Kỹ năng đàm phán rất quan trọng trong cuộc sống cũng như kinh doanh, giúp bạn đạt được thỏa thuận, lợi ích nhất định. Tuy nhiên, kỹ năng đàm phán là gì? Làm thế nào để phát triển kỹ năng đàm phán? Hãy cùng Langmaster khám phá chi tiết ngay dưới đây nhé.

1. Tìm hiểu về kỹ năng đàm phán

1.1 Kỹ năng đàm phán là gì?

Kỹ năng đàm phán là tập hợp các kỹ năng tham gia vào quá trình đàm phán và đạt được kết quả mà các bên mong muốn. Bao gồm khả năng lắng nghe, thể hiện quan điểm, thương lượng, tạo ra sự linh hoạt và tìm kiếm giải pháp tốt nhất. 

Các kỹ năng đàm phán cũng bao gồm khả năng phân tích thông tin, đặt câu hỏi, xử lý xung đột và tìm hiểu mục tiêu và lợi ích của các bên để tạo ra sự hòa thuận và thỏa thuận chung. 

Kỹ năng đàm phán là gì?

1.2 Các hình thức đàm phán

Dưới đây là các hình thức đàm phán phổ biến để bạn có thể tham khảo:

• Đàm phán hợp tác: Đây là hình thức đàm phán tập trung vào tìm kiếm các giải pháp tốt nhất cho cả hai bên. Các bên cùng hợp tác, chia sẻ thông tin và lắng nghe nhau một cách xây dựng. Mục tiêu là đạt được một thỏa thuận lợi ích chung và tạo ra một môi trường hòa thuận.
• Đàm phán cạnh tranh: Trái ngược với đàm phán hợp tác, đàm phán cạnh tranh tập trung vào việc chiếm lợi cho một bên hơn là tạo ra lợi ích chung. Các bên thường sử dụng chiến thuật và thủ đoạn để đạt được lợi ích của riêng mình trong quá trình đàm phán.
• Đàm phán có nguyên tắc: Là một quá trình sử dụng các nguyên tắc và lợi ích của cả hai bên nhằm đạt được một thỏa thuận và giải quyết xung đột hiệu quả. Đây là loại đàm phán mà cả hai bên có thể tận dụng được lợi ích. Có bốn yếu tố quan trọng trong đàm phán có nguyên tắc, đó là tạo lợi ích chung, tách biệt cảm xúc với các vấn đề, tập trung vào lợi ích và duy trì tính khách quan.
• Đàm phán nhóm: Thường diễn ra trong các giao dịch kinh doanh, khi có nhiều người tham gia nhằm đạt được mục tiêu của từng bên. Trong đàm phán nhóm, có một số vai trò phổ biến như người quan sát, người lãnh đạo, máy ghi âm, người xây dựng và nhà phê bình. Mỗi vai trò này đóng góp vào quá trình đàm phán với mục tiêu tạo ra sự hiểu biết và thỏa thuận chung.
• Đàm phán đối đầu: Là một cách tiếp cận mang tính phân phối, trong đó chỉ có một bên đạt được thỏa thuận theo ý muốn của họ. Có một số chiến thuật đàm phán đối đầu, như thương lượng cứng rắn khi một bên từ chối thỏa thuận, chiến thuật hứa hẹn lợi ích tương lai để đổi lấy sự nhượng bộ hiện tại, hoặc chiến thuật giả vờ không còn hào hứng theo đuổi thoả thuận.

Xem thêm: 

=> KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: KHÁI NIỆM, PHƯƠNG PHÁP VÀ CÁCH CẢI THIỆN

=> KỸ NĂNG GIAO TIẾP LÀ GÌ? 9 CÁCH CẢI THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

Các hình thức đàm phán

2. Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán

2.1 Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán trong cuộc sống

Kỹ năng đàm phán là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết trong cuộc sống hàng ngày. Cụ thể:

• Giải quyết xung đột: Đàm phán giúp giải quyết các xung đột và mâu thuẫn trong cuộc sống. Thông qua quá trình đàm phán, các bên có thể tìm ra giải pháp tốt nhất để đạt được một thỏa thuận chung và đảm bảo lợi ích của cả hai phía.
• Xây dựng mối quan hệ: Kỹ năng đàm phán giúp xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với người khác. Qua quá trình đàm phán, bạn có thể thể hiện sự lắng nghe, tôn trọng ý kiến của đối tác và tìm cách tạo ra sự đồng thuận và hài hòa.
• Đạt được mục tiêu: Đàm phán giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Bằng cách áp dụng các kỹ thuật đàm phán hiệu quả, bạn có thể tạo ra lợi thế và đạt được những kết quả mà bạn mong muốn trong các cuộc thương thảo, trong công việc, hay trong cuộc sống cá nhân.
• Trở thành người lãnh đạo: Kỹ năng đàm phán là một yếu tố quan trọng trong việc trở thành một người lãnh đạo hiệu quả. Khả năng thương thảo và đạt được sự đồng thuận giữa các bên là một kỹ năng quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển và đạt được mục tiêu của một nhóm hoặc tổ chức.

Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán trong cuộc sống

2.2 Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán trong công việc

Kỹ năng đàm phán là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong môi trường công việc, kinh doanh, giúp doanh nghiệp đạt được lợi ích cao. Cụ thể:

• Giải quyết xung đột: Trong công việc, xung đột và mâu thuẫn có thể xảy ra giữa các thành viên trong nhóm làm việc hoặc giữa các bộ phận khác nhau. Kỹ năng đàm phán giúp giải quyết những xung đột này một cách hiệu quả, tạo ra thỏa thuận và đồng thuận chung.
• Đạt được lợi ích tốt: Kỹ năng đàm phán giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn trong các thương lượng với đối tác, khách hàng, nhân viên hoặc đồng nghiệp. Nó giúp tạo ra một môi trường cởi mở và xây dựng mối quan hệ win-win, nơi mà cả hai bên đều có lợi.
• Xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp: Kỹ năng đàm phán là một phần quan trọng của quá trình xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp trong công việc. Nó cho phép bạn tạo ra sự tin tưởng, sự tôn trọng và sự đồng thuận với đồng nghiệp và cấp trên, điều này có thể mang lại lợi ích lớn trong việc hợp tác và làm việc nhóm.
• Kỹ năng đàm phán giúp tạo ra sự sáng tạo và đột phá: Trong quá trình đàm phán, bạn có thể đưa ra những ý tưởng sáng tạo và tìm ra giải pháp mới cho các vấn đề phức tạp. Đây là cơ hội để tận dụng tài năng, kiến thức và kinh nghiệm của mình để tạo ra giá trị gia tăng cho công việc và tổ chức.

Xem thêm:

=> KỸ NĂNG PHÁT TRIỂN BẢN THÂN LÀ GÌ? LÀM SAO ĐỂ “UPDATE” BẢN THÂN MỖI NGÀY?

=> 500+ CÂU TIẾNG ANH GIAO TIẾP CHO NGƯỜI ĐI LÀM THEO TÌNH HUỐNG

Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán trong công việc

3. Các bước đàm phán thương lượng cơ bản

3.1 Nghiên cứu, chuẩn bị cơ bản

Để đạt được thành công trong quá trình đàm phán, việc nghiên cứu và hiểu rõ vấn đề là một bước không thể bỏ qua. Bạn cần thu thập và tìm hiểu thông tin liên quan đến vấn đề đang được đàm phán, bao gồm việc đọc tài liệu, tra cứu các nguồn thông tin, tìm hiểu quy định pháp luật liên quan và thậm chí là tìm hiểu về quan điểm và lợi ích của các bên tham gia. 

Qua việc nghiên cứu, bạn có thể xây dựng một nền tảng kiến thức vững chắc, giúp bạn tự tin và hiểu sâu hơn về tình hình và các yếu tố quan trọng trong quá trình đàm phán. Ngoài ra, bạn còn có thể đạt được một tầm nhìn chung rõ ràng và định hình mục tiêu cụ thể cho quá trình đàm phán.

Các bước đàm phán thương lượng cơ bản

3.2 Trao đổi thông tin

Việc sử dụng các kỹ năng như đặt câu hỏi, xử lý thông tin, lắng nghe, phân tích  đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo buổi đàm phán diễn ra một cách tốt đẹp và hiệu quả nhất.

Những kỹ năng này tương trợ lẫn nhau, tạo ra một môi trường đàm phán hiệu quả. Khi kết hợp những kỹ năng này trong quá trình đàm phán, bạn có thể thể hiện sự linh hoạt, sáng tạo và tạo ra những giải pháp hài hòa và công bằng cho tất cả các bên tham gia.

3.3 Lập kế hoạch đàm phán

Lập kế hoạch đàm phán là một bước quan trọng để đảm bảo quá trình đàm phán được thực hiện một cách cụ thể và có hướng đi rõ ràng. Để thực hiện bước này hiệu quả, bạn cần tiến hành hai nhiệm vụ chính: phân tích thông tin và xác định các lựa chọn để đưa ra các lợi ích chung. Cụ thể:

• Phân tích thông tin: Trước khi bước vào quá trình đàm phán, bạn cần phân tích thông tin một cách kỹ lưỡng để đánh giá các yếu tố, lợi ích và giới hạn của các bên tham gia. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về tình hình và định hình các yếu tố quan trọng trong quá trình đàm phán. Trong quá trình phân tích, bạn có thể xem xét các yếu tố như: Lợi ích và mục tiêu của mỗi bên, giới hạn và rủi ro, các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng,... 
• Xác định các lựa chọn: Sau khi phân tích thông tin, bạn cần xác định các lựa chọn có thể có trong quá trình đàm phán. Các lựa chọn này bao gồm các phương án, biện pháp và giải pháp mà các bên có thể đạt được trong quá trình đàm phán. Khi xác định các lựa chọn, bạn có thể cân nhắc các yếu tố sau: Điều gì là quan trọng nhất đối với mỗi bên? Các tiêu chí này sẽ giúp xác định các lựa chọn phù hợp? Có những phạm vi và giới hạn nào đối với các lựa chọn? Có thể có sự linh hoạt trong việc đạt được các giải pháp tốt nhất không?

Các bước đàm phán thương lượng cơ bản

3.4 Thực hiện đàm phán

Thực hiện đàm phán là bước quan trọng để tiến tới thỏa thuận cuối cùng. Dưới đây là một phần nội dung cụ thể và hấp dẫn hơn về việc thực hiện đàm phán:

• Đề xuất và thảo luận: Trước tiên, hãy đưa ra các đề xuất chi tiết và thảo luận với các bên tham gia về các điểm tranh chấp và giải pháp khả thi. Đối với mỗi điểm tranh chấp, hãy trình bày các quan điểm của bạn một cách rõ ràng và hợp lý. Đồng thời, lắng nghe chân thành quan điểm và lợi ích của người khác. Sử dụng các kỹ năng như đặt câu hỏi, lắng nghe tích cực và thể hiện sự tôn trọng để tạo ra một không gian đàm phán mở và xây dựng.
• Tìm kiếm sự đồng thuận: Mục tiêu của quá trình đàm phán là tìm kiếm sự đồng thuận giữa các bên. Để làm điều này, hãy tìm kiếm các điểm chung và lợi ích chung mà tất cả các bên có thể đồng ý. Tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất và xem xét các giải pháp mà có thể đáp ứng được lợi ích của mọi người. Sẵn sàng thương lượng và tìm kiếm các giải pháp tạo ra giá trị tốt nhất cho tất cả các bên tham gia.
• Tạo sự linh hoạt: Trong quá trình đàm phán, sẵn lòng điều chỉnh và thay đổi quan điểm để tạo sự linh hoạt và tạo điều kiện cho thỏa thuận. Điều này đòi hỏi sự mở lòng và sẵn lòng khám phá các lựa chọn khác nhau. Hãy sử dụng kỹ năng giao tiếp hiệu quả và thể hiện sự đồng cảm để tạo ra một môi trường thuận lợi cho sự linh hoạt và tiến tới thỏa thuận.
• Ghi chép và theo dõi tiến trình: Trong quá trình đàm phán, hãy ghi chép các ý kiến, đề xuất và các điểm mà các bên đã đạt được thỏa thuận. Điều này giúp đảm bảo sự minh bạch và tránh hiểu lầm sau này. Hãy đảm bảo rằng các bên tham gia đồng ý và hiểu rõ những gì đã được thỏa thuận và cam kết thực hiện các điều khoản đó.
• Giải quyết xung đột và tìm kiếm giải pháp: Trong quá trình đàm phán, có thể xảy ra xung đột và khác biệt quan điểm. Điều quan trọng là giải quyết những xung đột này một cách xây dựng và tìm kiếm giải pháp phù hợp. Hãy tránh tiếp tục cố gắng thuyết phục người khác mà thay vào đó, tập trung vào tìm ra các giải pháp chung và xem xét các lợi ích lớn hơn để đạt được sự thỏa thuận.

Các bước đàm phán thương lượng cơ bản

3.5 Tìm kiếm thỏa thuận

Tìm kiếm thỏa thuận là mục tiêu cuối cùng trong quá trình đàm phán. Thỏa thuận sẽ liên quan đến các yếu tố về sản phẩm, giá cả, thời gian,.. ảnh hưởng đến lợi ích của hai bên. Vì thế, bạn cần lưu ý những điều dưới đây:

• Xác định mục tiêu chung: Đầu tiên, hãy xác định mục tiêu chung mà tất cả các bên đều mong muốn đạt được. Bao gồm đáp ứng các lợi ích và mục tiêu cốt lõi của mỗi bên, và tạo ra một tình huống mà mọi người đều có thể chấp nhận. Bằng cách tạo ra một mục tiêu chung, bạn tạo ra sự hướng dẫn cho quá trình đàm phán và tạo cơ hội cho sự hợp tác.
• Tìm kiếm giải pháp tạo ra giá trị tốt nhất: Trong quá trình tìm kiếm thỏa thuận, hãy tập trung vào việc tạo ra giải pháp mang giá trị tốt nhất cho tất cả các bên. Điều này có nghĩa là xem xét các giải pháp mà có thể đáp ứng được lợi ích và mục tiêu của mỗi bên. 
• Thương lượng và linh hoạt: Ngoài ra, sự sẵn lòng thương lượng và tạo sự linh hoạt là rất quan trọng. Đôi khi, sẽ có sự chênh lệch giữa các yêu cầu và mong muốn của các bên. Trong trường hợp này, hãy sẵn lòng thương lượng và xem xét các yếu tố có thể được thay đổi hoặc thay thế để đạt được thỏa thuận. Tạo ra không gian cho sự linh hoạt và cân nhắc các yếu tố quan trọng để tạo cơ hội cho mọi người đạt được lợi ích và mục tiêu của mình.
• Ghi chép và xác nhận thỏa thuận: Khi tìm được thỏa thuận, hãy đảm bảo ghi chép lại nội dung của thỏa thuận và xác nhận rõ ràng các điều khoản và cam kết của các bên. Điều này giúp đảm bảo sự hiểu rõ và tránh hiểu lầm sau này. Hãy đảm bảo rằng tất cả các bên đồng ý và cam kết thực hiện thỏa thuận một cách trung thực và đầy đủ.

Các bước đàm phán thương lượng cơ bản

3.6 Đi đến thỏa thuận chung

Mục đích cuối cùng của đàm phán là đi đến thỏa thuận chung dành cho các bên. Để đạt được điều này, bạn cần tạo không gian cho sự thảo luận và tương tác, tìm điểm chung và lợi ích chung, sử dụng kỹ năng thương lượng và linh hoạt. Bằng cách thực hiện những bước này, bạn tạo cơ hội để đạt được sự thỏa thuận chung, đáp ứng được lợi ích và mục tiêu của tất cả các bên tham gia.

Xem thêm:

=> 12+ KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO CẦN CÓ Ở MỘT NHÀ QUẢN TRỊ CẤP CAO

=> TỔNG HỢP 12+ VIỆC LÀM TIẾNG ANH MỨC LƯƠNG HẤP DẪN, HOT NHẤT

4. 7+ mẹo phát triển kỹ năng đàm phán hiệu quả

Kỹ năng đàm phán giúp hạn chế những xung đột, tranh chấp không đáng có. Tuy nhiên, làm sao để phát triển kỹ năng đàm phán. Hãy cùng Langmaster khám phá ngay dưới đây.

Tổng hợp 7+ mẹo phát triển kỹ năng đàm phán hiệu quả

4.1 Biết kiểm soát cảm xúc

Trong quá trình đàm phán, cảm xúc đóng vai trò quan trọng và có ảnh hưởng đáng kể đến kết quả cuối cùng. Những nhà đàm phán thành công là những người biết cách kiểm soát và quản lý cảm xúc của mình. Đặc biệt, trong những tình huống nhạy cảm, một biểu hiện cảm xúc không thích hợp có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực và làm suy yếu quá trình đàm phán.

Một trong những cách để kiểm soát cảm xúc là tạo khoảng thời gian để thả lỏng và giải tỏa áp lực. Điều này có thể là việc tập thể dục, thực hiện các phương pháp thư giãn như thiền định hay yoga, hoặc thậm chí chỉ đơn giản là đi dạo một vòng quanh nơi làm việc.

Tổng hợp 7+ mẹo phát triển kỹ năng đàm phán hiệu quả

4.2 Làm người chèo lái cuộc đàm phán

Đảm nhận vai trò người điều hành cuộc đàm phán, việc định hướng nó theo ý muốn của bạn sẽ mang lại sự chủ động trong quá trình đàm phán. Thực tế, để làm người “chèo lái” trong cuộc đàm phán không hề dễ, bởi bạn cần có sự tự tin, khéo léo và khả năng giải quyết vấn đề. Vì thế, bạn cần tìm hiểu thật kỹ về cuộc đàm phán, trau dồi kiến thức và không ngừng rèn luyện kỹ năng để nâng cao bản thân hơn.

4.3 Sử dụng phương pháp BATNA

Thuật ngữ "BATNA" là viết tắt của cụm từ "Best Alternative to a Negotiated Agreement" (nghĩa là: Lựa chọn tốt nhất thay thế cho một thỏa thuận đàm phán). Đơn giản hơn, BATNA ám chỉ quá trình xác định một lựa chọn thay thế có lợi mà một bên có thể thực hiện khi cuộc đàm phán không thành công hoặc không đạt được thỏa thuận như mong muốn.

BATNA đóng vai trò quan trọng trong đàm phán, bởi khi bạn có một BATNA mạnh mẽ, bạn có sự tự tin hơn trong quá trình đàm phán và có lựa chọn dự phòng. Nó là một lựa chọn có khả năng thay thế tốt hơn so với thỏa thuận hiện tại hoặc là một lựa chọn khác mà bạn có thể khám phá để đạt được mục tiêu của mình.

Tổng hợp 7+ mẹo phát triển kỹ năng đàm phán hiệu quả

4.4 Giục tốt bất đạt

Để cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ, hãy hiểu rằng không cần phải giải quyết tất cả mọi thứ ngay lập tức, “giục tốc bất đạt”, mà bạn cần sự kiên nhẫn và thời gian. Đôi khi, để đạt được kết quả tốt nhất, bạn cần dành thời gian để xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với đối tác của mình. Đừng vội vàng lướt qua giai đoạn này mà chỉ tập trung vào lợi ích ngay lập tức. Tạo một môi trường đáng tin cậy và lòng tin sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc đàm phán và mang lại kết quả lâu dài.

“Chậm mà chắc chắn”, đó là một triết lý quan trọng trong cuộc đàm phán. Đừng vì mong muốn lợi ích ngay lập tức mà bỏ qua sự cẩn trọng và sự tập trung vào việc hiểu rõ tình hình và các khía cạnh của vấn đề. Sự suy nghĩ cẩn thận và sáng suốt sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định thông minh và tránh được những hậu quả không mong muốn.

Tổng hợp 7+ mẹo phát triển kỹ năng đàm phán hiệu quả

4.5 Đặt câu hỏi kết hợp lắng nghe

Trong quá trình đàm phán, đừng quên đặt những câu hỏi chi tiết và rõ ràng, cung cấp đủ ngữ cảnh để đối tác hiểu rõ hơn về mục tiêu và lợi ích của mình trong cuộc thương lượng. Đồng thời, đảm bảo rằng họ đã hiểu đầy đủ về toàn bộ thỏa thuận mà bạn đang đề xuất.

Ngoài ra, hãy thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với ý kiến của họ, và đồng thời phản hồi lại bằng những câu trả lời có khả năng ngăn chặn sự nghi ngờ. Từ các câu trả lời này, bạn có thể xây dựng lòng tin và tạo sự thuyết phục để đối tác tin tưởng vào thỏa thuận mà bạn đang đề xuất.

Tổng hợp 7+ mẹo phát triển kỹ năng đàm phán hiệu quả

4.6 Duy trì mối quan hệ dù đàm phán thành công hay thất bại

Dù có thể xảy ra tình huống mà cuộc đàm phán không đạt được kết quả như mong đợi, tuy nhiên, việc duy trì một mối quan hệ tốt đẹp với đối tác vẫn mang lại cơ hội cho sự hợp tác trong tương lai. Điều này có thể mở ra những dự án hoặc cơ hội khác mà bạn có thể tiếp tục hợp tác với đối tác.

Việc duy trì một mối quan hệ tốt không chỉ tạo ra sự tin tưởng và tôn trọng giữa hai bên mà còn mang lại nhiều lợi ích khác. Đối tác có thể trở thành nguồn thông tin quan trọng, cung cấp cơ hội mới và đưa ra giới thiệu đến những người khác. Mối quan hệ tốt cũng tạo nền tảng cho việc xây dựng lòng trung thành và sự ủng hộ trong quan hệ kinh doanh, giúp bạn và đối tác thúc đẩy sự phát triển và thành công lâu dài.

4.7 Biết người biết ta trăm trận trăm thắng

Hiểu được mong muốn của đối tác trong quá trình đàm phán là một yếu tố quan trọng để đạt được thỏa thuận. Để đạt được điều này thì bạn cần nghiên cứu thật kỹ về đối thủ của mình, cần lắng nghe và thấu hiểu đối phương. Những điều này sẽ giúp bạn có thể linh hoạt đưa ra các thỏa thuận tối ưu nhất, đồng thời đưa ra giải pháp “tác chiến” rõ ràng, nhanh chóng.

Ngoài ra, thay vì chỉ làm nổi bật ưu điểm quan điểm của mình thì cần lắng nghe đối thủ, và đưa ra thỏa thuận cuối cùng phù hợp nhất.

Tổng hợp 7+ mẹo phát triển kỹ năng đàm phán hiệu quả

Quả thực, kỹ năng đàm phán đem đến lợi ích thỏa thuận lớn đối với kinh doanh, hoặc trong cuộc sống. Hy vọng với những chia sẻ về kỹ năng đàm phán, cách phát triển kỹ năng đàm phán ở trên sẽ giúp bạn không ngừng nâng cao kỹ năng mềm này nhé.

Xem thêm: 

=> TỔNG HỢP 999+ MẪU CV ĐẸP, CHUYÊN NGHIỆP CHO MỌI NGÀNH NGHỀ

=> JD LÀ GÌ? TẤT TẦN TẬT VỀ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC MÀ BẠN NÊN BIẾT