công ty có chính sách riêng cho phép điều đó.
3.4 Quy định về cộng dồn ngày nghỉ phép
Theo Khoản 4 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để: Nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc gộp tối đa 03 năm một lần.
Điều này có nghĩa là nếu công ty cho phép, bạn có thể gộp phép 3 năm liên tiếp để nghỉ dài hơn, ví dụ đi du lịch nước ngoài hoặc về quê dài ngày.
Ví dụ:
Bạn làm việc 3 năm liên tục (2023–2025) và được phép gộp 3 năm phép (12 × 3 = 36 ngày). Khi đó, bạn có thể xin nghỉ liên tục hơn 1 tháng mà vẫn hưởng nguyên lương, nếu có sự chấp thuận của công ty.
Tuy nhiên, trên thực tế, đa số doanh nghiệp chỉ cho phép cộng dồn trong năm, tức là không sử dụng hết phép năm trước thì sẽ mất quyền lợi. Do đó, người lao động nên chủ động sắp xếp nghỉ trong năm để tránh bị thiệt.
3.5 Quy định về bảo hiểm xã hội khi nghỉ phép
Theo Khoản 3 Điều 85 Luật Bảo hiểm xã hội 2014:
“Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng bảo hiểm xã hội tháng đó.”
Điều này có nghĩa là:
- Nếu bạn nghỉ phép năm có hưởng lương → vẫn đóng BHXH đầy đủ.
- Nếu bạn nghỉ không lương dưới 14 ngày/tháng → vẫn được tính đóng BHXH.
- Nếu nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên trong tháng → tháng đó không đóng BHXH và không được tính là thời gian tham gia BHXH.
Ví dụ: Bạn xin nghỉ không lương từ ngày 1/8 đến 20/8 (20 ngày làm việc). Khi đó, công ty sẽ không đóng BHXH cho tháng 8 và tháng này không được cộng vào thời gian tham gia bảo hiểm.
Hiểu rõ quy định nghỉ phép năm theo Bộ luật Lao động 2019 sẽ giúp người lao động chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian nghỉ ngơi, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Người sử dụng lao động cũng nên phổ biến rõ các quy định này để đảm bảo minh bạch và hài hòa quyền lợi giữa hai bên.
XEM THÊM:
>>> LUẬT BẢO HIỂM XÃ HỘI RÚT 1 LẦN VÀ NHỮNG ĐIỀU KHÔNG NÊN BỎ QUA
>>> LƯƠNG THỎA THUẬN LÀ GÌ? BÍ KÍP DEAL LƯƠNG THÀNH CÔNG
>>> TRỌN BỘ KINH NGHIỆM PHỎNG VẤN XIN VIỆC BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN NHẤT
4. Bí kíp vàng giúp đơn xin nghỉ phép của bạn luôn chuẩn và nhanh được duyệt
Một lá đơn xin nghỉ phép được duyệt nhanh không chỉ nằm ở lý do hợp lý mà còn ở cách bạn trình bày và tuân thủ quy trình. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp đơn của bạn luôn “qua cửa” dễ dàng:
- Tuân thủ đúng quy định của công ty: Tìm hiểu trước quy trình xét duyệt, dùng đúng mẫu đơn được quy định.
- Kiểm tra số ngày nghỉ phép còn lại: Đảm bảo không vượt quá số ngày được phép trong năm, tránh vi phạm chính sách.
- Gửi đơn đúng người, đúng quy trình: Gửi bản cứng cho quản lý ký duyệt và bản mềm qua email đến phòng Nhân sự, có CC các cấp liên quan.
- Trình bày rõ ràng, đúng chuẩn hành chính: Đơn cần có đủ phần quốc hiệu – tiêu ngữ, tiêu đề, thông tin cá nhân, lý do, thời gian, cam kết và chữ ký.
- Dùng lý do nghỉ phép hợp lý và thuyết phục: Viết ngắn gọn, trung thực, thể hiện tinh thần trách nhiệm, tránh lý do chung chung.
- Bàn giao công việc trước khi nghỉ: Nêu rõ người nhận bàn giao và trạng thái công việc để tránh gián đoạn.
- Giữ thái độ chuyên nghiệp: Báo trước cho quản lý, chủ động liên hệ khi có việc phát sinh, thể hiện tinh thần hợp tác.
- Tránh viết đơn qua loa: Kiểm tra lỗi chính tả, định dạng và câu chữ trước khi nộp.
Việc viết một lá đơn xin nghỉ phép tưởng chừng đơn giản nhưng lại thể hiện rõ tác phong làm việc và sự tôn trọng của bạn với tổ chức. Hiểu đúng quy định, trình bày đúng chuẩn và thể hiện thái độ chuyên nghiệp sẽ giúp bạn được duyệt nhanh chóng. Hãy áp dụng ngay những mẫu và hướng dẫn trên để có một đơn xin nghỉ phép hoàn chỉnh, vừa đúng luật vừa tạo thiện cảm với cấp trên.
