Sau khi vượt qua vòng xét duyệt CV, tiếp theo các ứng viên sẽ trải qua vòng phỏng vấn và sẽ được trao đổi trực tiếp với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, quy trình phỏng vấn này diễn ra như thế nào? Gồm có bao nhiêu bước và cần chuẩn bị những gì? Để chuẩn bị tốt nhất cho hành trang xin việc, bạn hãy tham khảo ngay nội dung bài viết sau đây để có cái nhìn toàn diện nhất về cách thực hiện phỏng vấn nhé!
1. Tầm quan trọng của quy trình phỏng vấn chuẩn
Quá trình tuyển dụng diễn ra với rất nhiều bước, từ soạn thảo mô tả công việc, chọn kênh đăng tin, tiếp nhận CV đến sàng lọc và mời ứng viên tham gia phỏng vấn. Trong đó, quy trình phỏng vấn là phần chủ chốt và đòi hỏi nhà tuyển dụng phải dành nhiều thời gian, công sức để đảm bảo mọi thứ diễn ra một cách suôn sẻ nhất.
Một quy trình phỏng vấn diễn ra đúng chuẩn, phù hợp với điều kiện, quy mô của doanh nghiệp sẽ mang đến những lợi ích sau đây:
- Tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sức khi lựa chọn được các ứng viên phù hợp nhanh chóng.
- Tuyển chọn được nguồn nhân lực mới ưu tú, đạt điều kiện.
- Xây dựng được hình ảnh thương hiệu cho doanh nghiệp.
- Cải thiện hiệu suất chung với đội ngũ nhân sự mới chất lượng.
Xem thêm:
=> TOP CÁC KỸ NĂNG PHỎNG VẤN BẠN NHẤT ĐỊNH PHẢI BIẾT
=> CÁCH VIẾT THƯ MỜI PHỎNG VẤN CHUẨN BẠN CẦN BIẾT
2. Các bước trong quy trình phỏng vấn ứng viên
Quy trình phỏng vấn tuyển dụng sẽ diễn ra khá phức tạp với đầy đủ các bước sau đây:
2.1 Lên kế hoạch, chuẩn bị cho buổi phỏng vấn
Quy trình phỏng vấn bắt đầu bằng việc lên kế hoạch chi tiết cho mỗi giai đoạn, đồng thời giám sát và thực hiện theo từng bước để đảm bảo tính nhất quán. Cụ thể:
- Đặt ra yêu cầu rõ ràng về trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên.
- Lựa chọn các câu hỏi phỏng vấn phù hợp để đánh giá ứng viên một cách toàn diện nhất.
- Xác định cách đánh giá, “chấm điểm” cho câu trả lời của các ứng viên.
- Lập danh sách ứng viên qua vòng hồ sơ, sau đó tiến hành gửi email và gọi điện thoại mời phỏng vấn.
- Thông báo cho quản lý tuyển dụng và người đứng đầu các bộ phận liên quan về ngày, giờ thực hiện phỏng vấn.
Để đảm bảo không sót việc cần chuẩn bị, bạn có thể lên trước một checklist và tick vào mỗi khi hoàn thành xong 1 đầu việc. Checklist gợi ý có thể như sau:
- Tôi đã sắp xếp thời gian phù hợp cho buổi phỏng vấn.
- Tôi đã gửi email thông báo thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn cho ứng viên (ngày, giờ, địa điểm, hướng dẫn đường đi, lưu ý,…).
- Tôi đã sắp xếp phòng họp và chuẩn bị đầy đủ cho buổi phỏng vấn (số lượng ghế ngồi, màn hình, máy chiếu, cốc uống nước…).
- Tôi đã gửi checklist cần chuẩn bị cho bộ phận tuyển dụng (thông tin ứng viên, nhắc nhở về danh sách câu hỏi,…)
Xem thêm: NHÀ TUYỂN DỤNG CẦN GÌ Ở ỨNG VIÊN? 10 ĐIỀU GÂY ẤN TƯỢNG VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG
2.2 Quyết định hình thức phỏng vấn
Hiện nay, có 3 hình thức phỏng vấn gồm: phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn online (qua video call) và phỏng vấn trực tiếp. Đến bước này trong quy trình phỏng vấn chuẩn, phía tuyển dụng phải quyết định sẽ lựa chọn hình thức nào để tiến hành phỏng vấn các ứng viên. Cấu trúc phỏng vấn thường gặp sẽ là:
- Phỏng vấn theo cấu trúc có sẵn: Phỏng vấn nhóm, qua video hoặc trực tiếp, tiến hành đánh giá năng lực và mức độ phù hợp của mỗi ứng viên với văn hóa công ty thông qua các câu hỏi tổng hợp.
- Phỏng vấn bán cấu trúc: Tiến hành bằng hình thức phỏng vấn qua điện thoại, hỏi thông tin chung và dùng câu hỏi tình huống để tìm hiểu ứng viên.
- Phỏng vấn phi cấu trúc: Thường dành cho phỏng vấn trực tiếp, 1 vs 1, chủ yếu đặt ra cho ứng viên một số câu hỏi phỏng vấn hành vi.
2.3 Tiến hành quá trình phỏng vấn
2.3.1 Bắt đầu buổi phỏng vấn
Khi bắt đầu phỏng vấn, với vai trò là nhà tuyển dụng, bạn cần phải lưu ý một vài điểm quan trọng sau:
- Để mở đầu buổi phỏng vấn tự nhiên, bạn có thể chào đón ứng viên bằng một nụ cười thân thiện và lịch sự.
- Giới thiệu bản thân và những người có mặt tham gia buổi phỏng vấn đánh giá ứng viên (tên, chức vụ).
- Giới thiệu vài nét về doanh nghiệp, vị trí tuyển dụng: Khi giới thiệu về công ty cần hướng đến mặt tích cực nhưng không quá phô trương. Hãy trung thực và minh bạch nếu môi trường làm việc thực tế đòi hỏi yêu cầu, áp lực cao.
- Giải thích quy trình: Bất kể bạn đang sử dụng hình thức phỏng vấn nào, hãy đảm bảo giải thích ngắn gọn với ứng viên cách thức thực hiện phỏng vấn.
2.3.2 Trò chuyện, tìm hiểu sơ về ứng viên
Đây là lúc để bạn kiểm tra xem ứng viên là người có tính cách như thế nào, có dễ cộng tác khi làm việc hay không. Trước tiên, hãy tạo bầu không khí thoải mái bằng các cuộc trò chuyện nhỏ, với chủ đề là một vài sở thích của ứng viên bạn đã biết trước từ tài liệu, thông tin hiển thị trên tài khoản Facebook…
2.3.3 Đặt câu hỏi và trả lời phỏng vấn
Tiếp theo nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu đặt câu hỏi cho ứng viên. Để đảm bảo quy trình phỏng vấn chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần thống nhất về bộ câu hỏi, có thể linh hoạt thay đổi tùy theo từng ứng viên khác nhau. Thông thường sẽ có 2 dạng đặt câu hỏi sau:
- Câu hỏi xác minh: Được dùng để xác nhận lại thông tin ứng viên và kiểm tra đối chiếu một lần nữa.
- Câu hỏi đánh giá: Thường là bộ câu hỏi được người phỏng vấn sử dụng để đánh giá năng lực, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, khả năng làm việc, tính phù hợp của ứng viên đối với doanh nghiệp.
Ngoài việc chuẩn bị một bộ câu hỏi phỏng vấn ứng viên, bạn cũng nên tham khảo các câu hỏi thường gặp trong quá trình tuyển dụng. Nếu gặp một câu hỏi hóc búa từ ứng viên, hãy đảm bảo trung thực và khéo léo trong câu trả lời.
2.3.3 Kết thúc buổi phỏng vấn
Sau khi kết thúc quá trình đặt câu hỏi, nhà tuyển dụng nên biết cách kết thúc buổi trao đổi sao cho thật tự nhiên. Một số công việc bạn cần thực hiện ở bước này gồm:
- Hỏi xem ứng viên có thắc mắc hay muốn đặt câu hỏi nào không.
- Trao đổi cởi mở về vị trí công ty đang tuyển dụng (ví dụ như công ty rất coi trọng vị trí này, sẵn sàng đào tạo và hỗ trợ nhân viên mới ra sao...).
- Nói cho ứng viên biết khi nào có kết quả phỏng vấn, cách thức liên hệ, liệu có phỏng vấn vòng tiếp theo hay không...
- Trong lúc phỏng vấn, bạn có thể đặt câu hỏi hóc búa cho ứng viên để đánh giá họ một cách kỹ lưỡng nhưng vào cuối buổi, hãy thả lỏng và trao đổi nhẹ nhàng với ứng viên để mang đến sự thoải mái, tạo ấn tượng thân thiện.
Xem thêm:
=> VĂN HÓA ĐÀO TẠO NỘI BỘ: TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ HIỆU QUẢ THỜI 4.0
=> VĂN HÓA ĐÀO TẠO NỘI BỘ HBR HOLDINGS: TUYỂN DỤNG 360 ĐỘ
2.4 Đánh giá phỏng vấn
Đánh giá cũng là một bước bắt buộc phải có trong quy trình phỏng vấn ứng viên chuẩn. Có 3 hệ thống đánh giá bạn có thể tham khảo:
- Đánh giá tổng thể: Nhà tuyển dụng đánh giá nhanh ứng viên dựa trên ấn tượng chung về họ. Cách đánh giá này có thể chỉ đơn giản là đánh dấu các ứng viên “đủ tiêu chuẩn” hoặc “bị loại” (hoặc đạt/ không đạt).
- Thang đánh giá cơ bản: Ở bước này, bạn sẽ đánh giá ứng viên cụ thể hơn, theo từng tiêu chí. Ví dụ, thang điểm đánh giá cơ bản có thể từ điểm 1-5 (tương đương từ “kém” đến “xuất sắc”). Ở mỗi kỹ năng của ứng viên, người phỏng vấn sẽ xét theo cách họ thể hiện và chấm điểm tương ứng.
- Thang đánh giá chi tiết: Thang đánh giá cố định về hành vi (BARS), được tạo ra bằng việc xác định từng điểm trên thang đo thông qua việc sử dụng các ví dụ về hành vi.
Ví dụ, nếu muốn đánh giá kỹ năng lãnh đạo của ứng viên, bạn có thể xác định mức xếp hạng cao nhất (chẳng là là điểm 5), kèm theo ghi chú rằng ứng viên phải có “Khả năng đưa ra quyết định nhưng biết lắng nghe ý kiến, đóng góp từ những người khác”. Thông qua đó, người phỏng vấn có thể hình dung cụ thể và đưa ra cách đánh giá khách quan hơn.
2.5 Gửi thư mời nhận việc hoặc thư thông báo, cảm ơn
Sau khi kết thúc đợt phỏng vấn, việc tiếp theo nhà tuyển dụng cần làm là tổng hợp kết quả, so sánh và phân tích để tìm ra ứng viên phù hợp nhất cho công ty. Đừng quên công đoạn gửi thư mời nhận việc cho ứng viên đạt chuẩn, cũng như thư cảm ơn cho ứng viên không đậu phỏng vấn. Cụ thể:
- Nếu đã chọn được các ứng viên phù hợp, trước tiên bạn có thể gọi điện thông báo trước, sau đó gửi thông tin qua email với mẫu job offer lịch sự, chuyên nghiệp. Hãy cho ứng viên thời gian suy nghĩ, trả lời cũng như xác định lại khi nào có thể bắt đầu đi làm.
- Nhà tuyển dụng cũng nên soạn email gửi cho cả các ứng viên bị loại, nhằm cảm ơn họ vì đã tham gia phỏng vấn và hứa hẹn một sự hợp tác nếu có trong tương lai. Điều này sẽ giúp ứng viên thấy được tôn trọng và có cái nhìn tích cực về thương hiệu tuyển dụng của bạn.
3. Tuyệt chiêu vượt qua quy trình phỏng vấn thuận lợi
Để có thể thuận lợi vượt qua vòng phỏng vấn và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, bạn hãy bỏ túi ngay một số tip sau nhé!
- Nghiên cứu kỹ càng: Hãy dành thời gian để tìm hiểu kỹ những thông tin cơ bản, website của doanh nghiệp. Đây là cách giúp bạn thể hiện mức độ quan tâm của mình đối với doanh nghiệp ấy.
- Chuẩn bị câu trả lời sẵn: Mặc dù không thể biết chính xác sẽ được hỏi gì khi phỏng vấn, nhưng bạn vẫn có thể tra cứu và tham khảo những câu hỏi thường gặp cũng như cách trả lời cơ bản để không bị luống cuống nhé!
- Ăn mặc chuyên nghiệp: Mỗi nơi sẽ có quy định về trang phục riêng. Do đó bạn nên cân nhắc chọn lựa cách ăn mặc khi đi phỏng vấn sao cho phù hợp với môi trường, tính chất công việc và thể hiện được sự chuyên nghiệp.
- Đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng: Bạn cần chuẩn bị trước một số câu hỏi phù hợp để hỏi nhà tuyển dụng. Điều này cho thấy bạn thật sự quan tâm đến công ty và vị trí ứng tuyển.
- Gửi thư cảm ơn: Đừng quên gửi email cảm ơn cho doanh nghiệp trong vòng 24 giờ sau khi phỏng vấn. Đây là cách bày tỏ thái độ trân trọng, cũng như thể hiện tính chuyên nghiệp và giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng nữa đấy!
Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến quy trình phỏng vấn xin việc được Langmaster tổng hợp lại khá chi tiết. Hy vọng với những kiến thức được chia sẻ trong bài viết, bạn có thể tự tin hơn và có sự chuẩn bị tốt nhất để có thể thành công giành được “tấm vé” vào vị trí công việc mà mình mơ ước nhé!
