Công việc nhân viên tư vấn tuyển sinh được nhiều bạn trẻ quan tâm vì điều kiện làm việc tốt, không yêu cầu nhiều về bằng cấp và mức lương cũng khá hấp dẫn. Tuy nhiên, vai trò nhân viên tư vấn tuyển sinh cần kỹ năng gì và phải làm những công việc cụ thể nào? Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn qua bài viết chi tiết bên dưới nhé!
1. Nhân viên tư vấn tuyển sinh là gì?
1.1 Khái niệm
Nhân viên tư vấn tuyển sinh đóng vai trò là người đại diện cho các tổ chức giáo dục, thực hiện tư vấn trực tiếp cho khách hàng. Họ sẽ tìm kiếm, giới thiệu, thuyết phục các học viên tiềm năng lựa chọn khóa học và chương trình đào tạo bên họ.
Đây cũng là người nắm rõ chương trình giảng dạy, đối tượng đào tạo, với các kỹ năng giúp thu hút học viên cho trường và trung tâm. Do đó, vị trí này có đóng góp rất quan trọng vào sự thành công của một công ty, tổ chức giáo dục (phổ biến nhất là ở các trường đại học và các trung tâm đào tạo ngoại ngữ, tin học, kỹ năng…)
1.2 Nhân viên tư vấn tuyển sinh là làm gì?
Nhiệm vụ chính của đội ngũ nhân viên tư vấn tuyển sinh là tiếp cận học sinh, phụ huynh và giới thiệu, tư vấn về các chương trình học phù hợp. Tất nhiên, họ cũng sẽ cung cấp cho khách hàng các thông tin cơ bản như học phí, lộ trình học, đồng thời hỗ trợ trong quá trình đăng ký khóa học, chuẩn bị hồ sơ…
Xem thêm: CÁCH VIẾT CV NHÂN VIÊN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG CHUYÊN NGHIỆP MỚI NHẤT
2. Mô tả công việc chi tiết của nhân viên tư vấn tuyển sinh
Dưới đây là nội dung chi tiết về những công việc chính mà một nhân viên tư vấn tuyển sinh thường làm:
2.1 Công việc tuyển sinh
Đây là một trong những công việc chính của một người làm tư vấn tuyển sinh, bao gồm một số nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Tìm kiếm và thu hút sinh viên qua các kênh thông tin và trang mạng xã hội.
- Tham gia vào các hội nhóm có tiềm năng và lượng tương tác cao trên mạng xã hội (Facebook, Zalo…) để xác định khách hàng và quảng cáo khóa học.
- Quảng cáo khóa học và giải đáp thắc mắc của các học viên về nội dung khóa học, quy trình, thủ tục đăng ký và dịch vụ.
- Chạy một số chiến dịch marketing nhỏ tăng độ nhận diện thương hiệu, từ đó tiếp thị khóa học, chương trình đào tạo khuyến khích học viên tham gia.
- Tuyển sinh trực tiếp: Áp dụng cho các chương trình marketing, các văn phòng tuyển sinh và những học viên chủ động tham dự các sự kiện như "Ngày hội việc làm" và "Ngày hội sinh viên".
Xem thêm: Công việc tư vấn tuyển sinh tại Langmaster
2.2 Công việc tư vấn
Sau khi đã liên hệ với khách hàng, chuyên viên tư vấn sẽ tiến hành giới thiệu các khóa học, chương trình học của trung tâm, cơ sở đào tạo. Sau đó là đến phần tư vấn và giải đáp những thắc mắc liên quan của khách hàng về các khóa học này.
Một số nhiệm vụ khi tư vấn khách hàng bao gồm:
a. Tư vấn trực tiếp
- Chào đón các học viên tại phòng tuyển sinh.
- Tìm hiểu nhu cầu về khóa học của học viên.
- Giới thiệu các thông tin về khóa học: chương trình đào tạo, học phí, chương trình ưu đãi, thời khóa biểu,...
b. Tư vấn online
- Nhận cuộc gọi từ các học viên.
- Giải đáp các thắc mắc liên quan qua điện thoại, email, mạng xã hội,...
- Tìm hiểu nhu cầu về khóa học của học viên.
- Thực hiện công tác tư vấn chi tiết về các chương trình đào tạo.
Xem thêm: BỎ TÚI CÁC KỸ NĂNG SALE HIỆU QUẢ DÂN CHUYÊN CẦN BIẾT
2.3 Công tác theo dõi, quản lý học viên
Nhân viên tư vấn tuyển sinh còn có trách nhiệm theo dõi và tổng hợp kết quả từ quá trình học của học viên theo từng khoảng thời gian (hàng tuần, hàng tháng, hàng năm). Trung tâm sẽ đánh giá chất lượng đào tạo hiện tại, sau đó gửi đề xuất cho người giám sát lập kế hoạch cải thiện tình hình học tập của học viên (nếu cần).
Ngoài ra, kết quả học tập của học viên sẽ được bộ phận tư vấn tuyển sinh thông báo và nếu cần thiết sẽ gửi cho phụ huynh để họ nắm bắt kịp thời tình hình của con em mình, cũng như nhận định được chất lượng đào tạo của trung tâm.
Một số công việc khác liên quan đến quản lý học viên như:
- Thu học phí và quản lý hồ sơ học viên của từng lớp.
- Nhập dữ liệu của học viên vào danh sách lớp.
- Thêm học viên vào các nhóm lớp để tiện theo dõi và quản lý.
- Trả lời các câu hỏi của học viên về chương trình đào tạo trong suốt khóa học.
2.4 Công tác chăm sóc khách hàng (học viên)
Bên cạnh các hoạt động tuyển sinh, tư vấn và quản lý khách hàng, nhân viên tư vấn tuyển sinh còn là người đảm nhận công việc chăm sóc khách hàng như:
- Chủ động thăm hỏi học viên về khả năng thích ứng và tiếp nhận chương trình đào tạo sau một thời gian.
- Nhắc nhở học viên về thời khóa biểu và lịch thi.
- Cung cấp thông tin bổ sung về các khóa học (nếu có).
- Xây dựng, duy trì mối quan hệ gắn bó và kết nối mạng lưới khách hàng tiềm năng.
- Ngoài ra, tổ chức tư vấn một số dịch vụ giáo dục đặc biệt, ví dụ như dịch vụ giáo dục trẻ em ở các trung tâm Anh ngữ sẽ yêu cầu cố vấn tuyển sinh hỗ trợ phụ huynh của các học viên.
2.5 Một số công việc khác
Ngoài những công việc chính ở trên, nhân viên tư vấn tuyển sinh còn cần hoàn thành một số nhiệm vụ khác như:
- Liên hệ với giáo viên, giảng viên và phụ huynh (nếu cần).
- Tổ chức và sắp xếp lớp học.
- Kiểm tra và hỗ trợ kỳ thi tại trung tâm.
- Hỗ trợ tổ chức sự kiện, các hoạt động đào tạo ngoại khóa.
- Theo dõi và quản lý văn phòng phẩm.
- Tham dự các cuộc họp và phổ biến các quy định cho nội bộ trung tâm.
- Báo cáo công việc cho cấp trên.
Xem thêm: TOP 32+ CÂU HỎI PHỎNG VẤN SALE VÀ CÁCH TRẢ LỜI ẤN TƯỢNG
3. Yêu cầu tuyển dụng nhân viên tư vấn tuyển sinh
3.1 Yêu cầu về bằng cấp
Tư vấn tuyển sinh là một ngành nghề có nhu cầu tuyển dụng cao và các yêu cầu cũng không quá khắt khe. Vì thế, các bạn trẻ nếu muốn ứng tuyển vào vị trí này thì có thể tham khảo qua một số tiêu chuẩn sau đây:
- Có bằng cao đẳng/đại học trở lên.
- Đã có kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ khách hàng trước đó, ưu tiên các bạn làm trong lĩnh vực liên quan đến giáo dục.
- Nếu bạn ứng tuyển vào làm tại các trung tâm ngoại ngữ thì còn cần có chứng chỉ ngoại ngữ tương ứng. Ví dụ, ứng tuyển làm nhân viên tư vấn tuyển sinh tại trung tâm dạy tiếng Trung cần có chứng chỉ HSK.
3.2 Yêu cầu về kiến thức chuyên môn
Vì nhân viên tư vấn tuyển sinh là người đại diện cho các trung tâm, tổ chức giáo dục nên không thể thiếu kiến thức chuyên môn. Để trở thành một chuyên viên tư vấn giỏi, bạn cần có các kiến thức cơ bản như:
- Kiến thức chuyên sâu về sản phẩm/dịch vụ của cơ sở: Các khóa học, chương trình đào tạo, học phí, lộ trình, các sự kiện sắp diễn ra,...
- Nắm vững quy trình tư vấn tuyển sinh.
- Hiểu biết về thủ tục và hồ sơ nhập học.
3.3 Yêu cầu về kỹ năng
Như đã đề cập, công việc tư vấn tuyển sinh không có yêu cầu về bằng cấp quá cao. Tuy nhiên, đa phần các trung tâm, cơ sở giáo dục sẽ chú trọng nhiều hơn về mặt kỹ năng và kinh nghiệm. Nhân viên tư vấn tuyển sinh cần kỹ năng gì? Theo đánh giá chung, nếu muốn thành chuyên viên tư vấn tuyển sinh bạn cần có:
3.3.1 Kỹ năng lắng nghe
Lắng nghe là một kỹ năng đơn giản mà nhiều chuyên viên tư vấn tuyển sinh nên trau dồi nhiều hơn. Lắng nghe tâm sự của khách hàng có thể giúp bạn nắm bắt chính xác tâm lý của họ để đưa ra thông tin, tư vấn một cách phù hợp.
Một số lưu ý khi lắng nghe khách hàng bạn cần nhớ khi làm tư vấn tuyển sinh:
- Đừng chỉ nói về thông tin khóa học bên bạn mà hãy cố gắng tương tác và lắng nghe khách hàng để thể hiện sự tôn trọng và tạo thiện cảm với họ.
- Lắng nghe chân thành, kết hợp giao tiếp bằng mắt và sử dụng ngôn ngữ cơ thể để khách hàng thấy được bạn đang chăm chú lắng nghe.
- Nếu khách hàng còn e ngại và ít nói, đừng quên đặt những câu hỏi mở để giúp họ chia sẻ nhiều hơn mong muốn của mình.
3.3.2 Kỹ năng thích ứng linh hoạt
Mỗi khách hàng có một cá tính và nhu cầu khác nhau. Với vai trò là một nhân viên tư vấn tuyển sinh, bạn phải luôn trong trạng thái sẵn sàng tiếp nhận và hỗ trợ những vị khách hàng khó tính nhất. Khi xảy ra các tình huống không lường trước, bạn sẽ có thêm cơ hội để thể hiện trình độ và kỹ năng của bản thân.
Khi đối mặt với tình huống bất ngờ hay khách hàng khó thuyết phục, bạn cần giữ thái độ bình tĩnh và cẩn trọng phân tích vấn đề để linh hoạt tìm ra cách giải quyết phù hợp nhất. Lưu ý tránh gây ra mâu thuẫn dẫn đến hậu quả không đáng có.
3.3.3 Kỹ năng thấu hiểu tâm lý
Tìm hiểu nhu cầu và nắm bắt tâm lý khách hàng luôn là một phần không thể thiếu trong chiến lược chinh phục khách hàng. Bởi vì bất kỳ ai cũng đều mong muốn được chia sẻ và thấu hiểu nhu cầu của bản thân. Hiểu khách hàng chính là bước đầu tiên giúp một tư vấn viên tuyển sinh tìm ra giải pháp làm hài lòng khách hàng nhất.
Xem thêm: NHÂN VIÊN SALE LÀ GÌ? CHI TIẾT CÔNG VIỆC, KỸ NĂNG CẦN CÓ CỦA MỘT NHÂN VIÊN SALE
3.3.4 Kỹ năng quản lý thời gian
Khi trở thành một nhân viên tư vấn tuyển sinh, bạn cần xây dựng một lịch trình làm việc khoa học để phân chia thời gian phù hợp, đảm bảo phục vụ khách hàng nhanh chóng cũng như sắp xếp các đầu việc theo thứ tự và giải quyết kịp thời.
Kỹ năng quản lý thời gian cần thiết cho mọi ngành nghề, đặc biệt là ngành dịch vụ tư vấn tuyển sinh. Vì chỉ cần làm việc không có kế hoạch và không đạt hiệu quả, bạn có thể sẽ bỏ lỡ biết bao nhiêu khách hàng tiềm năng.
3.3.5 Kỹ năng thuyết phục
Kỹ năng thuyết phục chính là “vũ khí” giúp bạn có thể tiếp cận và chiếm được lòng tin của khách hàng, từ đó quảng cáo thành công khóa học của mình. Để thuyết phục khách hàng hiệu quả hơn, hãy bỏ túi một số tips sau đây:
- Trong quá trình tư vấn, bạn cần quan tâm đến nhu cầu của khách hàng thay vì chỉ tập trung nói về khóa học.
- Hãy hỗ trợ nhiệt tình và giải đáp mọi thắc mắc để tăng cơ hội thuyết phục khách hàng.
- Thông cảm với khách hàng và không cố ép họ tham gia khóa học mà bạn tư vấn. Hãy linh hoạt dời sang một thời điểm khác phù hợp hơn.
- Đưa ra thông tin về lợi ích của các khóa học, chương trình ưu đãi,... để khéo léo thuyết phục họ.
- Khi khách hàng chủ động tìm đến bạn thì nhất định họ có nhu cầu tham khảo khóa học. Chỉ cần bạn thuyết phục bằng cách tạo dựng niềm tin thì nhất định khách hàng sẽ gật đầu “chốt đơn”.
3.3.6 Kỹ năng nắm bắt thông tin
Quá trình tư vấn tuyển sinh đòi hỏi nhân viên phải có sự hiểu biết sâu sắc về dịch vụ, khóa học của trung tâm, cơ sở giáo dục. Một sai lầm thường gặp của đội ngũ tư vấn tuyển sinh là tư vấn sai chuyên ngành, hay sai với nhu cầu, định hướng của học viên. Do đó, hãy cẩn thận tìm hiểu thông tin, chọn lọc phù hợp để giới thiệu và tư vấn các khóa học, chương trình đào tạo đáp ứng đúng mong muốn của người học.
Xem thêm: SALE ADMIN LÀ GÌ? NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ NGHỀ SALE ADMIN
4.Cơ hội việc làm và thăng tiến khi làm nhân viên tư vấn tuyển sinh
4.1 Mức lương
Hiện nay, một nhân viên viên tư vấn tuyển sinh có mức lương trung bình khoảng 8 triệu đồng/tháng. Thông thường, mức lương khởi điểm sẽ dao động từ 6 – 7 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, tùy vào kinh nghiệm làm việc và quy mô công ty bạn ứng tuyển mà thu nhập ở vị trí này có thể lên đến 10 triệu đồng/tháng.
Xem thêm: CÁCH DEAL LƯƠNG KHI PHỎNG VẤN KHÉO LÉO, HIỆU QUẢ
4.2 Cơ hội thăng tiến
Ngoài mức lương hấp dẫn, công việc ở vị trí nhân viên tư vấn tuyển sinh còn mang đến khá nhiều cơ hội thăng tiến. Tùy vào điều kiện, bạn có thể hướng mục tiêu đến những vị trí như trưởng phòng tư vấn tuyển sinh, trưởng nhóm tư vấn tuyển sinh (leader), trưởng phòng đào tạo hoặc dễ dàng chuyển sang các công việc liên quan như trưởng phòng chăm sóc khách hàng, làm sales với những kỹ năng sẵn có.
Trên đây là bài viết tổng hợp thông tin cơ bản xoay quanh công việc nhân viên tư vấn tuyển sinh. Hy vọng với những chia sẻ ở trên, bạn đọc sẽ nắm được để trở thành một nhân viên tư vấn tuyển sinh cần kỹ năng gì, cũng như có sự chuẩn bị ngay từ bây giờ cho con đường tương lai nhé!
