Kỹ năng hành chính văn phòng là hành trang không thể thiếu cho hầu hết nhân viên làm việc trong các doanh nghiệp, công ty. Để hoàn thành tốt công việc, dù ở ngành nghề nào, bạn ít nhiều cũng cần trang bị các kỹ năng cần thiết liên quan đến hành chính. Dưới đây là tổng hợp 6 kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính văn phòng bạn có thể tham khảo.
1. Nhân viên hành chính văn phòng làm gì?
Bộ phận hành chính là một phần bắt buộc phải có trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Nhân viên hành chính là những người chuyên đảm nhận thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, thủ tục hành chính và một số nhiệm vụ khác tùy theo đặc thù, yêu cầu cụ thể của mỗi cơ quan.
Dù là vị trí công việc không mới, nhưng với tính chất ổn định, nhân viên hành chính văn phòng vẫn là một lựa chọn được nhiều người quan tâm, đặc biệt là với nữ giới. Nhắc đến công việc hành chính, nhiều người cho rằng đây là vị trí khá khô khan và nhàm chán vì thường xuyên ngồi một chỗ, làm việc chủ yếu với rất nhiều giấy tờ, thủ tục. Tuy nhiên, thực tế công việc của nhân viên hành chính lại khá đa dạng, đóng vai trò rất lớn để duy trì sự ổn định của mỗi tổ chức, doanh nghiệp.
1.1 Quản lý giấy tờ, hồ sơ
- Nơi tiếp nhận các loại công văn, giấy tờ được chuyển đến và chuyển đi, chịu trách nhiệm chuyển cho các bộ phận khác khi cần.
- Soạn thảo, sắp xếp và lưu trữ các loại tài liệu văn bản hợp đồng, thư từ của doanh nghiệp, công ty.
- Tiếp nhận thông tin của nhân viên trong những trường hợp như ốm đau, thai sản,… và các loại giấy tờ liên quan khác.
- Quản lý, theo dõi lịch làm việc và công tác thực hiện nội quy theo nề nếp của nhân viên.
1.2 Lên bảng lương thưởng hàng tháng
- Lập bảng chấm công định kỳ, tính toán lương thưởng cho nhân viên và trình lên lãnh đạo ký duyệt.
- Giải quyết các vấn đề thắc mắc của nhân viên về chế độ lương thưởng.
- Phối hợp hỗ trợ với bộ phận kế toán chi trả lương đúng hạn cho nhân viên.
Xem thêm: 7 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CÁ NHÂN HIỆU QUẢ, NHANH CHÓNG
1.3 Công tác lễ tân văn phòng
- Trả lời điện thoại, đặt lịch hẹn, tiếp nhận các giao dịch với khách hàng,… dưới danh nghĩa doanh nghiệp hoặc bộ phận được phân công.
- Đón tiếp khách và thông báo đến bộ phận liên quan để hỗ trợ khách hàng.
- Lên kế hoạch mời tham gia hội nghị, sự kiện và công tác phụ trách hậu cần cho các sự kiện này như tài liệu, thiết bị, nước…
1.4 Quản lý tài sản, thiết bị
- Quản lý và theo dõi tài sản, các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng của công ty, doanh nghiệp.
- Lên danh sách mua sắm các trang thiết bị cần thiết hoặc lập kế hoạch bảo trì định kỳ cho máy móc, thiết bị.
- Lưu trữ hóa đơn, chứng từ hoặc những hợp đồng có liên quan đến thiết bị và tài sản chung của công ty.
1.5 Quản lý hồ sơ nhân sự
- Cập nhật thông tin nhân sự và quản lý hồ sơ của các nhân viên.
- Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho các bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp.
- Theo dõi các chế độ phúc lợi của nhân viên: bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, trợ cấp… và tiếp nhận nguyện vọng của nhân viên khi muốn điều chỉnh một số chế độ nhằm bảo đảm quyền lợi.
- Báo cáo lãnh đạo về tình hình nhân sự.
Xem thêm: KỶ LUẬT BẢN THÂN LÀ GÌ? BỎ TÚI CÁC CÁCH KỶ LUẬT BẢN THÂN ĐỂ THÀNH CÔNG
3. Những kỹ năng hành chính văn phòng cần thiết
Kỹ năng hành chính văn phòng bao gồm những kỹ năng quan trọng mà một nhân viên làm công việc hành chính cần có như giao tiếp, quản lý thời gian, tổ chức sắp xếp… Cùng tìm hiểu 6 kỹ năng cần thiết cho công việc hành chính sau đây nhé!
3.1 Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng tiếp theo mà một nhân viên hành chính văn phòng nhất định phải có là lập kế hoạch. Một người có khả năng lập kế hoạch, lên sẵn phương án dự phòng… sẽ giúp công ty hạn chế các sai sót, đảm bảo sự kiện, dự án diễn ra đúng quy trình.
Lập kế hoạch còn hỗ trợ chúng ta trong các công việc chuyên môn cá nhân. Nhìn chung, kỹ năng này đòi hỏi bạn cần có tầm nhìn, đặt ra mục tiêu cụ thể và hình dung được phương án để thực hiện, dự trù các tình huống có thể phát sinh.
3.2 Kỹ năng tin học văn phòng
Công việc hành chính chắc chắn liên quan rất nhiều đến giấy tờ, các loại hợp đồng và văn bản. Do vậy, tin học văn phòng là kỹ năng không thể thiếu của bất kỳ một nhân viên hành chính nào. Để hoàn thành các công việc như soạn thảo hợp đồng, báo cáo, quản lý hồ sơ, tính lương nhân viên,... bạn nhất định phải thành thạo việc sử dụng các phần mềm quen thuộc như Word, Excel, Email…
3.3 Kỹ năng tổ chức
Kỹ năng tổ chức là một yêu cầu không thể bỏ qua của nhân viên hành chính. Nhiều người cho rằng kỹ năng này chỉ dành cho những ai thuộc cấp quản lý. Tuy nhiên, nếu làm trong bộ phận hành chính, ngoài công tác quản lý, giám sát nhân sự, xử lý thủ tục, giấy tờ, bạn sẽ phải thường xuyên đứng ra tổ chức các sự kiện nội bộ, sắp xếp các lịch hẹn với khách hàng, đối tác cho công ty. Do đó, kỹ năng tổ chức sẽ giúp bạn có thể quản lý và tổ chức công việc một cách hiệu quả và nhất quán.
Kỹ năng tổ chức đóng vai trò quan trọng vì căn cứ vào đó đánh giá được bạn có thể hoàn thành công việc được giao đúng kế hoạch hay không. Đây cũng là tiêu chí để cấp trên xem xét tính chuyên nghiệp của một nhân viên hành chính.
3.4 Kỹ năng giải quyết vấn đề
Nhân viên hành chính đôi khi lại đóng vai trò như “quan tòa”. Có nhiều lúc họ phải đứng ra để giải quyết nhiều vấn đề xảy ra trong công ty như các tranh chấp, khiếu nại, sự cố phát sinh, mâu thuẫn nội bộ,... Lúc này, nhân viên hành chính cần trang bị kỹ năng giải quyết vấn đề, giữ thái độ ôn hoà, bình tĩnh để có thể xem xét rõ ràng và xử lý mọi việc một cách khéo léo, đảm bảo tính công bằng nhất.
Xem thêm: KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: KHÁI NIỆM, PHƯƠNG PHÁP VÀ CÁCH CẢI THIỆN
3.5 Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc
Nhân viên hành chính sẽ thường phải quản lý và đảm nhận một khối lượng lớn các công việc cùng một lúc. Nếu không biết cách sắp xếp, bạn sẽ rất dễ bị quá tải và stress, dẫn đến việc giải quyết công việc không hiệu quả, kịp thời. Việc trang bị kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc một cách hợp lý sẽ là “cứu cánh” để bạn tối ưu thời gian, đảm bảo mọi việc được giải quyết suôn sẻ và mau chóng.
Xem thêm: 9+ KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ TRONG CUỘC SỐNG
3.6 Kỹ năng giao tiếp
Nhân viên làm ở bộ phận hành chính yêu cầu cần phải có kỹ năng giao tiếp khéo léo vì đây là đầu mối giao tiếp với khách hàng, đối tác,... Trang bị khả năng giao tiếp tốt sẽ là chìa khóa giúp bạn có thể kết nối và làm việc hiệu quả với nhiều đối tượng, nhiều bộ phận khác trong công ty.
Một người biết cách ăn nói, ứng xử sẽ có thể mang đến bầu không khí hòa nhã, vui vẻ giữa các thành viên trong công ty. Đồng thời gây ấn tượng, thiện cảm với các đối tác, khách hàng bên ngoài. Mang đến một môi trường làm việc thân thiện, lịch sự. Để cải thiện kỹ năng giao tiếp trong công việc hành chính, bạn có thể áp dụng một số cách sau đây:
- Luyện tập cử chỉ, biểu cảm đi kèm khi trò chuyện để khiến cuộc đối thoại thú vị hơn.
- Thái độ thân thiện, thoải mái, tập lắng nghe và quan sát người khác nhiều hơn, tránh ngắt lời, nói xen vào.
- Trả lời ngắn gọn, rõ ràng đúng trọng tâm vấn đề, chú ý âm lượng khi nói.
KỸ NĂNG GIAO TIẾP LÀ GÌ? 9 CÁCH CẢI THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP HIỆU QUẢ
500+ CÂU TIẾNG ANH GIAO TIẾP CHO NGƯỜI ĐI LÀM THEO TÌNH HUỐNG
Trang bị đầy đủ những kỹ năng như lập kế hoạch, giao tiếp, biết tổ chức, quản lý thời gian… là vô cùng cần thiết nếu bạn muốn ứng tuyển trong bộ phận hành chính của bất kỳ một tổ chức, công ty nào đó. Hy vọng những kiến thức về kỹ năng hành chính văn phòng của Langmaster sẽ phần nào hữu ích với các bạn.
